劉述曦

摘要：高校后勤辦公室是保障高校良好秩序的關(guān)鍵部門，在高校改革不斷推進(jìn)新的背景下，使得后勤管理工作在面臨諸多機(jī)遇，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前，后勤工作也更加復(fù)雜，需要進(jìn)行學(xué)生安全管理工作以及諸多校園日常管理工作。后勤辦公室秘書作為辦公室管理的重要人員，其自身需要具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能滿足當(dāng)前高校后勤辦公室管理工作需要。本文從高校后勤管理存在的問題入手，討論高校后勤辦公室秘書素質(zhì)要求，并分析如何提升高校后勤辦公室秘書素質(zhì)，希望進(jìn)一步促進(jìn)高校后勤管理質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：高校;后勤辦公室;秘書素質(zhì);要求

高校后勤辦公室秘書主要是高校后勤領(lǐng)導(dǎo)人員身邊從事輔助工作的人員，主要工作內(nèi)容為輔助決策、信息溝通、綜合協(xié)調(diào)，在日常工作中需要發(fā)揮出協(xié)助的作用，進(jìn)而確保高校各項(xiàng)后勤管理工作的有效開展。在我國高校教育管理改革的大背景下，后勤管理工作也在不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，這就要求高校后勤辦公室秘書具備過硬的素質(zhì)，做好廣大教職工和學(xué)生的服務(wù)工作，為學(xué)?？蒲小⒔虒W(xué)工作提供支持。

一、高校后勤管理存在的問題

后勤管理工作是當(dāng)前高校管理的主要內(nèi)容，由于部分高校相關(guān)制度沒有完全落實(shí)，導(dǎo)致當(dāng)前很多高校后勤管理存在不足之處，比如后勤管理理念較為落后、管理制度不夠完善、專業(yè)制度不夠健全、考評(píng)機(jī)制不夠完善，這些問題都將對(duì)高校后勤管理服務(wù)質(zhì)量的提升產(chǎn)生不利影響。具體說來：

首先是高校管理機(jī)制較為僵化，服務(wù)效率存在滯后問題。高校后勤工作是推進(jìn)“雙一流”大學(xué)建設(shè)的保障部門，主要為學(xué)校教學(xué)科研以及交流合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，在理論上講，為廣大師生后勤服務(wù)是高校開展各項(xiàng)工作的主要工作，但是在實(shí)際當(dāng)中，很多工作的出發(fā)點(diǎn)并沒有考慮到廣大師生的需求，導(dǎo)致服務(wù)主體與客體需求存在錯(cuò)位情況，目前主要解決辦法是采用自上而下的方式，存在著明顯的行政化管理趨向，后勤服務(wù)工作碎片化、時(shí)效性不足，很多問題不能有效解決，進(jìn)而造成后勤管理工作存在盲區(qū)，影響高校后勤辦公室管理的公信力。

其次是管理理念較為落后，缺乏創(chuàng)新力。目前高校后勤管理長期受行政化管理模式的影響，主要是被動(dòng)地進(jìn)行服務(wù)，成為工作方式創(chuàng)新拓展管理思維，激發(fā)工作活力的重大障礙，需要對(duì)如何服務(wù)高校教學(xué)科研等方面進(jìn)行深入思考，長期以往會(huì)導(dǎo)致后勤辦公室以及后勤服務(wù)工作，勞動(dòng)生產(chǎn)率和實(shí)際消耗不均衡。

再次是管理評(píng)價(jià)體系缺失問題，因高校后勤管理評(píng)價(jià)涉及到標(biāo)準(zhǔn)化食堂等相關(guān)評(píng)價(jià)指標(biāo)，但是缺乏指標(biāo)量化、操作性強(qiáng)的管理評(píng)價(jià)體系，在進(jìn)行指標(biāo)考核的過程中，主要是采取自上而下的主觀考核方法，存在較強(qiáng)的形式性，容易造成綜合考評(píng)指標(biāo)失真，對(duì)廣大員工不能起到激勵(lì)作用。

最后，高校后勤專業(yè)人才較為缺乏。目前高校后勤主要推行勞動(dòng)用工聘用制度，多一線勞動(dòng)工作者綜合素質(zhì)和工作能力還需要提升，難以有效保障工作質(zhì)量和學(xué)校管理實(shí)際要求，因此人才隊(duì)伍建設(shè)問題也成為制約高校后勤發(fā)展的一大不利因素。

二、高校后勤辦公室秘書素質(zhì)要求

1.良好的心理素質(zhì)

為高校辦公室秘書其長期從事瑣碎和繁雜的工作這項(xiàng)工作，主要起到輔助作用，并且很多工作不能及時(shí)得到回報(bào)，一些工作人員難免會(huì)出現(xiàn)浮躁、厭煩等消極心理，所以要想開展好這項(xiàng)工作，自身需要擺正心態(tài)。當(dāng)前高校辦公室秘書普遍具有本科甚至更高學(xué)歷背景，要求辦公室秘書利用自身的文化知識(shí)在崗位上踏實(shí)工作，發(fā)揮自身價(jià)值，在從事工作的過程中需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，處理好日常工作中繁雜的事項(xiàng)，高?？蒲薪虒W(xué)等動(dòng)態(tài)，讓自己的工作切合高校的發(fā)展。目前高校后勤管理工作主要是服務(wù)于全校師生以及教學(xué)科研工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)校滿意、師生滿意以及員工滿意，很多高校后勤管理人員作為幕后英雄，需要發(fā)揮出協(xié)調(diào)作用，也需要樹立良好的形象，為廣大工教育作者貢獻(xiàn)自己的力量。具體說來：

首先自身需要忠于職守，實(shí)事求是，這是由于高校后勤辦公室管理秘書主要為辦公室領(lǐng)導(dǎo)工作，需要在工作中尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見，必要時(shí)也要大膽提出自己的建議，不可阿諛奉承、徇私舞弊，要堅(jiān)持自己的辦事原則。

其次需要任勞任怨、埋頭苦干，由于高校秘書主要從事輔助性工作，每天進(jìn)行思想傳達(dá)、辦公文件撰寫等普遍瑣碎和繁雜事件，容易存在細(xì)節(jié)上的漏洞，進(jìn)而對(duì)全局工作造成不利影響，因此必須在工作中勤懇認(rèn)真、任勞任怨。

2.過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)

作為一名秘書，首先自身具備一定的寫作能力，在日常工作中很多文書，稿件資料都需要進(jìn)行編寫，發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的作用，在日常工作中需要對(duì)各種演講稿公文工作計(jì)劃調(diào)查報(bào)告進(jìn)行撰寫，因此其自身需要具有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和不斷學(xué)習(xí)的精神，要保證各類文章格式標(biāo)準(zhǔn)、字跡工整，在日常工作中辦公室后勤秘書還需要對(duì)各種資料和素材進(jìn)行搜集，多學(xué)習(xí)科研教學(xué)方面的專業(yè)知識(shí)，吃透上級(jí)文件要求，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，進(jìn)而讓上級(jí)精神與高校后勤管理工作有效結(jié)合，讓撰寫的文章具有指導(dǎo)意義。

其次需要具備協(xié)調(diào)應(yīng)變能力，目前高校普遍設(shè)立諸多機(jī)構(gòu)和部門，日常事務(wù)繁多，而辦公室秘書又是各項(xiàng)工作開展的樞紐，如何實(shí)現(xiàn)管理者與廣大管理人員信息的有效傳達(dá)，是一名高校后勤秘書需要思考的問題，不僅需要對(duì)相關(guān)信息的有效傳達(dá)，同時(shí)還需要保證內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，結(jié)合自己的思考和判斷為管理人員篩選出無用信息，以此減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)，讓管理者更多的參與到高校大事和戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中。在向?qū)W生群體或者廣大教職工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思想時(shí)要避免出現(xiàn)越位的情況，不可以借領(lǐng)導(dǎo)名義表達(dá)自己的想法。冷靜的頭腦是一名秘書人員需要具備的素質(zhì)，日常工作中需要做好相關(guān)記錄，如果是在自理權(quán)力范圍內(nèi)可以解決的小事，則無需勞煩管理者，如果遇到重大問題則需等待管理人員批復(fù)，因此高校后勤秘書在開展工作期間，需要從全局的角度為領(lǐng)導(dǎo)思考，做好輔助工作。

最后是需要具備保密意識(shí)，辦公室秘書人員在日常工作中都是進(jìn)行基礎(chǔ)性或者鋪墊性的工作，秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)想法、言論、行動(dòng)都會(huì)十分了解，在日常工作中需要做好保密工作涉及單位、部門和高校發(fā)展的機(jī)密性問題，以及辦公室機(jī)密文件都需要做好保密工作，一旦泄露可能會(huì)對(duì)高校發(fā)展帶來不利影響。

3.超強(qiáng)的綜合能力

高校辦公室秘書需要具備自動(dòng)化辦公的能力，在信息時(shí)代秘書必須對(duì)多種辦公軟件熟練操作，以此提升辦公效率，確保高效各項(xiàng)管理工作的順利開展，在利用信息技術(shù)的過程中，秘書人員還需要切實(shí)做好保密工作，做好相關(guān)文件和資料的備份。其次，需要具備良好的語言能力和溝通能力，在日常工作中，辦公室秘書會(huì)根據(jù)不同的場(chǎng)景選擇合適的溝通方法和技巧，確保表達(dá)清晰有效，在與人交流時(shí)要保持親和謙虛友好的態(tài)度，尤其是代表管理者發(fā)布消息和指示時(shí)，要做到表達(dá)得體、形象端莊。在高校不斷發(fā)展壯大的今天，很多學(xué)校開始加強(qiáng)國際合作，在中外雙方合作的過程中，辦公室秘書也會(huì)扮演越來越重要的作用，所以自身也需要加強(qiáng)英語水平。此外，為了滿足工作需求，還需要主動(dòng)了解經(jīng)濟(jì)、行政、外事、法律、科研等諸多領(lǐng)域的知識(shí)，這些寶貴的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，都將為其今后工作順利開展打下良好基礎(chǔ)。

三、如何提升高校后勤辦公室秘書素質(zhì)

1.加強(qiáng)高校后勤辦公室秘書政治素養(yǎng)和作風(fēng)建設(shè)

高校后勤辦公室秘書工作性質(zhì)較為特殊，不僅要服務(wù)廣大師生員工，同時(shí)也要為后勤領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供相關(guān)服務(wù)，在日常工作中還需要服務(wù)于各部門兄弟學(xué)校以及國際合作，所以自身需要具備高度的政治素養(yǎng)，這將直接對(duì)后勤管理工作以及高效形象和信譽(yù)產(chǎn)生影響，作為后勤辦公室秘書人員要樹立正確的人生觀價(jià)值觀，在日常工作中需要加強(qiáng)相關(guān)理論的學(xué)習(xí)，對(duì)馬克思主義基本理論以及毛澤東思想、鄧小平理論和習(xí)近平新時(shí)期思想進(jìn)行學(xué)習(xí)，還需要廣泛涉獵政治學(xué)、哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)等學(xué)科內(nèi)容，始終堅(jiān)持用理論指導(dǎo)實(shí)踐，在日常工作中善于發(fā)現(xiàn)分析處理問題。具備過硬的思想作風(fēng)，也是高校后勤秘書不可或缺的素質(zhì)。日常工作中要求其堅(jiān)持客觀實(shí)際的作風(fēng)，謹(jǐn)慎思考、做事果斷，并勇于面對(duì)自身的錯(cuò)誤和及時(shí)改正，同時(shí)高校后勤秘書還需要具備尊重他人態(tài)度和藹的辦事風(fēng)格、謹(jǐn)言謹(jǐn)行，并且在工作中做到公正廉潔，始終堅(jiān)持自己的立場(chǎng)與原則，不阿諛奉承，也不違紀(jì)、不違法。此外，還需要高校后勤辦公室秘書具有良好的工作作風(fēng)，可以全身心地投入到工作當(dāng)中，關(guān)心本職工作。

2.高校后勤辦公室秘書需要具備綜合專業(yè)素養(yǎng)

后勤管理工作的主要特點(diǎn)就是服務(wù)范圍廣，服務(wù)內(nèi)容多，主要體現(xiàn)在高校后勤實(shí)體服務(wù)范圍，包括了公寓管理、通勤車輛管理、餐飲管理、教學(xué)樓管理、校園環(huán)衛(wèi)、水電維修、綠化工作涉及到了學(xué)校師生工作學(xué)習(xí)生活的諸多方面，其次需要具備處理突發(fā)事件的解決能力，保證校園安全，尤其是在餐飲供應(yīng)以及學(xué)生公寓安全管理方面遇到突發(fā)事件必須及時(shí)做出科學(xué)處理，及時(shí)的將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)思想傳達(dá)下去，以此穩(wěn)定大局，同時(shí)高校后勤管理部門需要切實(shí)開展好教學(xué)科研以及師生員工的溝通工作，并且做好高校與衛(wèi)生防疫，工商稅務(wù)部門的溝通，在與政府機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來和工作的工作中，需要站在高校的角度維護(hù)好高校的形象。高校后勤管理工作需要根據(jù)國家法律法規(guī)進(jìn)行，盡管這些工作普遍為基礎(chǔ)性的服務(wù)工作，比如餐飲供應(yīng)、公寓安全管理、通勤車輛管理等相關(guān)內(nèi)容，但是也需要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，要求后勤管理人員具備較強(qiáng)的處理能力和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，而這些需要高校辦公室秘書進(jìn)行輔助溝通，成為管理人員的得力助手，進(jìn)而為高校發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后勤服務(wù)保障。在高校后勤辦公室秘書的日常工作中，還需要具備一定調(diào)研能力，在進(jìn)行某項(xiàng)工作調(diào)研時(shí)可以獨(dú)立開展工作，收集一手資料，在公正客觀的前提下提出自己的見解，進(jìn)而為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持。

四、結(jié)論

綜上所述，高校后勤辦公室秘書的素養(yǎng)直接關(guān)系到高校建設(shè)以及高等教育事業(yè)的發(fā)展，要想提升其綜合素質(zhì)，并非一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)，需要加強(qiáng)制度建設(shè)，只要其自身加強(qiáng)學(xué)習(xí)、勇于實(shí)踐，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而為高效發(fā)展貢獻(xiàn)力量。