摘 要：伴隨著大數(shù)據(jù)之下的信息技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理的模式也在逐漸向數(shù)字化檔案管理形式發(fā)展，這是時代的大勢所趨，運用數(shù)字化模式進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠更加適應時代的發(fā)展，有助于現(xiàn)代數(shù)字檔案的管理。

關鍵詞：現(xiàn)代;數(shù)字化;檔案管理

數(shù)字化檔案管理是基于目前信息化時代的發(fā)展下的產(chǎn)物，主要通過計算機手段以及網(wǎng)絡技術等對電子檔案進行管理。數(shù)字化檔案管理的主要內(nèi)容包括，前期檔案的整理、中期的收集和保管、檔案存檔的保護，以及檔案共享等。建立一個完善的數(shù)字化檔案管理制度十分的重要，能夠加強對電子檔案的數(shù)據(jù)建設，并且保證電子檔案的完整性，以及保護電子檔案的安全性，最終實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理[1]。

1 現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理概述

1.1 管理觀念轉變

在檔案管理過程中，從傳統(tǒng)檔案管理當中引進了云計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術，在大數(shù)據(jù)檔案管理之下引進了電子檔案管理，使檔案管理進行了新的創(chuàng)新。現(xiàn)階段的檔案管理形式已經(jīng)由信息向價值方面進行轉型，電子檔案管理的技術也已經(jīng)由單純的管理形式向智慧型管理邁進。這種檔案管理方式的變化，對檔案自身價值的挖掘有著重要的意義，存進了檔案管理走向新的高度，在保證便捷的同時，也能完整的保留檔案的價值，并為對電子檔案的進一步探索打下堅實的基礎[2]。

1.2 管理方式變更

伴隨信息技術的發(fā)展，檔案管理形式已經(jīng)發(fā)生了很大的改變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，發(fā)展為數(shù)據(jù)管理，即電子檔案管理。伴隨著管理形式下新技術的運用，更加推動了檔案管理向數(shù)字化管理方向發(fā)展，在管理工作當中能夠應用更加的廣泛，不僅提高了檔案管理的效率，更是在這種多元化、開放性，以及先進性的數(shù)據(jù)服務之下，數(shù)字化檔案管理邁向了一個新的高度。雖然我國現(xiàn)代數(shù)字化管理做了大量的工作，但是還是有很多問題存在，值得我們進一步去探索和完善，讓現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理發(fā)揮更大的優(yōu)勢[3]。

2 現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理過程中問題

為了打破檔案使用的局限性，就需要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，并且讓檔案資源能夠進行共享，這樣才能夠使檔案向更加優(yōu)化的方向前進，更好的需要檔案的相關單位和人員提供方便，優(yōu)質(zhì)和安全的服務。通過前期探索發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理主要有以下兩個方面的問題存在。

2.1 軟件層面問題

從軟件層面來看，檔案管理對數(shù)據(jù)庫的利用不頻繁，導致新進庫的資源過不了多久就變成了老檔案，老檔案在過一點時間就變成了無人問津的死檔案，數(shù)字化檔案管理是對一個階段的檔案進行管理，如果數(shù)據(jù)庫在檔案錄入系統(tǒng)之后不再更新，就會造成數(shù)據(jù)庫利用效率不高的情況發(fā)生[4]。

2.2 管理層面問題

從檔案的管理層面來看，主要是管理人員存在的問題，管理人員崗位職責不明確，一個人管理多項事物現(xiàn)象頻發(fā)，管理人員的專業(yè)程度不夠，懂得檔案管理和計算機的人才不能夠滿足檔案管理工作的需求。現(xiàn)在個檔案管理工作崗位的人員缺少年輕的專業(yè)人才，嚴重阻礙了檔案管理想數(shù)字化進程的發(fā)展。目前個檔案管理機構不重視檔案管理工作人員的培訓，導致檔案管理者思想觀念落后。

3 現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理措施

3.1 強化數(shù)字化管理制度

對檔案的管理不是一個簡單的工作，所以對檔案的數(shù)字化管理需要建立一個完善的管理制度。首先，要建立一個完善的部門管理制度，只適用于部門的管理。例如：建立一個數(shù)字化管理的日常管理制度，將日常需要做的事情都做好規(guī)劃，并且每天按照規(guī)劃進行執(zhí)行;建立一個數(shù)字化檔案的工作制度，工作制度表明所需要進行的規(guī)范，鼓勵員工積極遵守;建立一個數(shù)字化檔案的查詢制度，對查詢規(guī)則以及查詢內(nèi)容進行進行規(guī)范化的管理，便于對檔案的查詢;建立好數(shù)字化檔案的管理范疇，讓部門員工遵循范疇行事;建立檔案管理的保密制度，這是最重要的一個制度，保密管理無論對傳統(tǒng)檔案來說，還是現(xiàn)代化數(shù)字檔案來說，都是至關重要的。最后，還要使檔案管理的人員都具備保密的意識，因為檔案是國家重點的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，對檔案的保密就是對中國遺產(chǎn)的保護，數(shù)字化檔案管理面臨最大的問題就是安全的問題，信息化技術飛快發(fā)展，保密工作非常艱巨，如果信息檔案管理在安全上出了問題，那將會面臨嚴重的后果。所以對現(xiàn)代數(shù)字檔案的管理，一定要在建立完善的管理制度的基礎之上，對人員的保密意識，以及安全意識進行大力加強，確?，F(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作的順利進行[5]。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理是只需要管理人員具備一定的專業(yè)知識，并從事相關管理工作，就能夠進行檔案管理的工作，但是現(xiàn)如今檔案管理的形式發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)的檔案管理變成了數(shù)字化檔案管理，因為數(shù)字化管理運用到了計算機技術，所以對管理人員的要求也提高了，不僅需要專業(yè)的檔案管理知識作為基礎，還需要計算機技術做為支持，以及相關的配套工程的技能，打造一支數(shù)字化檔案管理的專業(yè)隊伍。進行檔案管理專業(yè)知識的培訓，加大人才培養(yǎng)的力度，建立一套獎勵機制，對于優(yōu)秀的員工進行獎勵，調(diào)動員工學習的積極性。組織管理人員學習計算機專業(yè)知識，鼓勵員工多學習，并且開展相對應的社會實踐活動，讓員工在實踐中成長，并且增長管理的經(jīng)驗，提升專業(yè)的管理水平。對于管理員工的制度，根據(jù)實際情況進行更新，以便于提高員工管理水平。這樣的做法，能夠推進檔案管理工作進一步向科學化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，為提高現(xiàn)代化管理水平打下堅實的基礎。

3.3 加強數(shù)據(jù)庫的安全維護、整理和備份

檔案管理過程中，檔案的安全問題至關重要，數(shù)字化第一步就是提檔，這就需要兩個以上的工作人員進行同時工作，起到監(jiān)督和促進的作用。其次要加強對數(shù)字化檔案庫的維護，防止由于硬件設施出現(xiàn)問題而造成的系統(tǒng)崩潰的情況的發(fā)生，也防止病毒引起的系統(tǒng)癱瘓，從而造成的數(shù)據(jù)丟失情況，這就需要對網(wǎng)絡安全進行加強，防止數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)破壞，以及非法篡改數(shù)據(jù)的事故發(fā)生，這就需要對數(shù)據(jù)庫進行備份，數(shù)據(jù)備份可以保證數(shù)據(jù)具有準備性和完整性。確保在數(shù)據(jù)庫維護過程中由于失誤導致操作失誤而造成的嚴重后果。還有一個環(huán)節(jié)就是要對數(shù)據(jù)進行整理，數(shù)據(jù)整理工作就是對檔案進行校對，以及打包整理，以便更好的對數(shù)字化檔案進行管理。

4 結束語

上文主要通過對檔案管理概念進行描述，指出現(xiàn)代化檔案管理當中現(xiàn)存的不足之處，并提出了相應的解決措施。由此可見，現(xiàn)代信息化檔案管理正面臨著嚴重的挑戰(zhàn)，無論是在檔案管理的技術方面，還是在檔案管理人才方面對面臨著問題。但是數(shù)字化檔案管理也面臨著新的機遇，所以應該提高對數(shù)字化檔案管理的重視，并且加速數(shù)字化檔案管理制度的完善，加大對檔案管理人才的重視，引進大量的管理人才和計算機人才，不斷對檔案管理形式進行創(chuàng)新，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，提高現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的管理水平。

參考文獻

[1]夏志英.數(shù)字化檔案管理的特點分析[J].集成電路應用，2019，36（09）：30-31.

[2]李玲潔.淺談數(shù)字化檔案管理[J].機電兵船檔案，2018（02）：59-60.

[3]劉金虎.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].科技視界，2018（10）：121-122+125.

[4]林迎迎.數(shù)字化檔案管理的應用與發(fā)展趨向分析[J].蘭臺內(nèi)外，2018（04）：28.

[5]惠高峰.如何做好數(shù)字化檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（12）：123.

作者簡介

李文媛（1972-），山西定襄，漢族，本科，助理管員。