鄢彬

摘要：隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展壯大，行政秘書在高職院校的行政管理工作中發(fā)揮的作用也越來越重要，其素質(zhì)以及工作效率直接影響著高校行政隊(duì)伍的建設(shè)。本文結(jié)合對(duì)相關(guān)行政秘書人員的問卷調(diào)查，介紹了高職院校行政秘書工作的特殊性及現(xiàn)狀，并針對(duì)普遍存在的一些問題提出對(duì)策性建議。

關(guān)鍵詞：高職院校;行政秘書;調(diào)查分析;策略

高職院校是我國(guó)高等教育的重要組成部分，它既有高等教育的屬性，又有高職教育的特色，隨著科教興國(guó)戰(zhàn)略目標(biāo)的逐漸明確以及我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高職教育已占據(jù)了我國(guó)高等教育的半壁江山。5月21日，教育部在其官方網(wǎng)站發(fā)布《2015年具有普通高等學(xué)歷教育招生資格的高等學(xué)校名單》，全國(guó)普通高等學(xué)校共2553所，其中高職院校1364所，占53.4%。

一所好的高校不僅要有高質(zhì)量的教師隊(duì)伍，也要有一個(gè)高素質(zhì)的行政管理隊(duì)伍。而行政秘書隊(duì)伍是高校行政管理隊(duì)伍中的一支特殊群體，在高校的行政管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文通過對(duì)高職院校行政秘書崗位現(xiàn)狀的分析，擬從高職院校及行政秘書自身等多方位考察高職院校行政秘書隊(duì)伍建設(shè)狀況。

一、高職院校行政秘書崗位現(xiàn)狀的調(diào)查與分析

如何完善高職院校行政隊(duì)伍建設(shè)，更好的發(fā)展院校？這是很多高職院校在面臨學(xué)校改革發(fā)展時(shí)所迫切需要解決的問題。為了充分了解高職院校行政秘書的職業(yè)能力發(fā)展意識(shí)和需求、職業(yè)能力發(fā)展的阻礙以及他們對(duì)自身崗位的評(píng)價(jià)等問題，我們對(duì)義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政秘書隊(duì)伍進(jìn)行了調(diào)研，并以此為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)和改進(jìn)高職院校行政隊(duì)伍建設(shè)工作作粗淺思考與研究。

義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)有正式在編老師449人，高級(jí)職稱90人，博士17人，碩士335人，其中擔(dān)任行政秘書職務(wù)的15人。總體來說，他們?cè)趯W(xué)院管理中較好地發(fā)揮了其特有的職能和作用，當(dāng)然也存在著一些制約行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的矛盾，概括起來，主要包括以 下幾個(gè)方面：

1.學(xué)歷專業(yè)與崗位職責(zé)不符

高校在人才錄用上往往要求學(xué)歷層次較高，尤其是近幾年，進(jìn)入高校至少要具備碩士及以上學(xué)歷，這就決定了高校行政秘書人員的學(xué)歷與其他企事業(yè)單位的秘書相比，學(xué)歷層次普遍較高。我們?cè)趯?duì)義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院的15位行政秘書進(jìn)行調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，具有本科及以上學(xué)歷的15人，碩士及以上學(xué)歷13人，由此可見高職院校行政秘書隊(duì)伍的學(xué)歷優(yōu)勢(shì)。隨后我們?cè)趯?duì)這15人的專業(yè)背景調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，僅有5人所學(xué)的專業(yè)與秘書崗位工作有關(guān)，它們主要是語言學(xué)、社會(huì)工作、新聞傳播、行政管理、漢語言。由此可見，很多行政秘書所學(xué)專業(yè)與所從事工作性質(zhì)不符，這也導(dǎo)致部分行政秘書的職業(yè)能力發(fā)展受限。

2.身兼數(shù)職

近年來，隨著學(xué)院辦學(xué)條件的日漸成熟，為了完善學(xué)校體制，健全學(xué)院行政隊(duì)伍建設(shè)，義烏工商學(xué)院特設(shè)崗引進(jìn)一批專任行政秘書崗位人員。然而由于師資緊缺，這些專任行政秘書入職后往往不得不兼任其他教學(xué)或行政工作。秘書人員身兼數(shù)職在一定程度上導(dǎo)致部分行政秘書不能專心學(xué)習(xí)提高自己的秘書職業(yè)技能，而要花費(fèi)一定精力備課上課。加上院校等方面對(duì)秘書隊(duì)伍發(fā)展建設(shè)的忽視，也在一定程度上導(dǎo)致相當(dāng)一部分秘書人員轉(zhuǎn)而把更對(duì)的精力放在教學(xué)上，反而將秘書工作放在次要位置，以期今后轉(zhuǎn)崗至專任教師。因而這在某種意義上也導(dǎo)致院校秘書隊(duì)伍人員的不穩(wěn)定，形成一種不良循環(huán)，不利于院校行政隊(duì)伍的建設(shè)發(fā)展。

3.行政秘書對(duì)工作的滿意度，對(duì)職業(yè)前景的規(guī)劃

我們?cè)趯?duì)這15位行政秘書的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于這些行政秘書文化素質(zhì)較高，且年齡普遍年輕化，他們對(duì)自己的職業(yè)發(fā)展寄予很高的期望，很注重自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。由于院校領(lǐng)導(dǎo)的忽視、相關(guān)制度的缺乏，導(dǎo)致很多行政秘書對(duì)自己的職業(yè)發(fā)展前景表示擔(dān)憂，因而他們都很大程度上表示如果有機(jī)會(huì)會(huì)選擇轉(zhuǎn)崗，去做專任教師。也有的表示他們不會(huì)在行政秘書崗位上任職太久，如果長(zhǎng)期得不到重視與發(fā)展甚至?xí)x擇離職。

對(duì)于職業(yè)發(fā)展前景，他們表示希望學(xué)院等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠重視秘書隊(duì)伍建設(shè)，能夠提供更多學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，以提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。人事部門能夠完善相關(guān)考核制度，在職稱評(píng)審上力求公平公正，不偏不倚。

4.高校對(duì)秘書的重視程度與規(guī)劃

雖然院校領(lǐng)導(dǎo)每天都需要與秘書人員打交道，但在很多領(lǐng)導(dǎo)看來，秘書工作是綜合性、服務(wù)性、輔助性的工作，沒有什么專業(yè)性、獨(dú)立性可言，絕大多數(shù)人都可以勝任。恰恰由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作認(rèn)識(shí)上的偏誤，他們更多的是關(guān)心招聘進(jìn)來的秘書人員學(xué)歷層次，而忽視了秘書隊(duì)伍專業(yè)性以及進(jìn)修培訓(xùn)等發(fā)面的問題。事實(shí)上，秘書人員與其他行政管理人員一樣，也需要經(jīng)常參加秘書專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)與交流，只有秘書人員的學(xué)歷層次、專業(yè)培訓(xùn)與時(shí)俱進(jìn)了，工作效率才能得以提高，對(duì)學(xué)校整體工作的展開也有積極促進(jìn)作用。

當(dāng)然，除了主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書隊(duì)伍建設(shè)的忽視之外，院校的相關(guān)部門在對(duì)秘書的考核評(píng)定以及職務(wù)晉升方面也沒有給予相應(yīng)的關(guān)注與重視。在學(xué)期學(xué)年考核上，關(guān)于專任秘書的考核，各個(gè)分院部門往往會(huì)參照該秘書的學(xué)歷與資歷直接評(píng)定等級(jí)，一方面是因?yàn)橐粋€(gè)分院往往只有一名專任秘書，或者是一名秘書身兼數(shù)職，與其他專任老師一起考核評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)不同，因而只能直接給定考核結(jié)果。另一方面還因?yàn)樵盒Ｈ狈?duì)行政秘書隊(duì)伍的統(tǒng)一管理，各個(gè)秘書分屬不同院系部門，考核標(biāo)準(zhǔn)也難以劃一。在職稱評(píng)定上，由于部分行政秘書是專任教師編制入校的，也有部分行政秘書是行政管理崗入校，因而他們?cè)诼毞Q評(píng)定上也不統(tǒng)一且參差不齊。

二、加強(qiáng)行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的若干思考

1.充分發(fā)揮高職院校的主導(dǎo)功能

（1）人事部門確立合適的選拔標(biāo)準(zhǔn)

高職院校行政秘書人員的選拔招聘是高職院校行政隊(duì)伍建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，堅(jiān)持樹立合適的選拔標(biāo)準(zhǔn)是把好行政隊(duì)伍建設(shè)入口的前提。合適的選拔標(biāo)準(zhǔn)，首先除一定的學(xué)歷要求外，要專業(yè)對(duì)口，對(duì)秘書的相關(guān)專業(yè)知識(shí)有所接觸;其次要求熱愛秘書工作崗位，有一顆服務(wù)他人的熱心;再次要在人員年齡性別上做好調(diào)控，優(yōu)化行政秘書隊(duì)伍;最后要把握好行政秘書人員考評(píng)機(jī)制，完善考評(píng)細(xì)則，力求公平公正的對(duì)待每位行政秘書。

（2）注重對(duì)行政人員的相關(guān)培訓(xùn)

主要包括崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)要對(duì)專任教師和行政人員分開培訓(xùn)，要讓新入職的行政人員明確自己入校的崗位職責(zé)，培育他們的職業(yè)認(rèn)同感，使他們樹立愛崗敬業(yè)的精神。只有認(rèn)同了自己的職業(yè)，才能更有信心、更加積極的投入到行政工作中，從而促進(jìn)院校的健康發(fā)展。此外，學(xué)校還要提供行政人員不斷地學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不斷更新他們的知識(shí)，只有督促他們不斷學(xué)習(xí)，才能讓他們將所學(xué)知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作能力，不斷提高工作積極性。

（3）校企合作培養(yǎng)

高職院校的發(fā)展尤其是地方院校的發(fā)展有賴于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的發(fā)展，目前很多高職院校都開展了校企合作培養(yǎng)“雙師”型教師隊(duì)伍，高校教師下企業(yè)，一方面用專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，另一方面也積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以便更好的指導(dǎo)教育學(xué)生。然而很多校企合作多是讓教師下企業(yè)培養(yǎng)鍛煉，而鮮有行政人員去企業(yè)，在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，很多高職院校行政人員表示愿意也期待去企業(yè)鍛煉學(xué)習(xí)的。我們知道，高校工作相對(duì)穩(wěn)定，行政工作也相對(duì)固定，這也容易讓行政人員產(chǎn)生倦怠心理，為了激發(fā)高校行政人員工作積極性，我們認(rèn)為適當(dāng)提供機(jī)會(huì)讓高校行政人員去企業(yè)鍛煉，不失為一劑良策。

（4）領(lǐng)導(dǎo)的重視

相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的秘書觀，所謂秘書觀，就是一定社會(huì)的人們認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)秘書這一社會(huì)職業(yè)和職務(wù)的總觀點(diǎn)和總看法。[1]只有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到行政秘書工作在院校管理中的作用，只有他們了解了行政秘書的心理發(fā)展需求，他們才會(huì)在行動(dòng)上關(guān)心在乎并支持行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，從而在宏觀上推動(dòng)行政秘書工作的順利開展。

1.行政秘書人員的自我培養(yǎng)

高職院校行政秘書的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到高職院校行政隊(duì)伍建設(shè)的總體水平及工作質(zhì)量。如何做好高職院校行政秘書工作，不僅需要院校等外部力量的努力，更是需要我們行政秘書自身調(diào)節(jié)提升。我們?cè)凇稖\談如何做好高職院校行政秘書工作》一文中提到，高職院校行政秘書不僅要具備一定的基本素質(zhì)，還必須樹立三種意識(shí)即學(xué)習(xí)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)，推崇一絲不茍、團(tuán)結(jié)協(xié)作以及鍥而不舍的三種精神，達(dá)到四個(gè)維度高度、熱度、力度和速度，具備四種能力溝通能力、動(dòng)手能力、策劃能力、管理能力。高職院校行政秘書人員一定要正確處理好行政、科研與教學(xué)三者之間的關(guān)系，明確自己的發(fā)展方向與目標(biāo)，切忌抱怨及消極怠工。

清代朱用純?cè)谒摹吨渭腋裱浴分姓f道：“宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井?！敝挥形覀冃姓貢陨砟軌蛘J(rèn)識(shí)到當(dāng)前所處的環(huán)境，努力將自己的狀態(tài)調(diào)整到最佳，利用各種機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)提升相關(guān)職業(yè)知識(shí)技能，處理好科研與行政管理工作關(guān)系，定會(huì)得到實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的機(jī)會(huì)。

三、結(jié)語

隨著我國(guó)高校管理體制改革的不斷深入，高職院校行政秘書隊(duì)伍將面臨著巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。行政秘書工作繁雜，但工作之中卻蘊(yùn)含很多管理上的知識(shí)。我們只有在實(shí)際的行政管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷分析存在的問題與矛盾，才能使行政秘書隊(duì)伍乃至整個(gè)院校的行政隊(duì)伍建設(shè)走上更加科學(xué)、更加規(guī)范的軌道。

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基金項(xiàng)目：本課題源自義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)課題，課題項(xiàng)目名稱《職院校行政人員隊(duì)伍建設(shè)研究—以行政秘書為例》課題編號(hào)2015028。