摘 要：《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，要在2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級目標(biāo)。本文分析了企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題，提出了企業(yè)檔案工作“六化”工作方法與轉(zhuǎn)型升級思路，確保檔案數(shù)據(jù)有效采集、管得好、找得到、用得好，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供信息支撐與保障，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作;“六化”工作方法;創(chuàng)新轉(zhuǎn)型升級

2019年6月10日，丁薛祥同志在中央辦公廳2019年工作會議上要求，要推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，擴(kuò)大電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)。為適應(yīng)信息化發(fā)展需要，航空工業(yè)開展檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)工作。在國家和集團(tuán)的利好政策下，企業(yè)檔案部門要抓住機(jī)遇。檔案人員要樹立危機(jī)意識，既要懂得檔案業(yè)務(wù)，又要了解企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，更要懂得涉及檔案管理的信息技術(shù)。

1 企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

黨的十九大報(bào)告對我國社會主義矛盾變化作出了重大判斷，分析我國社會主要矛盾的變化在檔案工作領(lǐng)域的具體表現(xiàn)。企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀表現(xiàn)為檔案發(fā)展不平衡、作用發(fā)揮不充分、信息化建設(shè)不夠、檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)不高等突出問題。低下的檔案信息化水平不能滿足科研生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要、企業(yè)檔案利用服務(wù)體系不能充分滿足利用者的需要、企業(yè)檔案安全體系不能確保安全保密的同時使檔案得到有效、快捷地利用等等。

2 企業(yè)檔案工作存在的問題

1）檔案工作邊緣化。隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)改革，響應(yīng)國家“瘦身健體、體質(zhì)增效”的號召，檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)過多次精簡，甚至降為科級單位，今天合并到技術(shù)中心，明天又掛靠到信息化部門或科技部門等，企業(yè)檔案工作慢慢被邊緣化。

2）檔案人員素質(zhì)不高?！跋嚓P(guān)統(tǒng)計(jì)資料顯示，我國從事檔案的工作人員中本科上學(xué)歷的僅僅占到總數(shù)的7%，而從檔案專業(yè)角度看，受到檔案專業(yè)正規(guī)全日制學(xué)歷教育的人數(shù)僅占總數(shù)的20%”[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，對檔案人員提出了更高的要求，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案“收、管、用”已不能滿足工作需要。

3）檔案數(shù)據(jù)管理不到位。專業(yè)機(jī)構(gòu)研究表明，從數(shù)據(jù)的全生命周期來看，單位信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)大約80%處在應(yīng)歸檔的階段，但是航空工業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)較好的單位也只歸檔10%左右。大多數(shù)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)時只關(guān)注檔案管理系統(tǒng)自身建設(shè)，忽視了與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔接口開發(fā)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)管理不理想。

4）檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足。企業(yè)為了不斷提升市場競爭力，將絕大部分經(jīng)費(fèi)投入到生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、市場營銷、人力資源等能直接創(chuàng)造價值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上。對檔案工作經(jīng)費(fèi)投入也少，缺乏購置相關(guān)檔案信息化設(shè)備導(dǎo)致檔案管理信息化程度較低。

3 “六化”工作方法

1）檔案工作法治化，做到檔案工作有法可依。樹立“頂天立地”的理念，頂天就是上接天線，吃透兩辦、國家檔案局、航空檔案館等上級精神。立地就是下接地氣，了解企業(yè)檔案工作實(shí)際情況。企業(yè)要形成符合實(shí)際的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、高效的檔案法治實(shí)施、嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督的電子檔案法治體系。

2）檔案數(shù)據(jù)豐富化，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)有效采集。檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)持久、權(quán)威的真相源，是追溯業(yè)務(wù)流程的依據(jù)，是鎖定研發(fā)過程的憑證，是工程設(shè)計(jì)驗(yàn)證的證據(jù)，是核心能力和知識資產(chǎn)的載體，檔案數(shù)據(jù)必須依法歸檔，科學(xué)管理[2]。創(chuàng)新電子文件的歸檔方法，豐富檔案數(shù)據(jù)資源。在電子文件歸檔時進(jìn)行“四性”檢測，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，建立檔案數(shù)據(jù)資源歸檔管理新格局。

3）檔案管理信息化，確保檔案數(shù)據(jù)管得好。企業(yè)要運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維和信息化技術(shù)手段，全面推動電子檔案“單套制”管理和檔案工作從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，開發(fā)一套符合企業(yè)“管數(shù)據(jù)”實(shí)際需求的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案“單套制”管理，走出傳統(tǒng)檔案館庫房面積永遠(yuǎn)不夠的窘境。

4）檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，確保檔案數(shù)據(jù)找得到。創(chuàng)新檔案利用形式，以公司手機(jī)app開發(fā)為契機(jī)，探索實(shí)現(xiàn)手機(jī)查詢非密檔案數(shù)據(jù)，做到“指尖查詢檔案，信息隨時隨地”檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。涉密檔案數(shù)據(jù)采用內(nèi)網(wǎng)在CPS系統(tǒng)線方式提供利用，提供“訂單式”電子檔案在線利用服務(wù)，構(gòu)建檔案利用網(wǎng)絡(luò)平臺。

5）檔案隊(duì)伍專業(yè)化，確保檔案數(shù)據(jù)用得好。企業(yè)檔案部門應(yīng)將人才培養(yǎng)的重要性提到一定的高度，進(jìn)一步加大對檔案人員的培訓(xùn)力度。利用員工自學(xué)、參加外培、研討交流等多種方式提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，通過分析技能矩陣短板，有針對性地開展檔案信息化能力提升培訓(xùn)，提供堅(jiān)實(shí)的才人保障基礎(chǔ)。

6）檔案安全高效化，確保檔案數(shù)據(jù)長期可用。要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)有效采集、管得好、找得到、用得好的目標(biāo)，更要對電子文件、電子檔案實(shí)施全生命周期和集中統(tǒng)一管理，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，同時做好檔案數(shù)據(jù)的備份。定期開展“四性”檢測，通過運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)，找到數(shù)據(jù)原始特征（數(shù)據(jù)基因）來保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性，確保電子檔案數(shù)據(jù)長期可用。

4 企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級思路

經(jīng)濟(jì)建設(shè)到了一定階段需要轉(zhuǎn)型升級，檔案事業(yè)發(fā)展同樣需要轉(zhuǎn)型升級[3]。筆者認(rèn)為推動企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級思路包括以下幾個方面。

1）落實(shí)職能 創(chuàng)新驅(qū)動?！扒蓩D難為無米之炊”，為保證“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)工作的順利進(jìn)行，首當(dāng)其沖就是要落實(shí)檔案部門歸口管理數(shù)據(jù)歸檔工作的職能，同時對本企業(yè)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的摸底工作，培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神、擔(dān)當(dāng)作為的檔案技術(shù)帶頭人。

2）頂層設(shè)計(jì)全面推進(jìn)。在轉(zhuǎn)型升級時期企業(yè)必須要做好檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，必要得到單位領(lǐng)導(dǎo)重視，同時成立“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)，定期召開“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)專題會，有條不紊地統(tǒng)籌推進(jìn)實(shí)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

3）統(tǒng)籌規(guī)劃 系統(tǒng)開發(fā)。在開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)前，要做到對企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成后的留存節(jié)點(diǎn)、保存方式、數(shù)據(jù)接口開展調(diào)查、研究，同時要考慮數(shù)據(jù)的歸檔、留存、長期保存與利用需求。首先，考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔與保存工作，最大限度將元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嵌入系統(tǒng)內(nèi)部;其次，明確電子檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)集成接口;最后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)要配置管理權(quán)限實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)下載和導(dǎo)出功能，以備數(shù)據(jù)的邏輯歸檔。

4）技術(shù)引領(lǐng) 轉(zhuǎn)型升級。檔案人員必須要勇于面對新技術(shù)，大膽地將大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行融入融合，利用自動化、智能化手段，取代傳統(tǒng)的手工處理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化、管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型升級。

5 結(jié)束語

企業(yè)檔案部門要把握轉(zhuǎn)型升級的機(jī)遇，檔案工作者必須要樹立危機(jī)意識，不搶占“轉(zhuǎn)型升級”的先機(jī)，就會失去“管數(shù)據(jù)”的良機(jī)，甚至陷入“檔案館業(yè)務(wù)萎縮甚至丟掉飯碗”的危機(jī)。確保檔案數(shù)據(jù)“有效采集、管得好、找得到、用得好，不可更改、不依賴原系統(tǒng)、不依賴外部壞境、絕對安全、可以復(fù)現(xiàn)”，切實(shí)維護(hù)好檔案館“權(quán)威真相源”的地位，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]賈慧娟.論檔案人員的教育培訓(xùn)[J].北京檔案（12）：20-21.

[2]航空工業(yè)檔案館.航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)交流會議紀(jì)要.2019（8）.

[3]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要.2016（4）.

作者簡介

張江紅，昌河飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，館員，本科。