程顯波

2020年8月底，本溪需要移交的100多戶企業(yè)、8萬多卷人事檔案必須完成規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，并實現(xiàn)集中移交、集中保管。這項工作業(yè)務(wù)性強、任務(wù)量大、節(jié)點要求急，是省、市政府考核的重點指標(biāo)之一。為切實幫助國企減負(fù)增效，保障企業(yè)退休人員社會化管理目標(biāo)落地、落實，市檔案局聯(lián)合市國有企業(yè)退休人員社會化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（以下簡稱“市退管辦”），在新冠肺炎疫情防控的特殊時期，結(jié)合各國有企業(yè)的實際情況，多措并舉扎實推進(jìn)國企退休人員人事檔案（以下簡稱“退管檔案”）規(guī)范化整理和數(shù)字化工作。

一、強化使命擔(dān)當(dāng)，聚焦主責(zé)主業(yè)

本溪市委市政府高度重視“退管檔案”工作，將市檔案局納入市國有企業(yè)社會化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，市檔案局將做好全市“退管檔案”工作作為全年重要工作任務(wù)。

首先，列入計劃，專項推進(jìn)?！巴斯軝n案”工作列入了市檔案局年度工作計劃，明確責(zé)任部門、規(guī)定完成時限，通過日常督促檢查，促進(jìn)相關(guān)任務(wù)的落實。同時，制定任務(wù)分解計劃，將工作目標(biāo)落實到人頭，定期檢查進(jìn)度，溝通指導(dǎo)情況，協(xié)調(diào)解決問題，做到月有考核、日有落實。在此基礎(chǔ)上，局領(lǐng)導(dǎo)多次聽取專題匯報，研究工作方案、提出工作要求，并多次在市委辦班子會議上做專題匯報。

其次，深入調(diào)研，有的放矢。為全面掌握全市“退管檔案”管理現(xiàn)狀，市檔案局組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員先后深入到本鋼集團、本鋼總院、聯(lián)通公司、華夏集團等企業(yè)進(jìn)行摸底調(diào)查，進(jìn)而掌握企業(yè)職工數(shù)量、“退管檔案”整理標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化水平等業(yè)務(wù)指標(biāo)。針對企業(yè)數(shù)量多、人事檔案整理參差不齊、移交任務(wù)量大、時間節(jié)點緊等不利因素，制定具體解決措施。

再次，對接實際，把握規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)?！哆|寧省國有企業(yè)退休人員人事檔案整理和數(shù)字化工作實施細(xì)則》頒布之初，市檔案局組織人員進(jìn)行了系統(tǒng)學(xué)習(xí)，在消化吸收基礎(chǔ)上，以我市國有企業(yè)退休人員人事檔案管理機構(gòu)為模板，對現(xiàn)行檔案正本整理，特別是檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行了剖析。在多次論證會商后，起草了《本溪市國有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作規(guī)范》，并以“市退管辦”文件的形式印發(fā)。

二、優(yōu)化服務(wù)措施，創(chuàng)新指導(dǎo)方式

鑒于企業(yè)人員少、業(yè)務(wù)不熟、歷史欠賬多等棘手問題，市檔案局在“市退管辦”的支持協(xié)助下，多措并舉扎實開展指導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)完成“退管檔案”規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，解決人事檔案業(yè)務(wù)“最后一公里”問題。

第一，分片包干，一對一幫帶。印發(fā)了《本溪市疫情期間退休人員人事檔案整理和數(shù)字化工作指導(dǎo)意見》，建立指導(dǎo)聯(lián)系制度，并細(xì)化責(zé)任、落實到人。全局上下各領(lǐng)任務(wù)，劃分檔案整理和數(shù)字化兩個專項工作組、六個業(yè)務(wù)指導(dǎo)片區(qū)，人均負(fù)責(zé)聯(lián)系指導(dǎo)20戶企業(yè)。面對部分破產(chǎn)關(guān)停企業(yè)留守人員少、業(yè)務(wù)不熟練、移交任務(wù)量大這一難題，指導(dǎo)人員邀請這些企業(yè)帶卷上門，采取一對一、面對面、手把手的輔導(dǎo)方式，給他們單獨“吃小灶”，全過程幫助鑒定、分類、編目及數(shù)字化等業(yè)務(wù)，直到他們能夠熟練操作并滿意而去。

第二，分類指導(dǎo)，科目化教學(xué)。由于央企、省企和市屬國有企業(yè)尤其是破產(chǎn)關(guān)停企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)、檔案管理基礎(chǔ)參差不齊，我們在指導(dǎo)培訓(xùn)中就標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范把握、業(yè)務(wù)操作技能和工作進(jìn)度要求等，分門別類、因企施策、注重效果、循序漸進(jìn)。全市先后六批次組織縣區(qū)、駐溪央企、省企和市屬企業(yè)“退管檔案”整理及數(shù)字化工作培訓(xùn)會，共培訓(xùn)學(xué)員140多人。培訓(xùn)中，市國資委、檔案局相關(guān)科室負(fù)責(zé)人集中解讀了《規(guī)范細(xì)則》的意義、要求和標(biāo)準(zhǔn)等;指導(dǎo)人員集中解答了檔案整理和數(shù)字化工作的疑難問題;學(xué)員結(jié)合理論講授、案例剖析、現(xiàn)場答疑等進(jìn)行案卷整理操作。在此基礎(chǔ)上，指導(dǎo)人員先后多次深入到華夏集團、本鋼集團、市退管中心等重點企業(yè)和單位，對其檔案整理和數(shù)字化工作提出合理化指導(dǎo)意見和建議。一些整理、移交任務(wù)量較大的企業(yè)通過委托檔案服務(wù)外包公司開展檔案整理和數(shù)字化，指導(dǎo)人員第一時間深入現(xiàn)場與受委托方進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)對接，幫助企業(yè)做好其資質(zhì)驗證和質(zhì)量把關(guān)，保證企業(yè)退休人員人事檔案信息的完整與安全。

第三，創(chuàng)新服務(wù)方式，線上遠(yuǎn)程指導(dǎo)。多渠道開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)有機結(jié)合起來。通過微信解答、電話咨詢、電子郵件等形式，滿足企業(yè)檔案業(yè)務(wù)需求。建立了市直和縣區(qū)人事檔案微信工作群，集合160余家國有企業(yè)人事檔案工作者，下發(fā)輔導(dǎo)課件和相關(guān)資料，檔案指導(dǎo)人員和一些企業(yè)骨干爭當(dāng)“接線員”、“輔導(dǎo)員”。微信工作群的建立，拉近了檔案部門和企業(yè)之間的距離，大家不分工作日還是休息日都實時在線，一時間群內(nèi)信號閃爍、呼叫不斷，答疑解惑與業(yè)務(wù)探討之聲此起彼伏。

三、齊抓共管、質(zhì)量管控、強力推進(jìn)

一是協(xié)調(diào)配合，形成合力。在開展國企退休人員人事檔案社會化移交過程中，市國資委在前期的調(diào)研、規(guī)范出臺、組織開展培訓(xùn)等方面，給予了大力支持和配合，形成了齊抓共管的合力。

二是計劃管理，強力推進(jìn)。市檔案局指導(dǎo)市屬國有企業(yè)檔案部門結(jié)合實際編制進(jìn)度方案，各企業(yè)以此倒排工期，抓緊開展檔案整理和數(shù)字化工作，確保了企業(yè)檔案整理和數(shù)字化工作處于受控狀態(tài)，強力有序推進(jìn)。

三是層層把關(guān)，質(zhì)量控制。嚴(yán)格執(zhí)行省、市印發(fā)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，督促企業(yè)在檔案整理和數(shù)字化過程中，對檔案的鑒別、分類、著錄、掃描等每一環(huán)節(jié)做好內(nèi)部驗收。同時，在檔案指導(dǎo)、檢查過程中堅持抽查驗審，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

多措并舉地深入指導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)一步提升了國有企業(yè)檔案人員的組織協(xié)調(diào)與業(yè)務(wù)能力。目前，全市138戶國有企業(yè)完成退休人員人事檔案整理7萬多卷、數(shù)字化掃描1.6萬卷，為全面完成國企退休人員社會化管理人事檔案移交任務(wù)奠定了堅實基礎(chǔ)。