陳紅

摘 要： 水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等各種載體形式的歷史記錄。既是工程建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，記載著工程建設(shè)過程中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，具有重要的憑證和依據(jù)作用;同時(shí)，對(duì)其他工程而言，也起著重要的借鑒作用和參考作用，為國家的長遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。特別是各行各業(yè)都高質(zhì)量發(fā)展的新時(shí)代，具有全局性、戰(zhàn)略性的全國重點(diǎn)水利工程，檔案管理工作高質(zhì)量開展更顯緊迫和重要。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞： 水利工程;檔案管理;信息化建設(shè);思考

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）09-0297-02

引言：水利工程檔案管理信息化建設(shè)從實(shí)際使用需求出發(fā)，體現(xiàn)水利特色，提高了檔案管理效率，為其他大型水利工程提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求，也是未來水利工程檔案管理的發(fā)展方向。大中型水利工程應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在工程開工之際盡早實(shí)施檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、智能化，提供更方便、快捷、高效的檔案管理與服務(wù)，提高檔案管理水平和效率，為今后檔案高效利用提供便利條件。

1 水利工程檔案分類

（1）立項(xiàng)文件材料。包括水利工程立項(xiàng)的有關(guān)文件、項(xiàng)目年度申報(bào)、批復(fù)文件、項(xiàng)目建議書、工程許可證、可行性研究報(bào)告及附件、調(diào)查資料及工程評(píng)估研究材料等。（2）建設(shè)用地、征地、拆遷文件材料。包括工程選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書、用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書、拆遷安置意見、協(xié)議、方案、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、國有土地使用證等。（3）勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件材料。勘察設(shè)計(jì)承包合同、工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查、工程設(shè)計(jì)工作報(bào)告、水土保持方案及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。（4）行政主管部門對(duì)工程的規(guī)劃、施工許可證、審批意見、竣工驗(yàn)收等文件材料。（5）水利工程勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招投標(biāo)、定標(biāo)、預(yù)結(jié)算文件材料。包括相關(guān)文件、合同、協(xié)議、委托函、設(shè)計(jì)、施工及技術(shù)圖紙和說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、開工審查表、概算、預(yù)算、審計(jì)文件。（6）水利工程管理對(duì)建設(shè)、監(jiān)理、施工機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人的任命書。（7）其他需歸檔的文件。在工程實(shí)施過程各個(gè)階段的圖片、音像、圖紙、光盤、磁盤備份等資料。認(rèn)真做好水利檔案管理，確保工程檔案合法、真實(shí)、全面、完整，及時(shí)掌握第一手資料及水利工程各階段文件、政策法規(guī)，正確指導(dǎo)水利工程日常的運(yùn)行工作。

2 水利工程建設(shè)檔案信息化的驅(qū)動(dòng)因素

（1）以往的水利工程建設(shè)檔案管理大多以傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體與圖片、音視頻等材料為對(duì)象，檔案載體形式多樣、信息內(nèi)容構(gòu)成復(fù)雜，導(dǎo)致水利工程建設(shè)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管及統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作均需由手工操作完成，其過程環(huán)節(jié)極為繁瑣、耗費(fèi)時(shí)間極大，影響到管理人員將業(yè)務(wù)重心與時(shí)間精力投入到水利工程建設(shè)檔案的開發(fā)利用領(lǐng)域。實(shí)施水利工程建設(shè)檔案信息化可以使檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，把業(yè)務(wù)重點(diǎn)和時(shí)間精力轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)與利用領(lǐng)域，從而提高水利工程建設(shè)檔案管理的效率。（2）水利工程建設(shè)檔案信息化有助于將來源主體分散、載體形式多樣、信息內(nèi)容固化的檔案信息轉(zhuǎn)變成為具有邏輯鏈接、彼此互通等功能的數(shù)字檔案信息資源集合，在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支撐下，提高水利工程建設(shè)檔案的管理水平與服務(wù)能力。（3）現(xiàn)代信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成為當(dāng)今社會(huì)的主流發(fā)展趨勢，得到了社會(huì)的高度認(rèn)可，包括水利工程建設(shè)檔案管理在內(nèi)的整個(gè)檔案工作亦應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，將自身的業(yè)務(wù)工作納入社會(huì)發(fā)展的整體洪流之中，真正成為社會(huì)發(fā)展的成員，與社會(huì)發(fā)展同步。

3 水利工程檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

3.1 檔案信息化管理重視程度不足

水利工程檔案本身涉及的內(nèi)容寬泛、數(shù)據(jù)量大，需要大量先進(jìn)的電子化、信息化管理設(shè)施，解決人工管理模式效率低下的問題。但是，由于檔案管理人員未能充分認(rèn)知到信息化建設(shè)的重要性、未能開展信息化管理的探索、工作人員沒有對(duì)國家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進(jìn)行深度的學(xué)習(xí)以及缺乏資金投入無法及時(shí)建立先進(jìn)科學(xué)的檔案信息化管理體系及平臺(tái)等，導(dǎo)致不能在實(shí)際工作中充分落實(shí)信息化管理的目標(biāo)。

3.2 檔案經(jīng)費(fèi)投入不足，保存條件簡陋

檔案庫房、設(shè)備、信息化建設(shè)等是重大水利工程檔案建設(shè)的重要硬件保障，需要有一定的資金投入，但在實(shí)際中有的項(xiàng)目法人、參建單位及分包單位為了節(jié)省資金，并未給予足夠的檔案經(jīng)費(fèi)投入。一是未設(shè)置專用的檔案庫房，把檔案柜混放在辦公室，或者把辦公室隔出一定區(qū)域作為檔案庫房，有的甚至把雜物間作為檔案存放的基地。二是達(dá)不到“十防”的要求，恒溫恒濕設(shè)備等檔案保護(hù)設(shè)備較少。三是開展音像檔案、電子檔案的設(shè)備缺少，缺少符合檔案工作要求的照相機(jī)、攝像機(jī)等相關(guān)設(shè)備，相當(dāng)一部分照片、音像是以手機(jī)拍攝的。四是開展檔案信息化建設(shè)所需要的專業(yè)軟件等在參建單位中很少見到，歸檔、整理和查找利用仍是手工為主的傳統(tǒng)方式，管理手段落后于時(shí)代的要求。

3.3 未實(shí)現(xiàn)制度化管理

水利工程檔案管理工作煩瑣龐雜，檔案整理歸檔不規(guī)范、資料欠缺殘損等問題層出不窮，對(duì)水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。而產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因很大程度上是因?yàn)闄n案管理體制不完善，沒有可行的檔案管理制度，或制定的制度僅僅是為了應(yīng)付檢查，內(nèi)容流于形式。另外，單位體系不夠健全，組織分工不明確，沒有有效的監(jiān)督機(jī)制對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行制約，從而導(dǎo)致對(duì)制度的執(zhí)行力度不強(qiáng)。最終，檔案管理工作松散無力，不能有效發(fā)揮對(duì)工程建設(shè)的保障性作用。

4 水利工程檔案管理信息化建設(shè)的思考策略

4.1 完善水利工程檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施

檔案信息化管理離不開先進(jìn)的信息化管理軟硬件設(shè)施及平臺(tái)。信息化時(shí)代，水利工程項(xiàng)目為了能夠緊跟時(shí)代步伐，大力發(fā)展信息化、數(shù)字化檔案，從而科學(xué)歸檔水利工程檔案信息，就必須做好前期頂層設(shè)計(jì)，搭建水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，科學(xué)制定管理流程及內(nèi)容。同時(shí)，隨時(shí)科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展以及水利工程建設(shè)項(xiàng)目的大型化、復(fù)雜化，能夠保證檔案信息化管理平臺(tái)不斷拓展，使得檔案信息化管理與水利工程建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展相適應(yīng)，根據(jù)實(shí)際情況購買相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，給信息化管理提供更好的設(shè)備支持，避免平臺(tái)因拓展性差、兼容性差等，早期便形同虛設(shè)，起不到應(yīng)有的作用。因此，在推進(jìn)工程檔案信息化的過程中，效益首先是擺在第一位的，購置水利工程檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施應(yīng)在檔案信息化管理體系的頂層框架下，統(tǒng)籌規(guī)劃、精心布局、科學(xué)安排，避免盲目投資和重復(fù)建設(shè)，應(yīng)該明確不同階段的目標(biāo)、任務(wù)和對(duì)策，做好整體部署和規(guī)劃，有條不紊地推進(jìn)實(shí)現(xiàn)。最大限度的以有限的資金投入不僅能夠滿足現(xiàn)在的檔案信息化管理需求，而且能夠?yàn)楹笃诘臄U(kuò)容、改造等預(yù)留空間，從而全面提升檔案資源不同階段的充分共享，發(fā)揮檔案信息的最大價(jià)值。

4.2 構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案資源平臺(tái)

目前，要加快建設(shè)更加統(tǒng)一和開放的檔案資源共享平臺(tái)，對(duì)其中的功能予以完善和優(yōu)化。一是應(yīng)當(dāng)借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來推動(dòng)水利檔案材料的整合，進(jìn)一步挖掘信息技術(shù)的功能，對(duì)檔案資源共享平臺(tái)予以優(yōu)化，讓其能夠帶來更加便捷的檔案利用服務(wù)。二是應(yīng)當(dāng)讓更多實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案資料都能統(tǒng)一納入到共享平臺(tái)來，進(jìn)而推動(dòng)水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的深度發(fā)展。除此之外，水利檔案信息化并非是僅僅將紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化，還需要制定統(tǒng)一的格式規(guī)范，根據(jù)具體情況，在檔案信息錄入時(shí)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的格式、目錄以及編碼進(jìn)行輸入，唯有確保檔案格式的統(tǒng)一，在后續(xù)的查詢使用時(shí)才能夠更加便捷。

4.3 落實(shí)檔案信息安全管理

推進(jìn)落實(shí)水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)安全管理的重要性。對(duì)關(guān)鍵檔案資料開展好備份工作，確保檔案資料不遺漏，促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)安全級(jí)別的提升，及時(shí)對(duì)數(shù)字檔案資源的管理平臺(tái)和系統(tǒng)予以更新升級(jí)，防止安全事故的出現(xiàn)。一是應(yīng)當(dāng)組織開展針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，確保檔案管理人員可以樹立較強(qiáng)的安全意識(shí)，充分掌握數(shù)字檔案的安全保護(hù)技術(shù)，定期組織開展安全檢查活動(dòng)，發(fā)現(xiàn)漏洞后及時(shí)上報(bào)并實(shí)施相應(yīng)對(duì)策。二是應(yīng)當(dāng)構(gòu)建更加完善的安全管理機(jī)制，確保安全責(zé)任貫徹落實(shí)，將檔案信息化安全管理活動(dòng)納入到議事日程。三是要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理安全宣傳，組織進(jìn)行多元化的安全教育宣講，不斷增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案安全的重視度。四是應(yīng)當(dāng)構(gòu)建具有可行性的應(yīng)急處理機(jī)制，根據(jù)水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理工作的實(shí)際情況，擬定符合實(shí)際情況的安全應(yīng)急預(yù)案，做好突發(fā)性事件的處理。

4.4 加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理信息化工作重要性的認(rèn)識(shí)

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化工作的宣傳教育力度。一是加強(qiáng)對(duì)參建單位的宣傳教育力度。組織深入學(xué)習(xí)與貫徹檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章及相關(guān)文件精神，讓參建人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段的重要作用和所能發(fā)揮的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提升參建人員，特別是檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，激發(fā)他們主動(dòng)做好檔案管理工作的積極性。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度。要建立完善的水利工程檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，充分利用好稽察手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作檢查的常態(tài)化，用檢查來督促各參建單位重視檔案管理工作，把做好檔案管理工作的責(zé)任層層傳導(dǎo)，樹立檔案管理工作重在平時(shí)的觀念。

4.5 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

目前市場上有很多檔案管理系統(tǒng)，大多數(shù)是將文件采集、文件歸檔、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱等功能集中于一體，屬于檔案通用型系統(tǒng)，系統(tǒng)的模板相對(duì)固定，靈活性較差，不能針對(duì)某行業(yè)或某類型檔案特別定制?？v觀峽江水利樞紐工程檔案管理過程，在立卷歸檔過程中由各參建單位獨(dú)立完成，由于參建單位數(shù)量較多，難以管理，不便在檔案系統(tǒng)上分別著錄歸檔，故峽江檔案信息化管理系統(tǒng)可在文件采集、在線著錄等功能上予以簡化，著重于檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)錄入、檔案分類管理、檔案檢索利用等功能。

4.6 加大設(shè)施投入

開展水利工程建設(shè)檔案信息化，必須不斷完善和優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施與信息環(huán)境。在水利工程建設(shè)檔案信息化過程中，要多方籌措，爭取必要的經(jīng)費(fèi)投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善信息環(huán)境，包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立、軟硬件的配置、數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等，通過不斷完善、優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)形成良好的信息環(huán)境，力求將水利工程建設(shè)檔案的全部信息內(nèi)容納入水利工程建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理水利工程建設(shè)檔案、有效利用水利工程建設(shè)檔案的“理想愿望”高質(zhì)量地推動(dòng)水利工程建設(shè)檔案信息化的實(shí)施步伐。

4.7 加強(qiáng)信息化建設(shè)提高檔案服務(wù)水平

改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，增設(shè)檔案管理制度，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，提高檔案的利用率及管理水平。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作是水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的重要組成部分，事關(guān)工程的建設(shè)施工和運(yùn)營管理。做好檔案管理信息化工作，不僅可以提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率，而且可以為以后留下參考依據(jù)。要做好新時(shí)代的水利工程檔案管理工作，就要提高對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，加速人才培養(yǎng)，建立健全管理制度，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化對(duì)各類水利工程的全覆蓋，提高檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理信息化工作的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳磊.分析水利工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施[J].地產(chǎn)，2019（19）：111.

[2] 梁小榮.新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：77.

[3] 尚彥伯.水利工程檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].農(nóng)業(yè)科技與信息，2019（03）：103-104.

[4] 卜蕓蕓.水利工程檔案管理的信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（05）：3-4.

[5] 袁園.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考[J].農(nóng)民致富之友，2018（18）：245.

[6] 周紅梅.水利檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].水科學(xué)與工程技術(shù)，2018（03）：93-96.

[7] 張琪梅.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：84.

[8] 陳芝蘭.新時(shí)期水利檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)思考[J].四川水利，2018，38（06）：115-117.

[9] 鐘小鵬.水利工程檔案管理的信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2018（S2）：160-161.

[10] 孫立夫.水利工程檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].江西農(nóng)業(yè)，2018（15）：55.