畢春明

摘 要：現(xiàn)如今，越來越多的事業(yè)單位開始使用信息化方式來進(jìn)行檔案管理，在傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸向著信息化管理方式轉(zhuǎn)變的過程中，依然存在著一定的問題，特別是檔案的管理方式、觀念以及管理人員能力方面，都存在著一定的不足之處。因此，有必要對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析和研究，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展提供參考建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題分析;解決對策

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，對檔案管理提出了更高的要求，檔案管理在事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中起到?jīng)Q定性作用。譬如：事業(yè)單位人事檔案中記錄了每位職工的基本信息，包括其學(xué)歷信息、從事專業(yè)、工作經(jīng)歷、個人榮譽(yù)等基礎(chǔ)信息，為評價(jià)個人工作業(yè)績提供了有力依據(jù)，也對職工的成長有重要引導(dǎo)作用。可以說，事業(yè)單位人事檔案管理貫穿于每位職工的職業(yè)生涯，對人事檔案進(jìn)行集中整理，保證能夠有效利用人力資源配置，保證單位的正常運(yùn)行。事業(yè)單位在人事檔案管理中出現(xiàn)了一些問題，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，部分單位對檔案管理的重視程度不夠，其主要表現(xiàn)在：第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的文字整理和抄寫等，并不能夠?yàn)閱挝坏母黜?xiàng)事業(yè)發(fā)展帶來更多實(shí)質(zhì)性效益，因此，很多領(lǐng)導(dǎo)都不會將更多精力放在檔案管理上。正因?yàn)槿绱耍聵I(yè)單位的檔案管理水平通常較低。第二，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得相關(guān)管理人員也沒有對檔案管理工作有足夠的重視，這樣就很容易導(dǎo)致泄密的事情出現(xiàn)，甚至可能會出現(xiàn)故意盜竊機(jī)密檔案的情況發(fā)生，直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)如今，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸借助信息技術(shù)來發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，使用信息化技術(shù)勢在必行。當(dāng)前，很多事業(yè)單位都已經(jīng)意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時也降低了管理的成本。但是，在事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在信息技術(shù)和設(shè)備比較少，內(nèi)部工作中缺乏現(xiàn)代管理理念的滲透，仍在應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方法和手段，只是將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理工作看似簡單，實(shí)際上對相關(guān)管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業(yè)技能，同時也要求其具備良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任感。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時俱進(jìn)，缺乏專業(yè)知識的掌握，無法適應(yīng)新常態(tài)下事業(yè)單位發(fā)展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉，不能滿足檔案開發(fā)和應(yīng)用的需要。另一方面，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，責(zé)任心不夠強(qiáng)，給檔案管理帶來混亂現(xiàn)象，需要加強(qiáng)檔案從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)自身修養(yǎng)，確保檔案管理制度化規(guī)范化。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

面對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要給予足夠重視，從不同的角度加以改善，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。筆者總結(jié)出以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（一）提高對檔案管理工作的重視

提高對檔案管理工作的重視，就需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層級先轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理的意識。第一，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要將檔案管理提上日程，真正從根源上抓起，充分調(diào)動檔案管理人員的積極主動性，提高其對信息的收集和管理能力。第二，為了加強(qiáng)工作人員對檔案管理工作的重視，需要事業(yè)單位制定一套完善的考核制度，加快激發(fā)和挖掘年輕人的潛力和熱情，同時也能夠不斷規(guī)范管理人員的行為，促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。第三，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)檔案保密方面的工作，安排專員對檔案進(jìn)行管理，制定保密協(xié)議和查閱條件，禁止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室查閱檔案，與此同時，還要在外部環(huán)境上采取“加固措施”，避免機(jī)密檔案外泄。

（二）提高檔案管理的信息化建設(shè)

為了提升檔案管理工作的整體效率，應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)信息化建設(shè)。第一，借助信息化手段的優(yōu)勢，建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，將檔案按照不同的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行分類管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時還能夠提高信息的利用效率。與此同時，還應(yīng)當(dāng)要建立信息共享和交流的平臺，實(shí)現(xiàn)“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對檔案管理工作的資源配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數(shù)量足夠的信息化設(shè)備，并組織檔案管理人員參加信息化業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提升事業(yè)單位檔案管理的整體效率。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接的影響，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。第一，應(yīng)當(dāng)與檔案管理人員合理分配工作，共同努力，無縫對接。可以邀請檔案管理相關(guān)專家來到單位內(nèi)部進(jìn)行新技術(shù)和理論知識的傳授，使檔案管理工作人員的專業(yè)技能能夠緊跟時代的腳步，全面提升自身的綜合能力。第二，應(yīng)當(dāng)要注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，定期展開思想政治教育，建立起一支政治覺悟先進(jìn)、專業(yè)素質(zhì)過硬、工作水平扎實(shí)的檔案管理人才隊(duì)伍，以人為本，充分發(fā)揮人的主動性、靈活性和創(chuàng)造性，為檔案管理工作注入持續(xù)活力。第三，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要提高自學(xué)的能力，積極并主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、管理觀念和能力基本技能，如：統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作、心理學(xué)等，將檔案工作與現(xiàn)代化技術(shù)全面結(jié)合，提升檔案管理綜合能力。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，其在各行各業(yè)的應(yīng)用也越來越廣泛，為了提高檔案管理工作的效率，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)也是一項(xiàng)重要的措施。首先，應(yīng)該積極引進(jìn)信息化設(shè)備和相關(guān)技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及軟件開發(fā)技術(shù)，并積極引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，從而加強(qiáng)信息化在檔案管理各個方面的應(yīng)用。同時可以借鑒其他國家的先進(jìn)技術(shù)，對微縮技術(shù)、聲像技術(shù)以及光盤技術(shù)等進(jìn)行充分利用，加強(qiáng)我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作的開展對于事業(yè)單位的發(fā)展有重要的作用，為了強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理，提高事業(yè)單位的工作效率，我們應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，并積極采取措施來加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，保證檔案管理工作的開展并促使其充分發(fā)揮在提高工作效率方面的作用。

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