李奎

【摘要】本文就當(dāng)前人事檔案管理提出更高的工作要求，要求創(chuàng)新管理模式，常規(guī)管理與信息技術(shù)的綜合運(yùn)用，現(xiàn)今管理工作不能適應(yīng)這種要求，在思想認(rèn)識、管理制度、管理人員素質(zhì)等方面存在不足和弊端。為了提高人事檔案管理水平，需要采取相應(yīng)的方案，完善檔案管理制度，提高管理人員的素質(zhì)，從而有效的完成人事檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理? 整改方案? 登記備案? 模式轉(zhuǎn)變

一、掌握人檔管理概念 理解運(yùn)用有效執(zhí)行

（一）理解概念把握內(nèi)涵 掌握運(yùn)用規(guī)章制度

人事檔案管理就概念來說，就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等項(xiàng)目的活動。人事檔案是在人事管理活動中逐漸形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的綜合素質(zhì)，以個人為單位，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的原始記錄。在當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)市場形勢參與下，人事檔案由于社會治理及單位管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化，需要在新形勢下加以升級和更新，才能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

（二）掌握人檔管理內(nèi)容 按著制度加以落實(shí)

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管措施的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。根據(jù)這些內(nèi)容，按步驟有條不紊的加以落實(shí)，無差錯的準(zhǔn)確進(jìn)行。

1.檔案材料鑒別歸檔 確定位置登記備案

新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先按照材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。第二，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。第三，在目錄上補(bǔ)充填寫材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。第四，將新材料放入檔案庫中。通過層層落實(shí)，準(zhǔn)確管理檔案材料。

2.檔案材料檢查核對 妥善保管以防丟失

檢查與核對是保證人事檔案完整性、安全性的重要手段。檢查的內(nèi)容，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查。例如，查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行篩查，例如，查看庫房門窗是否完好，玻璃有無損壞，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要適時定期進(jìn)行。但在不同的特殊情況下，第一，突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或火災(zāi)等之后。第二，對有些檔案發(fā)生質(zhì)疑之后，如不能確定某份材料是否丟失。第三，發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等，都要進(jìn)行認(rèn)真檢查逐一核對。

3.檔案材料做好轉(zhuǎn)遞 合理轉(zhuǎn)移準(zhǔn)確投遞

轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由于工作調(diào)動等原因引起的，在具體操作過程中，根據(jù)證明材料、有效證件，按章辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，體現(xiàn)出高效的工作效率。

4.檔案材料嚴(yán)格保密 采取措施加以保衛(wèi)

檔案材料具有保密性，具體要求：①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)備齊必要的存檔設(shè)備。②檔案庫房備有必要的防火、防潮器材。③檔案庫房、檔案專柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品，以免影響保存檔案材料的質(zhì)量。

5.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度 有條不紊井然有序

人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有：①人事檔案的數(shù)量。②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況等方面。這些項(xiàng)目要做到胸中有數(shù)，了如指掌，有的放矢。

二、人檔管理存在弊端 原因多種有待改善

（一）人檔管理重視不夠 改變觀念增強(qiáng)責(zé)任

人事檔案管理中，由于受我國傳統(tǒng)觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個人的家庭出身、政治面貌、社會關(guān)系以及受教育程度等基本材料，這些項(xiàng)目及內(nèi)容都已經(jīng)很難跟上現(xiàn)在社會發(fā)展的步伐，更無法適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不夠，普遍認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設(shè)的重視程度更低，這些想法都嚴(yán)重影響到了我國人事改革的進(jìn)度，無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，只有更新觀念，開拓創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會的發(fā)展。

（二）檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高

日前，我國人事檔案管理工作長期以來體現(xiàn)的是內(nèi)向型的封閉式管理模式，過分強(qiáng)調(diào)檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化開放性作用。社會檔案管理意識淡薄，人事檔案管理工作思想保守，呆滯死板，缺乏檔案管理的服務(wù)宣傳，無法給人們提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)際工作中會出現(xiàn)檔案查閱困難的問題，廣大群眾對人事檔案充滿神秘感，無法便捷地接觸到個人的人事檔案，從而影響檔案工作的順利開展。

（三）網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建設(shè)落后 信息共享亟待解決

當(dāng)前，我國在人事檔案管理的信息化建設(shè)方面還存在投入不足的現(xiàn)象，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中還存在著數(shù)據(jù)錄入不完整，數(shù)據(jù)更新及補(bǔ)充不及時，數(shù)據(jù)檢查不到位等問題。另外還受到網(wǎng)絡(luò)安全性不穩(wěn)定因素的影響，一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。人事檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式還有不統(tǒng)一的存在，人事檔案信息管理的建設(shè)缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，嚴(yán)重制約了人事檔案的共享性，造成了檔案信息資源建設(shè)發(fā)展滯后的原因。

（四）管理人員素質(zhì)偏低 急需培訓(xùn)提高技能

在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理環(huán)境中，這對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，工作人員專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐操作等能力的培養(yǎng)還有待加強(qiáng)。由于缺乏大量的檔案管理復(fù)合型人才，加之檔案管理人員培訓(xùn)力度不大，造成了我國兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)技能的人才大量匱乏，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足現(xiàn)階段人事檔案信息化管理的需要。

三、找出管理存在弊端 整理改革工作方案

（一）更新觀念改革創(chuàng)新 管理理念模式轉(zhuǎn)變

當(dāng)前，我國正處在全面改革開放和發(fā)展的階段，傳統(tǒng)的以保密性為管理手段的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理工作人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立開放性主動的服務(wù)意識，加強(qiáng)對檔案管理工作的創(chuàng)新性和多樣性，從簡單的收集歸檔觀念轉(zhuǎn)變成主動開放和利用檔案材料的觀念。在人事檔案管理工作的實(shí)施中，要堅(jiān)持以人為本的先進(jìn)理念，發(fā)揮檔案管理人員的主動性和積極性，不斷改革檔案管理發(fā)展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步協(xié)調(diào)發(fā)展，開創(chuàng)人事工作發(fā)展的新途徑。

（二）改革陳舊管理方式 掌握運(yùn)用先進(jìn)手段

當(dāng)前，人事檔案管理工作方式和手段的落后，嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，因此要逐步改革落后的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。例如，可以通過添置必要的復(fù)印設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備來加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，建立有效的人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使人事檔案資料能夠及時有效地進(jìn)行存檔和查詢，可以通過系統(tǒng)進(jìn)行及時輸入和輸出，提高檔案的準(zhǔn)確檢索效率，快速地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。另外還要加強(qiáng)人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉(zhuǎn)變，注重工作人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握和自身素質(zhì)的提高，使人事檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、合理化邁進(jìn)。

（三）加強(qiáng)人檔管理安全 建立完善保障體系

增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性需要從以下三個方面入手。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規(guī)，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案管理制度和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。第二，，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全性教育培訓(xùn)，從思想上加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理操作的規(guī)范化管理，制定嚴(yán)格的操作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，并且不斷完善人事檔案信息化操作系統(tǒng)，對人事檔案管理人員加強(qiáng)系統(tǒng)的定期維護(hù)和更新，使其掌握一定的基本技能。

（四）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視培訓(xùn) 提高自身整體素質(zhì)

人事檔案管理工作是我國一項(xiàng)政策性和技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，工作任務(wù)重大，它集服務(wù)與保密性綜合一體。因此，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)作為工作的重點(diǎn)來抓。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案管理人員的檢查和監(jiān)督，不斷提高其思想覺悟，從制度上規(guī)范檔案管理人員的工作。同時還要對人事檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，通過開展一系列活動來增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍技能水平，用科學(xué)的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，恪守檔案管理的工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的規(guī)定。通過不斷地研修學(xué)習(xí)和大膽實(shí)踐來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，發(fā)揮人事檔案管理人員應(yīng)有的才能。

總之，隨著現(xiàn)代管理理念和實(shí)踐的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對于當(dāng)前人事檔案管理工作的要求也在不斷嚴(yán)格，要求的水平不斷提高。因此，從人事檔案信息適度公開的角度探討整改方案，新突破、新措施、新體制，加強(qiáng)和改善人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案的制度化、法制化和科學(xué)化，更好地服務(wù)于民眾，為和諧社會發(fā)展建設(shè)服務(wù)，從新的角度和領(lǐng)域延伸及拓展人事檔案的內(nèi)涵，豐富檔案管理研究的內(nèi)容，進(jìn)而以開闊的視野認(rèn)識人事檔案的社會功能，提升人事檔案的社會價(jià)值，讓人事檔案管理工作在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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