摘 要：疾控機構疫情防控聲像檔案是指疾病預防控制機構在各類疫情防控工作中形成的具有保存價值的影片、唱片、錄音帶、錄像帶等以特殊材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的客觀的歷史記錄，是形、聲、文的有機整體，作為視聽信息的集合，它忠實記錄了歷史，對疾病防控科學研究具有重要的指導意義。如何加強該檔案的“藏與用”，成為擺在檔案人面前一項重要的課題，本文就該檔案管理中普遍存在的難點和相應對策進行論述。

關鍵詞：疾控機構疫情防控;聲像檔案;藏與用

疾控機構疫情防控聲像檔案是指疾病預防控制機構在各類疫情防控工作中形成的具有保存價值的影片、唱片、錄音、錄像等以特殊材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的客觀的歷史記錄，是形、聲、文的有機整體，其所具有的真實、形象、鮮活等特性和優(yōu)勢是文書檔案所不具備的。筆者多年來在歷次疫情防控聲像檔案管理的實踐中，不斷提高對該檔案重要作用的認識，注重加強收集、整理及開發(fā)利用，藏用并重，充分挖掘其價值，良好的檔案管理工作為有效推進疫情防控工作發(fā)揮了積極作用。下面圍繞該檔案管理中實際存在的難點和相應對策進行論述，并就如何加強該檔案的“藏與用”進行探討。

1 疾控機構疫情防控聲像檔案管理中存在的難點

1.1 管理制度缺失，長期分散管理

目前，各級疾控機構都會按照國家的相關要求制定適用于本單位的檔案管理制度，但其中涉及疫情防控聲像檔案的管理制度卻很不健全，責任不明、無章可循的情況使得許多重要的歷史記錄被錯失。另外，疫情防控聲像檔案主要產生于業(yè)務部門和機構內專業(yè)攝錄人員之手，長期分散管理現象普遍，未能及時交予單位綜合檔案室集中保存，導致很多原始聲像資料散落在個人手中，一旦出現機構、人員的調整變動，就極易造成檔案流失，更談不上長久保護和開發(fā)利用[1]。

1.2 聲像不加篩選，檔案堆積如山

如今數字化已經成為主流，聲像資料便具有成像快、成本低的特點，拍攝者往往本著“寧濫勿缺”的原則，盡可能地多拍，有時一次工作活動，就可能產生幾十甚至上百個聲像片段，而其中，同一人物、同一角度的聲像資料就有很多，加之對焦不清、構圖不全的廢片也不乏其數。有些拍攝者為了貪圖方便，習慣將一次工作活動的所有聲像資料不加篩選地打包移交至檔案部門，致使資料堆積如山，給單位檔案管理工作帶來很大困擾。

1.3 說明文字缺失，聲像淪為死檔

疫情防控聲像檔案具有較強實效性和特殊的歸檔要求，應在第一時間輔以文字說明，如不及時進行文字標注，寫明時間、地點、人物、事件等信息，那么日后就算是攝錄者本人也很難追憶齊全。更有甚者檔案意識薄弱，認為原始資料拍攝好就算完成任務了，不需要標注、分類、歸檔，導致原本珍貴的檔案淪為死檔，失去其應有的價值。

1.4 綜合能力不強，主觀能動不足

疫情防控聲像檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力，除了檔案管理知識外，影像拍攝、采集編輯、計算機技術和文字寫作能力都是必備技能。目前，各級疾控機構的聲像檔案管理員一般都不是專業(yè)出身，他們不僅缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識及各項技能，更缺乏對該檔案進行匯編和開發(fā)的能力。專業(yè)人才的缺乏，直接影響了檔案管理的質量。除人員綜合能力不強外，各級疾控機構還普遍存在聲像檔案收集困難、質量不高、室藏不足等現象。根源就是管理人員主觀能動性不足。我們體會到，除規(guī)定各部門將聲像資料及時移交單位檔案室外，作為檔案管理員必須發(fā)揮主觀能動性，變被動等待為主動采集，并制定年度采集計劃，以此豐富聲像檔案室藏，為后期開發(fā)利用奠定基礎。

1.5 保管條件落后，造成安全隱患

疫情防控聲像檔案的保管有嚴格的條件限制，保管上要做到專庫、專柜存放，除有嚴格的溫、濕度要求外，還須具備防磁、防光、防污染等多種保護措施。但是，大多數疾控機構缺少聲像檔案專柜等保管設備，處于原始階段，只是將聲像資料大量堆積，進行倉儲式管理，達不到恒溫、恒濕、防磁等保存要求。保管條件落后，不利于聲像檔案的長久保存。而且聲像檔案究其本質就是一堆二進制的數據，其必須依賴于計算機軟硬件進行讀取和操作。因此，如果遇到計算機硬件損壞、病毒入侵、數據誤刪等情況發(fā)生，就會造成不可挽回的損失，后果十分嚴重。

1.6 藏用難以并重，服務價值缺失

目前，各級疾控機構對疫情防控聲像檔案的開發(fā)利用意識還很不夠，很多具有開發(fā)利用價值的檔案僅是接受次數較少的查閱，“重藏輕用”的現象，造成了檔案服務價值的缺失。其實該檔案除了憑證、依據作用外，還能通過對其進行專題編研、開發(fā)，使之更加生動直觀地展示歷史的軌跡，更加全面具體地發(fā)揮其科研價值。

2 加強疾控機構疫情防控聲像檔案管理的對策

2.1 健全管理制度，實行集中管理

要想改變疫情防控聲像檔案管理混亂的狀況，建立一個健全的管理制度來規(guī)范此項工作很有必要。應從采集、整理、刪選、標注到提交單位綜合檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，做到有章可循、責任到人，防止分散流失，杜絕歸為己有。同時將檔案管理工作納入年度考核目標，與考核直接掛鉤，以確保檔案歸檔數量及質量。

2.2 加強聲像篩選，做到重點突出

要想改變聲像檔案堆積如山，歸檔工作無從下手的狀況，就必須明確歸檔范圍，加強篩選，擇優(yōu)入檔。一般來說，在疫情防控工作中歸檔范圍應主要包括：圍繞疫情防控工作所開展的重要公務、業(yè)務活動;領導人和著名人物參加與防控工作有關的重大公務活動;反映與疫情防控有關的重點工程、科研項目;所獲得的榮譽性獎狀、證書、錦旗;與疫情相關的重大事件、重大事故以及其他具有保存價值的聲像資料。在實際工作中，建議依據以下原則對資料進行篩選：反映同一內容、同一場景的若干片段，應選擇其中最具代表性和典型性的內容歸檔，所選內容應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。其余的及時刪除，避免形成資料堆積。

2.3 規(guī)范文字說明，科學分類編目

疫情防控聲像檔案的整理、分類、編目以科學有效、便于利用為原則，建議應在全宗號的聲像號下設立獨立的檔案編目，編目格式為：“全宗號-年度-保管期限代號-分類號-聲像號-疫情防控聲像號-描述文字”，此格式比較合理，按照年度歸檔分類，前后一致，便于查閱。其中，文字說明必需及時標注，且要綜合運用時間、地點、事由、人物、背景、拍攝者六要素，概括而全面地揭示該聲像檔案反映的全部信息，且做到文字簡練，語言通順。

2.4 提高綜合能力，強化主動意識

要改變檔案管理人員綜合能力不足的現狀，必需創(chuàng)造條件為他們提供各種進修機會，加強其聲像技術的學習和培訓，也可向專業(yè)檔案館或聲像檔案工作做得好的單位借鑒學習，交流經驗，以此創(chuàng)造適合人才培養(yǎng)的環(huán)境，多途徑提高人員綜合能力。使其盡快掌握聲像拍攝、采集、編輯等專業(yè)技術。管理人員自身也要主動加強學習專業(yè)知識，增強檔案意識，提高從業(yè)素質和職業(yè)修養(yǎng)，為檔案管理創(chuàng)造一個良好的軟環(huán)境。另外，聲像檔案作為一種最直觀、真實的歷史記錄，其利用價值是不言而喻的。而室藏是開發(fā)利用的基礎，沒有豐富的、高質量的檔案室藏，其管理就無從談起。針對疾控機構普遍存在的檔案收集困難、室藏不足等現象，應該從源頭抓起，即檔案管理人員必須變被動等待為主動采集，改變習慣思維，發(fā)揮主觀能動性，做檔案工作有心人，并制定年度采集計劃，有計劃有目標的開展采集工作，以此豐富檔案室藏。具體可以從以下幾個途徑強化聲像檔案的主動采集工作：

1）日常采集。利用單位電子辦公平臺等途徑建立檔案信息通告制度，形成日常采集慣例，一周一報，各疫情防控業(yè)務部門凡具有留檔價值的內容等都可利用信息通告提前告知檔案部門，并填寫檔案采集聯系單，做好前期溝通，確保檔案工作人員及時到達現場，全面采集第一手檔案資料。

2）計劃采集。每年年初，檔案工作人員應主動總結、梳理、思考與疫情防控相關的檔案采集工作，了解各部門全年的工作部署，認真做好采集備忘，制定年度采集計劃，以確保定期、定向性地完成采集任務。

3）重點采集。凡涉及與疫情防控相關的重大事件、決策，重要活動、會議的內容是檔案的核心，具有較高的歷史價值及研究價值，應該將其作為重點，全力以赴做好采集工作。

4）專題采集。圍繞與疫情防控相關的重點項目、科研成果等開展專題采集，也是豐富檔案室藏，提高檔案質量行之有效的途徑。

2.5 努力創(chuàng)造條件，力求妥善保管

單位要根據疫情防控聲像檔案介質的特殊性，建立符合保管要求的檔案室，嚴格控制檔案室的相對溫、濕度，建立防盜、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多種保護措施。

針對聲像檔案對軟硬件依賴性高、儲存安全存在隱患這一難點，建立一個安全儲存制度和環(huán)境十分重要。我們建議各單位做到“雙重保險”：

“一重保險”是在線備份。將符合歸檔要求的聲像錄入檔案綜合管理系統(tǒng)中進行在線備份保存。錄入時需注意編目信息的準確、全面、詳細、深入，以適應計算機檢索需要，方便管理人員快速在線查閱。

“二重保險”是脫機備份。即利用穩(wěn)定的儲存介質將符合歸檔要求的聲像檔案進行脫機備份。聲像檔案最常用到的儲存介質是硬盤、光盤。由于硬盤極易受到計算機故障、病毒入侵、數據誤刪等因素的影響，造成不可挽回的損失，所以僅僅將聲像檔案儲存在硬盤上是十分不安全的。而光盤則不然，據檢測表明，優(yōu)質的藍光DVD或普通DVD光盤使用壽命均可達30年以上。所以，光盤是聲像檔案脫機備份的首選。但務必選用優(yōu)質的光盤，并做好定期檢查、翻刻等保護措施，即可大大延長光盤使用壽命。[2]另外，光盤建議一式三份，一份封存保管，一份提供查閱，一份異地保存，以增加安全性。

2.6 改變“重藏輕用”，合理開發(fā)價值

疫情防控聲像檔案作為一種最直觀、真實的歷史記錄，其利用價值是不言而喻的。多年來面臨非典、禽流感、諾如病毒、水污染、甲型流感、手足口病等重點突發(fā)公共衛(wèi)生事件，本單位以良好的檔案管理工作為依托，科學、豐富的室藏為基礎，合理開發(fā)利用編制了《科學預防乙肝，共建和諧社會》、《新發(fā)傳染病防控高技術平臺的建立與運用》、《砥礪前行》、《追夢十年》、《疾行者》、《復課學校預防性消毒技術指南》、《復工企業(yè)消毒技術指南》、《社區(qū)預防性消毒技術指南》等多種編研材料60余件，建立史料陳列室200余平方米、建成專業(yè)類實物展示“病媒生物標本展示館”250平方米，以豐富的檔案編研開發(fā)利用有效助推了科研建設及單位發(fā)展。

綜上所述，疫情防控聲像檔案是疾控機構全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它忠實記錄了歷史，具有保存、研究價值，對機構的發(fā)展有著重要的鏡鑒意義。我們應從制度條例、人員能力、保管條件、開發(fā)利用等方面重點強化，改“重藏輕用”為“藏用并重”，不斷學習新知識、掌握新技能，使之發(fā)揮應有的作用。

參考文獻

[1]高建華.聲像檔案管理面臨的問題與對策[J].浙江檔案，2013.

[2]任廣偉，陳麗.淺析醫(yī)院聲像檔案的數字化管理[J].中國實用醫(yī)藥，2008，3（34）：245-246.

作者簡介

周心宇（1981-），男，漢族，江蘇無錫人，本科，館員，無錫市疾病預防控制中心。