崔鳳榮

【摘要】隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，我國社會生產(chǎn)生活的方方面面都開始進(jìn)行信息化建設(shè)，致力于提高工作質(zhì)量和效率，降低人力資源方面的成本，提高信息傳播過程中產(chǎn)生的價值。在城建管理領(lǐng)域中，檔案對于一個城市、一個國家的發(fā)展有著重要的意義，它是城市發(fā)展建設(shè)的銘記，是反思城市建設(shè)不足的依據(jù)。信息化建設(shè)對于城建檔案管理而言十分重要，能夠大幅度提高城市建設(shè)檔案的管理和開發(fā)效果，為今后的城市建設(shè)提供充分的證據(jù)。本文從信息化建設(shè)對城建檔案管理的意義入手，分析城建檔案管理信息化中存在的問題，探討城建檔案管理信息化建設(shè)的具體措施，提高城建檔案管理的信息化水平。

【關(guān)鍵詞】城建檔案管理;信息化建設(shè);意義;對策

城市建設(shè)檔案管理體系中通常包括工業(yè)民用建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、公用設(shè)施工程、交通工程、園林建設(shè)工程、環(huán)境衛(wèi)生工程、防災(zāi)應(yīng)急工程、地下管線隱蔽工程等工程建設(shè)的檔案，檔案中包含具有保存價值的文字、圖紙、表格、聲像資料。使檔案利用者能夠通過利用檔案盡可能還原和了解城市建設(shè)工程。城市建設(shè)工程竣工后三個月內(nèi)，建設(shè)單位需要將符合檔案館要求的工程資料歸檔，如有資料不齊全的情況則需要限期補充。如果是停建、緩建、撤銷的建設(shè)工程檔案則需要暫時由建設(shè)企業(yè)保管或向檔案館移交，保證城市建設(shè)檔案的完整。因此，城市建設(shè)檔案中保存著數(shù)量龐大的城市建設(shè)工程資料，管理和調(diào)用難度都很大，城建檔案信息化建設(shè)是必然趨勢。

一、城建檔案信息化建設(shè)對城建檔案管理的意義

（一）信息化建設(shè)改變了城建檔案的收集、儲存方式

傳統(tǒng)城建檔案的載體主要是紙質(zhì)文件，需要大量的人工力量來進(jìn)行收集、儲存、編號、管理，需要面積龐大的檔案館來存放逐年增加的紙質(zhì)檔案。進(jìn)行信息化建設(shè)后，城建檔案管理人員可以借助計算機和數(shù)據(jù)庫技術(shù)來對城建檔案進(jìn)行掃描錄入、自動編號、電子檔案儲存操作，將海量的城建檔案以節(jié)約空間、方便保存的形式進(jìn)行管理，且方便調(diào)閱。

（二）信息化建設(shè)提升了城建檔案管理的效率

當(dāng)紙質(zhì)的城建檔案文件轉(zhuǎn)化為電子版形式后，能夠在城建檔案館中進(jìn)行登記和錄入，實現(xiàn)自動檢索、按權(quán)限調(diào)閱等功能，這樣就將大量的原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為更容易利用的形式，有效提高城建檔案的管理效率。在信息化建設(shè)過程中，檔案館管理人員主要工作為掃描和錄入，且后續(xù)節(jié)約了對紙質(zhì)文件的防火、防潮等管理工作時間，有效提高了城建檔案館工作人員的工作效率。

二、城建檔案管理信息化中存在的問題

（一）管理技術(shù)人才力量的落后

城建檔案管理的信息化建設(shè)并不是簡單的應(yīng)用計算機技術(shù)，而是需要建立起一套行之有效的城建檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，建立起一個能夠?qū)崿F(xiàn)高效便捷管理的信息化平臺，實現(xiàn)對城建檔案的有效管理。想要進(jìn)行城建檔案的信息化管理，需要專業(yè)過硬的信息化人才，專門負(fù)責(zé)對信息化檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)、管理和升級，否則，再先進(jìn)的技術(shù)和平臺在缺乏專業(yè)人才操作的情況下也很難發(fā)揮作用。

（二）城市建設(shè)領(lǐng)域中檔案的整體信息化程度有限

城建檔案管理的信息化是指對全部有保存價值文件的信息化管理，但在城市建設(shè)工程開展過程中，很多檔案文件還是以紙質(zhì)形式存在的，工程竣工后移交給城建檔案館的文件也并非都是電子版的，需要檔案館工作人員進(jìn)行后續(xù)的掃描、手工錄入處理。且城建檔案館中對計算機及數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用還流域表面，數(shù)據(jù)庫主要優(yōu)勢難以體現(xiàn)，使得城建檔案在應(yīng)用中只能進(jìn)行簡單檢索，卻不能在數(shù)據(jù)庫中調(diào)閱出完整的城建工程檔案。這樣的檔案信息化管理程度影響了城建檔案的應(yīng)用水平。

三、城建檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）建設(shè)城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實現(xiàn)統(tǒng)一管理

只有當(dāng)城市建設(shè)工程檔案遵循統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時，建設(shè)企業(yè)移交到城建檔案館的工程文件才能夠更順暢的對接檔案管理系統(tǒng)，提高城建檔案館工作人員的歸檔管理質(zhì)量和效率。且在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、圖表標(biāo)準(zhǔn)等方面都實現(xiàn)統(tǒng)一的情況下，城建檔案館的檔案管理數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)更有效地細(xì)節(jié)檢索，提高城建檔案的檢索質(zhì)量和調(diào)閱成功率，提高城建檔案管理的信息化程度。

（二）加強對城建檔案館的基礎(chǔ)信息化設(shè)施建設(shè)

在城建檔案館的信息化建設(shè)中，要加強對基礎(chǔ)信息化設(shè)施的建設(shè)，配備檔案電子檔管理所需要的掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、光盤刻錄儀等，為城建檔案數(shù)據(jù)庫建立專門的管理機房，為實現(xiàn)城建檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）加強對城建檔案館工作人員的信息化建設(shè)

城建檔案館的信息化建設(shè)離不開工作人員的執(zhí)行，離不開一支專業(yè)的信息化管理人才隊伍，因此，城建檔案館必須要加強對工作人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的信息化專業(yè)水平。城建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極組織工作人員進(jìn)行分批培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，使他們在檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺上線運行前就掌握正確使用的方法，明確系統(tǒng)各功能的使用標(biāo)準(zhǔn)，明了系統(tǒng)的安全操作規(guī)格，從而從操作人員的角度上為城建檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。城建檔案館工作人員要嚴(yán)格遵守檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和時間限制，對建設(shè)單位移交的城建檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查和鑒定，對于內(nèi)容缺失、有誤的應(yīng)暫不歸檔且要求限期整改，確定無誤后方可進(jìn)行歸檔;對于內(nèi)容完整無誤的城建檔案及時規(guī)范地進(jìn)行歸檔處理，保證城建檔案順利保存在檔案數(shù)據(jù)庫中，能夠被城建檔案系統(tǒng)平臺用戶正常檢索和調(diào)用。城建檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)安全操作標(biāo)準(zhǔn)，不在系統(tǒng)內(nèi)部計算機上插入來歷不明的U盤、硬盤，不在館內(nèi)計算機上登錄不明網(wǎng)站，不隨意交出身份認(rèn)證和動態(tài)口令等安全權(quán)限，定期運行防火墻和安全查殺軟件，定期對重要的新歸檔城建檔案進(jìn)行備份刻錄。城建檔案館工作人員要承擔(dān)起保證檔案管理信息化系統(tǒng)安全運行的重要責(zé)任。

四、結(jié)束語

計算機、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，為城建檔案管理的信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，為提高城建檔案管理效率和應(yīng)用質(zhì)量帶來機會和挑戰(zhàn)。想要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的城建檔案管理工作方式，提高城建檔案信息化管理水平，城建檔案館需要從管理標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)設(shè)施、工作人員等多個方面進(jìn)行建設(shè)，切實實現(xiàn)城建檔案管理的信息化。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂艷萍.信息化對城建檔案管理的意義及措施[J].蘭臺內(nèi)外，2015（3）：48.

[2]梁霄.基于信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].電腦知識與技術(shù)，2018，14（17）：291-292.