丁文

摘 要：檔案管理對于大眾來說，并不是一個陌生的詞匯，其有著源遠流長的背景，最早可追溯到甲骨文時代，隨著歷史的演變，由結繩記事演變至竹簡文書，印刷術盛行后，又形成了紙質檔案，時至今日，大數(shù)據(jù)模式下的信息技術造就了電子檔案。以上種種，展示了科技推動檔案管理的模式，打破了傳統(tǒng)的工作模式的疆域，促進了工作業(yè)務的創(chuàng)新，極大的提升了工作效率的便捷度。

關鍵詞：電子檔案管理;工作;應用

互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)是信息技術發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，電子檔案管理的出現(xiàn)，對各個行業(yè)的傳統(tǒng)管理均造成了不同程度的沖擊，總的來說，電子檔案管理引領了社會科技發(fā)展，極大的增強了辦公效率，實現(xiàn)了辦公自動化。本文以此為基礎，就電子檔案管理在工作中的應用展開了相關的探討研究。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的重要性

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理，不僅促進了經(jīng)濟社會的發(fā)展，還保障了單位與群眾的信息安全。電子檔案管理，可以將各行各業(yè)的檔案數(shù)據(jù)加以整合，從而分析出不同項目的基礎數(shù)據(jù)，以及數(shù)據(jù)間的潛在聯(lián)系，進而形成蛛網(wǎng)式連鎖效應，能夠深入挖掘各類數(shù)據(jù)的可行性價值，促進經(jīng)濟發(fā)展。此外，絕大多數(shù)的公司在大數(shù)據(jù)下保存電子檔案時，為確保數(shù)據(jù)具有相應法律效力，都有一套嚴格的操作流程，防止數(shù)據(jù)損壞。總的來說，保障了群眾的信息安全，維護了公司穩(wěn)定運行，避免了一眾不良的社會影響。就如今的社會現(xiàn)狀而言，大部分群眾都會將個人信息存儲在電腦硬盤中，其中不乏眾多隱私，倘若管理不到位，一旦外泄會給正常的工作、生活帶來較大困擾。更為嚴重的是，倘若信息泄露到不法分子手中，很有可能會被加以利用，輕則騷擾親友，騙取錢財，重則危害社會安定，違法犯罪，由此可知，加強電子檔案管理是一項艱巨且重要的工作。

二、傳統(tǒng)紙質檔案在當今社會的劣勢

1.歸檔查閱耗時費力

一般來講，紙質的檔案資源都有專門的地方存放，也就是通常意義上的“檔案館”，不過由于紙質文件歸檔過程較為麻煩，有時會發(fā)生材料在使用完歸檔前丟失、管理人員疏忽檢查存放錯漏等問題。加之傳統(tǒng)文書檔案存放地點固定，因此倘若想要借閱相關文件，就一定要到檔案館聯(lián)系管理人員入庫尋找，這對著急使用資料但卻無法在第一時間抵達檔案館的人員來說，是一種極大的困擾，其次，部分高密級的重要文檔，通常有且只有一份，無法同時滿足兩個以上群眾使用，導致有關工作人員無法及時更新信息，最后，受工作時間限制，無法實現(xiàn)24小時查閱。

2.保管過程較為繁瑣復雜

傳統(tǒng)的文書檔案原件絕大部分都是紙質的，但紙張的材料為樹木原漿，即使經(jīng)過了防腐處理，但經(jīng)年累月受不可抗力的影響，再加上材質自身的物理、化學性質改變、正常的翻閱磨損等，均會產(chǎn)生不同程度的傷害。除紙張自身外，存放紙張的地點、管理紙張的人員等變量，使得管理過程變得較為繁瑣復雜，歸檔時，由于過多的文檔數(shù)量與檔案部門，對規(guī)章制度也有著眾多要求。文件在歸檔時，亦要嚴謹?shù)氖瞻l(fā)、登記、批示、修改、定稿、辦理、借閱，以保證紙張文件完整性，才能夠在最大程度上避免文字材料缺失、統(tǒng)計報表不全、檔案管理混亂。

三、電子檔案管理在當今社會的優(yōu)勢

1.大幅度提升了工作效率，全天候共享

電子檔案管理系統(tǒng)的應用，充分體現(xiàn)出了辦公自動化的便捷、安全性，電子系統(tǒng)具備的一系列功能不僅可以將海量的文件分類準確、即時歸檔，一目了然的檢索，更能夠提升查閱速度與文件管理效率;其次，電子檔案管理系統(tǒng)，可以減少檔案管理員的人數(shù)，將更多的資金運用到管理之中，提高歸檔進度;再者，紙質的文檔在展開修改時，均需要跑到指定地點，耗時又費力，而電子檔案管理系統(tǒng)在修改文件時，只需要上傳相應的資料，而后通過鍵盤操作即可完成。傳統(tǒng)的紙質檔案，受客觀條件限制，狹小的文件柜不僅查找起來困難，而且難以做到一份信息，多人共享，大部分時間資源都處于閑置狀態(tài)。而運用電子檔案管理系統(tǒng)對接，不僅檢索方便，查看卷宗一目了然，還可以依據(jù)現(xiàn)有的目標信息進入龐大的數(shù)據(jù)庫展開更全面的了解。與此同時，線上網(wǎng)絡服務平臺，還會實時更新工作部門概況、工作重點、信息動態(tài)等，進一步實現(xiàn)資源共享。例如：健康體檢管理行業(yè)，根據(jù)大數(shù)據(jù)顯示，近些年的疾病發(fā)生率要遠遠高于以往，因此群眾也逐漸開始意識到健康體檢管理的重要性，就此而言，其已經(jīng)成為了我國各個城市乃至各個鄉(xiāng)村的主要社區(qū)服務內容。社區(qū)健康管理，可以為居民建立個人健康檔案、家庭健康檔案等，實時追蹤健康狀況，一旦有任何疾病苗頭，可以在第一時間將其扼殺在搖籃之中，如今盛行的健康碼就是其中舉措之一：綠色代表健康，黃色代表潛在風險，紅色代表風險程度高，出行出示健康碼以此來確定自己的接觸人群是否安全，以保障自身健康。當然，健康碼并不是絕對保險的，因此也需要廣大群眾的自律與配合，有疾病及時就醫(yī)，方為上上之選。但是，就目前來看，我國不同城市的社區(qū)衛(wèi)生服務發(fā)展水平存在較大差異，地區(qū)與地區(qū)之間的衛(wèi)生服務質量呈現(xiàn)出參差不齊的狀態(tài)，有的地區(qū)從登記到維護一應俱全，而有的地區(qū)則剛剛開始起步，電子系統(tǒng)尚不健全，可知，電子管理檔案系統(tǒng)還需要一定的時間構建。

2.保存時間長，綠色環(huán)保無污染

傳統(tǒng)的紙質文件，由于相應管理制度不甚完善，來源不同導致入庫的規(guī)格不盡相同，例如有的文件筆跡過輕、有的筆跡受熱就會消失、有的紙張偏薄等，因此在制作、使用、管理檔案時，要嚴格注意保護，以免因一時失誤而造成無法挽回的破壞性損失。而電子檔案管理系統(tǒng)就很好的解決了這個問題，虛擬的數(shù)據(jù)不用擔心磨損，且系統(tǒng)有專業(yè)的程序員維護，也不用擔心有BUG的產(chǎn)生，在最大程度上保障了信息的完整與準確性。不過有一點值得注意，電子檔案的存儲載體一般沒有標準的使用壽命與技術標準，因此在工作中要嚴格遵守瀏覽規(guī)則，保證網(wǎng)站的安全健康，避免因受到有意無意的外部入侵而損壞數(shù)據(jù)。除此以外，傳統(tǒng)的紙質檔案，哪怕案卷內僅有一份文件也會用到大量的紙張，不僅浪費，還不利于樹木的維護，對環(huán)境有著不好的影響，而電子檔案管理系統(tǒng)，做到了以計算機代替紙張，以虛擬代替實物，從根本上實現(xiàn)了綠色環(huán)保。

四、當前電子檔案管理中存在的問題

1.管理不夠規(guī)范

規(guī)范化的電子檔案管理不僅能夠提高檔案管理速度，同時也能夠提高工作質量。但是，當前電子檔案管理中存在管理不夠規(guī)范的問題，自理搜集不夠及時完整，管理方法不科學，資料提交時間過長等，對檔案管理工作十分不利，影響了工作的進行。檔案管理過程中，其需要先收集與其相關的資料、數(shù)據(jù)，并對其分析整理，確認無誤后才能夠歸檔，但是，現(xiàn)在很多檔案管理在收集前期資料時時間不恰當，導致資料收集錯誤、遺漏等，對檔案質量產(chǎn)生影響，不利于電子檔案的建設和管理。

2.專業(yè)人才匱乏

檔案管理不僅需要管理資料，同時該工作還需要專業(yè)水平，并做好保密工作，這就需要專業(yè)的檔案管理人才才能夠實現(xiàn)。但是，實際管理中，負責檔案管理的一般不是檔案管理專業(yè)人才，這些管理人員不重視檔案管理專業(yè)性和保密性，檔案管理工作也屬于邊緣化工作，管理人員不會花費時間和精力培養(yǎng)專業(yè)人員。而且，很多檔案管理人員年齡偏大，盡管有管理經(jīng)驗，但是專業(yè)知識不足，尤其是電子檔案管理中涉及的信息技術、電子技術等，無法利用信息技術優(yōu)化檔案管理水平，信息資料無法充分發(fā)揮出來，導致電子檔案管理工作受到影響。

3.軟硬件設施缺乏。電子檔案管理需要相應的軟硬件設施，在整個信息管理中，軟硬件設施十分重要，其存儲著大量的信息，也能夠實現(xiàn)電子信息化管理。因此，電子檔案管理必須要隨著時代發(fā)展進行設備創(chuàng)新，但是，現(xiàn)階段很多地方的檔案管理信息化建設水平不高，信息系統(tǒng)不夠完善，軟硬件設備不夠先進，系統(tǒng)更新也不夠及時，而且系統(tǒng)更新會導致有些數(shù)據(jù)信息無法查看，數(shù)據(jù)保持格式可能會出現(xiàn)不相容的現(xiàn)象，導致信息收集管理不完整，影響了信息的管理和運用，對電子檔案管理也產(chǎn)生了阻礙。因此，在進行電子檔案管理時，需要注意軟硬件設施建設。

五、如何創(chuàng)新電子檔案管理

1.提升大數(shù)據(jù)技術的應用范圍

網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)的涵蓋范圍多到超乎想象，因此想要高速、有效處理信息，需適當創(chuàng)新技術運用。依舊以健康體檢管理行業(yè)為例，拿獻血來說，血站通過大數(shù)據(jù)核算，能夠在極短的時間內構建出獻血者的電子檔案，讓每一位獻血者能夠擁有自己的管理系統(tǒng)，一目了然的信息信息避免了人工核算途中可能會出現(xiàn)的多種數(shù)據(jù)誤差狀況，在需要輸血時，血站可以以極快的速度調出所需血液，為生命搶救贏得寶貴的時間。

2. 改進檔案管理模式，增強隊伍建設

雖說電子檔案管理的優(yōu)勢遠遠大于紙質檔案，但凡事都是具有兩面性的，有利就會有弊，例如過于分散的管理模式，會使得一些電子檔案的錄入出現(xiàn)差錯，嚴重時甚至會遺漏、丟失，這對于電子檔案系統(tǒng)的管理來說，是極為不利的。因此，為保障檔案的詳細準確性，管理人員在實施檔案登記時，一定要仔細再仔細，如此一來，方能確保電子檔案系統(tǒng)的真實，一旦出現(xiàn)了差錯，也能夠在第一時間追本溯源，在影響尚未造成之前改正過來。除此以外，檔案管理人員的隊伍建設也是極為重要的一環(huán)，因此，相應公司部門應實時開展檔案管理人員的培訓，做到與時俱進，從根本上提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)與和工作能力。制定完善的檔案管理制度，例如競爭機制，正所謂：“有壓力才有動力，物競天擇，適者生存，能者上，庸者下”，如此，檔案管理人員才能夠時刻保持良好、積極的工作心態(tài)，熱情投入電子檔案管理工作之中，進而更好地為經(jīng)濟社會服務。

3.制定統(tǒng)一的管理規(guī)范

以健康體檢管理行業(yè)為例，其在進行檔案管理時，需要制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，確保管理數(shù)據(jù)真實、原始、可靠、完整，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，收集的相關數(shù)據(jù)也要保證實時有效，確保數(shù)據(jù)信息不會出現(xiàn)錯誤和遺漏的現(xiàn)象，嚴格把控好材料歸檔、保存等工作，按照規(guī)范操作，加強違規(guī)人員的懲處，提高檔案管理水平。此外，電子檔案管理中，由于網(wǎng)絡中可能會受到惡意攻擊導致信息泄露，對此，管理部門需要做好檔案管理系統(tǒng)的防護工作，設置防火墻以及查看權限，不同級別、部門的人員查看的檔案信息需要進行權限設置，確保信息安全、保密，不會出現(xiàn)泄漏的風險。

4.加強軟硬件設施建設工作

對于電子檔案管理而言，軟硬件設施十分重要，先進的設備能夠提高信息歸檔處理水平，通過視頻、圖像等方式將資料數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來，將資料應用性充分發(fā)揮出來，更好的理解信息資料，這就需要先進的設備來實現(xiàn)，實時更新相關信息，并將其錄入進去，更新維護好設備，提高信息管理水平。此外，還需要及時更新電子檔案管理技術，通過數(shù)據(jù)遷移確保數(shù)字信息的存儲及時有效，不斷將數(shù)字信息從過時的軟硬件設備中轉移到先進的計算機設備及其系統(tǒng)中，確保以往的數(shù)據(jù)信息能夠被持續(xù)可讀，使數(shù)字信息能夠實現(xiàn)長期可讀。但是，這一技術的應用涉及的問題比較多，需要予以重視。

六、電子檔案的應用

根據(jù)檔案信息利用需求、服務對象、開發(fā)領域以及網(wǎng)絡情況等應用電子檔案，從公眾網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)等方面建設窗口，設置服務平臺。

1.學院局域網(wǎng)

為學院師生和圖書館檔案管理人員設置的電子檔案服務平臺，其可以直接網(wǎng)絡訪問檔案共享文件，點擊相應的按鈕，輸入查找內容，實現(xiàn)精確查找，也可以通過一鍵模糊查找，找到所需材料后，點開鏈接，打開檔案瀏覽，并隨時查詢閱讀新錄入的文件，其能夠為多個用戶同時提供服務，也可以為學院師生提供網(wǎng)絡查詢服務，查詢與學習、就業(yè)相關的信息。

2.地方政務網(wǎng)

其主要是為了地方各部門設置的，用于單位電子檔案管理的信息共享平臺，其可以接受各單位的電子文檔，并為用戶提供在線查閱、檔案業(yè)務指導等服務，實現(xiàn)各部門檔案管理服務和資源共享。

3.公共網(wǎng)

面向社會大眾和圖書館之間交流的公共檔案管理服務平臺，其是檔案服務和信息共享的重要途徑，是在公共網(wǎng)基礎上利用檔案網(wǎng)站為大眾提供檔案利用窗口，并收集具有保存價值的信息，實現(xiàn)資源整合，共享檔案信息，使各館之間方便交流。

4.計算機查詢

針對沒有檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)的，用戶可以在專門的檔案查詢計算機查找信息，或是交由檔案管理人員負責查詢，之后將所需的信息用電子郵件方式發(fā)送出去。

七、結論

總而言之，隨著社會經(jīng)濟與大環(huán)境數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理也將應用的更加廣泛，本文就紙質檔案與電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)劣勢展開了詳盡的分析，并以健康體檢管理行業(yè)為例，進行了進一步的論述，希望可以為相關管理工作人員方面提出可行性參考，讓電子檔案管理變得更加高效便捷。

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（作者單位：山東省青島療養(yǎng)院）