文有群 潘留師

摘要：秘書是領導的一把手，在現代化秘書工作中，秘書與領導相處過程難免有勸諫的產生。說服工作的產生需要秘書與領導兩個主體的存在，也需要秘書人員有對領導說服的意愿。在說服過程中，需要秘書人員具有職業(yè)道德、注意說服環(huán)境的安全性。說服工作的高效成果還需秘書人員能力的具備。

關鍵詞：秘書; 領導 ;說服工作

引言

埃及莎草紙上的一份文獻是最早對說服工作開展研究的，我國的研究是在西方的研究基礎上開始的?，F代秘書工作中也常有說服工作的產生。秘書工作者的主要職責是為領導提供輔助性服務。在服務中與領導和睦相處，保持融洽的關系，可以使秘書工作產生事半功倍的效果。[1] 領導的任何決策對組織發(fā)展是至關重要的。因此，秘書在日常工作中要及時搜索整合有效信息，替領導查缺補漏，當領導考慮不周時提出合理的建議;當領導舉棋不定的時候，或領導偏執(zhí)一念時，秘書給予領導肯定、積極鼓勵，讓領導把握最佳時機，幫助領導分析利弊好壞，規(guī)避領導決策失誤帶來的風險。在進行說服工作時，還需要秘書注意說服的一些要求以達到預期效果，此外，秘書的能力是說服工作順利開展的保證。筆者試圖從秘書說服工作的關鍵要素、順利做好說服工作的要求展開，提出秘書做好說服工作具備的能力。

1 秘書與領導工作的矛盾關系及說服領導的重要性

被動服務與主動參謀共存。秘書工作是一項綜合性強的工作，在與領導共事時，秘書人員根據領導的意志、指示開展其工作，秘書的另一重要職能是為領導決策做參謀、提意見，這是秘書的主動性。

防止利益損失。事態(tài)的發(fā)展只為其帶來豐厚的利益。秘書說服領導的行為是帶來利益的一大因素。秘書的服務對象是領導，工作就是為領導提供輔助性的服務。秘書人員應悉心關注領導動向，當領導由于一些原因作出的決策對工作發(fā)展產生阻礙時，秘書勇敢以領導的最佳咨詢助手為領導出謀劃策，積極說服領導其中的危害，及時挽回其損失，使事情向正軌行駛。

增進彼此信任，推動工作的順利開展。秘書人員的說服工作也是與領導內心溝通的一種方式，當秘書以真誠的態(tài)度勸諫領導時，不僅能夠使工作向好的方向發(fā)展，也在溝通過程中拉進彼此關系。

2 秘書說服工作的關鍵要素

在秘書向領導進行的說服工作中，需要秘書工作者扮演說服者角色，領導成為被說服者角色，這一交際行為需要兩者的雙向參與來完成。只有秘書有對領導說服的想法才能使交際行為產生。秘書工作者與領導形成“親人”關系，因此說服領導的內容可能涉及到工作方針的制定、人事關系的調動、重要決策的拍板，也可以小到日程安排、常規(guī)文件的簽發(fā)、辦公環(huán)境的裝飾、報刊雜志的訂閱等。而參謀輔助對領導決策是至關重要的。秘書在對領導進行說服工作時應該準確把控好說服領導的形式和語境的選擇。

說服形式是指為了能夠實現說服的目的而對被說服對象使用的一種說話方式。在現實生活中，說話方式體現在各種各樣的交際中，只有巧妙地運用說話方式，交際目標才會更好更快的實現。當秘書給領導提供參謀輔助作用的的時候，更多的會產生說服工作。這一工作會對領導決策形成補充。這就說明領導者形成初步決策之后會產生秘書的說服工作。因此，秘書的說服工作一般是在萬不得已的時候才會干涉領導的決策。為使秘書的說服工作達到預期的效果，秘書必須根據領導的性格特點、思維習慣等選擇不同的說服特點來進行說服工作?？梢蚤_門見山直接勸說，也可以側面委婉暗示，在進行勸說時要保證領導的權威不受威脅，提供更多選擇供領導參考，讓領導作出更合理決定。秘書平時應多使用贊美性的語言，贏得領導的認同，為接下來的說服工作做良好的鋪墊。秘書在進行說服工作時，務必選好說服形式。秘書在對領導進行說服工作時，可以根據領導的性格特點等選擇直接說服或者間接說服的方式。在說服時為讓領導明確感受到自己動機，既做到態(tài)度明確、同時不冒犯領導，充分得到領導的信任與認可。

秘書進行說服工作時，選擇恰當的語境以達到預期效果。秘書在說服領導時，要考慮到領導當時所處的環(huán)境，不可在公開正式場合當眾反駁領導的言論，當領導在公眾場合對自己有誤解時，首先應該虛心接受領導的教誨，接下來選擇恰當的時間地點向領導解釋其中的誤會。當領導出現錯誤時，不可直接指責領導的錯誤，不讓領導的權威受到威脅。齊景公在打獵的時候，上山見虎，下澤見蛇，認為是不好的預兆就詢問晏子，而晏子就借此機會回答說：“國有三不祥：有賢而不知，一不詳;知而不用，二不詳;用而不任，三不詳?！盵2]晏子以齊景公遇到的自然情況為題而引出國家重用人才的重要性。這樣的進諫不僅沒有讓領導趕到厭惡，反而會采納其建議。說服領導語境選擇恰當與否帶來的效果是不一樣的。

3 秘書說服工作的要求

秘書在進行說服工作要保證說服動機的正確性和必須性，在這樣的前提下，秘書的說服才能使領導改變態(tài)度和做法。因此，為達到這樣的說服效果，秘書在工作中要始終保持謹慎謙虛的態(tài)度，注意提高職業(yè)道德修養(yǎng)，做好保密工作。

3.1 說服工作需要秘書堅守職業(yè)道德素質

職業(yè)道德是指某一類從業(yè)人員在該職業(yè)工作中所要遵循的基本行為準則規(guī)范;職業(yè)道德素質則是日常職業(yè)工作中從業(yè)人員在道德準則、道德情操和道德品質，[3]秘書是領導工作的輔助人員、領導決策的參謀助手。職業(yè)道德素質是每位秘書人員都應具備的基本要求，更是成為成功改變領導態(tài)度和做法的前提條件。 秘書的建言獻策對領導的決策會產生很大的影響，所以秘書所發(fā)出的言語必須是正確的，不做危害領導、公司、社會利益的事。秘書需要做到遵紀守法即遵守國家法律法規(guī)，遵從職業(yè)紀律和職業(yè)道德，堅持公正、正直，不以職位之便謀取私利。

3.2 說服工作需要秘書工作者嚴守機密

秘書人員要樹立保密意識，對涉密的事件應該作到不該問，不該說，如果已經知道涉密的事件應嚴控外泄，防止秘密的泄露。當秘書在向領導進行說服時，秘書要始終保持頭腦清醒和思想高度警覺，這需秘書人員意識到兩點，一是對領導說服前應先清楚該領導是否有資格知道，謹慎越級涉密;二是說服環(huán)境的安全性，選擇保密性搶的空間，防止隔墻有耳，泄漏機密。除了做好說服工作中的保密工作外，在日常工作的時候也加強保密意識，對涉密內容的電話、電腦、保險箱等辦公工具的密保管理和機密文件資料要妥善保存，嚴守機密

4 秘書做好說服工作具備的能力

秘書是領導工作的左右手，在領導決策時起到參謀助手的作用。秘書的工作重心是為領導服務。其處在上傳下達、協調左右、溝通內外的中心樞紐位置。為使秘書說服工作的順利展開，秘書工作人員在掌握本專業(yè)的知識基礎上不斷涉獵各領域的知識，不斷充實自己，培養(yǎng)敏捷的思維能力，成為工作能力強的秘書工作者。當秘書具備基本知識儲備后，在對領導進行說服過程中，注意秘書的角色定位，始終意識到領導是團體的核心，秘書只是輔助領導工作，說服領導時，選擇恰當的說服時機;說服語言的形式選擇即根據領導的性格特點，可以采取先揚后勸諫的形式，或者通過其他事例側面說服。秘書人員展開說服工作的前提是自身能力的具備，如言談能力、辨別是非的能力、分析判斷能力和察言觀色能力等。

4.1言談能力

語言能力是秘書的基本功之一，秘書工作者語言能力的基本要求是鮮而準，簡而明，措辭選取得當等。只有使自己的知識視野得到提高和知識結構得到完善，秘書的語言能力才能夠在說服工作中游刃有余。知識結構成為秘書勝任職業(yè)崗位不可缺失的條件和培養(yǎng)人才成長的基礎。秘書工作者很好的適應崗位和工作環(huán)境需要廣而博的知識視野。現代社會職業(yè)崗位所需要的不僅僅是知識結構合理，而是要求適時拓展自己的知識視野達到終身教育、終身學習的境界。只有這樣，才能根據當今社會發(fā)展和職業(yè)的具體要求發(fā)展自己、完善自己。[4]秘書工作是一份交際能力要求高的職業(yè)，秘書協調各界人士、各種矛盾需要縝密清晰的邏輯和能言善辯的“巧嘴”。

4.2 辨別是非能力

秘書工作者圍繞領導展開工作，又介于領導和同事、組織與合作企業(yè)等的中間，秘書為領導提供信息、協調各部門工作與矛盾、解決問題時，必須站位客觀、明辨孰是孰非，把每一件事處理得當。例如當領導因私人原因而做出有損領導或者企業(yè)利益的事時，秘書需要保持清醒的頭腦，給領導分析此行為的危害。

4.3 分析判斷能力

分析判斷能力是指人對處理事物時發(fā)揮出來的能夠解決問題的一種能力。具備良好的分析判斷能力，一直以來都是秘書工作和領導對秘書的一項基本要求。成為分析能力強的人，往往需要專攻學術，有專長的技能，這樣在自己擅長的領域里有著獨到的見解。秘書工作更加的順利，對領導進行說服時也才能得到領導的肯定與信任。自己的意見才能得到采納。

4.4 交際中的察言觀色能力

在與領導相處中，要善于觀察領導的一舉一動，對領導的言談舉止以及一些細微的行為以高度敏銳的觀察。秘書工作人員展開說服工作時，應仔細觀察領導的行為，準確把握領導的心理工作。說服工作的順利展開需要選擇恰當的時機，例如在領導心情愉悅的時候，進行說服工作，會讓領導對這一行為作出接受。如果時機的選擇有誤，秘書的說服工作將只會適得其反，引得領導大怒，導致事情向更加糟糕的方向發(fā)展。

能力是順利完成某一件事或者某項工作所需要的思想邏輯和心理。能夠完成領導交給的任務、做好秘書工作需要秘書高超的能力素質來做保障，更是說服工作成功進行所必須具備的條件。秘書出色的工作效果是秘書用心體會、認真思考之后得來的，特別是對領導進行的說服工作。在工作中秘書需要具備敏銳的悟性和較高的思維水平。秘書工作人員思維水平的高低直接影響到最終說服結果的成敗，因此秘書要學會鍛煉自己的思維，養(yǎng)成以領導思維為中心的習慣。領導的任何舉動都是其工作意圖、思想工作、情緒反應的外在表現，秘書應在日常工作中細心觀察、仔細體察，準確領悟領導的指示。如果秘書不能準確了解領導的心理和真實意圖，自然就談不上有悟性，也就無法實現對領導的有效說服。

總之，秘書人員只有具備說服工作需要具備的能力，在領導有一定的心理準備時，選擇恰好的時間、地點、語言等對領導進行說服，才能保證說服工作的順利進行。

參考文獻：

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