楊帆

【摘? 要】當(dāng)下各個(gè)企業(yè)、單位在檔案管理工作中逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，醫(yī)院屬于重點(diǎn)社會(huì)單位，也應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加快信息化建設(shè)步伐。然而就當(dāng)下的情況來(lái)看，醫(yī)院要想全方位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，還存在一定的阻礙，需要醫(yī)院意識(shí)到這些阻礙，及時(shí)創(chuàng)新管理體系、完善信息化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化構(gòu)建。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);醫(yī)院檔案管理;信息化建設(shè);創(chuàng)新策略

引言

醫(yī)院檔案是在疾病治療和控制過(guò)程中形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價(jià)值的原始憑證及真實(shí)信息記錄，是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的重要信息資源。自從甲型H1N1流感、SARS以及當(dāng)下流行的新冠病毒等重大疫情傳播以來(lái)，檔案管理的重要性更加凸顯。因此，如何加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)和信息資源共享，已成為醫(yī)院檔案管理部門(mén)的主要課題。

1.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

1.1醫(yī)院檔案種類(lèi)繁多且歸檔復(fù)雜

醫(yī)院檔案眾多，涵蓋多個(gè)領(lǐng)域，既包含了流行病學(xué)調(diào)查報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施，還包含了疫情統(tǒng)計(jì)資料、實(shí)驗(yàn)室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，且沒(méi)有有效的檢索方法，難以實(shí)現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理。

1.2檔案管理不夠規(guī)范

部分醫(yī)院檔案管理人員沒(méi)有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，且一些管理部門(mén)缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過(guò)流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，檔案管理意識(shí)不足也是一大問(wèn)題，對(duì)于相關(guān)檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著情況為專(zhuān)題調(diào)查、工作總結(jié)以及醫(yī)療效果檢測(cè)資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫(xiě)格式不規(guī)范，填寫(xiě)內(nèi)容過(guò)于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，直接導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于為醫(yī)學(xué)治療提供第一手資料。

1.3醫(yī)院檔案管理較為分散

首先是由于近幾年來(lái)醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致出現(xiàn)的人員檔案管理較為分散，一些監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、病情防治宣傳教育資料只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理技術(shù)較為落后，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。且部分醫(yī)院還存在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在醫(yī)院檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

1.4檔案人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練

近些年來(lái)由于醫(yī)院?jiǎn)挝恢贫鹊淖兏?，?dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，再加上沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在對(duì)醫(yī)院檔案管理等情況中沒(méi)有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對(duì)檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響。

1.5現(xiàn)代化檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

新時(shí)代下醫(yī)院檔案管理在很大程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開(kāi)發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

新時(shí)代的到來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要醫(yī)院相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來(lái)探索出一條新的的發(fā)展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。新形勢(shì)下醫(yī)院管理部門(mén)的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新的管理體系實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，并在此過(guò)程中加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在降低人力、物力財(cái)力消耗的同時(shí)，提升醫(yī)院檔案管理水平。

2.1整理醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容，提升檔案利用率

醫(yī)院檔案管理部門(mén)首先要充實(shí)檔案庫(kù)，在信息化的新形勢(shì)下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來(lái)提升醫(yī)院檔案的利用價(jià)值。管理部門(mén)需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行改革，具有針對(duì)性和創(chuàng)造性的展開(kāi)管理工作，有選擇性的進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，不斷擴(kuò)大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報(bào)告，還包括質(zhì)量控制及效果評(píng)價(jià)資料，能夠真實(shí)且全面的反映出醫(yī)院的真實(shí)醫(yī)療情況，將其作為其日后治療的依據(jù)。

2.2確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

醫(yī)院檔案人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實(shí)事求是的對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不斷提升檔案的真實(shí)性以及價(jià)值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的敏感度以及較高的責(zé)任意識(shí)，要對(duì)每一手資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進(jìn)入，保證醫(yī)學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據(jù)“醫(yī)院檔案工作條例”中的規(guī)定，要建立出一個(gè)堅(jiān)固的、防水防火的專(zhuān)用檔案庫(kù)，并且檔案庫(kù)中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理?xiàng)l例的明文規(guī)定，需要進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進(jìn)行分開(kāi)管理，將管理庫(kù)中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房?jī)?nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等辦公設(shè)備，以解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問(wèn)題，防止出現(xiàn)多部門(mén)多人員監(jiān)管卻無(wú)人看管的情況出現(xiàn)，管理的錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大的影響到醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理部門(mén)需要建立一個(gè)醫(yī)學(xué)檔案歸檔整理及檢查核對(duì)制度，并將這些制度落實(shí)到實(shí)處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒(méi)有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查，不在本院的范圍內(nèi)不查，沒(méi)有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

2.4提升人員的管理意識(shí)

醫(yī)院檔案管理的專(zhuān)職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專(zhuān)業(yè)知識(shí)。首先，醫(yī)院需要大力進(jìn)行對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對(duì)檔案的管理的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)今是信息時(shí)代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要醫(yī)院管理部門(mén)引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，讓在職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過(guò)培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

2.5注重醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先，醫(yī)院管理部門(mén)可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對(duì)檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對(duì)于提升醫(yī)院檔案信息管理的實(shí)效性有重大意義。

3.總結(jié)

綜上，新時(shí)期給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了一定的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院管理部門(mén)抓住這些機(jī)遇，從制度改革出發(fā)，對(duì)管理人員進(jìn)行觀念上的更新，根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，積極采取相關(guān)措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案管理效率。

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