宮國(guó)裕

摘要：辦公室是當(dāng)前單位以及各種組織機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞核心，辦公室作為這些單位的信息管理、信息處理以及信息交流的中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的辦公室檔案管理工作對(duì)于提升單位的管理水平、提高員工工作效率、塑造單傳良好形象具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文在闡述辦公室檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，分析了當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了提高檔案管理工作效率的主要途徑。

關(guān)鍵詞：重要性;新時(shí)期;辦公室;檔案管理;思考

一、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作有利于單位持續(xù)發(fā)展

辦公室檔案工作從整體角度說(shuō)，是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，更是提高內(nèi)部工作效率和工作質(zhì)量的重要因素。它直接影響管理者對(duì)本單位實(shí)際情況的了解，是促進(jìn)單位發(fā)展的重要參考依據(jù)[1]。在辦公室工作中，檔案管理具有重要的地位，不僅為各項(xiàng)工作提高了效率與質(zhì)量，而且為單位的發(fā)展發(fā)揮著自身的價(jià)值。首先，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理的過(guò)程中，能夠依據(jù)檔案信息的特點(diǎn)進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，確保檔案管理的連續(xù)性，不斷創(chuàng)新管理模式與管理念，用科學(xué)合理的管理手段進(jìn)行管理，既能夠滿足辦公室的工作要求，還能夠促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）檔案管理工作能夠提升單位整體運(yùn)行效率

通過(guò)日常工作及重要檔案的管理，可有效提高工作效率。這主要是因?yàn)檗k公室的信息檔案與資料大部分是指導(dǎo)性的，對(duì)各部門(mén)的工作和思路有針對(duì)性指導(dǎo)作用。在使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化后，可以通過(guò)搜索功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問(wèn)，為查閱檔案資料提供諸多便利[2]。

二、新時(shí)期辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）重視程度不夠

在當(dāng)前的單位中，有很大一部分單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作重視程度較低，或者說(shuō)對(duì)其較為輕視。就目前的情況來(lái)看，很多單位的管理人員認(rèn)為，辦公室檔案管理的相關(guān)工作不重要，對(duì)于提升單位工作效率較為有限并且管理工作所消耗的時(shí)長(zhǎng)較多，因此，這就導(dǎo)致了很多單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案的工作重視程度不夠。對(duì)于辦公室文書(shū)檔案工作的重視程度不足，就會(huì)使得相應(yīng)的文書(shū)檔案的收集與歸檔工作效率降低，于此同時(shí)，單位不重視也會(huì)導(dǎo)致基層工作的員工更加忽視辦公室檔案的相關(guān)管理工作。這樣，不僅僅使得辦公室檔案無(wú)法為單位帶來(lái)切實(shí)有效的作用，還在很大的程度上制約了單位自身的發(fā)展，阻礙了單位的發(fā)展與進(jìn)步。

（二）收集和歸檔工作的力度不夠

就目前來(lái)看，雖然部分單位單位已經(jīng)開(kāi)始逐漸重視起辦公室文書(shū)檔案的收集與管理工作，但是，在實(shí)際的管理實(shí)施與活動(dòng)開(kāi)展中，其管理力度是不夠的。很多的單位僅僅只是開(kāi)展了文書(shū)檔案的管理工作，但是沒(méi)有實(shí)際的管理操作規(guī)范以及監(jiān)督管理機(jī)制。這就會(huì)造成文書(shū)檔案管理的相關(guān)工作流于表面，很多文件、檔案或者資料由于缺乏科學(xué)有效的檔案管理，就會(huì)出現(xiàn)損壞和缺失的現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案管理的工作人員不是機(jī)器，有時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)檔案收集與歸檔的錯(cuò)誤，如果缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，就會(huì)造成錯(cuò)誤無(wú)法被及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，影響單位的工作效率。

（三）缺乏信息化管理

隨著科技的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的大量普及，越來(lái)越多的行業(yè)開(kāi)始采用數(shù)字化信息技術(shù)。在目前的檔案管理領(lǐng)域，大部分單位還是以紙質(zhì)的檔案為主，實(shí)施電子檔案管理很多時(shí)候并不完全和充分。信息化技術(shù)給辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作帶來(lái)了極大的便利，但是，如果不能正確的運(yùn)用反而會(huì)適得其反，給檔案管理的相關(guān)工作帶來(lái)不必要的麻煩。

三、新時(shí)期做好辦公室檔案管理工作的對(duì)策

（一）樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理思維

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作理念，將檔案管理工作現(xiàn)狀與實(shí)際發(fā)展相結(jié)合，制定詳細(xì)的管理制度，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，從而有效地提高檔案管理工作的效率。與此同時(shí)，由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，為了給檔案管理工作人員減輕工作負(fù)擔(dān)，在管理的過(guò)程中應(yīng)用科學(xué)的管理手段進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展起到促進(jìn)作用。

（二）優(yōu)化檔案管理理念

優(yōu)化管理理念，是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中最重要的影響因素。首先，需要充分地了解與掌握檔案管理工作，明確檔案管理所具有的重要意義，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容與管理職責(zé)都有所掌握，使管理人員在崗位中能夠恪盡職守，完全地投入到檔案管理工作中[3]。其次，在檔案管理工作中，對(duì)管理知識(shí)進(jìn)行定期的培訓(xùn)與管理，使辦公室內(nèi)所涉及的所有人員都能具備專業(yè)的能力，充分掌握管理知識(shí)，并能在現(xiàn)代化的發(fā)展中，不斷改革與創(chuàng)新檔案管理理念及管理模式，把學(xué)習(xí)到的檔案知識(shí)正確地運(yùn)用到日常的工作中，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。最后，要以檔案管理工作為主題，定期開(kāi)展交流會(huì)，針對(duì)問(wèn)題制定詳細(xì)的解決方案，在商討的過(guò)程中明確檔案管理工作的開(kāi)展方向，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。此外，需要大力宣傳檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性。

（三）完善管理制度

不斷完善檔案管理工作的管理制度，是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要策略之一。其一，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題以及不足之處，并且針對(duì)問(wèn)題制定詳細(xì)的解決策略。其二，及時(shí)地搜集、整理信息資源，按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案信息的完整性。其三，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，可以根據(jù)檔案類型、儲(chǔ)存時(shí)間等形式進(jìn)行劃分管理，能夠?yàn)槿蘸蟮牟殚喒ぷ鲙?lái)方便，并且對(duì)于一些重點(diǎn)的檔案嚴(yán)加管理，提高檔案的安全性。其四，對(duì)檔案流程進(jìn)行梳理，推動(dòng)各項(xiàng)工作的發(fā)展，完善管理制度。

（四）推動(dòng)信息化管理

檔案信息化管理，需要配置齊全的基礎(chǔ)設(shè)備，計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)必不可少，設(shè)備的齊全為信息化管理的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)，還要針信息資源進(jìn)行處理，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，方便儲(chǔ)存與管理，管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)為檔案信息化管理工作的開(kāi)展提高保障，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展具有重要的影響，不僅要與時(shí)代共同發(fā)展，還要優(yōu)化與創(chuàng)新管理制度，使檔案管理工作更加具有規(guī)范性，逐漸地把檔案管理工作發(fā)展為信息化、智能化管理，促進(jìn)單位的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]談巍花.辦公室檔案管理優(yōu)化建設(shè)之我見(jiàn)[J].青海教育，2019（Z2）：96.

[2]李佳.辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：189-190.

[3]林炳賢.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].單位改革與管理，2019（18）：29+35.