楊新益 鄭思佳 袁奕文 周 婷/國網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司

電子招投標指機構(gòu)以有關(guān)數(shù)據(jù)信息為主要載體，利用電子手段完成招標、投標的活動。其中形成反映業(yè)務(wù)工作、業(yè)務(wù)流程的重要文件資料，即是電子招投標業(yè)務(wù)文件，經(jīng)歸檔成為電子招投標業(yè)務(wù)檔案。2013年國家發(fā)改委公布了《電子招標投標辦法》，電子化招標采購的概念日益深入人心。電子招投標的廣泛應(yīng)用，能推動建立投標行業(yè)公開、公平、公正的招投標秩序，將推動行業(yè)發(fā)展。電子招投標業(yè)務(wù)文件以數(shù)字形式存在，經(jīng)歸檔成為電子招投標業(yè)務(wù)檔案。今年6月，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議通過了新修訂檔案法，新修訂檔案法新設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專章，內(nèi)容涵蓋檔案信息化建設(shè)的各個方面，特別是確立了電子檔案法律效力和憑證作用。當前必須重視電子招投標業(yè)務(wù)文件歸檔和電子招投標業(yè)務(wù)檔案管理。

2017年，筆者所在單位國網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司建設(shè)了全流程電子招標采購業(yè)務(wù)平臺（目前已遷移至浙電云平臺），集合了招標公告發(fā)布、資格審查、文件備案、專家抽取、開標、評標、定標、中標公示等相關(guān)業(yè)務(wù)功能。近期，國網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司從電子文檔管理視角出發(fā)，依托浙電云平臺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對前端業(yè)務(wù)流程進行梳理，在浙電云平臺的電子采購流程后端對接建設(shè)前置接收系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、電子數(shù)據(jù)格式標準化等手段，實現(xiàn)全流程電子文件的直接導入與一鍵歸檔，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管控和高效開發(fā)利用。

1 系統(tǒng)設(shè)計原理

業(yè)務(wù)文件前置接收系統(tǒng)依托浙電云平臺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)全流程電子招標采購業(yè)務(wù)平臺生成的電子文件一鍵歸檔。系統(tǒng)支持前置數(shù)據(jù)庫接口交換、前置服務(wù)接口交換相結(jié)合的混合交換模式，保證數(shù)據(jù)在交換和傳輸中的高效性、可靠性和安全性。原先需要人工操作的硬盤拷貝、紙質(zhì)文件掃描上傳等，在招標、投標、評標、定標、公示環(huán)節(jié)中能自動觸發(fā)數(shù)據(jù)歸檔，實現(xiàn)招投標業(yè)務(wù)電子文件歸檔的自動化、智能化、規(guī)范化。

1.1 前端業(yè)務(wù)流程梳理

對現(xiàn)有系統(tǒng)資源進行分析，將前置接收系統(tǒng)直接部署在浙電云平臺，通過國網(wǎng)的電子投標業(yè)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)辦人把投標文件數(shù)據(jù)傳輸給前置接收系統(tǒng)，前置接受系統(tǒng)對數(shù)據(jù)經(jīng)過交換接口庫、交換中心庫后再交由文件處理中心完成文檔的整編，最后交由檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)歸檔。

1.2 基于XML的數(shù)據(jù)歸整

根據(jù)招投標業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，電子招投標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程可能存在增加或減少的情況，而且每個業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)字段也有可能根據(jù)招投標管理的需要進行調(diào)整。為實現(xiàn)對電子招投標檔案數(shù)據(jù)庫的元數(shù)據(jù)管理，系統(tǒng)應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)變化的可能性，按照按統(tǒng)一模板將數(shù)據(jù)信息錄入XML文件進行歸整，從而靈活地定義業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔的數(shù)據(jù)抽取規(guī)則，輔助檔案管理人員將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整理為檔案信息，建立從“業(yè)務(wù)庫”向“檔案庫”的數(shù)據(jù)傳輸標準協(xié)議。

1.3 數(shù)據(jù)提取、轉(zhuǎn)換和加載

數(shù)據(jù)提取、轉(zhuǎn)換和加載（ETL，Extraction-Transformation-Loading）是基于前置數(shù)據(jù)庫接口交換方式，按照招投標業(yè)務(wù)類型、規(guī)則的不同，預(yù)設(shè)不同ETL清洗腳本，進入交換接口庫的數(shù)據(jù)根據(jù)前置接收系統(tǒng)指定的ETL腳本，將分布的、異構(gòu)數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)如關(guān)系數(shù)據(jù)、文件等抽取到臨時中間層后進行清洗、轉(zhuǎn)換、集成，最后加載到交換中心庫。

2 前置接收系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)和功能設(shè)計

2.1 業(yè)務(wù)處理流程

2.1.1 招投標業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成交換數(shù)據(jù)。招投標業(yè)務(wù)系統(tǒng)（平臺）可以根據(jù)數(shù)據(jù)交換業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)接口規(guī)范要求準備數(shù)據(jù)，然后通過自動歸檔審批流程，審核通過后將數(shù)據(jù)注冊到前置機交換接口程序，也可通過預(yù)先定制的數(shù)據(jù)同步工具DATAX同步腳本將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫同步緩存到前置機交換接口庫，再由ETL程序處理，存儲到交換中心庫。

2.1.2 前置接收系統(tǒng)接收并驗證交換數(shù)據(jù)。前置接收系統(tǒng)收到招投標業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送的交換數(shù)據(jù)后，首先調(diào)用四性檢測對交換數(shù)據(jù)進行質(zhì)量校驗，將不符合數(shù)據(jù)質(zhì)量標準的交換數(shù)據(jù)寫入前置接收系統(tǒng)的錯誤數(shù)據(jù)庫中，并通過招投標業(yè)務(wù)系統(tǒng)錯誤處理程序處理；通過質(zhì)量校驗的交換數(shù)據(jù)寫入前置接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集接口庫。交換數(shù)據(jù)校驗流程如下：招投標業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)前置接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里面一個用戶對象的數(shù)據(jù)集合Schema生成供交換的XML數(shù)據(jù)；調(diào)用前置接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)校驗接口；前置接收系統(tǒng)根據(jù)Schema驗證XML數(shù)據(jù)是否有效，如有效則進行后續(xù)處理，如無效則返回給調(diào)用方進行數(shù)據(jù)更正處理。

2.1.3 前置接收系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)發(fā)送交換數(shù)據(jù)。前置接收系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)上傳程序或交換接口服務(wù)將存檔信息打包，并通過檔案管理系統(tǒng)服務(wù)總線將存檔信息包發(fā)送到檔案管理系統(tǒng)端。

2.2 數(shù)據(jù)交換方式

基于前置接收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口方式有兩種，一種是前置數(shù)據(jù)庫接口交換方式，另一種是前置服務(wù)接口交換方式。

2.2.1 前置數(shù)據(jù)庫接口交換方式。采集數(shù)據(jù)時，在前置機上安裝數(shù)據(jù)庫，按照數(shù)據(jù)交換業(yè)務(wù)的接口規(guī)范和各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集的要求建立交換中間表結(jié)構(gòu)，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)對系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換，將數(shù)據(jù)通過預(yù)先設(shè)置好的DATAX數(shù)據(jù)通過同步腳本寫入前置機接口庫。從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫抽取電子檔案信息，再由前置機的上傳程序定時、批量地將接口庫中的數(shù)據(jù)，通過同步或異步的方式調(diào)用檔案管理系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)服務(wù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向檔案管理系統(tǒng)的上傳。

共享數(shù)據(jù)時，由檔案管理系統(tǒng)的共享服務(wù)定時、批量地將共享數(shù)據(jù)寫入前置機接口庫，再由業(yè)務(wù)系統(tǒng)從接口庫中抽取數(shù)據(jù)到本地數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2.2.2 前置機服務(wù)接口交換方式。采集數(shù)據(jù)時，在前置機上部署注冊和采集服務(wù)接口，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)將系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)清洗，并按照標準XML Schema文件進行格式轉(zhuǎn)換，然后調(diào)用前置機注冊服務(wù)或采集服務(wù)實現(xiàn)文檔注冊和上傳。

共享數(shù)據(jù)時，在前置機上部署各種查詢服務(wù)接口，業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用前置機各種查詢服務(wù)接口實現(xiàn)文檔共享。

2.3 系統(tǒng)功能設(shè)計

系統(tǒng)功能設(shè)計時，將前置接收系統(tǒng)的自動歸檔審批流程集成模塊，分別與全流程電子招標采購業(yè)務(wù)平臺和招投標檔案管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)集成，跨系統(tǒng)完成招投標業(yè)務(wù)電子文件自動歸檔工作。在使用層面上，前置接收系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和招投標檔案管理系統(tǒng)完全融合為一體，達到最佳的用戶體驗效果。具體設(shè)計如下。

自動歸檔業(yè)務(wù)流程：與電子招標采購業(yè)務(wù)平臺和招投標檔案管理系統(tǒng)集成，完成電子招投標業(yè)務(wù)文件歸檔工作。系統(tǒng)核心模塊包括了歸檔信息錄入、待審核案件查詢、審批意見錄入、檔案數(shù)據(jù)編輯、檔案數(shù)據(jù)簽收等功能。

系統(tǒng)配置管理：對數(shù)據(jù)交換時數(shù)據(jù)源與目標數(shù)據(jù)之間各字段的對應(yīng)關(guān)系采用所見即所得配置方式進行配置。包括電子招標采購業(yè)務(wù)平臺中數(shù)據(jù)字段與招投標檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)字段的對應(yīng)配置，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)流程的歸檔案卷卷內(nèi)目錄的配置，招投標檔案系統(tǒng)子表數(shù)據(jù)字段與主表數(shù)據(jù)字段的對應(yīng)配置等。

歸檔數(shù)據(jù)交換接口管理：數(shù)據(jù)交換接口管理主要負責接口的注冊，生成該接口對應(yīng)的標準化的XML，將其作為一個標準告知應(yīng)用系統(tǒng)接入方，在調(diào)用接口時，需嚴格按照提供的XML格式規(guī)范來傳遞數(shù)據(jù)。

DATAX數(shù)據(jù)同步腳本配置：在系統(tǒng)中可根據(jù)不同的招投標業(yè)務(wù)規(guī)則、歸檔要求配置不同的數(shù)據(jù)同步腳本，針對參與交換的源數(shù)據(jù)庫和目標數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)差異，建立字段級數(shù)據(jù)映射關(guān)系，選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換函數(shù)。

ETL數(shù)據(jù)處理腳本配置：提供數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)清洗以及數(shù)據(jù)加工等數(shù)據(jù)處理的腳本配置。數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換負責將不同數(shù)據(jù)源的格式轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，在轉(zhuǎn)換過程中，根據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則可以完成數(shù)據(jù)從原始格式，到前置接收系統(tǒng)需要的格式的轉(zhuǎn)換；轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)經(jīng)過數(shù)據(jù)清洗，去掉無效數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)加工處理按配置定義進行多維度加工，完成清洗后的數(shù)據(jù)按不同維度進行分別處理。

日志管理：主要記錄每次自動交換的事務(wù)情況，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)傳輸生成日志的查詢和跟蹤分析，為系統(tǒng)管理員找到并解決系統(tǒng)故障提供必要的線索材料。

3 工作成效簡析

建設(shè)全流程電子招投標業(yè)務(wù)文件前置接收系統(tǒng)，是對接融入電子政務(wù)、大數(shù)據(jù)建設(shè)的具體實踐和創(chuàng)新性實踐。技術(shù)層面上，通過完善的公共數(shù)據(jù)共享和交換，打破信息孤島，打通數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)跨層級、跨區(qū)域、跨部門、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享，讓數(shù)據(jù)流動起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)化、服務(wù)化、價值化，從而加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。

一是降低管理風險。實現(xiàn)在線招標采購全流程電子文件實時整理歸檔和數(shù)據(jù)自動采集分類，避免人工硬盤拷貝數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)；同時通過在線流轉(zhuǎn)、在線歸檔、在線監(jiān)管，進一步避免人為篡改原始件的問題，降低管理風險。二是節(jié)約庫房保管成本。如該公司1997年至2016年的招標采購、物資合同檔案厚度總和為2015.56米（假設(shè)紙質(zhì)檔案單張厚度為0.1毫米，對庫房中紙質(zhì)檔案厚度總和進行計量），一年的檔案庫房寄存金額為40.8萬元。以未來10年產(chǎn)生的招標采購文件厚度總和為2700米計算，若實現(xiàn)“單套制”歸檔，未來10年可節(jié)約庫存寄存費用達數(shù)百萬元。三是提高招投標效益。招標方可便捷把控招標業(yè)務(wù)質(zhì)量，有助于樹立企業(yè)的社會責任意識，防范廉政風險。四是便于共享資源和利用服務(wù)。借助“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式，突破地域、時空限制，最大限度地共享資源、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；符合國家對節(jié)能和綠色環(huán)保要求，在行業(yè)內(nèi)具有較強的示范效應(yīng)和帶頭作用。