朱迪鳳

基于當(dāng)前時代背景下，企業(yè)的發(fā)展水平也有了較大進(jìn)步。然而從實際情況來看，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作普遍存在較大問題。因此，企業(yè)理應(yīng)對此提高重視程度，通過采取不同的措施，及時予以處理。本文描述了檔案管理工作存在的主要問題，并對于加強檔案管理的具體方法，發(fā)表了一些觀點和看法。

對于檔案管理而言，一直都屬于基礎(chǔ)性工作。伴隨著信息技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案信息也變得越發(fā)重要。如今我國檔案管理的水平越來越高，但仍存在不少問題。對此必須予以充分重視，通過針對性措施，及時完成解決，推動企業(yè)不斷發(fā)展。

檔案管理工作存在的主要問題

硬件設(shè)備出現(xiàn)老化。從當(dāng)前情況來看，檔案管理部門保持著大量檔案資料，因此日常工作量非常大。然而企業(yè)內(nèi)部配置的設(shè)備普遍比較陳舊，部分設(shè)備甚至出現(xiàn)了老化的情況，從而影響了工作效率。不僅如此，一些企業(yè)內(nèi)部的存放室空間十分有限，使得多數(shù)資料無法得到合理存放，只能堆積在辦公室之中。長此以往，部分資料便會出現(xiàn)丟失或者損壞的情況，使其自身價值受到了影響。

數(shù)據(jù)庫資料不統(tǒng)一。對于多數(shù)企業(yè)來說，內(nèi)部檔案部門已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理工作。相比于人工管理模式，此類形式顯然更為便捷，同時還能將檔案內(nèi)部的信息全部挖掘出來。伴隨管理工作的信息化水平不斷提升，實際暴露出來的問題也在不斷增加。其中，最為明顯的問題便是數(shù)據(jù)資料缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致各個部門之間的檔案資料出現(xiàn)了不統(tǒng)一的情況。正是由于這些問題存在，使得檔案管理的正常開展受到了諸多影響。不僅如此，由于系統(tǒng)自身的信息化管理不夠完善，一些工作人員在進(jìn)行調(diào)檔的時候，往往無法直接進(jìn)行調(diào)用，必須通過管理員完成處理。如此一來，檔案管理工作的整體效率必然會下降。

管理機(jī)制存在缺陷。對于我國的人力資源和社會保障部門來說，正式成立的時間在2008年，相比于一些其他的社會部門，其成立時間相對偏短。由于制度本身存在缺陷，使得檔案管理工作的開展受到了諸多影響。檔案管理工作本身面對的是廣大群眾，因此通常工作量都非常大。而由于崗位設(shè)置不夠合理，經(jīng)常會有人員不足的情況存在。不僅如此，由于培訓(xùn)工作不到位，許多工作人員的綜合水平并未達(dá)到規(guī)定水準(zhǔn)，進(jìn)而使得檔案管理工作無法正常開展。

加強檔案管理的具體方法

增加資金成本的投入。為了能夠?qū)n案管理本身的作用全部發(fā)揮出來，首要工作便是需要增加資金成本的整體投入。尤其是一些基礎(chǔ)設(shè)備方面，理應(yīng)進(jìn)行完善。同時對于現(xiàn)有的辦公面積，也要進(jìn)一步擴(kuò)大，確保所有檔案都能夠合理存放，確保其安全性不會受到影響。例如，為了確保檔案管理工作可以順利展開，通?？梢詫ΜF(xiàn)有的區(qū)域進(jìn)行重新劃分：分別是工作室、檔案儲存室以及閱覽室，之后再基于當(dāng)前的實際需求，對各個區(qū)域的具體面積進(jìn)行明確。不僅如此，針對當(dāng)前的檔案室，還需要進(jìn)一步提升管理水平。在辦公室內(nèi)部，需要放入溫度測試儀以及濕度測試儀，以此合理把握辦公室內(nèi)部當(dāng)前的溫度以及濕度水平。如果發(fā)現(xiàn)存在溫度過高或者濕度過高的問題，理應(yīng)通過空調(diào)和除濕器，對其進(jìn)行調(diào)整，從而確保這兩個指標(biāo)都能處在合理的范圍之內(nèi)。

除此之外，對于存放室的管理工作，同樣需要提高整體力度，尤其是防火、防潮、防蟲以及防盜方面，都不能忽視，進(jìn)而確保資料的存放環(huán)境可以達(dá)到規(guī)定水平。

制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于當(dāng)前檔案管理工作來說，為了確保各項工作能夠順利展開，理應(yīng)提前做好數(shù)據(jù)庫的建立工作，并設(shè)置統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：

其一，工作人員理應(yīng)對檔案本身存在正確的認(rèn)知，明確其自身的資源性。檔案盡管屬于資源的一種，但卻有著特殊性，可以為之后的建設(shè)工作提供一定的參考。所以，檔案管理部門理應(yīng)對此予以重視，每一項工作內(nèi)容都不能忽視。

其二，針對一些電子文本，具體傳遞進(jìn)而儲存的方式，都需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，以此確保各個區(qū)域之間能夠按照規(guī)定要求完成交流，并實現(xiàn)資料傳遞。如此一方面能夠大幅度減少檔案管理的整體工作量，另一方面還能使檔案的利用率得到全面提升。

其三，針對當(dāng)前檔案管理工作，需要制定合理標(biāo)準(zhǔn)，提升其規(guī)范性水平，并在全國范圍內(nèi)不斷推廣。長此以往，全國各個地區(qū)的檔案管理模式都會趨向統(tǒng)一，設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)也都保持一致，以此能夠大幅度提升管理水平，推動檔案管理活動進(jìn)一步開展。

完善制度內(nèi)容。對于制度體系來說，可以看作是推動檔案管理工作正常開展的基礎(chǔ)保障?；诋?dāng)前實際情況，合理制定制度內(nèi)容，能夠?qū)ぷ魅藛T的自身行為予以有效約束，為之后工作的正常開展提供有效幫助，并推動檔案管理活動順利進(jìn)行，促使檔案管理的綜合水平有所提升。因此，政府部門理應(yīng)提高重視程度，針對各個區(qū)域的具體情況，對其檔案制度體系展開全面調(diào)整，并采取針對性措施進(jìn)行完善，逐步解決現(xiàn)階段人員短缺的問題。鼓勵各個企業(yè)在社會上招聘，特別是一些應(yīng)屆畢業(yè)生，其理論知識基礎(chǔ)極為扎實，只是缺少足夠的工作經(jīng)驗，經(jīng)過一段時間培養(yǎng)之后，便能有效適應(yīng)。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作與每個人都有著非常大的關(guān)系。完善檔案管理，改善企業(yè)文化基礎(chǔ)變得尤為重要。因此，人力資源和社會保障部門理應(yīng)對于當(dāng)前存在的問題，提高重視程度，及時采取針對性措施，改進(jìn)其中的問題，加大資金投入，提升管理效果。

（沂水縣高橋鎮(zhèn)便民服務(wù)中心）