程翔

摘要：基于電商直采的采購模式是當(dāng)前高校財資管理的一個研究熱點，對提高高校零星采購資金使用效益、促進(jìn)采購信息公開具有重要作用。研究從網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)方向出發(fā)，以符合當(dāng)前服務(wù)體驗為設(shè)計基礎(chǔ)，設(shè)計了電商直采應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程，并探索分析了應(yīng)用系統(tǒng)功能架構(gòu)及數(shù)據(jù)交互模板，實現(xiàn)電商直采的從計劃、采購、入固、報銷的互聯(lián)互通，提高了高校零星采購全生命周期的數(shù)據(jù)一致性和業(yè)務(wù)便捷性，使基于電商直采的采購成為高校采購工作中一種全新有效的管理模式。

關(guān)鍵詞：電商;高校采購;平臺設(shè)計

在國家“互聯(lián)網(wǎng)+”“放管服”等政策引領(lǐng)下，通過電商平臺的建設(shè)推進(jìn)工作方式的轉(zhuǎn)變成為政府采購改革的突破口[1]。與傳統(tǒng)模式采購相比，電商平臺作為一個公開的環(huán)境，不僅能實時跟蹤監(jiān)控采購流程，還能高效快速地傳遞交易價格等相關(guān)信息，同時隨著近年電商在社會經(jīng)濟(jì)活動中扮演著愈來愈重要的角色，電商采購平臺在公共采購范圍的推廣呈現(xiàn)出不可阻擋之勢[2]。

由于高校零星采購的多樣性和管理成本的增加[3]，基于電商直采的采購系統(tǒng)在高校政府采購管理的建設(shè)實施有了現(xiàn)實意義。一方面，基于電商直采的采購平臺使高校采購更加透明化，有效降低采購成本，同時借助大數(shù)據(jù)與云平臺等數(shù)字化技術(shù)不斷應(yīng)用，簡化采購流程，提升采購效率，助力高校實現(xiàn)資產(chǎn)、采購、財務(wù)全生命周期采購管理;另一方面，用戶對電商采購理念認(rèn)知的普及和對電商采購服務(wù)體驗的適應(yīng)，為基于電商直采的高校采購平臺提供了業(yè)務(wù)應(yīng)用基礎(chǔ)，隨著高校信息化發(fā)展的不斷完善[4-5]，基于電商直采的采購方式將成為高校政府采購工作的有效補(bǔ)充。

一、平臺設(shè)計總體思路

（一）平臺建設(shè)的核心目標(biāo)

設(shè)計基于電商直采的高校采購系統(tǒng)平臺的主要目的是以用戶為中心，將高效、便捷的使用體驗放在第一位，在依法合規(guī)的前提下簡化高校采購流程，提高采購效率，降低采購風(fēng)險，建成集網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上交易、網(wǎng)上監(jiān)督為一體的采資財全周期不見面式采購服務(wù)和管理平臺，逐步實現(xiàn)節(jié)支防腐、效率導(dǎo)向、物有所值的價值目標(biāo)。

（二）平臺設(shè)計的思路分析

基于電商直采的采購平臺總體設(shè)計架構(gòu)根據(jù)本系統(tǒng)角色定位、模塊架構(gòu)、功能應(yīng)用等方面來制定。

角色定位：平臺面向高校范圍的服務(wù)對象包括經(jīng)辦人、經(jīng)費負(fù)責(zé)人員、職能部門人員（包含財務(wù)計劃部門、院系部處、設(shè)備管理部門等）;平臺面向社會范圍的使用對象包括平臺客服人員、供應(yīng)商人員。

模塊架構(gòu)：整體平臺架構(gòu)分為三大部分，即商城系統(tǒng)部分、資產(chǎn)管理部分和財務(wù)結(jié)算部分。商城系統(tǒng)是本平臺核心建設(shè)部分，下設(shè)采購人模塊、供應(yīng)商模塊、平臺維護(hù)模塊，資產(chǎn)管理與財務(wù)結(jié)算部分根據(jù)高?，F(xiàn)有資產(chǎn)系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)與商城系統(tǒng)交互打造。

功能應(yīng)用：面向高校滿足采購人一站式服務(wù)需求，通過電商平臺完成統(tǒng)一認(rèn)證、采購下單、送貨驗收、智能建賬、統(tǒng)一結(jié)算的全采購生命周期功能。面向供應(yīng)商實現(xiàn)發(fā)票開具、自動結(jié)算、商品物流智能同步等功能。面向系統(tǒng)維護(hù)管理人員實現(xiàn)客服支持、商品目錄維護(hù)、供應(yīng)商維護(hù)、分析統(tǒng)計等功能。

二、電商平臺的業(yè)務(wù)功能設(shè)計

（一）商城系統(tǒng)的審批業(yè)務(wù)流

作為平臺的核心功能系統(tǒng)，面向高校業(yè)務(wù)的電子商城與傳統(tǒng)電商相比，需從高校采購流程、固定資產(chǎn)管理及財務(wù)報銷實際要求設(shè)計考慮。業(yè)務(wù)流程具體設(shè)計劃分為認(rèn)證登陸、提交訂單、經(jīng)費負(fù)責(zé)人審批、職能部門審批、經(jīng)費凍結(jié)、到貨驗收確認(rèn)等階段。

認(rèn)證登陸采取平臺接入學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證方式，確保用戶個人信息安全性，同時保證平臺內(nèi)跨系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)一致性。經(jīng)辦人選定商品后，選擇付款方式，系統(tǒng)設(shè)計統(tǒng)一結(jié)算及一單一結(jié)兩種方式，同時根據(jù)選填付款經(jīng)費信息驗證經(jīng)費額度是否滿足訂單金額需求，校驗通過后轉(zhuǎn)至經(jīng)費負(fù)責(zé)人審核，可設(shè)置經(jīng)費負(fù)責(zé)人授權(quán)經(jīng)辦人辦理的功能跳過此步驟。對有采購計劃、立項審批要求的可增設(shè)職能部門的審批權(quán)限，完成后正式通過商城系統(tǒng)庫下單，并同步向財務(wù)系統(tǒng)發(fā)起與訂單等額的經(jīng)費凍結(jié)操作，隨后開展線下送貨收貨業(yè)務(wù)。

經(jīng)辦人驗收完成后，商城系統(tǒng)自動推送采購信息至資產(chǎn)系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)并生成待建賬設(shè)備信息及待結(jié)算信息，利用中間表技術(shù)完成數(shù)據(jù)傳輸。

（二）商城、資產(chǎn)、財務(wù)系統(tǒng)交互設(shè)計

商城系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)的交互，明確商城通過驗收產(chǎn)品向資產(chǎn)系統(tǒng)的推送規(guī)則，比如按照產(chǎn)品單價或產(chǎn)品歸類劃分為入固建賬類和材料耗材類兩種信息推送。資產(chǎn)系統(tǒng)對從商城接收的信息設(shè)置篩選確認(rèn)功能，對于滿足建賬金額（比如大于等于1 000元或1 500元）但無獨立使用功能或耗損類產(chǎn)品可篩選劃為材料耗材類。入固建賬類信息應(yīng)包括名稱、數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)品圖片等。其中屬于統(tǒng)一結(jié)算情況的，資產(chǎn)系統(tǒng)根據(jù)入固建賬類和材料耗材類資產(chǎn)定期（如每個月一次）反饋給商城系統(tǒng)，商城開具建賬類和材料耗材類的大類發(fā)票并推送給資產(chǎn)系統(tǒng)。

資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的交互，對于使用人已確認(rèn)轉(zhuǎn)固類別及材料耗材類資產(chǎn)，屬于統(tǒng)一結(jié)算情況的每月將大票信息定期推送至財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算，屬于一單一結(jié)情況的實時信息推送至財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行單獨結(jié)算。

財務(wù)系統(tǒng)與商城系統(tǒng)的交互，采購下單前經(jīng)費額度的凍結(jié)及報銷完成后經(jīng)費解凍功能，涉及經(jīng)費信息的實時傳輸與獲取，如果資產(chǎn)系統(tǒng)不承載材料耗材類記錄功能，可由商城系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)直接建立中間庫完成發(fā)票傳送及結(jié)算功能。

三、平臺應(yīng)用及算法設(shè)計

（一）商城系統(tǒng)的應(yīng)用構(gòu)建

商城架構(gòu)支持移動端及PC端接入，系統(tǒng)應(yīng)用層面分為以下幾個模塊：

訪問網(wǎng)站：基于學(xué)校采購歸口職能部門門戶打造，支持首頁界面、信息列表、通知推送、產(chǎn)品展示專區(qū)、學(xué)校用戶、供應(yīng)商用戶的注冊登陸等。

產(chǎn)品庫建設(shè)：產(chǎn)品的種類和數(shù)量的多樣性是電商模式的核心，高校電商產(chǎn)品通常包括以下類別：行政辦公類、五金勞保、科研儀器、實驗室設(shè)備、化學(xué)試劑、辦公家具、低值易耗品等，按層級區(qū)分產(chǎn)品目錄。

采購功能：電商采購的主要業(yè)務(wù)操作區(qū)域，包括商品瀏覽界面、購物車、訂單管理、用戶地址發(fā)票管理、信用評價及價格監(jiān)測等。

定制化接口：支持傳統(tǒng)電商采購功能以外的模塊開發(fā)，根據(jù)高校零星采購制度流程個性化差異進(jìn)行獨立開發(fā)，比如比價、競價模塊，支持需求報送、在線報價、結(jié)果成交公示、合同管理等功能。

數(shù)據(jù)分析：針對全平臺的數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計分析，包括報表工作臺、歷史價格表、供應(yīng)商業(yè)績表、信用評價記錄等。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及設(shè)施：建設(shè)平臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，包括項目庫、產(chǎn)品庫、供應(yīng)商庫、訂單庫、中間庫等，基礎(chǔ)設(shè)施包括服務(wù)器操作系統(tǒng)（Ubntu Server）、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（Mysql）、應(yīng)用服務(wù)器（Nginx）、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、備份系統(tǒng)等。

（二）算法設(shè)計與分析

根據(jù)電商直采模式進(jìn)行特點分析和算法設(shè)計，代替采購流程中需要人工審核的節(jié)點，同時根據(jù)不同高校零星采購制度規(guī)定及運行反饋情況調(diào)整參數(shù)或模型。具體算法包括：

1.計劃管控算法：商城系統(tǒng)與計劃數(shù)據(jù)對接，從采購經(jīng)費類別、品目和數(shù)量、總額上進(jìn)行多維校驗，實時預(yù)警分拆采購行為，防止限定時間段內(nèi)、同一品目商品的采購額度超過學(xué)校規(guī)定限額。

2.聚合比較算法：針對不同供應(yīng)商、不同來源商品，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聚合歸一，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，對于同型號比價，同質(zhì)比價，同價比性能，同質(zhì)同價比服務(wù)，而對于不同來源、不同品牌、不同型號商品重要參數(shù)可比，聚合算法的數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)如圖1所示。

3.報價加權(quán)算法：在保證商品覆蓋率前提下，監(jiān)測不同電商網(wǎng)站產(chǎn)品報價，建立科學(xué)算法公式按采購價、出廠價、綜合電商、行業(yè)電商的不同加權(quán)計算市場均價，從而指導(dǎo)本平臺商品價格上浮區(qū)間。

4.價格溢出算法：對于供應(yīng)商報價進(jìn)行實時動態(tài)監(jiān)控，確保供應(yīng)商自營價格不高于本平臺電商報價，提供市場參考價，對于相同商品在本平臺價格高于供應(yīng)商自營價格時采取預(yù)警、終止下單或下架的處理模式。

5.賬票審核算法：統(tǒng)一結(jié)算模式下擬報銷的采購項目通過商品屬性自動分類為建賬類及耗損類，并進(jìn)行后臺校驗智能協(xié)助設(shè)備管理人員及財會人員進(jìn)行入固和結(jié)算。

四、結(jié)語

以高效便捷、一站式服務(wù)為根本建設(shè)目標(biāo)，以零星采購個性化功能為需求基礎(chǔ)，以智能程序輔助、大數(shù)據(jù)分析為先進(jìn)技術(shù)手段，設(shè)計高校基于電商直采方式的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)功能，助力高校實現(xiàn)公開透明、增質(zhì)提效的可持續(xù)采購。從電商模式的特有品控優(yōu)勢、快速響應(yīng)機(jī)制、供應(yīng)商自有能力等重點考慮，構(gòu)建適合高校制度機(jī)制的競爭平臺，從而滿足高校一站式采購需求，持續(xù)改善高校教職工用戶的采購體驗。

參考文獻(xiàn)：

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[3]何磬，吳冠儀.高校小額零星采購合同全過程管理[J].實驗技術(shù)與管理，2018，35（2）.

[4]張武威，曾天山，黃宇星.我國高校教育信息化重心轉(zhuǎn)移：從硬技術(shù)向軟技術(shù)創(chuàng)新[J].高等工程教育研究，2014（5）.

[5]蔣東興，等.高校智慧校園技術(shù)參考模型設(shè)計[J].中國電化教育，2016（9）.

基金項目：北京市高等教育學(xué)會技術(shù)物資研究分會2019年學(xué)術(shù)研究重點課題“基于電商直采的高校采購模式研究”（JSWZ201906）。

作者簡介：程 翔（1987—），男，重慶人，助理研究員，工學(xué)碩士，北京航空航天大學(xué)校園規(guī)劃建設(shè)與資產(chǎn)管理處招標(biāo)采購管理辦公室主任，主要從事政府采購、合同管理研究。