尹春玲

一、教育招生考生部門的職責(zé)

教育招生考生部門的職責(zé)主要是負責(zé)該市區(qū)內(nèi)的招生考試工作，同時對遠程網(wǎng)上錄取工作進行管理，積極推進高?？荚嚳颇扛母锏南嚓P(guān)的政策內(nèi)容。與高校做好對接工作，保證考生錄取工作的有序開展。從本質(zhì)上來講，教育招生考生部門建立起了高校與考生之間進行溝通的橋梁。

二、傳統(tǒng)錄取方式與考生檔案管理概述

在網(wǎng)上錄取政策實施之前，招生錄取的工作都是通過現(xiàn)場錄取、手工記載的方式開展的。在進行學(xué)生錄取的現(xiàn)場，學(xué)生的紙質(zhì)檔案具有非常重要的作用，它是教育招生考試中心深入了解學(xué)生的基礎(chǔ)性文件，也是學(xué)校進行人才錄取的重要參考依據(jù)。對此，教育招生考試中心對考生的紙質(zhì)檔案予以了特別的關(guān)注。傳統(tǒng)的錄取工作完成后，相關(guān)工作人員將學(xué)生紙質(zhì)的檔案資料帶回教育招生考試中心，并且交由專門的檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，這部分檔案會在學(xué)生進入到高校之后與學(xué)生的其他檔案組合形成新的檔案體系。

三、網(wǎng)上錄取與電子檔案

借助網(wǎng)上錄取的方式，考生的電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，這對于教育招生考試中心的招生方式來講是巨大的變革。進行網(wǎng)上錄取時，需要遵守以下程序，首先需要對考生的電子檔案進行制作，再由教育招生考試中心對提取檔案的信息進行公示，省高校進行檔案投遞，學(xué)校對檔案進行提取，最終確定好錄取的名單。

在進行學(xué)生錄取時，需要依據(jù)“學(xué)校負責(zé)、招生辦督查以及 學(xué)校對遺留問題進行處理”的原則，促使各省級的高校能夠明確自身的職責(zé)，承擔(dān)起自己的責(zé)任，做到分工明確。因為有些錄取工作會跨地區(qū)，對于無法按照相關(guān)的網(wǎng)上錄取規(guī)則進行學(xué)生招錄的學(xué)校，市教育招生考試中心及省級招生辦需要根據(jù)學(xué)生電子檔案所劃分的分?jǐn)?shù)來進行學(xué)生錄取。

傳統(tǒng)的學(xué)生錄取方式逐漸被網(wǎng)上錄取方式所取代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也被電子檔案所替代，不管是學(xué)生錄取或者是退檔，各大高校的依據(jù)都是考生所提供的電子檔案。對于異地的錄取來講，網(wǎng)絡(luò)提升了錄取工作的便利性，這為教育招生考試中心的招生管理部門節(jié)約了人力、物力，這是提升錄取考生工作效率的有效方式，提升了錄取工作的公平公正性，電子檔案在考生錄取工作上發(fā)揮了不可替代的作用。

四、網(wǎng)上錄取工作為高校管理考生檔案工作帶來的影響

遠程的網(wǎng)上錄取工作的優(yōu)勢是非常明顯的，然而，網(wǎng)上錄取工作的程序發(fā)生了動態(tài)變化，高校獲取考生原始檔案的方式也逐漸發(fā)生了變化，當(dāng)然也為考生檔案的管理帶來了一定的問題：

（一）考生的檔案遺失

隨著電子檔案這一新式檔案的出現(xiàn)，錄取的方式發(fā)生了變化，這也使得檔案遺失率被提升。由于實施的是網(wǎng)上錄取的方式，在錄取的過程中，考生的紙質(zhì)檔案幾乎不會發(fā)揮出作用，學(xué)生只有進入到學(xué)校之后才能得到新的檔案，這也使得部分學(xué)生沒有紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象。

從現(xiàn)實情況來看，部分地區(qū)在錄取環(huán)節(jié)結(jié)束之后的一段時間內(nèi)，由省級的高校招生部門以及教育招生考試中心按照高校報考的新生名單進行檔案篩選，再結(jié)合高校的實際要求進行檔案郵寄，當(dāng)然也有的省市將紙質(zhì)的檔案進行密封并且加蓋密封章之后再交付給學(xué)生，由學(xué)生將自己的檔案交付給自己所在的高校。從檔案交付的安全性上來分析，第一種做法的整體安全性最高，檔案出現(xiàn)遺失的概率也是最低的。因此，目前大部分的高校也是采用第一種做法進行檔案整理。

（二）考生的紙質(zhì)檔案項目不齊全

所有考生的紙質(zhì)檔案都是在其進入高校之前所開展活動的原始記錄形式，其中涵蓋著工作以及學(xué)習(xí)的狀況、獎勵以及懲罰的情況、入黨或者入團的資料等等，檔案內(nèi)容的完整性直接關(guān)系到高校能夠深入了解考生在進入到高校之前的情況。

然而，就目前考生的紙質(zhì)檔案來講，我們可以看出，并不是所有參加招生的考生檔案中都涵蓋著這些信息，考生檔案并不完善,存在缺失部分資料的情況。

（三）不利于高校正常工作的開展

隨著網(wǎng)上錄取工作的貫徹落實，考生檔案獲取的實踐跨度也在逐漸變長，這使得檔案管理從短期工作轉(zhuǎn)變?yōu)殚L期工作，這增加了教育招生考試中心管理考生檔案的難度。與此同時，考生紙質(zhì)檔案依然存在丟失或者是填寫項目信息不全的狀況，這對高校了解考生的歷史狀況形成了阻礙。從某種程度上來講，這不利于學(xué)生未來的成長與發(fā)展，也可能為學(xué)校與考生之間埋下糾紛的隱患，對于學(xué)生以及學(xué)校的未來發(fā)展都存在著不利的影響。

五、解決對策

在開展招生錄取工作的過程中，高校為了從根本上消除遠程錄取為考生紙質(zhì)檔案造成的負面影響，進行了各種方案探索，具體如下：

（一）報送完整的資料

教育招生考試中心招生部門的主要負責(zé)人在向高校進行檔案發(fā)送時，會特別關(guān)注學(xué)校新生資料數(shù)據(jù)信息的完整性。當(dāng)然這也離不開高校的積極配合，需要及時對考生的信息進行審核和更新，將最新的數(shù)據(jù)信息傳達給省級的招生單位。

（二）多方配合

如果考生的檔案出現(xiàn)了遺失或者是存在項目不全的問題，教育招生考試中心首先需要發(fā)動招生管理部門以及考生一同進行檔案查找，若是由于特定的原因，考生的檔案出現(xiàn)了丟失的現(xiàn)象，此時相關(guān)人員可以按照既定的程序進行檔案查詢。如果是因為郵寄過程出現(xiàn)紕漏而造成考生的檔案丟失，則需要相關(guān)的郵遞部門追究責(zé)任；對于項目資料缺失的考生檔案，需要將檔案重新發(fā)送給考生，對相關(guān)的信息進行完善。

（三）專門專職

不同的地區(qū)進行紙質(zhì)檔案發(fā)送的方式以及時間都存在不統(tǒng)一的問題，這就需要專門的人員對這項工作負責(zé)。教育招生考試中心有必要安排專門的人員對所接收到的檔案資料進行統(tǒng)一管理，以此來保證考生檔案的完整性以及長期有效性。

（四）做好補救方案

盡管以上策略在一定程度上可以對考生檔案問題進行解決，但是仍然需要建立起相關(guān)的檔案補救措施機制。就目前的狀況來看，在電子檔案信息的指引下，學(xué)生的紙質(zhì)檔案便能夠被制作出來。在整個過程中，考生電子檔案發(fā)揮的作用不言而喻。錄取這一環(huán)節(jié)結(jié)束后，考生的電子檔案所存在的價值會被削減，而紙質(zhì)檔案的作用就會逐漸被凸現(xiàn)出來。這主要是因為電子檔案對于電子設(shè)備有一定的要求，同時電子檔案存在穩(wěn)定性以及安全性的問題，而且電子檔案的合法性還未得到有效的驗證。除此之外，紙質(zhì)的檔案對于考生來說是非常重要的文件資料，在還未完全能夠避免電子檔案造成的不良后果的前提下，各個地區(qū)的招生部門不敢完全使用電子檔案而不使用紙質(zhì)檔案，因此，在錄取的工作結(jié)束之后，紙質(zhì)檔案的作用又發(fā)揮出來。

然而，在網(wǎng)上對考生進行錄取時，考生的電子檔案都發(fā)揮著巨大的作用。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)狀況良好的前提下，高校并未對考生檔案信息的真實有效性存在過質(zhì)疑，這主要是因為從考生電子檔案的生成以及到后期的文件傳遞，都是在技術(shù)保障的基礎(chǔ)上完成的。正是由于這個原因，如果考生出現(xiàn)紙質(zhì)檔案遺失的情況，那么我們完全可以根據(jù)電子檔案的內(nèi)容來進行內(nèi)容復(fù)制。目前，針對考生紙質(zhì)檔案遺失并且需要補辦的問題，得到普遍認(rèn)同的應(yīng)對措施是高校先整理出紙質(zhì)檔案遺失的學(xué)生名單，在經(jīng)過高校審核并且相關(guān)的負責(zé)人簽字蓋章之后交付給省級的高校招生部門，再經(jīng)過招生部門簽字蓋章之后，高校便可以對學(xué)生的紙質(zhì)檔案進行制作，這有助于保障紙質(zhì)檔案的真實性。

（五）加速檔案改革

在招生錄取的工作結(jié)束之后，高校的招生管理部門可以依據(jù)學(xué)生的錄取名單，來講考生的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)校的檔案管理部門，招生部門與檔案管理部門需要共同核對并且確認(rèn)電子檔案的真實有效性。為了充分保證學(xué)生電子檔案的安全性，高?？梢灾贫ǔ鰧ｉT的管理方案對學(xué)生的電子檔案進行管理。在學(xué)生進入到高校之后，學(xué)校也可以再次對學(xué)生的信息進行收集和補充，這是實現(xiàn)智能化辦公的有效推動力。

隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上招生的形式逐漸受到高校招生管理部門的認(rèn)可，并且得到了廣泛的運用。學(xué)生招收錄取必然會涉及到學(xué)生檔案的收集、轉(zhuǎn)移以及管理，而電子檔案也隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運而生，網(wǎng)上錄取招生的方式對學(xué)生的檔案管理工作存在一定的影響，作為教育招生考試中心的檔案管理人員，需要強化檔案管理意識，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，不斷提升檔案管理能力，為保障學(xué)生檔案的真實有效提供條件。