周曉麗

一、財務(wù)信息化建設(shè)的意義

（一）提高管理水平，有效控制風(fēng)險

信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新和項管理水平提高的重要手段。企業(yè)信息化是用計算機硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)對工作所需的信息進(jìn)行管理、整合，及時為管理人員提供準(zhǔn)確的信息。同時，在信息化建設(shè)的過程中不僅是引進(jìn)信息技術(shù)，而更多的是通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，把先進(jìn)的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進(jìn)行管理創(chuàng)新。使企業(yè)建立良好的管理規(guī)范和管理流程，并將這些制度和流程進(jìn)行了固化，有效的防控了人工操作的各項風(fēng)險，促使企業(yè)管理基礎(chǔ)更為扎實，管理方法更為科學(xué)，整體的管理水平進(jìn)一步提高。

（二）信息傳遞暢通，實現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式存在著信息閉塞，信息不對稱等弊端，致使企業(yè)的管理者很難全面掌握信息，造成決策偏差和失誤。利用信息系統(tǒng)，可以將企業(yè)的各類信息進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，有利于企業(yè)各部門工作開展，提高企業(yè)各部門間有效溝通，并能夠避免一些重復(fù)勞動。建立了信息系統(tǒng)，使各部門信息可以互通，從而達(dá)到信息共享的目的。同時，財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息相結(jié)合，可把眾多單一的信息整合成一個綜合的信息體系，綜合的、系統(tǒng)的、完整的信息為管理者的科學(xué)決策提供強有力的基礎(chǔ)保障。

（三）規(guī)范財務(wù)核算、促進(jìn)財務(wù)管理

具有一定規(guī)模的旅行社，一般都擁有多家子公司或分支機構(gòu)。由于核算單位數(shù)量較多，若利用手工核算方式就會造成核算紊亂、報表合并工作量大、財務(wù)信息利用率差等弊端。如果企業(yè)建立了財務(wù)信息核算系統(tǒng)，就可以統(tǒng)一核算科目，包括科目明細(xì)及輔助項目等，從而規(guī)范了核算基礎(chǔ)，使財務(wù)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。通過財務(wù)信息系統(tǒng)，不僅大大減少了合并報表的工作量，而且可以根據(jù)公司經(jīng)營層管理需要設(shè)置各類管理報表，提高財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)報表的效用性。

（四）提高工作效率、降低人工成本

由于旅行社行業(yè)業(yè)務(wù)量非常大，又基本上都是按單團(tuán)進(jìn)行財務(wù)核算，核算時輔助項目也較多，因此，財務(wù)人員的核算任務(wù)相當(dāng)繁重。另外，由于旅行社對操作人員或銷售人員的考核都是按其所操作或銷售的團(tuán)隊的利潤進(jìn)行考核，因此，財務(wù)部需提供每個操作人員或銷售人員營收、利潤等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、整理將花費財務(wù)人員較大的精力。若通過信息化管理，可以大大減輕財務(wù)人員的勞動強度，提高財務(wù)人員的工作效率，節(jié)約財務(wù)人員成本，使財務(wù)人員從繁重的基礎(chǔ)核算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作中解脫出來，從而向財務(wù)管理方向轉(zhuǎn)型。

二、旅行社財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)容

一個好的、有效的財務(wù)信息化系統(tǒng)，離不開業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的支撐。旅行社的財務(wù)信息系統(tǒng)也一樣，它包含業(yè)務(wù)系統(tǒng)財務(wù)信息化和財務(wù)核算系統(tǒng)信息化。

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)財務(wù)信息化

旅行社的業(yè)務(wù)信息包含每個客人的基本信息（客人名字、身份證號碼、護(hù)照號碼、聯(lián)系電話等）、供應(yīng)商的基本信息（名稱、地址、電話、社會統(tǒng)一信用代碼證號等）、訂單信息、收款信息、團(tuán)隊的成本信息、付款信息等。由于旅行社業(yè)務(wù)信息量非常龐大，因此只有通過信息系統(tǒng)才能進(jìn)行高效、系統(tǒng)地管理。由于旅行社的信息系統(tǒng)較為完善，因此財務(wù)管理部門應(yīng)盡量利用信息系統(tǒng)中有效的財務(wù)信息進(jìn)行財務(wù)相關(guān)的管理。一般，財務(wù)部門根據(jù)公司和業(yè)務(wù)的實際情況，可在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中植入賬單模塊、收款認(rèn)領(lǐng)模塊、付款模塊、應(yīng)收賬款模塊等。

1.賬單模塊。為了管理的需要，通常情況下，旅行社的核算都以團(tuán)隊為單位，即每個團(tuán)隊生成一張賬單，賬單中反映該團(tuán)隊和線路的收入、成本、利潤，同時也反映了應(yīng)收、應(yīng)付的詳細(xì)情況，使團(tuán)隊的盈利情況和客商往來情況都在賬單中得到了體現(xiàn)。促使我們能一目了然的掌握團(tuán)隊的盈利能力，以便對團(tuán)隊和線路進(jìn)行更精準(zhǔn)地分析，加強對盈利能力較高的線路的宣傳和推廣，對盈利水平極差或虧損的團(tuán)隊及時采取措施。

在賬單模塊中，可以根據(jù)管理的需要，設(shè)置各類管理報表，如線路報表、部門報表、銷售報表等。為了掌握每條線路的收入、成本、利潤等盈利情況，我們以線路為單元進(jìn)行統(tǒng)計，生成線路報表;為了掌握各部門的經(jīng)營情況，我們可以將該部門操作的所有團(tuán)隊進(jìn)行歸總;為了統(tǒng)計各銷售員的銷售業(yè)績情況，我們可以設(shè)置一張銷售管理報表，以統(tǒng)計每個銷售員某一時間段的銷售收入、利潤情況。

2.收款認(rèn)領(lǐng)模塊。旅行社的客戶有同業(yè)代理商、企業(yè)單位、散客等，收款存在單筆金額小、收款筆數(shù)多的特征。如何將客人支付的款項對應(yīng)到其參加的旅游團(tuán)隊中，對旅行社來說是一個重要而又繁瑣的工作。為了減輕工作量，我們需在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中嵌入收款認(rèn)領(lǐng)模塊。

在收款認(rèn)領(lǐng)模塊中，首先，建立一個導(dǎo)入功能，出納人員每天將銀行賬戶、支付寶、微信等收款明細(xì)導(dǎo)入收款模塊數(shù)據(jù)庫中。銷售員在向客戶收取款項后，在收款認(rèn)領(lǐng)模塊中發(fā)起認(rèn)款流程，在收款模塊數(shù)據(jù)庫中找收款的信息，并將已收到的款項與銷售訂單進(jìn)行對應(yīng)。財務(wù)人員對銷售員的認(rèn)款進(jìn)行核對并確認(rèn)，收款確認(rèn)后向客戶開具發(fā)票。

3.付款模塊。由于旅行社涉及的供應(yīng)商數(shù)量較多，有酒店、航空公司、地接等，每次付款的金額不會太大，但付款的次數(shù)非常頻繁，若手工填寫付款單、進(jìn)行線下審批，則會大大增加工作量，工作效率極其低下。若在業(yè)務(wù)模塊中設(shè)置了付款模塊，則操作可直接發(fā)起付款申請，按照流程自動逐級審批，大大縮短了審批時間。同時，由于信息系統(tǒng)對流程進(jìn)行了固化，也規(guī)范了財務(wù)管理，提高了對財務(wù)制度的執(zhí)行力。

4.應(yīng)收賬款模塊。應(yīng)收賬款是旅行社最為重要的流動資產(chǎn)之一。由于旅行社一般會給同業(yè)代理社1-3個月的掛賬期，因此應(yīng)收賬款的金額一般都較大。另外，旅行社業(yè)務(wù)的毛利率非常低，隨著競爭的加劇，逐年呈下降趨勢，一旦應(yīng)收賬款無法收回，產(chǎn)生的壞賬損失對旅行社的影響較大，因此，在旅行社中，應(yīng)收賬款的管理顯得尤為重要。

（二）財務(wù)核算系統(tǒng)信息化

1.憑證模塊。目前，大部分企業(yè)都已實施會計電算化，憑證模塊是會計電算化的基本模塊之一，可實現(xiàn)會計憑證的制單、審核、記賬、帳薄查詢等功能。在旅行社的財務(wù)信息化系統(tǒng)中，除了會計電算化中基本功能，最重要的是應(yīng)將旅行社的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行對接，實現(xiàn)憑證信息自動傳遞、憑證自動編制的功能。

由于旅行社實行單團(tuán)核算，核算輔助項目非常詳細(xì)，致使財務(wù)人員的手工核算工作量繁重。業(yè)財對接后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬單模塊的信息可直接傳遞到電算化系統(tǒng)的憑證模塊，并自動生成相應(yīng)的憑證。這不僅提高了財務(wù)人員的工作效率，還增加了憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性。

2.報表模塊。在報表模塊中，不僅設(shè)置企業(yè)財務(wù)報表（包含資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等），同時還應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理者的管控需要設(shè)置各類管理報表。如：為了反映及考核各部門的經(jīng)營情況，需設(shè)置部門經(jīng)營情況表;為了加強部門各項費用的管理和控制，需設(shè)置部門費用情況表;為了考核和管理各部門的資金使用情況，需設(shè)置部門資金使用情況表。通過各類報表的設(shè)置，大大提高了報表編制的效率，為企業(yè)管理者提供了更準(zhǔn)確的決策依據(jù)。

三、結(jié)語

在業(yè)務(wù)量大、核算精細(xì)的旅游行業(yè)，財務(wù)信息化的建設(shè)迫在眉睫。通過財務(wù)信息化的建設(shè)，不僅有效提高工作效率、節(jié)約人工成本，也使企業(yè)的管理水平得到進(jìn)一步提升。（作者單位：浙江省中國旅行社集團(tuán)有限公司）