劉昆 聶晨

摘要：

本文針對山東省委黨校（山東行政學(xué)院）三校合并的檔案工作實踐，從組織機構(gòu)與制度建設(shè)，實體管理與安全，檔案資源與信息化建設(shè)，學(xué)籍檔案管理等層面，研究了黨校檔案工作融合創(chuàng)新，一體化管理的各項舉措，揭示了規(guī)范檔案工作的重要意義。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)改革;黨校檔案;檔案融合;規(guī)范化;檔案創(chuàng)新

省委黨校是省委直接領(lǐng)導(dǎo)下培養(yǎng)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部和理論干部的學(xué)校，是服務(wù)地方政府經(jīng)濟社會發(fā)展的重要智庫。2019年，根據(jù)《關(guān)于山東省省級機構(gòu)改革的實施意見》，山東省委黨校、山東行政學(xué)院、山東省委省直機關(guān)黨校三校職責(zé)整合，組建起新的山東省委黨校（山東行政學(xué)院）。伴隨著三定方案的落地，三校合并后如何實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理，有機融合，集中統(tǒng)一，信息共享，成為山東省委黨校（山東行政學(xué)院）檔案管理人員的重要課題。

機構(gòu)改革前，三校各有獨立的檔案工作管理體系，配備與本單位檔案工作相適應(yīng)的專兼職檔案人員。室藏檔案涵蓋文書、學(xué)籍、科技、專門、照片、聲像、實物檔案等。有序的檔案體系與齊全的檔案門類，為三校合并后的檔案科學(xué)化管理奠定良好的基礎(chǔ)。同時，三校檔案存量較大，分散管理，年代久遠(yuǎn)，分類方案不一等實際情況，也給三校合并后檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。

一、三校合并后黨校（行政學(xué)院）檔案管理面臨的主要問題

1、檔案庫房設(shè)置與檔案實體集中統(tǒng)一管理的問題。根據(jù)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》要求，“檔案庫房達到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求，庫房內(nèi)溫濕度控制符合國家規(guī)定。”合并之前，三校各有其獨立檔案室，管理多處檔案庫房，但大多達不到“九防”要求。分散存放的狀態(tài)無法保障庫房環(huán)境安全以及檔案統(tǒng)一管理，檔案暴露在不符合要求的環(huán)境中，可能因潮濕、蟲鼠、光照、霉變等因素遭到破壞。落實符合標(biāo)準(zhǔn)要求的庫房，配備足量的檔案裝具，控制檔案轉(zhuǎn)運過程中的秩序與安全，將各門類檔案集中到統(tǒng)一場所管理，都成為三校檔案合并工作成敗的關(guān)鍵因素。

2、三校合并后檔案全宗融合與調(diào)整的問題。根據(jù)山東省檔案館歷史全宗設(shè)置方案，三校檔案分屬三個不同全宗，案卷與歸檔文件的目錄號與水流號設(shè)置互不干擾。三校合并后，面臨著歷史檔案與新生檔案的融合管理的問題，尤其是歸檔范圍、檔案分類方案及保管期限表設(shè)置，原有的方案已不能適用目前的管理要求。

3、軟件信息系統(tǒng)與電子檔案數(shù)據(jù)共享與管理的問題。三校各有其電子檔案數(shù)據(jù)，保存于各自獨立的軟件系統(tǒng)中。因管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)存在差異，數(shù)據(jù)格式與結(jié)構(gòu)各不相同，將這三部分?jǐn)?shù)據(jù)整合到統(tǒng)一系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)管理模式與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的再造與重建，也是本次檔案整合工作必須直面的重要問題。

4、歷史檔案移交進館的問題。根據(jù)山東省機構(gòu)改革涉及部門和單位檔案處置工作方案，撤并單位檔案須按進館標(biāo)準(zhǔn)移交檔案實體與電子文件。因年代久遠(yuǎn)，三校歷史檔案管理現(xiàn)狀與最新進館標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異，須進行必要的規(guī)范化調(diào)整修訂。

二、三校合并后檔案管理融合創(chuàng)新，一體化管理實踐舉措

1、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，推進檔案制度建設(shè)。首先針對合并后檔案工作面臨的具體問題，校（院）領(lǐng)導(dǎo)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案工作崗位責(zé)任制，重新修訂檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。同時，把檔案工作納入工作考核檢查的內(nèi)容，制定并印發(fā)《中共山東省委黨校（山東行政學(xué)院）檔案工作管理辦法》，修訂并完善機關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限等十七項制度與辦法。通過完善組織機構(gòu)，創(chuàng)新制度建設(shè)，建立起檔案工作的基礎(chǔ)保障，為三校檔案搬遷運送，融合整理、開放利用相關(guān)工作鋪平道路。

2、加強檔案實體管理，保障檔案實體安全。

根據(jù)“集中統(tǒng)一管理全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作利用”的原則，將機構(gòu)改革后黨校（行政學(xué)院）形成的各類文書、教學(xué)、會計、基建等各種門類和載體的檔案、資料全部集中由檔案室統(tǒng)一管理，對檔案實體運輸、整理、數(shù)字化加工、保管和利用狀況建立動態(tài)監(jiān)管。選擇有資質(zhì)的檔案中介機構(gòu)，指定專人統(tǒng)計檔案搬遷過程中檔案種類與數(shù)量，保障檔案整理合并期間不出現(xiàn)任何檔案遺失損毀以及泄密事件。

3、注重檔案資源建設(shè)，提升檔案信息化水平

加強檔案信息化建設(shè)，按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的工作思路，采取政府購買服務(wù)的方式，大力推進數(shù)字檔案室建設(shè)。充分利用三校合并的窗口時期，分頭進行，同步展開，共完成各門類檔案掃描數(shù)百萬頁。采取深度開發(fā)定制的辦法，在檔案信息平臺上開辟三個虛擬全宗，分別管理三校合并之前的歷史檔案。同時開發(fā)可供智慧校園平臺調(diào)用的接口模塊組件，與智慧校園系統(tǒng)的用戶管理集成，實現(xiàn)后續(xù)檔案業(yè)務(wù)的全流程管理和檔案查詢、統(tǒng)計與匯總。通過數(shù)字檔案與智慧校園的有機結(jié)合，拓展檔案利用的方式和渠道，強化檔案管理能力，提升檔案信息化水平。

4、緊抓重點難點，推動學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新

學(xué)籍檔案是學(xué)員在黨校學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的具有保存利用參考價值的原始記錄。學(xué)籍檔案不但反應(yīng)學(xué)員個人在黨校學(xué)習(xí)實踐的軌跡，也是衡量黨校教學(xué)質(zhì)量與管理水平的重要標(biāo)志。我們在三校檔案融合的同時，結(jié)合三校干部學(xué)籍檔案實際情況，從整理、分類、排序、編目、掃描等環(huán)節(jié)，進行了深入的探索與研究，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理辦法，使具有管理權(quán)限的部門能夠?qū)崿F(xiàn)多種層次的信息匯總、數(shù)據(jù)共享和關(guān)聯(lián)，在最短時間內(nèi)查到所需檔案資料。[1]

三、規(guī)范并創(chuàng)新三校合并后檔案管理與應(yīng)用的重要意義

1、提高校（院）各門類檔案管理及利用水平。規(guī)范檔案管理工作將優(yōu)化檔案資源建設(shè)、提升檔案信息化建設(shè)水平、強化檔案服務(wù)利用，保障各門類檔案材料收集規(guī)范、真實有效、齊全完整、應(yīng)歸盡歸。

2、有利于實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，為社會提供準(zhǔn)確、方便、快捷服務(wù)。三校檔案融合管理之后，將建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)格式統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，通過集中管理，規(guī)范檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，實現(xiàn)信息共建共享，為全校（院）范圍內(nèi)檔案編研、鏈接、檢索等業(yè)務(wù)實施提供技術(shù)支撐。

3、為建設(shè)黨校智慧校園提供檔案資源支撐。增強智慧校園教學(xué)、科研、管理決策提供智能化信息服務(wù)的能力。促進服務(wù)流程再造與系統(tǒng)重構(gòu)，實現(xiàn)信息技術(shù)與教學(xué)科研的深度融合，提高教育教學(xué)質(zhì)量和管理決策水平。[2]

4、為創(chuàng)新未來的檔案大數(shù)據(jù)利用提供信息保障，拓展校（院）檔案信息資源利用的深度與廣度。

結(jié)論：隨著機構(gòu)改革工作的逐步落實，各級黨校都面臨著檔案工作調(diào)整的問題，希望我們在山東省委黨校（山東行政學(xué)院）檔案整合過程中的實踐和研究，為省內(nèi)外黨校檔案融合工作提供有益的借鑒和啟發(fā)。

[參考文獻]

[1] 吳建利. 淺談新時期單位檔案管理工作的創(chuàng)新 [J]. 山東青年 2018年2期.

[2] 黃嵩. 黨校智慧校園建設(shè)的研究與思考 [J]. 電腦知識與技術(shù)2018年第23期.

（作者單位：山東省委黨校（山東行政學(xué)院），山東 濟南 250000）