項燦
中圖分類號:F243 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2020)07-094-01
摘 要 合同管理是每個企業(yè),特別是集團企業(yè)管理中必不可少的一環(huán)??茖W、規(guī)范的合同管理,能促進企業(yè)對外經(jīng)濟活動的開展,防范經(jīng)營風險,減少經(jīng)濟糾紛,維護企業(yè)合法權(quán)益。本文就企業(yè)如何實施好合同管理以及合同管理信息化建設(shè)思路進行探討研究。
關(guān)鍵詞 合同管理 合同信息化
自《中華人民共和國合同法》(主席令第15號,以下簡稱《合同法》)發(fā)布以來,各企業(yè)紛紛制定了適合自身企業(yè)的、個性化、具有實際指導(dǎo)意義的合同管理辦法或合同管理制度。如何全面、科學制定合同管理辦法和制度,這是需要首先思考研究的問題。在合同管理辦法制定后,可利用信息化手段進一步提高合同流轉(zhuǎn)效率和管理水平。
一、企業(yè)合同管理辦法的制定
企業(yè)的合同管理辦法一般需要根據(jù)《合同法》,結(jié)合企業(yè)經(jīng)營范圍、組織架構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)部管控分級合理制定。合同管理辦法需要考慮的主要方面有:辦法適用范圍、主體簽訂資格、會審部門職責、合同審批權(quán)限、審批流程等,其它諸如:合同簽訂授權(quán)、合同變更、糾紛處理、合同歸檔等,這些均可參照《合同法》執(zhí)行,本文不再贅述。
(一)辦法適用范圍
企業(yè)合同管理辦法的適用范圍,主要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度,一般可為集團母公司或整個集團(包含下屬子公司)范疇。因《中華人民共和國公司法》和一般的公司章程中對子公司都有董事會、股東會決策規(guī)定,故在實際案例中,管理范圍限于集團母公司占大多數(shù)。而一些集團公司為了在集團層面力求推行全面合同管理制度,也可在集團公司的合同管理辦法里增加對子公司合同管理的要求,例如:集團全資及控股子公司合同管理參照本辦法執(zhí)行、集團子公司應(yīng)制定各自的合同管理辦法等等。
(二)主體簽訂資格
對于集團母公司而言,從法人主體上講,大多數(shù)母公司所屬單位和職能部門只能以集團母公司名義簽訂合同。但是,部分集團公司內(nèi)存在一些具有增值稅一般納稅人資格的單位,這些單位已取得合法經(jīng)營的資格,一般對外業(yè)務(wù)較多且有獨立的納稅識別號,雖然屬于母公司體系,無獨立的法人,從提高對外經(jīng)濟合作效率方面來講,在得到集團公司授權(quán)和合同對方表示認可下,可以其各自名義簽訂合同。
(三)會審部門職責
會審部門可由多個職能部門組成,如:法律事務(wù)部、財務(wù)部、計劃合同部、技術(shù)部、質(zhì)量安全部、審計部等等,根據(jù)提起會審合同的類型和合同涉及的具體事項,由企業(yè)合同主管部門組織相應(yīng)職能部門對合同進行會審。對于重大非常規(guī)合同可規(guī)定須經(jīng)過集體會商或?qū)n}研究。
(四)合同審批權(quán)限
合同審批權(quán)限是合同管理中最重要的部分。權(quán)限合理的設(shè)定,不僅能提高工作效率,也能均衡責、權(quán),促進企業(yè)良性發(fā)展。合同審批的權(quán)限宜分級分類設(shè)定。所謂分級分類,就是指什么類型的合同須由集團公司層面審批,什么類型的合同僅需承辦合同事項的所屬單位或部門審批即可。這里對合同的類型區(qū)分一般可劃定某個合同價款范圍或某類別的合同,亦可根據(jù)集團公司實際情況,授權(quán)所屬單位(如分公司)履行其內(nèi)部管理規(guī)定即可自行審批合同。
(五)合同審批流程
合同審批流程應(yīng)根據(jù)合同簽訂的主體資格和權(quán)限分別設(shè)定,對于集團所屬單位以其單位名義簽訂的合同,因可授權(quán)其履行內(nèi)部管理規(guī)定自行簽訂,故可要求其制定各自的合同審批流程,按其內(nèi)部合同管理的流程實行審批即可。而對于集團母公司的合同審批流程則是需要重點明確的,一般可分為:草擬、收文、初審、會審、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)審批、法人審簽、上傳歸檔等幾個節(jié)點。各節(jié)點可根據(jù)實際情況選擇相應(yīng)的角色加入。
二、合同管理信息化建設(shè)
廣義的合同管理信息化覆蓋面可涉及合同擬定、審批、簽訂、進度管理、支付管理、合同驗收、合同評價等,其主要適用于與項目管理系統(tǒng)結(jié)合的工程類企業(yè)。
對于多元化發(fā)展、綜合類的企業(yè)來說,宜適合定制狹義的合同管理信息化平臺,即僅包含合同擬定、審批、簽訂、歸檔和分析統(tǒng)計功能。為便于集中功能,減少多平臺、多賬戶、多密碼的繁瑣操作,合同管理信息化平臺宜建立在企業(yè)OA、NC、ERP等平臺之上,同時可開發(fā)相應(yīng)的手機App模塊并聯(lián)合VPN實現(xiàn)多端點、隨處、實時、高效、安全辦公。
合同管理信息系統(tǒng)覆蓋范圍和審批流應(yīng)與上述企業(yè)合同管理辦法對應(yīng),合同統(tǒng)計、分析應(yīng)基于合同數(shù)據(jù)的歸類。對于某個集團的合同數(shù)據(jù)歸類可采取樹形結(jié)構(gòu)形式,可按集團公司、全資及控股子公司分類,每個類別下可按各部門或各子公司進一步分類,每個部門、子公司下又可按合同類別、在批狀態(tài)細分。合同數(shù)據(jù)的查詢可在單獨類別中查詢,亦可設(shè)置統(tǒng)一搜索,支持按合同名稱、承辦單位名稱、合同狀態(tài)(在批或已批)分時間段、按金額區(qū)間查詢,并能導(dǎo)出查詢結(jié)果用Excel打開。在此基礎(chǔ)上,進一步開發(fā)合同統(tǒng)計、分析功能,以達到自動統(tǒng)計數(shù)據(jù),便于實時掌握企業(yè)合同信息數(shù)據(jù)。
三、結(jié)語
企業(yè)合同管理需要根據(jù)自身實際情況依法、科學、合理制定相應(yīng)的辦法或制度。隨著信息化技術(shù)的逐漸推廣,信息化管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具,而信息化的合同管理已成為當前企業(yè)合同管理建設(shè)的新方向,更是企業(yè)合同管理發(fā)展到一定階段的必然選擇。