趙青歌

新樂市檔案館順應建設數(shù)字檔案館發(fā)展的大趨勢，踐行服務理念扎實開展數(shù)字化工作，為建成數(shù)字檔案館打好基礎。

突破瓶頸，館藏檔案數(shù)字化探索出一套新方法

2005年新樂市檔案館便開始檔案數(shù)字化工作，當時配備的只有一臺電腦，一臺打印機，安裝的也是功能簡單的單機版管理軟件。2009年，新樂市檔案館決定向建設數(shù)字檔案館的目標邁進，相繼投入資金50多萬元，購置了服務器、磁盤陣列、電腦、掃描儀等，安裝了功能較強大的網(wǎng)絡版管理軟件。

硬件設施到位，但在開展工作時依舊遇到了諸多問題。2009年新樂市檔案館已進館的檔案資料33679卷123997件，未進館的檔案數(shù)量也很大，但資金卻不足，如何在資金不足的環(huán)境下開展好檔案數(shù)字化工作，是要解決的重大難題。如果開展外包服務，存量檔案就需要投入420多萬元。此外檔案數(shù)量還在逐年增加，費用也會隨之增大。如此看來，外包服務的路子在我市是行不通的。為了突破資金瓶頸，我們改變了思路，一是讓各單位“自己的事情自己干”，也就是由檔案館提供數(shù)字化設備和場地，負責人員培訓，各單位派人將需進館和已進館的檔案進行數(shù)字化，撤并單位由主要職能承接單位來完成。二是利用寒暑假，由勤工儉學的大學生對館藏死亡全宗檔案進行數(shù)字化。通過幾年的實踐證明，這個方法不僅解決了資金困難，也保證了數(shù)字化的質(zhì)量與進度，同時避免了檔案泄密的風險。截至目前，檔案館共錄入機讀目錄63萬多條，掃描原文184萬多幅，大幅提高了檔案工作服務社會的質(zhì)量與效率。

因勢利導，檔案接收整理工作趟出一條新路子

為保證檔案數(shù)字化工作質(zhì)量，我館從收集整理到保管利用各個環(huán)節(jié)在遵循檔案工作規(guī)律的同時，具體動作做出了相應調(diào)整。

第一，修訂規(guī)章制度以適應數(shù)字化工作要求。根據(jù) “存量數(shù)字化、增量電子化”理念，我館重新修訂了《新樂市檔案館檔案接收辦法》，要求各立檔單位移交紙質(zhì)檔案時必須完成數(shù)字化工作。

第二，調(diào)整檔案整理流程以減少工作環(huán)節(jié)。在實踐中發(fā)現(xiàn)過去年度整理歸檔程序，不適合現(xiàn)在檔案數(shù)字化工作。因為為了保證檔案掃描件的質(zhì)量，需要對裝訂好的檔案進行拆分，掃描后再裝訂，這樣會對檔案原件造成二次物理破壞。所以將過去先立卷后掃描的工作順序，改為先分類歸檔再掃描最后裝訂，這樣不但減少了工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率，保證了掃描質(zhì)量，而且保護了檔案原件。

第三，扎根服務理念以滿足來訪者需求。我館對近5年來的利用登記進行了數(shù)據(jù)分析，將檔案資料數(shù)字化工作確定了“三細化”和“三優(yōu)先”原則?！叭毣敝傅氖鞘紫葘⒅涰椖考毣?，盡可能多角度查詢檔案內(nèi)容;其次將檔案編目細化，將工資表、介紹信之類的檔案細化為一人一件，查詢更快捷;第三是檔案資料名稱細化，如會議記錄、通知等命名的文件資料均會仔細提煉議題和內(nèi)容多層面反映檔案內(nèi)容?！叭齼?yōu)先”原則指的是第一將利用率高的檔案資料優(yōu)先數(shù)字化，第二是破損嚴重的檔案優(yōu)先數(shù)字化，第三是珍貴檔案資料優(yōu)先數(shù)字化?，F(xiàn)在我館三分之一的檔案可直接從數(shù)據(jù)庫中查詢利用，減少了檔案查閱過程中對原件的磨損，提高了查閱速度。