[摘 要] 本科教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案是評(píng)估全過(guò)程的依據(jù)佐證材料，也是反映學(xué)校歷史面貌的記錄，建好、管好、用好具有重要的意義。結(jié)合學(xué)校歷年迎評(píng)促建工作實(shí)踐，就本科教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案歸檔組織與管理從遵循“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的歸檔原則、制定科學(xué)的歸卷類(lèi)目并專(zhuān)項(xiàng)歸檔保管、注重特色檔案的歸檔、加強(qiáng)相關(guān)人員互相配合支持、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)助督促、歸檔的宣傳和便于利用等方面作了初步的探討。

[關(guān)鍵詞] 本科教學(xué)評(píng)估;教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目;檔案;歸檔;歸檔組織管理

[中圖分類(lèi)號(hào)]G646 ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 1008-2549（2020） 06-0040-02

本科教學(xué)評(píng)估是國(guó)家對(duì)高等教育進(jìn)行宏觀管理的一種手段，從發(fā)展過(guò)程來(lái)看，高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估相繼經(jīng)歷了三種形式：合格評(píng)估、水平評(píng)估、審核評(píng)估。2013年以來(lái)，教育部開(kāi)展的普通高校本科教學(xué)工作審核評(píng)估，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，我國(guó)本科教學(xué)評(píng)估的周期為五年一輪回，由國(guó)家教育部委派的評(píng)估專(zhuān)家根據(jù)評(píng)估方案指標(biāo)體系來(lái)衡量高校教學(xué)工作達(dá)到國(guó)家的某個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)程序，從而對(duì)學(xué)校工作做一個(gè)鑒定，這種鑒定被認(rèn)為是“國(guó)檢”，其結(jié)論對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)都是非常重要的。本科教學(xué)評(píng)估流程主要包括三個(gè)階段，即：學(xué)校自評(píng)、專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)考察以及學(xué)校評(píng)估整改，評(píng)估方案中的維度及內(nèi)容涵蓋了高校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)因素。專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)考察以及評(píng)估方案指標(biāo)體系都需要提供大量教學(xué)檔案來(lái)參閱和支撐。我校于2002年、2007年和2017年先后經(jīng)歷了三種形式的本科教學(xué)評(píng)估，本文結(jié)合在教學(xué)評(píng)估工作中的教學(xué)檔案工作的實(shí)踐，談?wù)剬?duì)本科教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案”）歸檔管理的粗淺認(rèn)識(shí)。

一 教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案歸檔工作的意義

教學(xué)評(píng)估涉及高等教育過(guò)程的方方面面，如學(xué)校定位與目標(biāo)、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過(guò)程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障和學(xué)校自選特色項(xiàng)目等幾個(gè)指標(biāo)體系，從評(píng)估指標(biāo)體系所對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案材料可知，是本科教學(xué)評(píng)估的重要材料佐證和依據(jù)支撐。評(píng)估過(guò)程中評(píng)估專(zhuān)家的看、聽(tīng)、查、議等都必須依據(jù)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中形成的教學(xué)檔案材料，顯然，齊全完整的歸檔是非常重要的;同時(shí)，本科教學(xué)評(píng)估是學(xué)校整體建設(shè)、全方位的建設(shè)的一過(guò)程，作為記錄這一過(guò)程的形成的檔案，也是反映學(xué)校歷史面貌的真實(shí)記錄，理應(yīng)收集歸檔保管好。[1]教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必要條件，建好、管好、用好教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案，對(duì)確保順利通過(guò)“國(guó)檢”，總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)高質(zhì)量、高水平的發(fā)展有著重要的意義。

二 教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案的歸檔與管理

本科教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案包含了《高等學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表》中的大部分內(nèi)容，這是因?yàn)榻虒W(xué)評(píng)估項(xiàng)目是一個(gè)綜合性的項(xiàng)目，針對(duì)對(duì)教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)歸檔管理，我們采取了以下措施。

（一）遵循“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的歸檔原則是做好教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案的保證

收集整理一套教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案的目的是充分發(fā)揮它的積極作用。一套評(píng)估項(xiàng)目檔案的價(jià)值，它所能發(fā)揮參考、借鑒和憑證作用，除了與評(píng)估項(xiàng)目的內(nèi)容本身價(jià)值有一定聯(lián)系外，還取決于檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性。一套教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案，必須是從評(píng)估準(zhǔn)備，評(píng)估過(guò)程，到評(píng)估結(jié)束的全過(guò)程的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的記錄，教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案的形成伴隨著評(píng)估活動(dòng)的全過(guò)程。教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案，實(shí)際上它是整個(gè)評(píng)估活動(dòng)本身不可分割的一部分，作為記錄評(píng)估活動(dòng)的全過(guò)程的一套完整的檔案，是在評(píng)估公布結(jié)果后才完成的，但作為一套完整的評(píng)估檔案之中每一組成部分的材料都是評(píng)估過(guò)程中各個(gè)不同時(shí)期的產(chǎn)物。特別是檔案涉及面廣，種類(lèi)多加之評(píng)估活動(dòng)持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，參與人員眾多，為了保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須自本科教學(xué)評(píng)估活動(dòng)一開(kāi)始就著手抓住檔案工作不放松。因此，在日常各項(xiàng)教學(xué)工作中，做好平時(shí)歸檔工作，就要注意收集和整理與評(píng)估指標(biāo)體系相關(guān)的各個(gè)門(mén)類(lèi)檔案文件，做到及時(shí)歸檔，這樣可以隨時(shí)隨地、較好地配合相關(guān)單位完成各個(gè)時(shí)期、各種評(píng)估以及各階段性檢查工作，才能從根本上杜絕浮夸造假之風(fēng)，并且在評(píng)估關(guān)鍵時(shí)刻“不折騰”或“少折騰”，真正做到實(shí)事求是，講究實(shí)效，使得評(píng)估、檢查工作真正達(dá)到“以評(píng)促改、以評(píng)促建、以評(píng)促管”的目的。

（二）制定科學(xué)的歸卷類(lèi)目實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)歸檔保管是保證教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案順利歸檔的重要環(huán)節(jié)

歸卷類(lèi)目是事先編制出的立卷計(jì)劃，由教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系所對(duì)應(yīng)的類(lèi)和條款組成，每一條款也就是將要形成的一組文件材料，一卷或若干案卷。評(píng)估項(xiàng)目的文件材料的內(nèi)容涉及面廣，歸檔、整理是一件很繁雜的工作，及早制定科學(xué)的評(píng)估材料歸卷類(lèi)目體系將有助于歸檔單位和相關(guān)人員工作的順利開(kāi)展。從著手向教育部申請(qǐng)?jiān)u估起，將評(píng)估方案的一級(jí)指標(biāo)7項(xiàng)，二級(jí)指標(biāo)64項(xiàng)，層層分解、分類(lèi)落實(shí)到具體的歸檔單位，并制定了《本科教學(xué)評(píng)估材料體系》，統(tǒng)一了整理規(guī)范和要求。面對(duì)大量的文件材料，如不制定科學(xué)合理的歸檔體系，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)評(píng)估項(xiàng)目檔案，只能是一句空話，經(jīng)過(guò)多年的努力形成教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案材料15320多卷。實(shí)踐證明，由于較早地制定了比較合理的歸卷類(lèi)目，使得各項(xiàng)工作井然有序，各階段形成的繁雜的文件材料，各有各的歸宿，此外，也為各階段評(píng)估活動(dòng)提供了方便，協(xié)調(diào)各階段、各部門(mén)的評(píng)估建設(shè)工作。

本科教學(xué)評(píng)估是一項(xiàng)綜合工程，為了確保這項(xiàng)工程檔案的成套性，我們的實(shí)踐是在教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案作為一個(gè)整體管理下，按教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系不同內(nèi)容，分類(lèi)歸卷，并在相關(guān)處注明與教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系相對(duì)應(yīng)的一級(jí)二級(jí)評(píng)估項(xiàng)目檔案的標(biāo)記。這既維護(hù)了教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案的整體性，又方便查閱利用。如與評(píng)估指標(biāo)體系中“學(xué)生發(fā)展”項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)，重視學(xué)生檔案材料的管理，豐富的學(xué)生檔案也為教學(xué)評(píng)估工作順利開(kāi)展拓寬了道路;與評(píng)估指標(biāo)體系中“定位與目標(biāo)”項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)，凡涉及學(xué)校發(fā)展情況的教學(xué)文件，如學(xué)校的教學(xué)規(guī)劃文件都永久歸檔保存;與評(píng)估指標(biāo)體系中“培養(yǎng)過(guò)程”項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)，注重對(duì)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、社會(huì)實(shí)踐的落實(shí)及效果，以及用人單位對(duì)畢業(yè)生評(píng)價(jià)等相關(guān)材料的歸檔。

（三）注重教學(xué)評(píng)估學(xué)校特色項(xiàng)目檔案的歸檔

筆者所在學(xué)校始終堅(jiān)持“立足紅土地辦學(xué)、用蘇區(qū)精神育人、為蘇區(qū)振興服務(wù)、做蘇區(qū)精神傳人”的辦學(xué)傳統(tǒng)，培育形成了“崇德、尚學(xué)、求實(shí)、創(chuàng)新”的優(yōu)良校風(fēng)和以“多謀思變、同心創(chuàng)業(yè)，自強(qiáng)不息、艱苦奮斗，勇于開(kāi)拓、追求卓越”為基本內(nèi)涵的贛南師范大學(xué)人所特有的“精氣神”文化。通過(guò)學(xué)校評(píng)建實(shí)踐，學(xué)校凝練出“立足贛南老區(qū)，扎根客家搖籃，以“精氣神”文化辦學(xué)育人”這一辦學(xué)特色。在迎評(píng)促建過(guò)程中，學(xué)校專(zhuān)門(mén)設(shè)立特色項(xiàng)目組負(fù)責(zé)學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中所形成的特色檔案材料的歸檔，受到來(lái)校參加實(shí)地考察和評(píng)估的專(zhuān)家的好評(píng)。

（四）評(píng)建檔案相關(guān)人員互相配合和支持是做好評(píng)估項(xiàng)目檔案的重要條件

評(píng)估材料的歸檔整理是評(píng)估過(guò)程一個(gè)重要環(huán)節(jié)，要求遵循四個(gè)原則即針對(duì)性、原始性、真實(shí)性、層次性。針對(duì)性指根據(jù)評(píng)估體系方案所要求的，學(xué)校自主確定的辦學(xué)目標(biāo)和人才培養(yǎng)模式，來(lái)準(zhǔn)備材料;原始性和真實(shí)性主要是指要尊重歷史、客觀、實(shí)事求是，在整理材料的時(shí)候，不補(bǔ)造假材料;材料要注意層次性，對(duì)照指標(biāo)體系，分校院兩級(jí)，有層次的準(zhǔn)備材料。在評(píng)估建設(shè)工作中落實(shí)檔案工作的“三納入”和“四同步”，在學(xué)校制定評(píng)估項(xiàng)目建設(shè)規(guī)章制度時(shí)對(duì)有關(guān)檔案的管理作出了明確規(guī)定，如規(guī)定綜合檔案館負(fù)責(zé)對(duì)各有關(guān)單位教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目的檔案的形成積累，立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查;在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽訂子項(xiàng)目責(zé)任狀時(shí)明確指出各責(zé)任單位必須在負(fù)責(zé)評(píng)估建設(shè)工作過(guò)程中形成的文件質(zhì)量，負(fù)責(zé)歸檔文件的收集、整理和立卷歸檔工作。在子項(xiàng)目完成驗(yàn)收時(shí)，子項(xiàng)目承擔(dān)單位要在檔案館有關(guān)人員的指導(dǎo)下，將該項(xiàng)目的全部檔案材料按照要求進(jìn)行立卷，由檔案人員驗(yàn)收，檔案不合格的項(xiàng)目不予驗(yàn)收。

（五）加強(qiáng)對(duì)教學(xué)評(píng)估項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)助督促管理

教學(xué)評(píng)估檔案形成于學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)、各二級(jí)教學(xué)學(xué)院。學(xué)校檔案館應(yīng)主動(dòng)積極的指導(dǎo)和協(xié)助相關(guān)部門(mén)和人員堅(jiān)持執(zhí)行文件材料歸檔制度，教學(xué)文件材料由教學(xué)管理部門(mén)集中立卷歸檔，可以發(fā)揮教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)熟悉有關(guān)教學(xué)檔案的形成過(guò)程和教學(xué)文件之間有機(jī)聯(lián)系的優(yōu)點(diǎn)，提高案卷的質(zhì)量。同時(shí)，協(xié)助和督促有關(guān)部門(mén)做好立卷和歸檔前的準(zhǔn)備工作。首先，協(xié)助教學(xué)管理部門(mén)正確選擇立卷環(huán)節(jié)或叫立卷地點(diǎn)、立卷單位，即確定立卷工作放在教學(xué)部門(mén)哪一級(jí)機(jī)構(gòu)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)立卷，這是組織好立卷工作的關(guān)鍵問(wèn)題之一。其次，為了避免重復(fù)立卷和防止立卷時(shí)遺漏文件，還須劃定教學(xué)管理部門(mén)內(nèi)部與各教學(xué)學(xué)院之間分工立卷的范圍。并依據(jù)立卷類(lèi)目，明確各自的工作職責(zé)，形成制度，以便督促管理。

（六）提高教學(xué)評(píng)估檔案歸檔意識(shí)和方便利用服務(wù)

為了推動(dòng)教學(xué)評(píng)估檔案歸檔制度的順利實(shí)施，通過(guò)宣傳《檔案法》及相關(guān)法規(guī)辦法和檔案知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽普及等多種形式來(lái)開(kāi)展宣傳活動(dòng)，使各教學(xué)單位和相關(guān)人員了解教學(xué)檔案集中保管的意義，消除各種思想顧慮，提高歸檔意識(shí)。同時(shí)，做好通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)評(píng)估檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為教學(xué)管理人員和教師利用方便提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這是最有效的宣傳。實(shí)踐證明，學(xué)校檔案館的工作要做到：教學(xué)文件能夠“收得來(lái)、查得到”，“進(jìn)得來(lái)、借得出”，“收進(jìn)的是原始文件，借出的是經(jīng)過(guò)整理的材料”，因而使人感到“交出的少、得到的多”，教學(xué)管理人員、教師等有關(guān)人員將會(huì)更加樂(lè)于歸檔，這對(duì)教學(xué)評(píng)估檔案的齊全完整地歸檔非常有利。[2]

參考文獻(xiàn)：

[1]李光銑，舒六英.試論高校檔案在高校評(píng)估中的作用[J].贛南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（2）： 79-81.

[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1986：76-79.

（責(zé)任編輯： 姜海晶）