方衛(wèi)紅/杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院

干部人事檔案是記載了干部成長方方面面的信息，是反映干部工作能力、業(yè)務(wù)水平的重要材料。干部人事檔案收集需要遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織工作需要，不斷充實(shí)完善干部人事檔案的內(nèi)容，不斷提高干部檔案的利用價(jià)值。筆者所在的杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院是杭州市人民政府主辦的一所普通高等職業(yè)院校，由7所中等專業(yè)學(xué)校合并而成，目前管理著在編540多人、離退休390多人的干部人事檔案。本文以杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院干部人事檔案管理為例，探討人事檔案收集工作。

1 干部檔案形成的真實(shí)性

第一，干部人事檔案管理是干部工作的重要組成部分，既是政策性很強(qiáng)的工作，又是機(jī)密性很高的工作，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)，按照黨的政策秉公辦事。材料形成者檔案意識如何，直接影響材料真實(shí)程度，直接影響材料是否能準(zhǔn)確反映干部德才等方面情況。干部檔案材料是今后考察干部的重要憑證依據(jù)。從源頭真實(shí)性抓起十分必要，各項(xiàng)記錄要真實(shí)，能經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)。但在日常工作中，在材料形成之時(shí)，往往不注意材料的真實(shí)性，如不注意重要事件時(shí)間的真實(shí)性，審批意見時(shí)不簽名、不標(biāo)注時(shí)間或日期，類似這樣的事導(dǎo)致人事檔案審核鑒定難度增加。要確保干部人事檔案的真實(shí)性，一般來說要確保事項(xiàng)記錄五個(gè)要素齊全完整。所謂五個(gè)要素就是何時(shí)間、何地點(diǎn)、何人物、何事由、何結(jié)果。如能做到形成記錄完整、準(zhǔn)確，人事檔案的收集量與質(zhì)都能發(fā)生改觀。

第二，人的一生經(jīng)歷不同、社會(huì)環(huán)境不同，對人的影響程度也不同，表現(xiàn)形式也會(huì)有所不同。要反映自然情況就是一定要站在當(dāng)時(shí)歷史背景條件下來看待問題，就要客觀分析歷史事實(shí)，基于真實(shí)情況收集相關(guān)材料。我們對學(xué)校現(xiàn)有材料進(jìn)行審核鑒定。由于歷史因素，早期材料形成沒有統(tǒng)一的要求，材料是否需要?dú)w檔界線不清晰，只要是關(guān)系到人員的信息都收集到干部人事檔案中，此外檔案內(nèi)的材料沒有規(guī)定的格式。我校在整理過程中根據(jù)各學(xué)校特點(diǎn)，遵循了事實(shí)形成的客觀規(guī)律，對每個(gè)學(xué)校不同時(shí)期形成的檔案材料進(jìn)行鑒別，對特殊材料的真實(shí)性進(jìn)行多方面認(rèn)定，并通過了解、摸查、走訪當(dāng)時(shí)形成材料的參與者等方式，進(jìn)行事情過程核實(shí)，并向歷屆管理人事檔案的老同志請教。早期部分歸檔材料大都由領(lǐng)導(dǎo)口述形成，真實(shí)性有待認(rèn)定。我們對材料形成來龍去脈掌握清楚，對共性的材料進(jìn)行核實(shí)鑒定，依據(jù)中組部新修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進(jìn)行重新整理和歸檔。爭取得到學(xué)校大力支持，深入校綜合檔案室查閱各學(xué)校歷年發(fā)展形成的綜合性檔案，或是重大事件、重大活動(dòng)的記錄。不同時(shí)期會(huì)有不同的重大事件、重大活動(dòng)，我們要熟知事件或活動(dòng)過程，收集就會(huì)目標(biāo)明確、針對性強(qiáng)，就能根據(jù)當(dāng)時(shí)的特點(diǎn)去收集真實(shí)的文件材料。還要學(xué)會(huì)判斷真?zhèn)?，除了從?nèi)容上判斷外，還可以從文件載體、形文格式、簽字等要素是否符合當(dāng)時(shí)的規(guī)定或既定俗成的習(xí)慣來分析，分析格式要素是能輔助判斷出文件是否真實(shí)。

第三，注重材料形成工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)。在整理審核時(shí)，我們先仔細(xì)檢閱多份干部檔案，注意每份材料具體形成時(shí)間，注重每份材料在記載時(shí)的記錄，對檔案材料有整體性的把握。工作仔細(xì)、認(rèn)真與否，關(guān)系到干部人事檔案能否正確使用。工作中，每次查閱資料時(shí)，可以把關(guān)鍵事件記錄在工作本上，在今后利用材料時(shí)，能快捷、方便使用。在具體工作中要做到“細(xì)、準(zhǔn)、全、嚴(yán)”。必須抱著對組織、對個(gè)人絕對負(fù)責(zé)的態(tài)度，來開展這項(xiàng)工作。近幾年隨著改革開放的不斷深入，學(xué)校人員變動(dòng)比較大，新入職的同志比較多，新同志剛?cè)肼殨r(shí)往往業(yè)務(wù)知識缺乏，工作效果并不理想。業(yè)務(wù)部門應(yīng)該定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)班，提高他們的政策水平和業(yè)務(wù)能力。為了積極響應(yīng)上級組織的號召，目前我校掛職鍛煉干部量多、面廣，援藏、援疆干部由組織部門統(tǒng)一調(diào)配，他們形成的材料相對統(tǒng)一和規(guī)范，各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等材料組織部門會(huì)及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給單位；浙江省委、省政府成立五水共治督查組，包括我校在內(nèi)的若干個(gè)廳級單位成員組成臨時(shí)隊(duì)伍，省廳領(lǐng)導(dǎo)為組長，工作人員三分之一時(shí)間對全省各縣市進(jìn)行督查，其余時(shí)間在學(xué)校正常工作。這類人員材料的收集有一定難度，他們在外督查期間工作能力、表現(xiàn)情況不能及時(shí)掌握。我校檔案收集人員與上級有關(guān)部門人員保持經(jīng)常性的溝通與交流，及時(shí)收集每年督查總結(jié)、表彰文件、個(gè)人年度總結(jié)等，確保材料的全面性與完整性。農(nóng)村指導(dǎo)員、外派干部等由于長期在外工作，他們形成的材料涉及面廣。我們利用走訪慰問外派干部的契期收集資料，確保全面系統(tǒng)歸檔。及時(shí)建立問題檔案材料清單，將需要解決的問題集中起來請示上級組織部門，推動(dòng)工作開展。

2 注重干部檔案材料的全面性

第一，根據(jù)近幾年學(xué)校發(fā)展特點(diǎn)，對干部形成的材料進(jìn)行分類歸檔，并參照中組部新版干部檔案整理要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定《杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院干部檔案歸檔目錄》。學(xué)校以文件形式下發(fā)給各職能部門及二級學(xué)院，明確收集歸檔作為各部門及二級學(xué)院年度考核的重要依據(jù)，使各部門及二級學(xué)院充分認(rèn)識人事檔案收集的重要性。全面收集德、能、勤、績、廉等方面的文件材料，以及記錄文件材料的相關(guān)材料，形成完整的歸檔資料。這樣的全面收集，能夠確保文件的材料真實(shí)可靠、內(nèi)容豐富。

第二，德、能、勤、績、廉這五個(gè)方面是互為因果的，收集時(shí)需要特別注意它們間的關(guān)系，即是否互為因果與是否一致，這樣全面收集達(dá)到可供全面分析與正確評價(jià)干部各方面的文件材料。體現(xiàn)反映干部的長期的表現(xiàn)與真實(shí)性。收集過程中注重材料形成的連續(xù)性的特點(diǎn)，對于部份材料以散裝材料中保存。

第三，我校由于是多校合并形成的，對人員信息了解不夠，有多位重名或姓名重音的教職工，材料中會(huì)出現(xiàn)張冠李戴的情況，特別是工資類表格，表格單一求證比較困難，我們收集中就要注意前后一致，對這類檔案材料列為特殊對象單獨(dú)收集審核，并對檔案材料的來源部門進(jìn)行雙重認(rèn)證，做到準(zhǔn)確無誤。全面收集查看，就容易發(fā)現(xiàn)問題并予糾正，確保文件準(zhǔn)確性。

第四，我校全面認(rèn)定干部的學(xué)歷、履歷，要求提供相應(yīng)佐證，如學(xué)歷資料需要包括入學(xué)的登記表、畢業(yè)生登記表、成績單、畢業(yè)證書復(fù)印件；履歷材料包括首次參加工作的資料、歷任中層的干部任免表、換單位的轉(zhuǎn)隸表等。其中遇到最多的問題就是履歷里資料缺失，以及出生時(shí)間不能確定。如遇履歷缺失問題，我們一般都去檔案館查找，基本上都能查到；如遇出生時(shí)間確認(rèn)問題，需要依據(jù)上級組織給認(rèn)定依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定。

3 注重材料形成歸檔的及時(shí)性

第一，人事檔案是動(dòng)態(tài)生成的，時(shí)時(shí)會(huì)產(chǎn)生文件材料。建立跟蹤歸檔的制度，對于常規(guī)性文件材料可按形成后三個(gè)月內(nèi)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對于新形成的材料，或反映特別事項(xiàng)、重大活動(dòng)中干部表現(xiàn)的文件材料、人事變動(dòng)材料等，都要及時(shí)收集；還要及時(shí)掌握收集政策、范圍、規(guī)范的變化，根據(jù)要求收集相應(yīng)文件材料。各部門設(shè)立檔案員，對照《杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院干部檔案歸檔目錄》，對本部門教職工半年內(nèi)形成的歸檔材料，每學(xué)期統(tǒng)一時(shí)間節(jié)點(diǎn)收集上交，交接清單由三方簽字確認(rèn)。每年的年度考核表、新的獎(jiǎng)勵(lì)和懲處、新任中層任免審批表、干部掛職考核表、干部培訓(xùn)資料（一個(gè)月以上）、工資調(diào)整表，都要求在每年4月之前，由各部門及二級學(xué)院統(tǒng)一報(bào)送檔案室。

第二，工作的制度化是實(shí)現(xiàn)人事檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化的核心內(nèi)容。根據(jù)本單位的實(shí)際情況，檔案管理部位可以制定“定期索要材料信息制度”，所有材料自形成之日起，在規(guī)定期限內(nèi)完成收集歸檔。工作人員可以通過電子郵箱、信函、電話等方式，按照規(guī)定的時(shí)間要求相關(guān)部門或二級學(xué)院移交產(chǎn)生的材料，有效減少材料積壓現(xiàn)象，提高人事檔案收集的及時(shí)性。

4 注重檔案收集的規(guī)范性

第一，收集時(shí)要注意兩方面的規(guī)范，一方面是文件形成是否規(guī)范，另一方面是收集交接手續(xù)是否規(guī)范。新版干部人事檔案整理要求文件材料形成要強(qiáng)調(diào)邏輯性和連續(xù)性。在整理過程中參照最新要求，及時(shí)調(diào)整、修正原版本標(biāo)記。由于部分檔案材料年份已久、紙張老化，在清除原有標(biāo)記中特別要注重保護(hù)，防止材料受到傷害。我校在補(bǔ)缺過程中高度重視材料的真實(shí)可靠性：一是對復(fù)印提出明確要求，要求彩色復(fù)印、邊框清晰、靠右復(fù)?。粡?fù)印件內(nèi)容必須來自原件，注明復(fù)印時(shí)間；復(fù)印件質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。二是涉及“三齡兩歷”的復(fù)印件，要求事先到派出所、檔案館或相關(guān)單位復(fù)印，若提交資料審核后仍存在問題，學(xué)校綜合檔案室工作人員前往調(diào)查。

第二，檢查收集的文件形成是否規(guī)范，主要檢查采用的形文格式是否規(guī)范、格式各要素是否規(guī)范。

第三，有時(shí)干部任免文件是多人同時(shí)在一份文件中，標(biāo)題中僅有代表性的一位姓名，這時(shí)要仔細(xì)閱讀并做好標(biāo)記；檢查行文時(shí)間要素是否齊全、是否蓋章，是否編制頁碼，發(fā)文機(jī)關(guān)落款是否為標(biāo)準(zhǔn)的全稱或簡稱，主送、抄送是否符合事實(shí)。

第四，歸檔時(shí)交接雙方要做好數(shù)量清點(diǎn)，形成質(zhì)量審核情況記錄。要編制交接清單目錄，目錄要精確到每份文件；要對每份文件的質(zhì)量進(jìn)行記錄，如是否存在破損情況；雙方要在交接清單上簽字確認(rèn)。

綜上所述，人事檔案的收集必須遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面，為今后上級和學(xué)校各部門、二級學(xué)院的利用提供強(qiáng)有力的保障。