陳華

摘 要：高校圖書類固定資產(chǎn)因其每本書單價(jià)不同，種類繁多，數(shù)量巨大，且存在碼洋金額與折扣率扣減后的實(shí)洋金額不同，這些都造成圖書類固定資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作的很多困難，主要存在的問題如賬實(shí)不符，賬賬不符，資產(chǎn)流失等。本文通過完善圖書驗(yàn)收制度，規(guī)范圖書驗(yàn)收管理方法等方面著手，試著探析解決高校圖書資產(chǎn)驗(yàn)收難提的應(yīng)對(duì)方法。

關(guān)鍵詞：圖書類固定資產(chǎn);資產(chǎn)驗(yàn)收;資產(chǎn)管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2020）02-0206-02

自2016年起，按照教育部和財(cái)政部的要求，對(duì)全國范圍內(nèi)開展國有資產(chǎn)清查，加強(qiáng)規(guī)范國有資產(chǎn)管理;高校圖書也屬于固定資產(chǎn)類的清查范圍。高校圖書類固定資產(chǎn)驗(yàn)收是高校圖書資產(chǎn)清查管理中的首要一環(huán)，同時(shí)也是高校日常資產(chǎn)驗(yàn)收與資產(chǎn)管理的重要工作之一。但是，因?yàn)楦咝D書類固定資產(chǎn)驗(yàn)收往往具備每本書單價(jià)不同，種類繁多，數(shù)量巨大，折價(jià)買入書本的金額與原書碼洋不同等特點(diǎn)，所以相比于其他常規(guī)固定資產(chǎn)驗(yàn)收工作，具有很大的困難函待解決。本文以中北學(xué)院為例，以資產(chǎn)管理角度來探析高校圖書資產(chǎn)驗(yàn)收中的問題以及改進(jìn)的地方。

1中北學(xué)院圖書資產(chǎn)驗(yàn)收現(xiàn)狀分析

1.1 中北學(xué)院圖書館現(xiàn)狀

中北學(xué)院建館于2019年，全館面積2.1萬m2，共計(jì)18個(gè)閱覽區(qū)，共計(jì)5層，除一樓為公共圖書館，與丹陽市圖書館共建，二樓三個(gè)閱覽區(qū)，三樓四個(gè)閱覽區(qū)，四樓五個(gè)閱覽區(qū)，五樓六個(gè)閱覽區(qū)，每周開放時(shí)間91個(gè)小時(shí);2019年全年采購圖書87885冊(cè)，其中馬列類215冊(cè)、哲學(xué)類3029冊(cè)、社科總論2173冊(cè)、政治法律類10948冊(cè)、軍事類356冊(cè)、經(jīng)濟(jì)類15529冊(cè)、文科教體類5784冊(cè)、語言文字類4949冊(cè)、文學(xué)類14426冊(cè)，藝術(shù)類8348冊(cè)、歷史地理類8039冊(cè)、自然科學(xué)總論126冊(cè)、數(shù)理化類1311冊(cè)、天文地球科學(xué)255冊(cè)、生物科學(xué)805冊(cè)、醫(yī)藥衛(wèi)生379冊(cè)、農(nóng)業(yè)科學(xué)178冊(cè)、工業(yè)技術(shù)8727冊(cè)、交通運(yùn)輸589冊(cè)、航空航天37冊(cè)、環(huán)境科學(xué)1242冊(cè)、綜合性圖書440冊(cè)。

1.2 中北學(xué)院圖書資產(chǎn)驗(yàn)收流程

中北學(xué)院圖書目前的驗(yàn)收流程，根據(jù)供書商發(fā)書的電子清單與登記入?yún)R文系統(tǒng)的采購書籍電子清單進(jìn)行對(duì)照，待書籍上架且清單確認(rèn)無誤后，再對(duì)上架的書籍，按照百分之一的比例，采取隨機(jī)抽查的方式，對(duì)于圖書資產(chǎn)驗(yàn)收進(jìn)行復(fù)查[1]。

從驗(yàn)收流程的實(shí)際情況來看，中北學(xué)院圖書資產(chǎn)驗(yàn)收工作的主體在使用部門即中北學(xué)院圖書館，資產(chǎn)管理部門和審計(jì)部門只起監(jiān)督或配合作用。圖書資產(chǎn)的驗(yàn)收結(jié)果數(shù)據(jù)的依據(jù)更多來自于乙方即相關(guān)供應(yīng)書商。

2 中北學(xué)院圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理中存在的問題

2.1圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理制度并不健全

盡管教育部、省教育廳以及中北學(xué)院有明確的固定資產(chǎn)管理相關(guān)政策、法律法規(guī)，可是極少有針對(duì)圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理的工作指導(dǎo)實(shí)施細(xì)則。同時(shí)由于圖書資產(chǎn)驗(yàn)收與一般通用設(shè)備的驗(yàn)收存在很大的不同之處，無法依照統(tǒng)一的方法、政策、步驟和要求來對(duì)圖書資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收。因此目前中北學(xué)院的圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作往往只注重于對(duì)電子清單清點(diǎn)，而很難做到賬表、賬實(shí)相符[2]。

2.2圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理難以達(dá)到賬實(shí)相符

圖書資產(chǎn)不同于高校其他一般通用設(shè)備，這是由于圖書資產(chǎn)的單價(jià)都不相同，種類也繁多，體積小，數(shù)量巨大的特點(diǎn)，而帶來了資產(chǎn)驗(yàn)收管理中的巨大困難。高校資產(chǎn)管理部門平時(shí)要應(yīng)付許多通用設(shè)備的驗(yàn)收管理工作，也沒有太多空余時(shí)間針對(duì)圖書資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收。因此圖書資產(chǎn)驗(yàn)收很難達(dá)到百分之百的準(zhǔn)確，通常情況為帳多物少。依照《南京師范大學(xué)中北學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行辦法》，固定資產(chǎn)由資產(chǎn)管理處統(tǒng)一驗(yàn)收，登錄固定資產(chǎn)臺(tái)賬，打印固定資產(chǎn)標(biāo)簽;在實(shí)物清點(diǎn)完畢后，學(xué)院資產(chǎn)管理處打印《南京師范大學(xué)中北學(xué)院固定資產(chǎn)清單》一式叁份，使用部門資產(chǎn)管理員和學(xué)院資產(chǎn)管理處物資管理人簽字后分別保管，并將剩余一份交財(cái)務(wù)處登記固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬，同時(shí)部門固定資產(chǎn)管理員領(lǐng)取固定資產(chǎn)標(biāo)簽，給本部門的新增固定資產(chǎn)貼標(biāo)簽。以上辦法分工協(xié)作步驟明確，但在面對(duì)圖書資產(chǎn)類時(shí)，考慮到其上述的不同于通用設(shè)備的特殊性，很難形成職能部門和使用部門層層負(fù)責(zé)的管理制度，造成了高校圖書資產(chǎn)驗(yàn)收工作上的管理懸空和虛置。而在學(xué)院后期資產(chǎn)抽查也往往只具有象征性，全面清查盤點(diǎn)的工作極為困難，久而久之積累下去，必然導(dǎo)致賬實(shí)不符的問題愈發(fā)嚴(yán)重[3]。

2.3圖書資產(chǎn)驗(yàn)收主體及責(zé)任義務(wù)不明確

中北學(xué)院在對(duì)于資產(chǎn)驗(yàn)收的主體及責(zé)任義務(wù)尚無明確的界定，而目前主要的圖書驗(yàn)收管理工作是由使用部門即圖書館自行驗(yàn)收，資產(chǎn)管理部門配合驗(yàn)收。這就造成了資產(chǎn)管理部門將驗(yàn)收管理權(quán)限讓渡給中北學(xué)院圖書館并且難以監(jiān)督。而同時(shí)圖書館作為使用部門的業(yè)務(wù)重心又不在圖書驗(yàn)收管理上，驗(yàn)收工作達(dá)不到應(yīng)有的重視程度，習(xí)慣性“重財(cái)輕物”，即重視資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如電子清單，忽視對(duì)實(shí)物的驗(yàn)收清點(diǎn)。因此資產(chǎn)管理部門對(duì)于圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理的監(jiān)督任務(wù)過于淡化，資產(chǎn)管理部門與圖書館之間對(duì)于資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作的責(zé)任義務(wù)劃分不明確，更沒有相應(yīng)的問責(zé)制度。再者，中北學(xué)院內(nèi)部各部門之間的資料交接手續(xù)極不完善，學(xué)院又進(jìn)行了多次的人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)調(diào)整，在此過程中各部門都未辦理固定資產(chǎn)的交接手續(xù)，造成固定資產(chǎn)實(shí)際使用責(zé)任人無處落實(shí)，而且盤虧資產(chǎn)也無法核對(duì)，出現(xiàn)極為嚴(yán)重的扯皮現(xiàn)象，這一點(diǎn)在與離職和退休的人員的資產(chǎn)交接過程中，也存在同樣的難題[4]。

3圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作解決對(duì)策

3.1建立健全圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作的相關(guān)制度

《中華人民共和國政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3號(hào)—固定資產(chǎn)》的第一條即固定資產(chǎn)具體準(zhǔn)則的特點(diǎn)（一）：固定資產(chǎn)是指政府會(huì)計(jì)主體為滿足自身開展業(yè)務(wù)活動(dòng)或其他活動(dòng)需要而控制的，使用年限超過1年（不含1年），單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，一般包括房屋及構(gòu)筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備等。單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但是使用年限超過1年（不含1年）的大批同類物資，如圖書、家具、用具、裝具等，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)為固定資產(chǎn)。該準(zhǔn)則明確了圖書資產(chǎn)屬于固定資產(chǎn)的界定，因此不能在圖書驗(yàn)收時(shí)，因?yàn)閳D書單價(jià)低，種類多，數(shù)量多，就簡單的按圖書批次驗(yàn)收。為完善圖書資產(chǎn)驗(yàn)收的賬實(shí)相符，資產(chǎn)管理部門需要增補(bǔ)原有圖書資產(chǎn)的采購登記，定期抽查等相關(guān)制度，將圖書資產(chǎn)同其他一般設(shè)備資產(chǎn)共同作為資產(chǎn)驗(yàn)收管理的常規(guī)化工作。同時(shí)在制定圖書資產(chǎn)驗(yàn)收相關(guān)制度時(shí)，也要考慮到實(shí)物清點(diǎn)工作難度，如數(shù)量太多，單價(jià)又不相同，總量龐大，工作周期太長等特點(diǎn)，制定具有針對(duì)性的管理制度辦法，為接下來的工作流程和責(zé)任劃分提供制度性保障[5]。

3.2完善精細(xì)化圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作

通過對(duì)學(xué)校現(xiàn)有的資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作制度，工作流程進(jìn)行整理優(yōu)化，進(jìn)一步完善學(xué)校圖書資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作。首先，目前中北學(xué)院雖然有行政辦公的智慧校園即OA系統(tǒng)，但還無法做到資產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖書館匯文系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的完全對(duì)接，這就需要打破現(xiàn)有的賬實(shí)分管，各部門各自為政的狀態(tài)[6]。其次，目前中北學(xué)院每年圖書驗(yàn)收的唯一依據(jù)是當(dāng)年供書的電子清單，而電子清單與當(dāng)年的招標(biāo)文件及招標(biāo)合同，在碼洋、實(shí)洋、冊(cè)數(shù)中都無法一一對(duì)應(yīng);這是由于中北學(xué)院圖書館在提供使用采購需求的時(shí)候并未將全年需要采購的需求做一個(gè)詳細(xì)的圖書采購預(yù)算表，而往往只是在有一個(gè)籠統(tǒng)的預(yù)算總金額。因此在制定全年圖書采購計(jì)劃的同時(shí)，學(xué)校圖書館就需要提供具體的采購預(yù)算表（其中包含碼洋、往年折扣率、冊(cè)數(shù)、圖書種類占比等詳細(xì)數(shù)據(jù)），然后再根據(jù)公開招標(biāo)后的實(shí)際折扣率進(jìn)行調(diào)整，并在供書合同中以具體合同條款的形式明確金額、冊(cè)數(shù)、折扣率和圖書種類這些信息，從而真正做到按合同辦事，有章可依[7-8]。

3.3明確圖書資產(chǎn)驗(yàn)收工作的分級(jí)管理責(zé)任制度

學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確界定資產(chǎn)管理部門、圖書館在圖書驗(yàn)收中的職責(zé)，以防出現(xiàn)互相推諉責(zé)任，誰都不管或誰都可管的亂象。學(xué)校資產(chǎn)管理部門應(yīng)把圖書資產(chǎn)驗(yàn)收列入主要日常驗(yàn)收工作;學(xué)校圖書館文獻(xiàn)建設(shè)部門對(duì)當(dāng)年圖書的供貨圖書統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)即電子清單負(fù)責(zé)，需保證供貨清單與供書合同里的具體相關(guān)數(shù)據(jù)保持一致（如采購冊(cè)數(shù)，碼洋，折扣率，實(shí)洋，分類占比等）;圖書開包清點(diǎn)環(huán)節(jié)，需由學(xué)校資產(chǎn)管理部門與圖書館文獻(xiàn)建設(shè)部門和相關(guān)部門共同在場，對(duì)照供貨圖書清單（圖書館文獻(xiàn)建設(shè)部門提供）和供書合同（學(xué)校資產(chǎn)管理部門提供）以及發(fā)書清單（供書廠商提供），進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的實(shí)物清點(diǎn)，以確保圖書驗(yàn)收能夠做到賬實(shí)相符、賬賬相符[9-10]。而對(duì)于圖書驗(yàn)收工作中可能出現(xiàn)的問題，學(xué)?？梢则?yàn)收工作中各部門的分工職責(zé)來進(jìn)行劃分，將驗(yàn)收工作職責(zé)明確到具體辦事人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，從而確保資產(chǎn)驗(yàn)收工作的分級(jí)責(zé)任。

3.4強(qiáng)化固定資產(chǎn)驗(yàn)收隊(duì)伍的建設(shè)

中北學(xué)院目前固定資產(chǎn)管理人員非常有限，連資產(chǎn)處處長在內(nèi)只有4人，其中2人的工作包含固定資產(chǎn)驗(yàn)收，各使用部門的資產(chǎn)管理員又往往是教師或其他崗位的老師兼任;同時(shí)由于中北學(xué)院在2017年以前所有固定資產(chǎn)都是依托于南京師范大學(xué)本部，工作和責(zé)任的外包導(dǎo)致中北學(xué)院的資產(chǎn)管理隊(duì)伍在管理中的經(jīng)驗(yàn)不算特別豐富。要達(dá)到科學(xué)管理固定資產(chǎn)驗(yàn)收，特別是圖書資產(chǎn)驗(yàn)收，需要建設(shè)人員充沛且專業(yè)素養(yǎng)高的團(tuán)隊(duì)。學(xué)院需針對(duì)固定資產(chǎn)管理員加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)方面的培訓(xùn)，特別是要結(jié)合學(xué)院現(xiàn)有的OA系統(tǒng)即智慧校園進(jìn)行管理。

4 結(jié)語

通過上述分析，高校圖書資產(chǎn)驗(yàn)收工作是資產(chǎn)管理部門與圖書館有關(guān)部門所面對(duì)的日常事務(wù)工作之一，既要依靠各部門各司其職，又需要部門與部門之間分工協(xié)作，方能解決圖書驗(yàn)收工作中存在的困難與不足之處。為完善高校圖書驗(yàn)收工作，學(xué)校需要進(jìn)一步明確圖書驗(yàn)收工作的相關(guān)制度和驗(yàn)收的分級(jí)問責(zé)制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)圖書資產(chǎn)驗(yàn)收的重視程度。另外如何適時(shí)定期對(duì)圖書資產(chǎn)開展抽查工作，以檢驗(yàn)驗(yàn)收工作的質(zhì)量如何，這有待于日后繼續(xù)探析與研究。最后，完善的圖書驗(yàn)收工作，也離不開對(duì)相關(guān)部門管理人員的加強(qiáng)培訓(xùn)管理。

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