葛仁軍 袁曉智

《遼寧省國有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數字化工作實施細則》（以下簡稱《實施細則》）已于2019年10月31日由省國有企業(yè)退休人員社會化管理工作領導小組辦公室和省檔案局聯(lián)合印發(fā)，《實施細則》是遼寧省國有企業(yè)退休人員社會化管理工作的重要規(guī)范性文件。為方便全省各級檔案行政管理部門對轄區(qū)內國有企業(yè)退休人員人事檔案（以下簡稱“退管檔案”）的規(guī)范化整理和數字化工作進行業(yè)務指導，以及地方黨委政府指定的退休人員人事檔案接收單位和同級國家綜合檔案館做好移交接收工作，本文對《實施細則》的制定背景、有關條款含義、實施方法等進行闡述。

一、《實施細則》的制定背景

國有企業(yè)退休人員社會化管理是黨中央、國務院全面深化國有企業(yè)改革，加快剝離國有企業(yè)辦社會職能和解決歷史遺留問題的一項重大決策部署，遼寧省委省政府對國有企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理工作高度重視，將省檔案局納入遼寧省國有企業(yè)退休人員社會化管理工作領導小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調各級檔案行政管理部門指導企業(yè)做好移交前的檔案規(guī)范化整理和數字化工作，并指導檔案管理單位做好“退管檔案”移交工作，實行集中統(tǒng)一管理，為省檔案局做好全省退休人員人事檔案指導工作提供了堅實的組織保障。

省檔案局積極組織力量起草《實施細則》。通過深入全國試點城市——大連的社保中心以及沈陽、本溪等相關國有企業(yè)實地調研，形成征求意見稿，向國家檔案局以及沈陽、大連、鞍山、盤錦等遼寧四個試點城市的檔案局征求意見，進行了補充和完善，歷時兩個多月，前后修改二十余稿，由省退管辦和省檔案局聯(lián)合印發(fā)的《實施細則》成為《遼寧省國有企業(yè)退休人員社會化管理工作方案》（廳秘發(fā)〔2019〕108號）的重要配套文件之一。

《實施細則》既為國有企業(yè)在退休人員人事檔案的規(guī)范化整理和數字化工作方面提供了內容詳實的操作指南，也為地方黨委政府指定的檔案管理單位和同級國家綜合檔案館接收檔案提供了可遵循的依據。

二、《實施細則》的主體框架及要點

《實施細則》的內容安排遵循“退管檔案”工作流程，分章節(jié)布局，對國有企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理工作的各個方面和全過程進行規(guī)范。《實施細則》共分五章，二十五條。

《實施細則》在規(guī)范化整理方面主要依據《干部人事檔案工作條例》，同時參照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的相關內容。因為國有企業(yè)單位中的領導人員、管理人員和專業(yè)技術人員屬于干部身份，近年來許多企業(yè)特別是中央駐遼企業(yè)遵循《干部人事檔案工作條例》及相關配套文件的規(guī)定開展了干部人事檔案規(guī)范化整理工作，對其工作成果應予尊重，同時《實施細則》兼顧企業(yè)職工檔案的一些特點，在歸檔范圍上增添了相應的內容?！秾嵤┘殑t》在數字化方面主要依據《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31-2017），同時吸納了《干部人事檔案數字化技術規(guī)范》（GB/T33870-2017）的相關要求。

1.《實施細則》提出整理原則，特別強調了無論是依靠企業(yè)自身力量還是采取外包的形式，整理者個人或者外包公司都不得擅自處理或者銷毀檔案;在鑒別工作中，無論是鑒別姓名還是鑒別重份，抑或鑒別是否屬于歸檔范圍（比如不屬于歸檔范圍的中共黨員“思想匯報”“畢業(yè)論文”正文），最終都是由本企業(yè)組織人事（人力資源）職能部門決定，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。

2.“退管檔案”應根據其內容特征分十大類。需要強調的是，分類不能只看材料名稱（標題或者表頭），而應根據材料主要內容判定類別。

（1）履歷類：包括各種履歷和簡歷性質的登記表、履歷表、簡歷表及各種簡歷材料。有鑒定內容的履歷表和簡歷表，如以履歷為主的，歸入第一類。

（2）自傳和思想類：包括歷次自傳，如歷史自傳、思想自傳、反省自傳、小史、小傳;思想類材料主要指重大教育活動和重要黨性分析材料，比如參加“三嚴三實”“兩學一做”“不忘初心牢記使命”主題教育等活動的思想匯報和黨性分析材料。干部報告?zhèn)€人事項和以自傳為主要內容的履歷表或簡歷表歸入第二類。

（3）考核鑒定類：考核包括年度考核、定期（任期、援派、掛職、扶貧等）考核，提拔使用后的后備干部登記表以及重大事件、突發(fā)事件和重大任務的表現材料;鑒定主要包括個人鑒定、出國（境）、調動、轉業(yè)及其他鑒定材料。畢業(yè)和結業(yè)鑒定應歸入第四類;干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類。

（4）學歷學位、專業(yè)技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料。第四類中含四個二級類目，包括中學以來取得的學歷學位、成績表，職業(yè)（任職）資格和評聘專業(yè)技術職務（職稱），科研學術，培訓（2個月以上的）材料。

（5）政審、審計和審核類。政審包括各類政審表及歷史情況政治審查的批復和結論及主要依據和證明材料;本人的意見和交代說明材料;甄別、復查以及撤銷的結論、批復和依據材料;家庭成員及主要社會關系的證明材料、平反決定、通知或復查意見。審計包括經濟責任審計、離任審計的審計結果和整改情況材料。審核包括紀檢監(jiān)察機關出具的干部不宜使用、不適合擔任現職的意見及企業(yè)領導人員廉潔從業(yè)結論性評價材料;干部申訴復核、處理決定、再申訴處理決定書等;干部人事檔案專業(yè)審核和任前審核以及干部職工基本信息認定材料。更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、出生時間、入黨入團時間、參加工作時間等材料，職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表等計算連續(xù)工齡審批材料，如原下鄉(xiāng)知識青年計算連續(xù)工齡審定（批）表、參保職工視同繳費年限認定表，均歸入第五類，而不是放入9—2類的退休審批材料中。補充歸檔的情況說明或者調查報告類材料，涉及“三齡二歷一身份”信息認定或補充說明的，歸入第五類。

（6）黨、團類材料。包括加入黨、團組織的志愿書、（轉正）申請書、培養(yǎng)教育考察材料;整黨工作、黨員（重新、不予、緩期）登記、民主評議以及勸退、除名，取消預備黨員資格、退黨、脫黨材料;恢復組織生活（黨籍）的材料;加入或退出民主黨派的材料。加入或退出工會、行業(yè)協(xié)會等材料不歸入第六類，可以歸入第十類。

（7）表彰獎勵類材料。評先、評優(yōu)、表彰、嘉獎、記功及授予或撤銷獎勵和榮譽稱號的材料、報表;享受政府津貼的材料。

（8）違規(guī)違紀違法處分類材料。黨紀政紀處分以及解除（變更、撤銷）處分的決定、依據與證明材料，本人的意見、交代、檢查和說明材料;公檢法部門的起訴、判決、拘留，以及沒收、收繳、追繳違法、非法所得和非法財物的材料;各類處理處分、個人誠信的相關材料。

（9）工資、任免、出國和會議代表類材料。第九類中含有四個二級類目。9—1是工資、待遇。9—2是任免，包括招錄、聘用;任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休;辭職、辭退、罷免;職務職級。9—3因公出國（境）。9—4會議代表類。有任免職務內容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，歸第九類。

（10）其他可供組織參考的材料。健康檢查、處理工傷事故、治喪材料;人事檔案報送、審核;因私出國（境）材料;畢業(yè)生就業(yè)報到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調解書），工作調動介紹信，再生育子女（自愿生育一個孩子）申請審批表等有參考價值的材料。

第十類是兜底條款，有保存價值屬于歸檔范圍又無法放入前九大類里面的材料均可放入第十類。

總體上，在干部人事檔案收集范圍的基礎上，根據企業(yè)職工檔案的特點增添了職業(yè)技術學院、技校登記表、成績單，以工代干材料等等。

3.《實施細則》對內容交叉的檔案材料分類提出了處理意見。

（1）第三類（考核鑒定）與第四類（學歷學位、專業(yè)技術職務[職稱]、學術評鑒和教育培訓）。組織人事（人力資源）部門記錄的干部職工參加脫產培訓情況和培訓期間主要表現材料、考核結果等歸第四類，其中以主要表現內容為主的，歸第三類。

（2）第五類（政審、審計和審核）與第八類（違規(guī)違紀違法處分）。政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，歸第八類;凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類;干部申訴復核決定、申訴處理決定書、再申訴處理決定書等，歸第五類，其中涉紀涉法的，與處理處分材料一并歸第八類。

（3）補充歸檔的情況說明或者調查報告類材料，涉及“三齡二歷一身份”信息認定或補充說明的，歸第五類;其他情況按照涉及的內容和針對的問題，歸入相應類別。有時如果只看工作介紹信題名，而不仔細看內容，就容易發(fā)生分類混淆，比如招收固定工人（全民）介紹信與招收工人登記表屬于錄用的配套材料應歸入第九類9—2中，而工作調動介紹信，放入第十類。

4.對人事檔案的排序與編號提出了要求。

（1）按材料形成時間排序的有第一、二、三、七、十類。

（2）按材料內容的主次關系排序的有第五、六、八類。

（3）按材料性質和時間順序相對集中排序的有第四、九類，即二級類目內容相對集中。比如，4-1中同一學歷學位材料應當集中放置。

（4）類號、順序號及頁號。類號、順序號和頁號不要寫在托裱紙上，應用2B鉛筆標注在材料上;材料中間有原始表格和頁碼的，即使沒有填寫內容，也應編寫頁碼;頁碼是每份材料內小流水，不是整卷大流水號。

5.對檔號的編制進一步明確：全宗號——退休年度

——案卷流水號。在案卷封面左上角標注檔號。檔案卷盒背脊應附標簽，作出明確標注，便于檢索。如卷脊編號處企業(yè)原有標注號碼，可保留;如沒有，也可將檔號標注在編號處。姓名和籍貫照實錄入。

全宗號，由最終接收退休人員人事檔案的國家綜合檔案館給定。一個企業(yè)給一個全宗號。退休年度，辦理退休完成審批的年度，由4位阿拉伯數字表示，是退休審批表中認定的退休年度，如材料上注明同意該職工于2015年12月退休（職），從2016年1月起享受基本養(yǎng)老保險待遇，退休年度就是2015年。案卷流水號，年度內順序號，由3位阿拉伯數字表示，不足3位用“0”補齊。如企業(yè)某年退休人員超過千人，則該企業(yè)全部人事檔案的案卷流水號可用4位阿拉伯數字表示，不足4位用“0”補齊。

6.對編目提出了要求。卷內的人事檔案目錄（見下圖）內容包括序號、材料名稱、材料形成日期、頁數和備注，一般由電子表格（XSL）錄入，并打印出來置于卷首。為便于日后補充材料，一般每類目錄（包括四、九類的二級類目）均重新另起一頁。

（1）序號。包括類號和順序號。

（2）材料名稱。根據材料標題及內容填寫。

（3）材料形成日期。一般采用材料落款標明的最后時間，要填清年、月、日，年度為四位數，月和日均為兩位數，不足部分用“0”占位，如“20121203”。復制的檔案材料，采用原件形成時間。比如，任免審批表，應以審批單位簽署的時間為準;如果由選舉產生，應以選舉當選的時間為準;干部履歷表上有干部本人填寫的時間，還有組織上審查蓋章的時間，應以組織上審查蓋章時間為準;入黨志愿書，應以組織批準為正式黨員蓋章確認的時間為準。

（4）頁數。每份材料的總頁數，用阿拉伯數字標注，A3頁面材料為一個整體版面的計為一頁。

（5）備注。填寫需要說明的情況，如“補辦”“復印件”“原材料破損”“附翻譯件”“附考察材料”“附現實表現材料”等。

7.對技術加工提出要求。材料和目錄采用A4紙型，左側留25mm的裝訂邊，檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。但對紙張破損、幅面不標準的檔案材料，應當進行復制和技術加工。

（1）復制。對紙張破損、字跡易褪色（或模糊不清）材料應復制，復制件應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。

（2）折疊。幅面過大材料從下面或右邊進行折疊，檔案材料原則上不得裁剪。

（3）托裱與加邊。破損或幅面過小影響裝訂的應托裱，比如學歷證明復印件、畢業(yè)報到證、學生成績冊等;裝訂邊過窄須加邊。膠棒和膠水要用能防蟲蛀、防腐蝕的專用粘膠劑，如聚乙烯醇（簡稱PVA）無毒無害，不易生霉。

（4）拆除金屬物。拆除如大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，防止氧化銹毀材料。

8.對裝訂提出要求。檔案材料及目錄應左邊、下邊對齊;不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件材料。檔案材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料（主要是20世紀50年代前后形成的早期材料）名稱在右。橫排版的表單材料，表頭在左側（裝訂邊一側）。

9.檔案數字化。各國有企業(yè)可以只用XSL電子表格和掃描儀自帶驅動程序即可完成退休人員人事檔案數字化工作。

（1）檔案出庫。整理人員首先從人事檔案庫房按批次借出待整理檔案，核對檔案編號后，在人事檔案出（入）庫登記表的對應位置上簽字確認，經相關責任人批準后對人事檔案進行出庫交接。

（2）前處理。編制頁號，拆除裝訂，技術修復。人事檔案須全部掃描，不能挑掃。

（3）目錄數據庫的建立。采用通用數據格式，XLS格式錄入。建立案卷目錄和份目錄，見下圖。

案卷目錄打印出紙質版后可作為企業(yè)與接收單位之間移交手續(xù)中的檔案移交清冊。

（4）掃描。選擇相應的掃描設備，進行相關參數的設置和調整，保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近人事檔案原貌。

掃描設備應采用接觸式掃描儀，對于質量比較好的紙張，可采用雙面高速掃描儀;對于老舊、薄軟的紙張，可采用平板掃描儀。不建議采用高拍儀設備，因為受光線和角度的影響，易出現圖片失真。

全部采用彩色模式掃描;掃描分辨率不小于300dpi;長期存儲采用單頁文件JPEG格式;以檔號為唯一標識符對圖像命名，如TN001-2015-001-1-1-01.JPG。

（5）圖像處理。①旋轉及糾偏。對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原。對出現偏斜的圖像，應進行糾偏處理，圖像正負偏差小于0.5度，以視覺基本不感覺偏斜為準。②裁邊。原則上原16開和B5紙型掃描后，不必進行裁邊。如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2mm—3mm處裁剪圖像，保證人事檔案原貌。裝訂線附近有信息時，可適當擴大留白范圍。③去污。遵循展現人事檔案原貌的原則，處理過程中不得去除人事檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡，只去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質。④拼接與背襯。對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，進行拼接處理合并為完整的圖像;對于較薄的紙張，容易發(fā)生掃描背面情況，要求墊襯紙后掃描，同時保證操作時掃描儀背板潔凈。⑤圖像質量檢查。數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。及時糾正漏掃、錯掃、重復掃、多掃等情況;數字圖像的排列順序與人事檔案原件不一致時，應及時進行調整;對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。圖像外觀整潔清晰，避免出現雜質、折痕、黑點、黑線、黑框、黑邊、背透、變形失真等情況，以不遮圖像信息為準。

數字化成果可以形成四級文件夾和掃描圖片數據（見下圖）。

第一層文件夾：每個單位建一個大文件夾;

第二層文件夾：包括各退休年度的文件夾、案卷目錄及份目錄;

第三層文件夾：在每個退休年度內為每人的檔案建立一個文件夾;

第四層文件夾：在每個人的文件夾中，建份文件夾;

在份文件夾中，是每份文件的所有掃描圖片，文件夾的命名方式與檔號相同，不用體現退休人員姓名和企業(yè)名稱。

（6）數據掛接。①應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質人事檔案數字圖像進行批量掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯(lián)。實現基于相應規(guī)則（圖片文件名與掛接索引或檔號對應;層級文件夾結構名稱與掛接索引或檔號對應）的批量掛接，確保圖片上傳快捷。②逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與退休人員人事檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開以及諸如字段是否為空，性別與身份證號互檢、圖片格式分辨率系列屬性等關系進行校驗等，發(fā)現錯誤及時進行糾正。

退休人員人事檔案接收單位應積極準備相關接收軟件，待企業(yè)移交后即實現掛接，按照中央的要求認真做好檔案提供利用工作，實現檔案服務數字化、便捷化。

企業(yè)也可以另外留存一套人事檔案數字化副本，借助相關軟件完成掛接，實現查詢、輸出、打印功能。

退休人員人事檔案數字化副本涉及個人信息，不得通過公共互聯(lián)網傳遞，應采取離線方式交接，確保個人信息安全。

（7）數字化成果驗收與移交。以外包形式進行退休人員人事檔案數字化的企業(yè)，應對數字化成果進行驗收。

（8）人事檔案歸還入庫，履行人事檔案入庫手續(xù)。

三、《實施細則》的實施

《實施細則》的制定和下發(fā)對我省“退管檔案”工作具有重要的指導作用，各級檔案行政管理部門和“退管檔案”接收單位以及各國有企業(yè)要充分重視，認真落實，確保按期實現國有企業(yè)退休人員人事檔案及數字化成果順利移交與接收。

1.各級檔案行政管理部門與同級國有企業(yè)退休人員社會化管理工作領導小組辦公室聯(lián)合將《實施細則》予以轉發(fā)，不僅要將《實施細則》轉發(fā)至本轄區(qū)內的檔案行政管理部門和“退管辦”以及“退管檔案”接收單位，還要將文件轉發(fā)至轄區(qū)內所有國有企業(yè)，及時組織本地區(qū)各相關單位和企業(yè)學習貫徹《實施細則》。

2.各級檔案行政管理部門要加強對國有企業(yè)“退管檔案”工作的監(jiān)督與指導，將“退管檔案”管理列為近期檔案工作的重點。通過培育典型、試點先行的方式，對本地區(qū)國有企業(yè)退休人員人事檔案整理和數字化已經完成的工作認真進行梳理、總結、完善，形成可復制可推廣的經驗，更好地發(fā)揮先進典型的示范引領作用。

3.各國有企業(yè)要組織人力資源（組織人事）職能部門與檔案部門相關人員進行學習，吃透《實施細則》的精神實質;在學習的基礎上，明確工作進度，倒排工期，通過細化責任分工，制定時間表和路線圖，督促集團本部及所屬企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數字化工作同步整體推進;同時積極鼓勵各企業(yè)結合實際，充分利用現代信息技術進行技術創(chuàng)新，進一步提高檔案規(guī)范化整理和數字化工作效率。各國有企業(yè)應與地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位做好移交銜接工作。

4.明確退管檔案的歸屬與流向。各國有企業(yè)在完成退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數字化工作后，將退休人員人事檔案和數字化副本統(tǒng)一向地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位移交;死亡五年以上的，由地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位將其人事檔案和數字化副本向同級國家綜合檔案館移交。交接雙方辦理交接手續(xù)，移交清冊由雙方永久保存。

5.根據《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號）“規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務”的相關要求，對存量退休人員人事檔案數量大，依靠自身力量難以按時完成任務的企業(yè)，可以考慮引進檔案專業(yè)數字化公司參與工作。