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摘要：檔案是企業(yè)組織重要管理資料，記錄了本企業(yè)重要信息，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供完善的參考資料。檔案庫房是存放檔案的重要場所，確保檔案資源的安全存儲，則必須全面做好檔案庫房管理工作，改進(jìn)檔案庫房安全管理模式，嚴(yán)格做到檔案存放登記工作與保密工作，健全檔案庫房安全管理制度，落實安全防御政策，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。本文將簡單分析如何做好企業(yè)檔案庫房管理工作，希望能為企業(yè)檔案管理提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)組織;檔案庫房;安全管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程的所有信息，為企業(yè)總結(jié)寶貴的管理經(jīng)驗，能輔助企業(yè)組織在實施保密性調(diào)閱檔案資料的同時制定更完善的經(jīng)營管理方案，不斷提高檔案資源利用價值，促進(jìn)企業(yè)組織的良好發(fā)展。檔案庫房是用于存儲檔案的重要場所，其安全管理不容忽視。

一、健全企業(yè)檔案庫房安全管理制度

從整體結(jié)構(gòu)來分析，健全企業(yè)檔案庫房安全管理制度，必須做好三方面的工作，細(xì)化三項基本制度：第一，針對檔案出入庫管理工作和全體工作人員制定完善的管理制度。在制定和執(zhí)行該制度的過程中，需要認(rèn)真登記檔案出庫和入庫時間，同時，要嚴(yán)格限制檔案出庫時間，確保應(yīng)調(diào)閱而出庫的檔案能及時收回。檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，做好檔案保密工作，禁止未經(jīng)允許的非工作人員進(jìn)入檔案庫房。如果因特殊需要，非工作人員需要持有上級領(lǐng)導(dǎo)的合法證明，在進(jìn)入庫房的過程中，檔案管理人員應(yīng)全方位陪同非工作人員，做好進(jìn)入人員的姓名、證件、出入時間和調(diào)閱材料等級工作。其次，檔案管理人員應(yīng)準(zhǔn)確等級檔案資料的進(jìn)出量與庫存量，避免檔案在進(jìn)出與存放過程中出現(xiàn)丟失和殘缺問題。第二，建立庫存檔案定期檢閱制度。該制度的執(zhí)行宗旨是全方位了解企業(yè)檔案資料的流動狀況，查看檔案庫房是否存在霉變和安全隱患，核對檔案管理工作是否存在問題并及時解決問題。第三，針對檔案庫房照明設(shè)備與消防設(shè)備制定安全管理制度。當(dāng)代企業(yè)檔案庫房均設(shè)有照明設(shè)備和消防設(shè)備，旨在為檔案管理工作提供便利，維護(hù)庫房消防安全。然而，設(shè)備隨著使用時間的推移難免出現(xiàn)質(zhì)變問題，如果不及時檢查和修復(fù)存在安全隱患的設(shè)備，必然會誘發(fā)安全事故。因而，必須針對照明設(shè)備和消防設(shè)備制定安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)正確使用庫房內(nèi)部設(shè)備，避免因操作不當(dāng)而誘發(fā)的安全隱患。與此同時，應(yīng)該由專業(yè)技術(shù)人員定期檢測和維修設(shè)備，以免發(fā)生安全事故。

二、確保庫房檔案資料存放的有序性和科學(xué)性

做好庫房內(nèi)部檔案資料的安全存儲工作，必須確保檔案資料存放的有序性和科學(xué)性，對不同檔案實施分類存儲，例如將企業(yè)檔案分為人力資源檔案、項目檔案、產(chǎn)品設(shè)計檔案等，檔案資料排放必須整齊而有序，與此同時，應(yīng)注意避免強(qiáng)烈的紫外線直射檔案。其次，應(yīng)合理放置檔案柜，盡量提升檔案庫房空間使用效率，避免出現(xiàn)空間浪費問題。做好檔案分類與編號工作之后方能按照對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)放入檔案柜中，切忌檔案混放。一般來講，大多數(shù)普通檔案均采用豎放方式，這樣方便后期取放，而對于保密性檔案則需要采用平放方式。此外，對于非紙質(zhì)版檔案，像光碟、視頻資料、音頻資料等，需要放入電子檔案柜中進(jìn)行保管。

三、控制好檔案庫房內(nèi)部溫度與濕度

做好檔案庫房安全管理工作，避免檔案發(fā)生變質(zhì)問題，必須科學(xué)控制檔案庫房內(nèi)部溫度與濕度，根據(jù)不同季節(jié)對室內(nèi)溫度和濕度進(jìn)行調(diào)控。通常，在夏季，室內(nèi)溫度不得低于26度，濕度須控制在30%到50%;在冬季，不得高于20度，濕度須控制在30%到60%。

四、做好檔案庫房安全防御工作

從微觀層次來看，檔案庫房安全防御工作主要體現(xiàn)在八個方面：第一，做好防火工作。檔案管理人員應(yīng)禁止火源物品入庫，切忌在庫房內(nèi)吸煙或者使用打火機(jī)。企業(yè)組織必須為檔案庫房安裝完善的消防安全設(shè)備和火災(zāi)報警器。第二，做好防水工作。做好該項工作，必須將檔案庫房設(shè)置在高層建筑或者地勢較高的區(qū)域，盡量避免庫房附近出現(xiàn)水源，同時，對于高層建筑應(yīng)組裝避雷針和排水設(shè)施，避免雨水流入庫房內(nèi)。第三，做好防潮工作。管理人員應(yīng)借助智能化儀器設(shè)備全方位監(jiān)測檔案庫房內(nèi)部濕度，并根據(jù)監(jiān)測結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整以做好防潮工作。第四，做好防盜工作。企業(yè)組織必須為檔案庫房組裝防盜報警器以避免檔案資源被非法盜竊，同時，要做好電子檔案保密工作以免檔案信息被不法分子利用網(wǎng)絡(luò)途徑盜取。第五，做好檔案防曬工作。企業(yè)組織應(yīng)合理設(shè)置庫房，避免紫外線直射庫房內(nèi)部，為庫房窗戶設(shè)置防紫外線窗簾。第六，做好防蟲工作。在檔案資料入庫前，應(yīng)防止足量的防蟲藥物。入庫后應(yīng)定期檢測是否存在蟲蛀問題，并予以解決，適當(dāng)增加藥物。第七，做好防塵工作。檔案庫房管理人員應(yīng)定期清潔庫房和檔案柜，確保檔案存儲環(huán)境的整潔、衛(wèi)生。第八，做好防霉工作。檔案管理人員應(yīng)注意為檔案庫房放置足量的防霉藥物，保持庫房良好的通風(fēng)條件，及時除菌，控制好內(nèi)部濕度以免檔案資料發(fā)霉。同時，要定期檢測檔案是否存在發(fā)霉現(xiàn)象并在第一時間內(nèi)解決發(fā)霉問題。

五、加強(qiáng)檔案信息化安全管理建設(shè)

順應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展趨勢，提高企業(yè)檔案管理效率，加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)，檔案管理人員應(yīng)集合大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動檢測技術(shù)、自動掃描技術(shù)和計算機(jī)自動化技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建完善的檔案管理平臺，從而為檔案信息化管理工作提供良好的技術(shù)保障。其次，檔案管理人員應(yīng)重視做好檔案資料保密工作，避免出現(xiàn)檔案信息丟失問題和非法竊取問題。

結(jié)語

綜上所述，全面做好企業(yè)檔案庫房安全管理工作，必須制定科學(xué)完善的企業(yè)檔案庫房安全管理制度，正確存放檔案，依次做好檔案庫房防火、防水、防潮、防盜、防曬、防蟲、防塵和防霉工作，控制好庫房內(nèi)部溫度與濕度。此外，必須結(jié)合時代發(fā)展趨勢，大力加強(qiáng)檔案信息化安全管理建設(shè)。

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