摘 要：中小學(xué)校舍的維修、重建、搬遷等因素帶來的檔案室搬遷問題越來越多，檔案室的搬遷應(yīng)該有預(yù)見性、有計(jì)劃性、有一定的步驟和流程，才能確保檔案的安全性。本文以杭州市鳳凰小學(xué)為例，分析介紹了檔案室搬遷過程中出現(xiàn)的問題以及解決途徑。

關(guān)鍵詞：檔案室;搬遷;問題與對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.028

基金項(xiàng)目：2019年杭州市鳳凰小學(xué)校長(zhǎng)統(tǒng)籌獎(jiǎng)科研項(xiàng)目立項(xiàng)，項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)間：20191015。

為了推進(jìn)均衡化辦學(xué)，強(qiáng)校帶弱校共同發(fā)展，杭州市鳳凰小學(xué)由杭州市秋濤路小學(xué)和杭州師范大學(xué)第一附屬小學(xué)錢江校區(qū)合并建立，學(xué)校經(jīng)歷了合并、拆分等，學(xué)校檔案室也隨之進(jìn)行了調(diào)整或搬遷。學(xué)校檔案室存放了學(xué)校大量的原始資料及數(shù)據(jù)，記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，學(xué)校檔案工作的全面性、扎實(shí)性、完整性，可以給學(xué)校的發(fā)展起到助推作用。

1 學(xué)校檔案室搬遷前的現(xiàn)狀

1.1 檔案種類

杭州市鳳凰小學(xué)檔案室里保管著本校的文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案及黨員檔案。

1.2 軟硬件條件

杭州市鳳凰小學(xué)檔案室分別配備檔案庫(kù)房、檔案查閱室、檔案辦公人員辦公室、檔案檢索工具、電腦、照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度計(jì)、空調(diào)、防磁柜、碎紙機(jī)、除濕機(jī)、陳列柜、檔案柜等。

1.3 搬遷經(jīng)歷

杭州市鳳凰小學(xué)（前身為杭州師范大學(xué)第一附屬小學(xué)）檔案室因客觀因素從2014年至2017年經(jīng)歷了3次搬遷，在第一次的搬遷過程中，1臺(tái)電腦被損壞，導(dǎo)致一部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失。從這一次的損失，讓我們吸取了教訓(xùn)，也總結(jié)了經(jīng)驗(yàn)，使得后兩次的搬遷順利完成，沒有造成任何損失，并且于最短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)救回了第一次損失的數(shù)據(jù)，于2019年1月實(shí)現(xiàn)了浙江省數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化檔案室。目前，檔案室保管的永久、30年檔案實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化，全部檔案實(shí)現(xiàn)全目錄數(shù)字化。

2 搬遷過程中面臨的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案庫(kù)房選址不符合檔案室要求

檔案庫(kù)房的選址應(yīng)滿足下列要求：遠(yuǎn)離水源、火源、和污染源，一般不宜選擇在地下室或頂層，如設(shè)在以上兩個(gè)地方，應(yīng)采取防潮、防水、隔熱等措施;檔案庫(kù)房必須專用，與辦公室或生活區(qū)分開;檔案室的載荷符合規(guī)定要求。而往往學(xué)校在決定搬遷檔案室的時(shí)候，如果檔案室專職人員不向分管領(lǐng)導(dǎo)或校長(zhǎng)提前提出專業(yè)的意見，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的人很難考慮到這些問題，甚至在整體空間不足的情況下，會(huì)把檔案庫(kù)房往閣樓、地下室、頂層等地方安排，從領(lǐng)導(dǎo)層面來看，他們第一考慮的是保證學(xué)生上課用教室，而檔案室往往被忽略。

2.2 紙質(zhì)檔案面臨順序（檔案號(hào)）被打亂

中小學(xué)的檔案室搬遷往往是在假期里，而負(fù)責(zé)學(xué)校維修、貨物搬遷這些工作的往往是后勤保障部門，他們基于缺乏檔案相關(guān)專業(yè)及法律知識(shí)、主觀疏忽等原因，把檔案與其它物品同等對(duì)待，繞過專職檔案員，自行安排檔案的搬運(yùn)。由于缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案的順序很有可能被打亂，后期很難按照順序號(hào)整理清楚。

2.3 紙質(zhì)檔案被損毀或丟失

在打包、搬運(yùn)的過程中，由于飲水不小心、打包凌亂、搬運(yùn)順序凌亂、搬運(yùn)方式不恰當(dāng)、沒有清點(diǎn)等原因，紙質(zhì)檔案會(huì)遭遇被損毀甚至丟失的危險(xiǎn)。

2.4 數(shù)字檔案丟失

檔案管理有嚴(yán)格的備份要求，但實(shí)際操作中，難以達(dá)到嚴(yán)格備份要求，甚至沒有備份。在搬運(yùn)的過程中電腦破損或丟失、U盤破損或丟失、磁介質(zhì)檔案被消磁、軟件崩潰等原因都會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案的丟失。在搬運(yùn)的途中，因?yàn)椴簧髋鲎?、搬運(yùn)車抖動(dòng)等原因，會(huì)導(dǎo)致電腦破損;每個(gè)學(xué)校對(duì)檔案的投入不一樣，有一些學(xué)校使用的軟件甚至超過10年，早早過了免費(fèi)維護(hù)時(shí)間，學(xué)校也沒有經(jīng)費(fèi)去續(xù)費(fèi)維護(hù)，甚至此軟件的開發(fā)公司已經(jīng)不存，如果平時(shí)的備份工作不到位，一旦原安裝此軟件的電腦被損壞，很難找回丟失的軟件及檔案數(shù)據(jù)，有些學(xué)校備份檔案的工具是U盤，而U盤的體積和面積都很小，非常容易被遺忘和丟失。

2.5 檔案秘密被泄露

檔案的保管和運(yùn)輸都需要嚴(yán)格遵守檔案保密制度。然而，中小學(xué)在檔案室搬遷過程中，會(huì)因?yàn)楦鞣N原因?qū)е聶n案秘密被泄露，例如：檔案專員不在現(xiàn)場(chǎng)、檔案打包不嚴(yán)格、檔案運(yùn)輸方式不妥當(dāng)、檔案整理進(jìn)柜不及時(shí)、新檔案庫(kù)房門窗不合格等。

2.6 新遷檔案室八防不到位（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）

一般情況下，檔案室是不輕易變換的，如果一個(gè)學(xué)校決定變換檔案室，應(yīng)該是遇到了確確實(shí)實(shí)的客觀原因，不得不變換，然而，當(dāng)不得不變換檔案室的客觀現(xiàn)實(shí)下，可能新的檔案室沒辦法滿足已安裝防盜門、已安裝窗簾、已配備防火栓、無漏水隱患等條件，導(dǎo)致檔案室的八防就很難嚴(yán)格落實(shí)。

3 對(duì)策研究

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，科學(xué)謀劃?rùn)n案室選址

2003年5月，時(shí)任浙江省委書記習(xí)近平總書記在省檔案局館視察工作時(shí)作了重要講話。習(xí)近平總書記指出，“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。檔案工作是當(dāng)前國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作將越來越重要”。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備基本的檔案常識(shí)及檔案法律法規(guī)知識(shí)，在謀劃學(xué)校整體布局時(shí)應(yīng)該把檔案室的安全性考慮進(jìn)去。學(xué)校檔案專職人員要有高度的敏感性，一旦發(fā)現(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面有換檔案室的意向，就要立即與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，從專業(yè)的角度給領(lǐng)導(dǎo)分析和建議檔案室科學(xué)的選址。這樣，可以從選址上避免檔案可能存在的安全隱患。

3.2 慎重合作，防止檔案搬運(yùn)人員泄密

“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對(duì)委托方進(jìn)行監(jiān)督，委托方應(yīng)當(dāng)建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案安全?！?因此，在搬遷之前，學(xué)校應(yīng)該慎重選擇服務(wù)公司，應(yīng)與負(fù)責(zé)搬遷檔案的公司簽訂委托協(xié)議及保密協(xié)議，在搬遷過程中，檔案專職人員應(yīng)全程陪同和指揮。

3.3 五嚴(yán)到位，確保搬運(yùn)過程安全可靠

1）嚴(yán)格編號(hào)。搬運(yùn)前，檔案專業(yè)人員應(yīng)該把檔案室所有檔案柜進(jìn)行流水號(hào)排序，應(yīng)做到一柜不漏、一件不漏，在搬家公司進(jìn)行打包之前，檔案專業(yè)人員應(yīng)給他們進(jìn)行培訓(xùn)，在打包過程中檔案專業(yè)人員應(yīng)進(jìn)行全面指揮及指導(dǎo)，確保打包按順序號(hào)順利進(jìn)行。

2）嚴(yán)格打包。所有檔案應(yīng)按照打包前排列好的順序進(jìn)行打包，每打完一個(gè)包，應(yīng)及時(shí)嚴(yán)格按照打包順序進(jìn)行統(tǒng)一的流水號(hào)編號(hào)，避免有空號(hào)和重號(hào)。

3）嚴(yán)格押運(yùn)。應(yīng)嚴(yán)格按照打包編號(hào)進(jìn)行搬運(yùn)上車，整理排列，裝載完成后應(yīng)檢查車門是否上鎖，車頂是否固定穩(wěn)固，在押運(yùn)的路途中，檔案專職人員應(yīng)全程陪同。

4）嚴(yán)格用水。在進(jìn)行檔案打包、搬運(yùn)的過程中，參與搬運(yùn)的人員飲水解渴、洗手進(jìn)餐是必不可少的，飲水后應(yīng)把蓋子擰緊，放置于離檔案比較遠(yuǎn)的地方，以免飲用水被不小心打翻后浸濕檔案;洗手的水，應(yīng)遠(yuǎn)離檔案。

5）嚴(yán)格備份。第一，數(shù)字檔案?jìng)浞?，指?duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行拷貝后另存一份于磁介質(zhì)中進(jìn)行備份，分為目錄數(shù)字備份和全文數(shù)字備份。在平常的工作中，檔案專職人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案?jìng)浞菀筮M(jìn)行檔案?jìng)浞?。第二，軟件備份，在?gòu)買軟件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把軟件安裝包存檔備份，可能的情況下，在另一臺(tái)計(jì)算機(jī)上也安裝一個(gè)一模一樣的軟件，如果檔案專用電腦出現(xiàn)問題時(shí)，安裝此備份軟件的電腦可以及時(shí)解決軟件丟失的問題，第三，異地備份，檔案的備份應(yīng)該嚴(yán)格異地保存一份，當(dāng)本地檔案丟失時(shí)，可以從異地備份里復(fù)制數(shù)據(jù)。第四，將教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案里關(guān)于教師本人的重要檔案由教師本人備份一份電子檔案。教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案關(guān)系到教師職業(yè)生涯的發(fā)展，完善的教師業(yè)務(wù)檔案，可以助推和便利于教師個(gè)人生涯發(fā)展，老師評(píng)職稱、評(píng)優(yōu)、評(píng)先、評(píng)五階段獎(jiǎng)、評(píng)星級(jí)班主任等都會(huì)利用到教室個(gè)人業(yè)務(wù)檔案;教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案也關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展，可以為學(xué)校及時(shí)掌握教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)層次，了解教師職業(yè)生涯情況，對(duì)學(xué)校崗位聘用、教師招聘、辦學(xué)方向等起到不可或缺的作用。故，應(yīng)慎重對(duì)待教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，每年整理新增教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案時(shí)，盡可能讓他們自己備份一份屬于教師自己的一份以便日后不測(cè)時(shí)可以補(bǔ)救。

3.4 繼續(xù)教育，不斷提高檔案管理專職人員的政治立場(chǎng)及專業(yè)水平

“檔案工作者的基本職責(zé)是保護(hù)檔案的完整性和安全性，科學(xué)地管理檔案，為社會(huì)的各個(gè)方面提供檔案服務(wù)，履行保密和職責(zé)。” 2020年6月20日新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第三條，旗幟鮮明地把“堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)” 寫入法律，所以，檔案管理人員應(yīng)明確“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責(zé)，明確檔案工作姓黨的政治屬性所在。一個(gè)學(xué)校檔案管理的水平高不高，還得看學(xué)校檔案管理員的政治站位及業(yè)務(wù)水平的高度。學(xué)校檔案管理崗位人員應(yīng)是編內(nèi)人員，專職專用，由專業(yè)人員任職，學(xué)校應(yīng)保障經(jīng)費(fèi)，讓檔案管理人員每年定期參加檔案相關(guān)繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新的檔案理論知識(shí)，增強(qiáng)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)能力。

4 結(jié)語(yǔ)

以上是杭州市鳳凰小學(xué)最近幾年檔案室搬遷過程中遇到的一些問題及研究對(duì)策，這些問題也是大環(huán)境下，其它學(xué)校檔案室可能遇到的問題。學(xué)校檔案記載著學(xué)校的發(fā)歷程，是一個(gè)學(xué)校興衰成敗的有力證據(jù)，對(duì)學(xué)校未來的發(fā)展起到利用、見證和借鑒作用。因此，如果學(xué)校檔案室面臨搬遷，應(yīng)慎重對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)，管理利用好學(xué)校檔案，確保學(xué)校檔案的安全，助推學(xué)校的綜合辦學(xué)能力。

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作者簡(jiǎn)介

吳忠桔（1987-），女，苗族，貴州畢節(jié)人，大學(xué)本科，檔案管理中級(jí)，杭州市鳳凰小學(xué)教職工，研究方向：檔案管理。