汪文鑫

摘 要：為適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)狀，提高我國(guó)就業(yè)人員素質(zhì)，高校實(shí)行積極的招生政策，擴(kuò)大招生規(guī)模。隨著學(xué)高校生數(shù)量的不斷增多，高校檔案信息安全面臨極大考驗(yàn)，急需采取行之有效的安全管理措施高校檔案信息。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案安全;管理措施

2020年2月28日，教育部副部長(zhǎng)翁鐵慧表示今年將擴(kuò)大高校招生規(guī)模，碩士生和專(zhuān)升本擴(kuò)招人數(shù)約為51.1萬(wàn)人。

隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，在校生數(shù)量逐年增加，增加了檔案管理的工作難度和強(qiáng)度，對(duì)檔案管理工作是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，為檔案信息管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也增加了檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)性，只有全面分析當(dāng)前檔案信息安全管理方面存在的問(wèn)題，才能更有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決措施。

一、高校檔案信息的重要性

于高校自身而言，高校檔案包括教學(xué)科研、黨政建設(shè)、學(xué)?；窘ㄔO(shè)及財(cái)會(huì)等九大類(lèi)別，真實(shí)記錄了自辦校以來(lái)學(xué)校的發(fā)展歷程，能直觀反映出高校在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中取得的成績(jī)以及存在的問(wèn)題，對(duì)高校今后的發(fā)展規(guī)劃及辦學(xué)定位具有極為重要的作用。

于教育科研而言，高校檔案信息記錄了學(xué)校學(xué)科教學(xué)發(fā)展的歷程，記錄了教師開(kāi)展教學(xué)科研活動(dòng)的情況，客觀真實(shí)地展示教科研過(guò)程中的優(yōu)缺點(diǎn)，通過(guò)研究分析，可以把握不同學(xué)科的特點(diǎn)及發(fā)展規(guī)律，制定出更適合本校學(xué)科發(fā)展的政策及規(guī)劃，同時(shí)對(duì)學(xué)校學(xué)位點(diǎn)評(píng)估和科研成果展示等方面提供強(qiáng)有力的材料支撐。

二、高校檔案信息安全管理的必要性

高校檔案在學(xué)校發(fā)展和科研教育等方面發(fā)揮著不可替代的作用，能客觀真實(shí)地還原各個(gè)歷程階段所發(fā)生的事件。究其根源，這種客觀真實(shí)性源自于檔案的原始性。檔案原件的參考和還原價(jià)值是任何材料都無(wú)法替代的。只有檔案原件才能真實(shí)客觀全面地展示某個(gè)時(shí)間點(diǎn)發(fā)生的某個(gè)事件，因此具有真正的參考價(jià)值和不可動(dòng)搖的權(quán)威性。目前，對(duì)高校而言，檔案信息安全管理主要存在以下兩方面的問(wèn)題。一是紙質(zhì)檔案面臨著損壞和丟失等風(fēng)險(xiǎn)，二是大數(shù)據(jù)技術(shù)存取的檔案面臨著信息泄露及黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，因此急需系列行之有效的措施去規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息的安全性。

三、高校檔案信息安全管理存在問(wèn)題

（一） 檔案管理人員缺少檔案安全管理意識(shí)

在高校檔案信息管理過(guò)程中，存在檔案安全管理重視度不高的問(wèn)題。從高校層面看，部分高校缺少具體細(xì)致的檔案安全管理制度及相應(yīng)的處罰條例，存在檔案管理制度混亂和檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題。從高校檔案管理人員看，目前高校在職的檔案管理人員缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，相關(guān)檔案安全管理的理念、意識(shí)和技能等存在不同程度的欠缺，部分檔案管理人員認(rèn)為，檔案歸類(lèi)到檔案室即可，不需后續(xù)的管理，檔案始終處于安全的狀態(tài)。在開(kāi)展相關(guān)檔案管理工作時(shí)，難免出現(xiàn)因?qū)I(yè)素質(zhì)不強(qiáng)造成的紕漏，對(duì)檔案安全管理造成負(fù)面影響。

（二） 檔案管理設(shè)備安全性不高

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，檔案管理設(shè)備的安全性不斷提高。高校紙質(zhì)檔案的保存設(shè)備處于落后的狀態(tài)，保存檔案的專(zhuān)業(yè)性過(guò)低，存在因環(huán)境等因素變化造成損壞的隱患，防火防盜性不強(qiáng)，很難保證紙質(zhì)檔案的安全性。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及為高校檔案管理提供了技術(shù)支持，同時(shí)增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。目前很多高校借助大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案還處于起步階段，相關(guān)設(shè)備不夠完善。

（三） 高校師生的檔案安全管理重視度低

高校教師檔案安全管理重視度低。高校教師承擔(dān)教學(xué)和科研兩方面的責(zé)任。從教學(xué)方面看，高校教師需要做好任教科目的教學(xué)檔案的管理工作;從科研方面看，高校教師需要做好參與主持項(xiàng)目等的資料管理，但多數(shù)教師缺少檔案管理方面的意識(shí)，易造成資料外泄。

高校學(xué)生檔案安全管理重視度低。部分檔案須有學(xué)生自我保管，由于在校時(shí)間長(zhǎng)，經(jīng)常發(fā)生學(xué)生部分檔案資料丟失的情況，尤其是臨近畢業(yè)時(shí)，學(xué)生補(bǔ)辦各種檔案資料，為高校相關(guān)部門(mén)造成較大工作壓力。

四、高校檔案信息安全管理策略

（一） 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

高校應(yīng)定期對(duì)高校檔案管理人員組織開(kāi)展線(xiàn)上線(xiàn)下的檔案安全管理教育培訓(xùn)，通過(guò)邀請(qǐng)學(xué)者講座、承辦檔案管理類(lèi)會(huì)議和線(xiàn)上專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等方式，宣講科學(xué)合理的檔案管理原則，讓檔案管理人員明確自身工作的基本準(zhǔn)則，提高安全意識(shí)，保證檔案信息管理的安全性;分享檔案管理的方法，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，保證檔案信息管理有序安全開(kāi)展;借助高校因檔案信息管理不當(dāng)而出現(xiàn)問(wèn)題的反面案例，為檔案管理人員敲響警鐘，切實(shí)明確檔案安全管理的重要性。同類(lèi)別或同地區(qū)兄弟院?？梢圆欢ㄆ陂_(kāi)展檔案管理交流會(huì)，交流在檔案管理方面的出現(xiàn)的問(wèn)題及積累的經(jīng)驗(yàn)，互學(xué)互鑒，共同提高高校檔案管理水平。在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)，可選聘檔案專(zhuān)業(yè)的應(yīng)聘者，提高高校檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)性，使檔案信息的安全管理更成體系，保證檔案信息管理的規(guī)范性及安全性。

提高檔案管理人員安全意識(shí)。通過(guò)制度規(guī)范和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員明確自己的職責(zé)，明確檔案安全管理工作的重要性，提高檔案管理的安全意識(shí)，增強(qiáng)日常工作的保密意識(shí)。在日常檔案管理過(guò)程中，分工明確，責(zé)任到人。如出現(xiàn)涉及檔案安全問(wèn)題，必須按照相關(guān)制度規(guī)范，明確主體責(zé)任，采取相應(yīng)的懲罰措施。

注重提高檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感和職業(yè)素養(yǎng)，明確檔案管理人員的職業(yè)價(jià)值，以更積極高效專(zhuān)業(yè)的態(tài)度開(kāi)展檔案信息安全管理工作。

（二） 升級(jí)檔案管理設(shè)備

檔案管理設(shè)備是保證檔案信息安全的重要舉措。針對(duì)紙質(zhì)類(lèi)的檔案材料，除了要做到分類(lèi)整理歸檔外，還要注重保護(hù)檔案的原始性及無(wú)損性。通過(guò)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及設(shè)備，盡量避免因氣溫和濕度等環(huán)境自然因素對(duì)檔案造成的損壞，同時(shí)注重儲(chǔ)存管理的條件，嚴(yán)格限制檔案借閱，提高檔案管理設(shè)備的安全性，避免因管理不當(dāng)造成的損壞或因其他因素造成的丟失。

大數(shù)據(jù)與檔案信息管理結(jié)合緊密，給高校檔案管理帶來(lái)便利高效的同時(shí)，也帶來(lái)了相應(yīng)的安全隱患。在借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過(guò)程中，信息技術(shù)和設(shè)備成為保證檔案信息安全的關(guān)鍵一環(huán)。目前高校對(duì)檔案信息化管理的安全性關(guān)注度不高，設(shè)備升級(jí)引進(jìn)等受到資金難以申請(qǐng)等多方面的限制。需相關(guān)檔案管理人員明確設(shè)備技術(shù)與檔案安全之間的相關(guān)性，通過(guò)合理合規(guī)流程申請(qǐng)安全性強(qiáng)的設(shè)備支持。檔案管理信息技術(shù)引進(jìn)也是重要一環(huán)。檔案管理信息技術(shù)與檔案安全密切相關(guān)。近年來(lái)，報(bào)道中出現(xiàn)不少學(xué)生入侵學(xué)校系統(tǒng)修改檔案等情況，為高校檔案管理工作造成極大的壓力。因此高校要引進(jìn)相關(guān)技術(shù)，保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，避免因非法入侵造成的負(fù)面影響。

（三） 增強(qiáng)高校師生檔案管理的安全意識(shí)

通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)及校園橫幅等方式，提高高校師生檔案管理的安全意識(shí)。對(duì)于高校教師來(lái)說(shuō)，可借助隸屬學(xué)院及教研室進(jìn)行集中教育，引導(dǎo)高校教師分類(lèi)整理好相關(guān)檔案資料。教學(xué)方面的資料除了上交學(xué)院外，對(duì)重要檔案資料要做好備份，對(duì)任教科目的教學(xué)資料按類(lèi)別歸納整理，為后續(xù)教學(xué)研究和評(píng)估做好準(zhǔn)備?？蒲蟹矫娴馁Y料要注重保護(hù)，尤其是涉及項(xiàng)目的資料，要增強(qiáng)檔案保存的安全意識(shí)，避免資料泄露造成的損失。對(duì)于高校學(xué)生來(lái)說(shuō)，要明確檔案資料的重要性，尤其是畢業(yè)生，應(yīng)加強(qiáng)檔案安全意識(shí)的教育，明確學(xué)校檔案管理的制度和流程，明確檔案在升學(xué)就業(yè)過(guò)程中的重要作用，避免因檔案丟失而影響升學(xué)就業(yè)等。

高校檔案所具有的重要價(jià)值決定了檔案信息安全管理需引起極高的關(guān)注。高校要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和安全意識(shí)，升級(jí)檔案管理的設(shè)備和技術(shù)，通過(guò)宣傳教育，在全校范圍內(nèi)明確檔案信息安全管理的重要性，推動(dòng)學(xué)校整體檔案安全管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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（作者單位：山東傳媒職業(yè)學(xué)院，山東? 濟(jì)南?? 250000）