董隆基

摘 要：人事檔案管理是國(guó)有企業(yè)人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，與企業(yè)的發(fā)展及員工個(gè)人的利益息息相關(guān)。文章在系統(tǒng)分析人事檔案性質(zhì)及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，通過(guò)總結(jié)企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理在理念、方式、人員等方面的問(wèn)題，結(jié)合信息化時(shí)代發(fā)展的要求，進(jìn)一步探析改進(jìn)和優(yōu)化人事檔案管理的路徑，旨在為企業(yè)人事檔案管理提供一點(diǎn)思路，為人事檔案的價(jià)值最大化起到一點(diǎn)作用。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);人事檔案管理;優(yōu)化路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.009

人事檔案管理是傳統(tǒng)人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作及任職經(jīng)歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，是員工在歷史成長(zhǎng)過(guò)程中，經(jīng)過(guò)組織人事部門(mén)所形成的具有法律效用的動(dòng)態(tài)記錄。這些記錄對(duì)于企業(yè)全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時(shí)也事關(guān)員工個(gè)人的職級(jí)晉升、退休審批、工作調(diào)動(dòng)等切身利益，在需要出具證明材料的個(gè)人事務(wù)如房產(chǎn)公證、退伍兵補(bǔ)助等各個(gè)方面，發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。因此，了解國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題，探析如何進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理路徑，對(duì)于更好地發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。

1 人事檔案的性質(zhì)及特點(diǎn)

人事檔案除具備一般檔案所共有的本質(zhì)屬性即原始記錄性外，還具有它自身的一些特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是直接為人力資源管理的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，直接為員工在企業(yè)的選拔、崗位調(diào)整等活動(dòng)中提供有效依據(jù)，這是人事檔案區(qū)別于其他檔案的主要標(biāo)志。真實(shí)性。人事檔案的真實(shí)性是所有特點(diǎn)中最為重要的一點(diǎn)，也是所有檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。人事檔案只有客觀(guān)、真實(shí)地反映員工在現(xiàn)實(shí)工作和生活中的實(shí)際情況，才能為企業(yè)人力資源管理提供有力依據(jù)。人事檔案必須做到材料來(lái)源清楚，檔案記載內(nèi)容準(zhǔn)確可靠、實(shí)事求是，嚴(yán)禁任何形式的涂改造假。全面性。人事檔案的內(nèi)容必須反映員工的全面情況和全部歷史。它包括了一個(gè)人的履歷、自傳、鑒定、入團(tuán)、入黨、獎(jiǎng)懲、任免、工資、家庭等方方面面的內(nèi)容，是一個(gè)人所有個(gè)人信息的記載，是其成長(zhǎng)過(guò)程全貌的體現(xiàn)。動(dòng)態(tài)性。人事檔案要隨著員工本人情況的變化，不斷收集和整理新產(chǎn)生的檔案材料，及時(shí)將材料歸入本人人事檔案，確保員工實(shí)際情況與人事檔案內(nèi)容相一致。流動(dòng)性。人事檔案必須跟隨員工的崗位變動(dòng)、工作變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞，只有確保管檔單位與員工所在單位相一致，才能真正發(fā)揮人事檔案的作用。否則，員工已調(diào)離，但人事檔案仍不知在何處，這就失去了檔案管理的意義。涉密性。人事檔案涉及個(gè)人的全部信息和隱私，是具有秘密性質(zhì)的檔案，只能由組織上掌握和保存，任何人都不得泄露檔案內(nèi)容或私自保存他人的檔案材料。服務(wù)性。人事檔案管理本質(zhì)上是為企業(yè)開(kāi)展相關(guān)人力資源管理工作、為個(gè)人事務(wù)提供便利依據(jù)而服務(wù)的，它具有極強(qiáng)的服務(wù)屬性。

2 國(guó)有企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和我國(guó)人事檔案制度的不斷改革，沖擊著國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在很多問(wèn)題。很多企業(yè)依舊采取傳統(tǒng)、落后的人事檔案管理方式，工作效率較低，員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需求。人事檔案管理能夠有效記錄員工的個(gè)人信息與工作業(yè)績(jī)，方便企業(yè)崗位調(diào)動(dòng)、人員管理、職稱(chēng)考核等工作的開(kāi)展。很多企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理只是簡(jiǎn)單的檔案資料存儲(chǔ)與提取，除了特殊時(shí)期會(huì)有一定作用外，其他時(shí)期都處于可有可無(wú)的狀態(tài)，錯(cuò)誤的認(rèn)知與管理理念導(dǎo)致人事檔案管理形式化嚴(yán)重。一些管理人員甚至為了方便直接采用投機(jī)取巧的管理方式，遇到突發(fā)檢查或者臨時(shí)需要時(shí)，才會(huì)突擊整改或者直接數(shù)據(jù)造假，應(yīng)付處理。這種缺乏責(zé)任感的表現(xiàn)不僅會(huì)降低人事檔案管理工作的效率，一定程度上會(huì)影響國(guó)有企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

3 加強(qiáng)國(guó)企人事檔案管理措施分析

3.1 重視人事檔案管理，保證檔案信息有效性

不論是國(guó)有企業(yè)還是私營(yíng)企業(yè)，人事檔案管理都是企業(yè)管理重要的組成部分，企業(yè)不能因?yàn)槿耸聶n案管理存在時(shí)效性，就忽視人事檔案管理工作。從根本上解決管理問(wèn)題，需要企業(yè)管理者重視人事檔案管理問(wèn)題，更新管理觀(guān)念，以發(fā)展的眼光看待企業(yè)人事檔案管理工作的重要性。首先，重視人事檔案資料的有效性和準(zhǔn)確性。國(guó)有企業(yè)自身的發(fā)展優(yōu)勢(shì)容易獲取更多的人力資源，為保證人力資源信息的真實(shí)性，可以直接與相關(guān)政府部門(mén)建立聯(lián)系，在保證員工檔案信息有效性的同時(shí)，也能保證檔案信息的安全性;其次，控制企業(yè)招聘環(huán)節(jié)與信息記錄內(nèi)容，解決應(yīng)聘人員資質(zhì)不達(dá)標(biāo)與相關(guān)信息造假行為。在資料記錄與審核過(guò)程中，要求入職員工帶好相關(guān)資質(zhì)證明，直接利用信息技術(shù)手段驗(yàn)證并存檔，方便后期資料調(diào)取與查詢(xún)，也能夠提高人事檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)全方位完善人事檔案管理工作。

3.2 應(yīng)用信息化管理技術(shù)，提升人事檔案管理效率

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息化成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化能夠有效激發(fā)員工的工作積極性，提高人事檔案的管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)更加便捷的檔案管理。在實(shí)際管理與工作過(guò)程中，可以直接與權(quán)威技術(shù)部門(mén)或者軟件商家合作，引用成熟且完善的信息管理流程，也可以直接聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況與需求，制定個(gè)性化人事檔案管理系統(tǒng)，方便企業(yè)內(nèi)部直接進(jìn)行人事檔案管理工作。在信息統(tǒng)計(jì)與更新的細(xì)節(jié)處理過(guò)程中，可以將信息表格制作的更加人性化，針對(duì)年輕群體直接采取網(wǎng)絡(luò)信息統(tǒng)計(jì)，不僅信息統(tǒng)計(jì)效率較高，也能夠節(jié)省更多審核流程與時(shí)間。對(duì)于年齡較大、信息技術(shù)接受能力較弱的中老年員工群體，企業(yè)可以直接將員工信息錄入系統(tǒng)，根據(jù)員工的實(shí)際情況制作定期提醒程序。如果信息量更新內(nèi)容較少，可以直接采取電話(huà)溝通或者紙質(zhì)信息填寫(xiě)完成工作內(nèi)容，有效提升人事檔案管理效率的同時(shí)，提升企業(yè)員工體驗(yàn)感，營(yíng)造良好的企業(yè)內(nèi)部氛圍，提升員工的工作幸福感與歸屬感。

3.3 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，一定要加強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化他們服務(wù)的觀(guān)念。因?yàn)闄n案管理信息化的工作，并不是一項(xiàng)可有可無(wú)的簡(jiǎn)單工作，其實(shí)它關(guān)系到很多方方面面。檔案工作人員應(yīng)該把檔案管理信息化工作當(dāng)成是一個(gè)帶有國(guó)家榮譽(yù)感的工作，這是作為國(guó)家信息建設(shè)的其中一個(gè)非常重要的分支。有些機(jī)密文件只能夠永久保存和給有關(guān)部門(mén)的人員進(jìn)行查閱，除了那些絕對(duì)機(jī)密的文件，其它的文件可以加強(qiáng)其服務(wù)的領(lǐng)域。并且一定要把國(guó)家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財(cái)力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費(fèi)，使所有的經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到最大化。領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，定期檢查，指導(dǎo)和監(jiān)督文件管理，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。還要制定人事檔案管理工作發(fā)展需要達(dá)到的總體目標(biāo)，做好規(guī)劃，使檔案工作能夠有序進(jìn)行。各級(jí)組織要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案工作人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，提高他們的各方面能力。定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，從思想上提高他們的管理理念;能力上加強(qiáng)管理技能培訓(xùn)，提高工作適應(yīng)性。通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，達(dá)到樹(shù)立信息管理理念，完善原始知識(shí)結(jié)構(gòu)的目的，從而建設(shè)一支有水平的檔案管理人才隊(duì)伍。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，已經(jīng)形成了一定的管理模式，但由于各種問(wèn)題的顯現(xiàn)，改革與創(chuàng)新也勢(shì)在必行。企業(yè)管理者要拓寬管理思路，積極思考應(yīng)對(duì)方法，努力提高人事檔案管理水平，使人事檔案發(fā)揮其在企業(yè)人力資源管理中的最大價(jià)值。

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