高華

【摘 要】隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)深深的影響到了人們生活的方方面面，工程建設(shè)企業(yè)總承包項(xiàng)目文檔管理應(yīng)充分汲取企業(yè)以往項(xiàng)目積累的經(jīng)驗(yàn)， 以文檔信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為依托，結(jié)合國際先進(jìn)文檔管理理念，為工程建設(shè)提供高效的文檔信息服務(wù)，確保工程竣工后向業(yè)主保留并提交完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。

一、新時(shí)期檔案工作的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）面臨的機(jī)遇

1.經(jīng)濟(jì)一體化

全球經(jīng)濟(jì)一體化為文化全球化帶來動(dòng)力，使得檔案工作的重要性凸顯。檔案作為對歷史的記憶，開始受到國際組織以及各國的重視。不管是任何單位，其檔案不僅僅是能夠反映出單位的發(fā)展歷程，并為單位的未來發(fā)展提供重要的資料，也能夠從側(cè)面反映出當(dāng)時(shí)社會(huì)的方方面面。

2.形式多樣性

檔案數(shù)量持續(xù)增加，檔案載體形式不斷的增多。信息技術(shù)的快速普及，不僅僅有原始的紙質(zhì)載體的檔案，同時(shí)還有經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理過的其他各種載體的數(shù)據(jù)，而這些都是需要進(jìn)行保存的，同時(shí)還需要對打印的紙質(zhì)文本進(jìn)行保存，這樣就形成了雙重的檔案信息載體，

（二）面臨的挑戰(zhàn)

1.觀念上不適應(yīng)

思維轉(zhuǎn)換和理念更新滯后，思想觀念不夠解放，謀劃工作站位不高，服務(wù)大局不夠到位，不能適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的需要

2.管理上不適應(yīng)

主要是信息化程度不高，雖然有些單位使用了檔案信息系統(tǒng)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識生長點(diǎn)，也難以為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)和供企業(yè)共享。因此，變革檔案管理手段，加速檔案現(xiàn)代化進(jìn)程是檔案工作在新形勢下所面臨的重大課題。

二、工程建設(shè)企業(yè)海外項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.海外單位一般都是跨國多地辦公，文件與檔案實(shí)體在檔案形成地各自保存、分散管理，由于文檔人員、庫房條件等資源有限，很難做到集中統(tǒng)一管理，在安全保管上難免存在隱患。

2.檔案歸檔工作滯后，時(shí)間跨度大。根據(jù)我國建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定，工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目檔案必須驗(yàn)收合格，因此對工程項(xiàng)目檔案及時(shí)歸檔有嚴(yán)格的要求。海外工程項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案應(yīng)當(dāng)在企業(yè)檔案部門歸檔后才是真正意義上的歸檔。但是工程項(xiàng)目檔案，工期短一兩年，長則兩年以上，合同關(guān)閉更是需要一定期限，一個(gè)工程項(xiàng)目的全部檔案歸檔完畢的時(shí)間周期長，給及時(shí)歸檔帶來困難，海外工程檔案歸檔滯后現(xiàn)象始終存在。

3.監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠。根據(jù)我國檔案法律法規(guī)的要求，企業(yè)對工程項(xiàng)目檔案資料歸檔負(fù)有監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。對國內(nèi)的工程項(xiàng)目，檔案部門會(huì)定期深入項(xiàng)目現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、督促，但是海外工程項(xiàng)目因地理位置的影響，監(jiān)督往往鞭長莫及，容易造成工程項(xiàng)目檔案材料的失控，歸檔資料不完整或者不規(guī)范的現(xiàn)實(shí)已經(jīng)形成，給工程項(xiàng)目的檔案質(zhì)量造成很大影響。

三、加強(qiáng)總承包項(xiàng)目資料管理的幾點(diǎn)建議

1.按國際慣例的文檔有效運(yùn)行體制

與國際規(guī)范、國際慣例接軌，走管理國際化之路。海外項(xiàng)目管理執(zhí)行的是與國際規(guī)范和國際慣例接軌的項(xiàng)目合同。一方面，項(xiàng)目執(zhí)行過程中日常文件資料的收發(fā)、傳遞、審批、分類、移交、保管等都要按合同和業(yè)主的要求;另一方面，項(xiàng)目完工后項(xiàng)目檔案資料的整理、組卷、編號、劃分保管期限，要參照有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定，逐漸形成項(xiàng)目資料文檔一體化管理模式，項(xiàng)目檔案管理向項(xiàng)目執(zhí)行過程中的文件資料控制過程延伸，國內(nèi)工程項(xiàng)目檔案管理制度與國際慣例、國際規(guī)范相結(jié)合，促進(jìn)海外項(xiàng)目文檔管理與國際慣例的融合接軌，這是海外事業(yè)國際化進(jìn)程中項(xiàng)目檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果和必經(jīng)之路。

2. 文檔一體化管理。文檔一體化管理是文件與檔案管理一體化的簡稱， 文檔管理一體化是指把檔案管理要求向前延伸到文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)階段，使文件管理與檔案工作規(guī)范銜接，實(shí)現(xiàn)文件與檔案工作信息共享，提高文件管理和檔案工作的質(zhì)量與效率。在這里主要指公司項(xiàng)目實(shí)施階段項(xiàng)目文件管理與項(xiàng)目檔案管理一體化問題，即把工程項(xiàng)目檔案管理具體要求，向前端延伸到項(xiàng)目執(zhí)行過程中，加強(qiáng)前端控制，保證項(xiàng)目檔案及時(shí)歸檔，確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、安全。

3.竣工資料與項(xiàng)目生產(chǎn)同步化管理

工程相關(guān)部門從建設(shè)工程剛開始立項(xiàng)的時(shí)候就需要將項(xiàng)目各個(gè)機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的資料采集、整理等工作都分好，并安排好具體負(fù)責(zé)人。實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目竣工資料整理工作的“三同步”規(guī)范，對所接收的文件進(jìn)行嚴(yán)格的審查、清點(diǎn)，對不符合規(guī)范要求的資料及時(shí)退回責(zé)成修改完善，對于合格并流轉(zhuǎn)完成的工程資料及時(shí)分階段、分類別進(jìn)行整理歸檔，做到項(xiàng)目建設(shè)與竣工資料歸檔同步進(jìn)行。

4.科學(xué)化作業(yè)流程與規(guī)范化操作過程

針對項(xiàng)目實(shí)際制定文檔管理程序，以確保文檔管理工作“有法可依”。其次，明確項(xiàng)目文檔組織機(jī)構(gòu)，對文檔管理活動(dòng)的收發(fā)、著錄、入庫（文件庫）、更新、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)利用等各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行流程控制和標(biāo)準(zhǔn)化管理。再次，每個(gè)文檔管理人員和工作人員都有其相對應(yīng)崗位說明書、參照的工作程序和詳細(xì)的工作流程?！耙磺邪闯绦蜣k，強(qiáng)調(diào)制度的權(quán)威性和管理的規(guī)范性。凡事有章可循、凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有人檢查、凡事有據(jù)可查。”

“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！惫こ探ㄔO(shè)企業(yè)總承包項(xiàng)目的檔案管理人員應(yīng)該通過制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和手段創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和信息共享，打造出一支專業(yè)知識技術(shù)過硬的檔案管理人才隊(duì)伍，為企業(yè)和項(xiàng)目各部門提供全方位的信息服務(wù)，使檔案在企業(yè)海外項(xiàng)目建設(shè)生產(chǎn)和經(jīng)營的過程當(dāng)中發(fā)揮不可替代的作用。