（南京醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院檔案室 南京 210011）

檔案管理人員應針對檔案管理工作制定專業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，應把握住互聯(lián)網(wǎng)時期檔案管理可能面臨的機遇，并且要勇于應對可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，更要意識到檔案信息資源共享這一必然發(fā)展趨勢。作為當代檔案管理人員，要能認清當前檔案管理模式存在的發(fā)展局限，并積極在實踐中尋求可靠路徑，不斷完善與創(chuàng)新檔案管理模式，推進檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

1 信息共享視域下檔案管理工作現(xiàn)狀

信息技術的不斷推進，使數(shù)字技術與檔案管理工作的融合程度不斷提高，由此衍生了一系列檔案工作的發(fā)展轉變，體現(xiàn)出了良好的發(fā)展勢頭。我國近年來檔案信息化建設步伐加快，數(shù)字檔案館成為主要的呈現(xiàn)方式，走在前列的數(shù)字檔案館代表分別是深圳市、青島市以及杭州市檔案館，越來越多的數(shù)字化檔案館的構建，極大的便利了人們的檔案利用操作。

第一，在對數(shù)字化進行深入應用的基礎上，檔案服務平臺實現(xiàn)了跨地區(qū)服務。浙江省與上海市檔案局的上述檔案發(fā)展業(yè)務已經(jīng)列入《長三角地區(qū)一體化發(fā)展三年行動計劃（2018-2020）》，成為共享普惠便利的公共服務的一個重要發(fā)展領域。第二，檔案管理工作的信息化發(fā)展還體現(xiàn)在越來越多的檔案機構開始積極創(chuàng)建屬于自己的微信公眾號，各個省級的檔案館都開展了此項活動，且微信公眾號運營良好，服務完善，用戶可以在微信公眾號上了解到檔案史料、檔案咨詢以及檔案服務等相關信息，并能與運營人員進行高效交互，形成良好的檔案工作優(yōu)化循環(huán)。在已經(jīng)投入運營的檔案機構微信公眾號中，較為受歡迎的是上海金山區(qū)檔案館主創(chuàng)的“金山記憶”公眾號，其充分的利用了互聯(lián)網(wǎng)這一平臺，更加關注采用多元化的形式展現(xiàn)檔案資料的歷史價值與人文情懷，能夠滿足用戶的使用需求。

2 信息資源共享視域下檔案管理模式的現(xiàn)存問題

第一，管理理念相對落后。檔案管理人員的管理理念會直接影響管理行為，從而會影響管理效果。在當前檔案管理工作的過程中，可以發(fā)現(xiàn)部分管理人員仍然沿用傳統(tǒng)的管理工作理念，對數(shù)字化管理理念缺乏正確的認知，導致在實際的管理過程中，無法對電子檔案、數(shù)據(jù)庫等予以理性支持態(tài)度，也就不會將大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等與管理活動充分結合。信息化發(fā)展環(huán)境需要檔案管理人員更加關注檔案工作的規(guī)范性，因此需要提高對檔案管理制度的重視。通過對實際的檔案管理制度進行分析可知，其在多個制度方面都體現(xiàn)出不夠完善的問題，具體包括任務分配者制度、資源集成制度以及信息共享制度等。由于上述制度缺乏規(guī)范，管理人員在進行實際的檔案管理工作時，就會缺乏有效的制度支撐，從而造成檔案管理工作的混亂局面。第二，檔案服務效能低?，F(xiàn)代化的檔案管理工作與信息技術的結合程度越來越深，結合范圍越來越廣，計算機技術已經(jīng)成為各個檔案管理機構日常管理活動中的基本技術，而大部分檔案管理機構也建立起了檔案管理網(wǎng)站，但卻呈現(xiàn)出各種各樣的問題，導致網(wǎng)站服務效能低，具體體現(xiàn)在網(wǎng)站檢索和瀏覽服務功能不完善等方面。在對檔案信息資源進行共享利用的同時，也存在一個關鍵的影響其共享效率的問題，即存在難以打破的各檔案機構間的信息屏蔽問題，機構共享意識低、協(xié)同發(fā)展機制不完善以及共享技術不過關等都是導致出現(xiàn)信息屏蔽問題的重要因素。第三，信息化管理程度不夠深入。結合當前大部分檔案機構的管理工作現(xiàn)狀來看，信息化建設與管理方面的主要問題在于信息化基礎設施建設落后，主要原因在于資金和技術投入不夠，并在信息化建設過程中也缺乏統(tǒng)一的標準，因此在后期檔案管理過程中無法體現(xiàn)較高的規(guī)范性與有序性。此外，還缺乏各個檔案館之間的跨館共建技術的研發(fā)，導致館藏資源無法被有效的傳播與共享。在信息化建設落后這一弊端中，最關鍵的還在于對信息化技術的應用不到位，導致無法挖掘出檔案數(shù)據(jù)資源的深層次價值，也就無法彰顯出檔案資源較高的價值，不利于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第四，檔案數(shù)據(jù)安全存在問題。信息化時代下信息的透明程度更高、傳播路徑更廣泛，也就更加需要關注檔案數(shù)據(jù)資源自身的安全性。而在開放性與共享性都較高的信息資源共享背景下，檔案數(shù)據(jù)安全已經(jīng)成為一個不容忽視的問題。一旦出現(xiàn)機密數(shù)據(jù)泄露，則會導致國家安全與社會安定受到威脅。針對當前以電子檔案為主的資源存儲形式，在保存過程中也可能出現(xiàn)的安全問題，即磁盤出現(xiàn)變形以及磁粉脫落等，都會導致電子檔案文件受損。

3 信息資源共享視域下檔案管理模式創(chuàng)新建構的五個堅持

3.1 堅持更新觀念，持續(xù)推進檔案現(xiàn)代化建設

觀念的更新是實現(xiàn)檔案管理工作模式創(chuàng)新建構的重要前提，作為檔案管理工作人員，在接納大數(shù)據(jù)與信息資源共享發(fā)展觀的基礎上，積極地對管理工作模式進行創(chuàng)新建構。對檔案管理工作更新觀念，就要求管理人員將“數(shù)字化”這一詞匯作為管理工作的關鍵詞，基于此，管理人員必須摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，樹立電子檔案管理意識，以快速地適應數(shù)字化檔案的發(fā)展進程。此外，在觀念更新方面，管理人員還應提升責任意識，要具備協(xié)同創(chuàng)新工作意識，加強檔案館之間的信息交流與管理經(jīng)驗交流，實現(xiàn)對檔案館內各項資源的最優(yōu)化配置，并嚴格以用戶為導向進行檔案管理，形成一種現(xiàn)代化特征明顯、數(shù)字化進程鮮明的檔案管理工作新模式。

3.2 堅持重點推進，不斷提高檔案館保管利用能力

第一，把握好豐富館藏這一基本前提。對檔案進行管理，檔案管理人員應首先做好對館藏資源內容的管理，要不斷的對館藏資源進行豐富。因此，各個檔案館都要善于借助現(xiàn)代化手段對檔案館資源進行信息化建設，對現(xiàn)有的檔案資源進行有序分類整理，并加強與社會公眾的連接，補充不同的資源內容，并形成不同的資源形式。第二，借助大數(shù)據(jù)技術提高檔案備份與留存水平。要想提高對檔案數(shù)據(jù)資源的保管能力，管理人員應積極的對大數(shù)據(jù)技術進行應用，對當前的檔案備份工作進行細節(jié)整改。在具體備份管理過程中，工作人員需要對檔案進行重要等級分類，要加強對重要檔案以及電子文件的異地備份管理，同時還要對重要的電子文件進行異質備份管理，以提高電子檔案的安全性。而基于提高檔案數(shù)據(jù)資源的利用水平的角度，管理人員則應在大數(shù)據(jù)技術的支持下對檔案資料進行信息化轉化，將其轉變成不同的檔案利用形式，包括圖像、圖片以及文字等，為用戶的使用提供便利條件。

3.3 堅持服務為先，不斷優(yōu)化檔案服務大局

第一，落實各項管理機制。管理人員應不斷完善組織機構設置，根據(jù)檔案信息化建設的發(fā)展要求，對檔案大數(shù)據(jù)中心以及互聯(lián)網(wǎng)檔案館等進行積極建設，并且要落實安全管理與監(jiān)督制度，監(jiān)控檔案信息的安全威脅等級，避免出現(xiàn)影響檔案事業(yè)有序發(fā)展的不利因素。第二，在對各項管理機制進行完善時，檔案管理人員應重視對檔案信息資源集成體制的構建。在創(chuàng)新發(fā)展的要求下，要科學創(chuàng)建檔案信息資源集成體系，加強各個檔案館之間的聯(lián)系與合作，構建專項信息管理資源庫，形成規(guī)范化與體系化程度高的信息資源集成體制。此外，還要關注對檔案信息管理共享服務機制進行優(yōu)化創(chuàng)建。在構建檔案信息管理共享服務機制時，要緊密結合用戶需求，力求提供個性化的服務方案。第三，全面提升服務水平。作為檔案工作人員，應注重對檔案服務內容、服務方式和服務范圍進行擴大和延伸。

3.4 堅持創(chuàng)新發(fā)展，加快推進檔案信息化建設

第一，積極構建檔案資料的信息化管理系統(tǒng)。在進行數(shù)字化的檔案資料信息化管理系統(tǒng)構建時，檔案館的單位領導應對檔案管理系統(tǒng)的信息化建設加大投入，在發(fā)展基金充足的基礎上做到完備購置信息化管理的硬件設備，同時要積極的對軟件工具進行引進。此外，要保障檔案資料信息化管理系統(tǒng)的操作人員具有較高的技能水準。在信息化管理軟件系統(tǒng)的支持下，管理人員可以實現(xiàn)對檔案資料的實時更新，可以在管理人事檔案時通過特定檢索直接添加某一位工作人員的勞動成果與績效情況。對檔案資料信息化管理系統(tǒng)構建時，要關注各個系統(tǒng)分支的聯(lián)動性，以實現(xiàn)對檔案信息的及時導入與轉換，并實現(xiàn)對檔案資料的全生命周期管理。第二，利用云技術完善“共享式”檔案管理模式。管理人員應加強與云計算技術的研究，并將其應用到檔案管理模式之中。在實際的檔案管理工作中，管理人員要在把握云計算技術應用要點的基礎上確保云計算技術應用有效。

3.5 堅持安全第一，確保檔案安全萬無一失

第一，培養(yǎng)數(shù)字化檔案館工作人員的數(shù)據(jù)安全意識。在對檔案數(shù)據(jù)資料進行管理時，管理人員要意識到在大數(shù)據(jù)環(huán)境與信息資源高度共享的環(huán)境下保障檔案信息安全的重要性。尤其對于管理人員而言，首先要具備較高的數(shù)據(jù)安全管理意識。各個檔案機構的負責人應積極的對檔案管理工作人員進行培訓確保檔案管理人員能夠精通數(shù)據(jù)庫、管理軟件等專業(yè)知識，并且具備應有的管理能力。其次，檔案機構還要積極的引進先進的管理人才與技術人才，優(yōu)化檔案管理人力資源結構，推進檔案管理的數(shù)字化進程。第二，多角度提高檔案數(shù)據(jù)安全管理效益。在對檔案數(shù)據(jù)安全進行保障時，需要工作人員高度關注電子檔案的信息安全。管理人員應選擇更加完善、應用技術更加成熟的硬件與軟件設施，并做好對電子檔案材料的備份管理。相關人員應加強對電子檔案材料的質量檢驗，并做好電子檔案材料的日常維護，避免出現(xiàn)損壞。