舒厚源

（湖南科技職業(yè)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

一、引言

我國(guó)的高職院校長(zhǎng)期以來(lái)使用手動(dòng)記錄方法來(lái)記錄和計(jì)算資產(chǎn)使用，管理和維護(hù)。工作效率低下，浪費(fèi)了大量的人力，物力和財(cái)力，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下高職院校的運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)展需求，而學(xué)校資產(chǎn)管理滯后不利于高等教育的可持續(xù)發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的發(fā)展，信息技術(shù)已應(yīng)用于高職院校的資產(chǎn)管理中，并取得了良好的效果。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校資產(chǎn)實(shí)行信息化管理的重要意義

信息化在資產(chǎn)管理中的應(yīng)用改變了獨(dú)立管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)方式，資產(chǎn)信息資源的開(kāi)放性得到了充分的認(rèn)可，用戶可以更多地直接參與資產(chǎn)管理。網(wǎng)絡(luò)的即時(shí)性可以及時(shí)準(zhǔn)確地為人們提供必要的信息資源。

（一）完善科學(xué)，智能的資產(chǎn)管理

從采購(gòu)到審計(jì)再到資產(chǎn)核算，均按照“個(gè)人責(zé)任制”的管理要求進(jìn)行，責(zé)任明確，每件物品都具有其專屬標(biāo)識(shí)，因此資產(chǎn)的購(gòu)買，分配和使用貫穿整個(gè)處置過(guò)程，組成了實(shí)施動(dòng)態(tài)跟蹤管理，透明管理，規(guī)范化運(yùn)作。首先，最重要的是學(xué)校物業(yè)管理小組的綜合組織與領(lǐng)導(dǎo)。資產(chǎn)管理辦公室負(fù)責(zé)組織具體任務(wù)，每個(gè)部門和相應(yīng)員工必須積極合作，全職和兼職的資產(chǎn)管理專員必須專門負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)。其次是明確中央管理部門的職責(zé)。負(fù)責(zé)資產(chǎn)的監(jiān)控以及資產(chǎn)的驗(yàn)收，審查，修改，出售和庫(kù)存的日常管理，財(cái)務(wù)部門檢查發(fā)票和承兌匯票上的資金使用情況。最后，各有關(guān)部門要明確資產(chǎn)代表，任命專職或兼職管理人員，將管理職責(zé)分配給特定人員，認(rèn)真落實(shí)人員和工作。因此，資產(chǎn)信息化管理會(huì)非常透明，除了標(biāo)準(zhǔn)化操作外，還可以使用資源平臺(tái)和及時(shí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和比較，這種智能管理可以有效防止資產(chǎn)的流失和不當(dāng)使用。

（二）準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和完整的功能

資產(chǎn)信息化管理嚴(yán)格控制流程并創(chuàng)建準(zhǔn)確的資產(chǎn)數(shù)據(jù)。例如，當(dāng)輸入新購(gòu)置的資產(chǎn)時(shí)，必須根據(jù)規(guī)定分別輸入所有資產(chǎn)信息，并為每個(gè)資產(chǎn)設(shè)置標(biāo)識(shí)。否則，將無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行下一步并啟動(dòng)工作標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)程序。資產(chǎn)信息化管理功能通過(guò)增加，減少，更改，借入，退還，折舊，等待和損失處理資產(chǎn)，可以留下痕跡，管理人員可以快速處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢，報(bào)告，統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)出，導(dǎo)入，打印和輸出功能以及內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)調(diào)整和庫(kù)存功能。傳統(tǒng)工作方法難以達(dá)到這樣的工作目標(biāo)，而信息化管理可以輕松實(shí)現(xiàn)快速，易于使用且極其精確。除了避免了手動(dòng)進(jìn)行復(fù)雜計(jì)算之外，還提高了計(jì)算的準(zhǔn)確性。

（三）節(jié)省勞動(dòng)力，降低成本并提高效率

資產(chǎn)管理信息不流暢，有時(shí)在財(cái)務(wù)，資產(chǎn)管理和資產(chǎn)利用部門中會(huì)出現(xiàn)三個(gè)層面交流溝通不暢的局面。部門之間沒(méi)有有效的聯(lián)系和限制，因此無(wú)法有效執(zhí)行資產(chǎn)管理任務(wù)。通過(guò)資產(chǎn)信息化管理，可以使用計(jì)算機(jī)信息功能為各個(gè)責(zé)任部門的工作人員設(shè)置各種授權(quán)。這樣，每個(gè)部門和負(fù)責(zé)人都可以便捷、及時(shí)地跟蹤他們使用和管理的資產(chǎn)信息。每個(gè)責(zé)任問(wèn)題的管理減少了人員浪費(fèi)和不必要的開(kāi)支。另一方面，它促進(jìn)了資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)各級(jí)的問(wèn)責(zé)制構(gòu)建，并有效地解決了資產(chǎn)管理中各個(gè)級(jí)別的過(guò)度購(gòu)置問(wèn)題以及“強(qiáng)調(diào)供應(yīng)，而不強(qiáng)調(diào)管理”的現(xiàn)狀，使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)操作中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類，并有效地分離資產(chǎn)管理中的每個(gè)單獨(dú)節(jié)點(diǎn)，以快速提高運(yùn)作效率。

（四）實(shí)現(xiàn)高職院校間的資源共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，資產(chǎn)管理部門可以實(shí)時(shí)監(jiān)控資產(chǎn)并直接訪問(wèn)相關(guān)信息。管理者都可以在網(wǎng)絡(luò)上快速學(xué)習(xí)他人的管理經(jīng)驗(yàn)并一鍵分享自身經(jīng)驗(yàn)，這樣可以更好地利用現(xiàn)有資源，并根據(jù)不同內(nèi)部部門的使用和閑置情況合理分配內(nèi)部資產(chǎn)，最大程度上提高利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、高職院校資產(chǎn)信息化管理現(xiàn)狀

為了了解每所學(xué)校的資產(chǎn)狀況，教育機(jī)構(gòu)目前使用通用的資產(chǎn)管理軟件。但是，此軟件更適合報(bào)告，而不適合實(shí)際管理。大多數(shù)高職院校的資產(chǎn)管理仍然基于獨(dú)立管理模式。這僅是原始手動(dòng)任務(wù)的簡(jiǎn)單替代，并且不會(huì)從根本上改變手動(dòng)效率低下和資產(chǎn)管理封閉化的困局。第一，主要的弊端是賬目不完整，程序不當(dāng)以及缺乏嚴(yán)格的內(nèi)部安全系統(tǒng)。第二，資產(chǎn)狀況不明確，這會(huì)造成資產(chǎn)目錄難以確定，統(tǒng)計(jì)和協(xié)調(diào)。第三，管理混亂，難以實(shí)施有效資產(chǎn)的管理與合理利用。第四，管理方法差，信息緩慢，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，信息與實(shí)際不匹配等現(xiàn)象并不少見(jiàn)。第五，資源分配不足，缺乏系統(tǒng)化管理。上述問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約和阻礙了高等院校資產(chǎn)管理與利用的穩(wěn)健有序發(fā)展，是管理資產(chǎn)的傳統(tǒng)方法遺留的弊端。必須加快信息化建設(shè)和發(fā)展，大力改革傳統(tǒng)的管理模式。隨著會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)化的日益普及，資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)已成為高職院校資產(chǎn)管理的共同選擇。在大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展的形勢(shì)下，人們?cè)絹?lái)越多地使用信息平臺(tái)來(lái)執(zhí)行各種管理任務(wù)，資產(chǎn)管理的信息化已成為普遍趨勢(shì)。

四、提高高職院校資產(chǎn)信息化管理的有效措施

（一）實(shí)施大數(shù)據(jù)思想并構(gòu)建科學(xué)資產(chǎn)信息管理概念

在當(dāng)前階段，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已成為時(shí)代發(fā)展的重要特征。高職院校必須樹(shù)立正確的資產(chǎn)管理理念，不斷學(xué)習(xí)新思想，新知識(shí)和新技能，創(chuàng)新資產(chǎn)管理，及時(shí)解決資產(chǎn)過(guò)程中的障礙，冗余和信息不對(duì)稱等問(wèn)題。另一方面，在高職院校資產(chǎn)信息管理過(guò)程中，首先必須在最高級(jí)別進(jìn)行設(shè)計(jì)，并根據(jù)具體的教育目標(biāo)整合資產(chǎn)信息管理，結(jié)合學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展計(jì)劃總體規(guī)劃，分步規(guī)劃。使用高職院校資產(chǎn)信息管理平臺(tái)，并逐步實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全面動(dòng)態(tài)管理。

（二）完善科學(xué)的資產(chǎn)信息管理流程

完善的資產(chǎn)信息管理流程是執(zhí)行資產(chǎn)管理任務(wù)的基礎(chǔ)和前提，也是提高資產(chǎn)管理水平的有效保證。在這個(gè)階段，高職院校必須根據(jù)國(guó)家和教育部發(fā)布的各種政策和法規(guī)以及學(xué)校的實(shí)際情況，建立滿足學(xué)校發(fā)展需求的科學(xué)，高效，合理的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的正規(guī)化要求在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中可以迅速替代舊的管理系統(tǒng)，并加強(qiáng)資產(chǎn)信息管理程序和方法的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)性，以實(shí)現(xiàn)出色的流程，確保資產(chǎn)管理機(jī)制和資產(chǎn)開(kāi)發(fā)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（三）優(yōu)化資產(chǎn)信息管理體制

高職院校應(yīng)順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，建立專門的資產(chǎn)信息管理部門，并與具有明確權(quán)利的學(xué)校后勤管理部門，信息網(wǎng)絡(luò)中心等部門做好溝通交流工作。明確各部門的職責(zé)，義務(wù)與權(quán)限，堅(jiān)持總體教學(xué)計(jì)劃，完善“一體化領(lǐng)導(dǎo)，中央管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，個(gè)人負(fù)責(zé)制”的資產(chǎn)信息管理機(jī)制。高職院校管理部門的主要職責(zé)是在學(xué)校管理中出色地完成工作，每個(gè)部門都必須任命專人負(fù)責(zé)該部門的資產(chǎn)管理，負(fù)責(zé)整合高職教育資產(chǎn)的信息，并隨時(shí)隨地實(shí)時(shí)監(jiān)控資產(chǎn)，從而科學(xué)分配和有效利用高職教育資產(chǎn)。

（四）建立具有專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備的資產(chǎn)信息管理團(tuán)隊(duì)

高職院校資產(chǎn)信息化管理的深入實(shí)施，對(duì)專業(yè)技能和職業(yè)管理人才的素質(zhì)提出了更高的要求。應(yīng)該通過(guò)更多的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和更高的整體人才質(zhì)量來(lái)加快資產(chǎn)信息化的創(chuàng)建。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)為符合工作要求的管理人員提高準(zhǔn)入門檻。其次，定期組織和進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y產(chǎn)信息化管理培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行理論和實(shí)踐的再教育，并領(lǐng)導(dǎo)所有管理人員，以便及時(shí)掌握新流程，新技術(shù)和新準(zhǔn)則。最終，建立起一支強(qiáng)大的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)與其他院校關(guān)于資產(chǎn)信息化管理的有效交流，獲得更為先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，以不斷提高高職院校的資產(chǎn)管理水平。

（五）建立基于云計(jì)算技術(shù)的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)

在當(dāng)前階段，高職院校必須創(chuàng)新管理理念和管理方法，建立符合學(xué)校實(shí)際發(fā)展需要的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，在大數(shù)據(jù)背景下，更應(yīng)該建立基于云計(jì)算技術(shù)的資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)。云計(jì)算是傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)共同發(fā)展的產(chǎn)物，因此是在大數(shù)據(jù)背景下發(fā)展最快和最具創(chuàng)新性的核心技術(shù)之一。云計(jì)算的優(yōu)點(diǎn)是可以將所有計(jì)算機(jī)任務(wù)集中分布在眾多計(jì)算機(jī)的資源池中。用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求獲得計(jì)算能力，存儲(chǔ)空間和信息服務(wù)。它提供了按需提供的好處，例如虛擬化，彈性擴(kuò)展，快速部署和自動(dòng)化服務(wù)。云計(jì)算技術(shù)使用戶能夠使用計(jì)算機(jī)，智能手機(jī)和其他終端來(lái)跨越信息在時(shí)間和空間中的局限和制約，從而實(shí)時(shí)獲得各種應(yīng)用程序服務(wù)，甚至用于超級(jí)計(jì)算等大型任務(wù)。高職院校建立基于云計(jì)算技術(shù)的高效資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)，充分利用自動(dòng)化的中央云管理可顯著提高資產(chǎn)使用效率。其次，它節(jié)省了大量的人力，物力和財(cái)力，例如計(jì)算機(jī)購(gòu)置，管理軟件的購(gòu)買，軟件升級(jí)和維護(hù)成本。此外，云計(jì)算技術(shù)可以幫助學(xué)校在最大程度上共享資源，有效解決現(xiàn)有資產(chǎn)管理流程中資源分配不均的問(wèn)題，并提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和效率，有利于建立完整的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著高職院校規(guī)模的擴(kuò)張和學(xué)生人數(shù)的不斷增加，資產(chǎn)的數(shù)量和類型繼續(xù)增長(zhǎng)。分類管理是提高資產(chǎn)管理質(zhì)量的更科學(xué)的方法。特別是要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中規(guī)定的資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)和條形碼編碼規(guī)則的統(tǒng)一，對(duì)現(xiàn)有資產(chǎn)進(jìn)行分類和編碼，并確保所有資產(chǎn)具有固定的編碼，輸入有關(guān)資產(chǎn)的某些信息，管理信息系統(tǒng)即可以完成資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置。在資產(chǎn)使用過(guò)程中，用戶只需掃描資產(chǎn)條形碼以檢索資產(chǎn)，然后掃描資產(chǎn)條形碼記錄使用詳情即可。這樣一來(lái)，有效地實(shí)現(xiàn)了高職院校實(shí)時(shí)、全動(dòng)態(tài)的資產(chǎn)管理目標(biāo)。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，在高職院校當(dāng)中，資產(chǎn)管理信息化模式的建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)，復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程。應(yīng)當(dāng)利用資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)不斷提高資產(chǎn)管理的動(dòng)態(tài)有效性和精細(xì)化水平，實(shí)現(xiàn)資源的共享利用。同時(shí)促進(jìn)高職院校、科研單位之間的學(xué)習(xí)交流，最終實(shí)現(xiàn)高職院校資產(chǎn)信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。