劉冉冉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟與科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸進入人們的生產(chǎn)與生活。然而，部分事業(yè)單位仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式與制度，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)停滯不前。為使事業(yè)單位的檔案管理工作跟上時代的腳步，要對檔案管理的錄入、保存、制度與方式進行創(chuàng)新，以解決檔案錄入載體單一、彌補檔案管理制度缺陷、創(chuàng)新檔案管理方式，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出相關(guān)創(chuàng)新措施，使事業(yè)單位的檔案能夠得到合理應(yīng)用，管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用與功能，更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。本文將指出事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題，然后從問題入手，對其管理提出創(chuàng)新性策略，為相關(guān)單位工作者提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;工作改革

一、引言

在信息化時代，檔案是重要資源之一，所以其管理建設(shè)更要加快腳步。對于檔案的管理，只有更加科學(xué)合理地錄入與保存，然后充分利用，才能發(fā)揮出檔案的重要價值。然而，事業(yè)單位中還存在一些傳統(tǒng)的檔案管理模式，占用了大量的時間、空間和人力，效率比較低下，無法適應(yīng)信息時代的快速發(fā)展。只有對事業(yè)單位的檔案管理工作進行創(chuàng)新，對檔案管理建設(shè)工作進行完善，才能實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理與充分應(yīng)用。

二、信息時代事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

（一）檔案錄入載體不科學(xué)

近期，檔案錄入與保存逐漸從原來的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息化版，但是在此過程中消耗的人力、物力不容小覷，檔案的移動與更新程序仍然不簡易。尤其是一些工程的檔案數(shù)據(jù)，信息化的資料反而不如紙質(zhì)版的資料一目了然。在一些工程類的事業(yè)單位，他們更喜歡和更習(xí)慣調(diào)用一些紙質(zhì)版的檔案數(shù)據(jù)，這就使得相應(yīng)載體的更新變得多此一舉。與其相對的是，一些經(jīng)濟不發(fā)達的地區(qū)還是采用紙質(zhì)數(shù)據(jù)進行檔案的錄入與保存，巨大的工作量使得檔案管理人員麻木，不僅效率低下，還不能夠科學(xué)快速地調(diào)動檔案。這兩種情況使得數(shù)字化檔案的實際利用率降低，沒有實現(xiàn)數(shù)字化檔案真正的價值和功能。

（二）檔案管理制度有缺陷

目前為止，我國事業(yè)單位檔案管理制度還比較落后，工作的程序較為煩瑣，執(zhí)行力度較小。同時，我國各事業(yè)單位所制定的檔案管理制度幾乎都是遵照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，根本沒有考慮到自己單位與其他單位檔案管理的差異性，管理制度沒有針對性很容易影響管理效率。當(dāng)檔案管理制度沒有具體問題具體分析時，檔案管理人員工作時也會產(chǎn)生慣性思維。再加上管理制度中對于監(jiān)督?jīng)]有明確要求，也會使得某些管理工作人員失去工作原則，使得事業(yè)單位的某些檔案資料流失，損害事業(yè)單位的名譽與外在形象。

（三）檔案管理方式單一

事業(yè)單位很容易出現(xiàn)的現(xiàn)象就是喜歡按部就班、故步自封的工作，缺乏創(chuàng)新性。在實際工作過程中，事業(yè)單位本身就很少給予相關(guān)工作人員創(chuàng)新的機會，也沒有對檔案管理工作的創(chuàng)新給予鼓勵，使得相關(guān)工作人員缺乏創(chuàng)新意識，沒有進取心，只是單純完成檔案管理的工作任務(wù)。與此同時，事業(yè)單位的創(chuàng)新型人才引進不足，也會導(dǎo)致員工隊伍的創(chuàng)新意識較差，降低檔案管理工作人的工作熱情和工作效率。

三、信息時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）檔案錄入和保存的創(chuàng)新

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展與科技的進步，各個單位引入并開始使用信息化技術(shù)與設(shè)備，事業(yè)單位的檔案也可以由原來的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)在的信息化資源，在檔案管理中加入網(wǎng)絡(luò)，讓檔案資源能夠?qū)崟r進行網(wǎng)絡(luò)信息化互通。同時，信息技術(shù)的使用可以實現(xiàn)檔案的信息化管理。把檔案信息的錄入權(quán)力交到事業(yè)單位員工的手中，在一定的期限內(nèi)，讓他們自己完善檔案的錄入，通過網(wǎng)站或者云平臺的方式上傳檔案，然后檔案管理人員通過信息化手段為他們進行再次核實，核實無誤后進行后臺信息化保存，這樣既可以節(jié)省人工錄入的時間，還可以減少資源的消耗。在云端存儲的檔案信息可以長時間無損耗的保存，節(jié)省了存放紙質(zhì)檔案的實際空間。在云平臺上保存檔案也可以使得檔案的調(diào)動更加方便快捷，簡單的復(fù)制拷貝就可以原封不動地查詢與提取檔案。在檔案管理過程中，工作人員只需定期規(guī)整檢測存儲硬盤。這樣的信息化管理使得檔案的錄入與保存的消耗與損壞率降到最低，還提高了檔案的使用效率。

（二）檔案管理制度的創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案管理的工作量較大，工作內(nèi)容也比較繁雜，所以要創(chuàng)新管理制度。要建立完善的檔案管理工作制度，加強管理的規(guī)范性與權(quán)威性，對所有的檔案進行統(tǒng)一管理，建立獨立的檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行編制歸檔，建立相關(guān)檔案之間的關(guān)系鏈。此外，要加強檔案平臺的搜索功能與高級搜索能力，添加相應(yīng)的關(guān)鍵詞和條件搜索等字條，致力于檔案快捷方便地使用和調(diào)動。事業(yè)單位的公開檔案要放開調(diào)查權(quán)限，在平臺設(shè)置為所有人可看。事業(yè)單位的員工個人檔案要約束調(diào)查權(quán)限，在平臺設(shè)置為僅本人可看或者密碼驗證可看。對事業(yè)單位的檔案設(shè)置權(quán)限，可以有效防止員工的個人信息泄露。信息化時代，信息傳播的速度遠超過人們的想象，所以保護相關(guān)的信息資源很重要，這是對自己工作負(fù)責(zé)，也是對其他員工負(fù)責(zé)。一定要嚴(yán)格要求檔案管理人員，創(chuàng)設(shè)獨立的監(jiān)督部門，監(jiān)督與考核每個管理工作人員的工作。同時，把工作責(zé)任下發(fā)到個人，實施個人承包責(zé)任制，以免發(fā)生信息泄露事件。一旦發(fā)生信息泄露事件，將責(zé)任具體到個人。目前為止，我國的信息化建設(shè)對于個人信息的保護很好，外賣、快遞、運營商都有泄露客戶信息的情況，所以，事業(yè)單位檔案管理制度創(chuàng)新的過程中也要加強對管理工作人員的約束，防止重要工作資源與檔案泄露，以免給事業(yè)單位的工作人員造成不必要的影響。

（三）檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新

要想提高在信息化時代創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)，就要實現(xiàn)檔案管理一體化。第一，引進先進的專業(yè)化人才，提高整體檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。加強對工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識、信息技術(shù)水平和掌握正確的管理方式。在培訓(xùn)過程中，加大考核力度，對表現(xiàn)良好的員工進行獎勵，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)積極性。此外，要培養(yǎng)檔案管理工作人員的溝通管理能力，讓他們能夠與其他部門人員進行良好的溝通與交流，更好地開展檔案管理工作。

第二，檔案管理人員要在專業(yè)化的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新性的實踐活動。學(xué)會使用相關(guān)管理工具，開發(fā)相關(guān)管理手段，梳理繁雜的檔案，構(gòu)建檔案信息之間的聯(lián)系，提高檔案信息的利用率。通過對檔案信息的整理，將零散的信息化資源進行整合，這樣會使員工或其他人員調(diào)動檔案時得到更加全面的信息，一定程度上提高檔案信息的使用效率。在事業(yè)單位，檔案涉及很多人的利益，所以進行檔案管理時一定要細(xì)化管理。要對檔案進行規(guī)整的分類整理，體現(xiàn)檔案的價值，從而提升檔案管理服務(wù)水平。還要積極聽取各方的意見與建議，及時改進檔案的信息化管理服務(wù)，提升資源的利用率。

四、結(jié)語

對于信息化時代的事業(yè)單位發(fā)展來說，檔案管理工作的創(chuàng)新至關(guān)重要。相關(guān)部門要加強對檔案管理工作的創(chuàng)新，引進先進的專業(yè)化管理人員，做好老員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識與專業(yè)素質(zhì)，做好檔案的錄入與保存，對員工個人檔案進行加密處理，維護好相關(guān)存儲平臺的建設(shè)。相關(guān)部門要制定完善的檔案管理制度，約束與監(jiān)督檔案管理工作人員，保護好個人檔案，防止泄露，同時建立獨立的管理系統(tǒng)，完善系統(tǒng)設(shè)置，提升信息化檔案資源的使用和調(diào)動率。只有更好地體現(xiàn)檔案的價值，提升管理服務(wù)水平，對檔案進行細(xì)化管理，運用信息化手段對檔案進行信息化處理與分類，才能實現(xiàn)檔案管理一體化，進而通過一系列的創(chuàng)新促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展與完善。

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