王立國(guó)

摘? 要：在信息化不斷深入發(fā)展的今天，檔案對(duì)人來(lái)說(shuō)是十分重要的，在企事業(yè)單位檔案更是決定著其內(nèi)部工作人員退休后的一切福利待遇問(wèn)題，因此對(duì)人事檔案進(jìn)行管理就顯得十分重。但在現(xiàn)實(shí)檔案管理中還存在一些問(wèn)題，本文就在這樣的背景下淺議事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理現(xiàn)狀

“碎片化”是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理最恰當(dāng)?shù)母爬ㄔ~，當(dāng)前由于檔案管理部門的分散，再加上黨和國(guó)家對(duì)于檔案管理制定了相關(guān)管理規(guī)范，導(dǎo)致碎片化的管理模式廣泛用于檔案管理過(guò)程中，這種缺少體系、不夠整體的檔案管理方式常常導(dǎo)致檔案查找困難，檔案查找體驗(yàn)感差，檔案管理責(zé)任主體不明，大家對(duì)檔案管理的上心程度都不夠，這樣往往導(dǎo)致檔案棄置現(xiàn)象嚴(yán)重，本文就在這樣的背景下，從以下兩個(gè)角度談相關(guān)探析。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理責(zé)任主體不夠明確

當(dāng)前檔案管理存在的一大問(wèn)題就是檔案管理責(zé)任主體不夠明確，這種主體不明確主要是指檔案管理人員不清楚自身的位置，不知道自己要干些什么。由于單位內(nèi)各職能部門的不斷分化，而各部門之間的權(quán)責(zé)職能又存在一定界限，導(dǎo)致各部門之間信息交流和信息共享存在一定障礙，這就容易導(dǎo)致前一個(gè)部門在工作時(shí)只考慮自身怎么工作較好，而不會(huì)去考慮后面部門的工作，這就容易導(dǎo)致前一個(gè)部門的工作怎么輕松就怎么做，最終導(dǎo)致后面部門的有些工作出現(xiàn)空白，這種空白容易使員工不明確自己應(yīng)該負(fù)責(zé)的部分有哪些，使各個(gè)工作的責(zé)任主體不夠明確，而這種主體不明確的情況最終往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理整個(gè)流程出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案的監(jiān)察和管理不當(dāng)，在需要某人檔案時(shí)往往很難找到，檔案工作效率低。

2.服務(wù)職能缺失

在我國(guó)檔案管理部門是早就出現(xiàn)的一種職能部門，其在出現(xiàn)之初主要負(fù)責(zé)的就是檔案的保管和維護(hù)工作，涉及到的檔案查找工作雖然存在，但比較少。而隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前對(duì)于檔案的查找需求不斷增加，導(dǎo)致檔案管理工作在管理職能不變的情況下又增添了對(duì)檔案查找和相關(guān)服務(wù)職能，但在檔案管理的實(shí)際改革過(guò)程中，改革工作人員往往只重視檔案的保密性和安全性，檔案的查找方面常采用人工查找為主的方式，檔案管理極少涉及到“服務(wù)”二字，這也導(dǎo)致我國(guó)檔案管理智能化程度不夠，這種服務(wù)職能的缺失是導(dǎo)致我國(guó)檔案管理工作與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍存在較大差距的重要原因。

二、如何改進(jìn)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

由上文的敘述我們可以了解到，事業(yè)單位由于人員存在一定的流動(dòng)性，對(duì)人事檔案的管理存在一定難度，上文也提到了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理所面臨的主要困難。那針對(duì)這樣的情況，要如何規(guī)范檔案管理模式，改進(jìn)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題呢？筆者認(rèn)為有以下幾種方式。

1.明確檔案管理責(zé)任主體

由上文的敘述我們可以了解到，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的一大問(wèn)題就是管理責(zé)任主體不夠明確，檔案管理人員雖然被分成了不同小組，但并不明確自己所在的小組或者自己應(yīng)該做些什么，這種情況往往導(dǎo)致檔案管理流程出現(xiàn)混亂，一些必要的管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)空擋。面對(duì)這樣的情況，在實(shí)際改進(jìn)檔案管理過(guò)程中我們應(yīng)該建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確每個(gè)步驟的人員應(yīng)該做什么，如果檔案管理某個(gè)步驟出現(xiàn)問(wèn)題，那要追責(zé)哪個(gè)部門或者哪個(gè)個(gè)人，這樣的檔案管理方式就容易使整個(gè)檔案管理過(guò)程更加科學(xué)合理，不會(huì)出現(xiàn)檔案管理上的空擋，管理人員也能更好地負(fù)起自己的責(zé)任，更加清楚自己應(yīng)該做什么，從而讓整個(gè)檔案管理過(guò)程體系化發(fā)展，最終使檔案管理的整體效率得到提升。

2.改變傳統(tǒng)管理模式，增設(shè)管理服務(wù)機(jī)制

上文提到的當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的一大問(wèn)題就是檔案管理以純粹的管理為主，并不重視人員檔案的查找等問(wèn)題，整個(gè)檔案管理過(guò)程的服務(wù)機(jī)制較差。針對(duì)這樣的情況，在創(chuàng)新檔案管理的過(guò)程中，我們應(yīng)該適當(dāng)改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，重視和宣揚(yáng)公民檔案的重要用途，不斷體現(xiàn)檔案的重要價(jià)值，而在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，受傳統(tǒng)思想的影響，我們對(duì)電子檔案的管理常常不到位，導(dǎo)致人員通過(guò)計(jì)算機(jī)查找自己的電子檔案常常查找失敗。針對(duì)這樣的情況，我們要建立健全電子檔案查找機(jī)制，逐步促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化進(jìn)程，通過(guò)這樣的改進(jìn)，我們就能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理由“碎片化”向“整體化”的轉(zhuǎn)變流程，提高事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)全文的敘述我們對(duì)檔案管理的流程和相關(guān)重要性有了一個(gè)更加深入的了解，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中還面臨著管理方式過(guò)于傳統(tǒng)、管理人員服務(wù)意識(shí)比較差等方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題也嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。針對(duì)這些問(wèn)題本文也提出了一些具體的解決方式，但我們需要意識(shí)到的是，其解決方式并不僅僅上文幾種，更多的方法還要我們不斷探究。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉仁江，王偉濤，徐淼.基于信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究[J].自然科學(xué)：全文版，2016，11（7）：214-215.

[2]孟君，徐俊聰，王洋.信息化條件下對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江科技信息，2015，10（27）：159-161

[3]馮曙光，季雨涵，徐騰.基于數(shù)字信息化條件下的單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2015，12（9）：222-226.

作者單位：內(nèi)蒙古突泉縣突泉鎮(zhèn)街道管理服務(wù)中心