江依

摘 要：仲裁秘書的積極能動作用不可忽視，從仲裁案件的立案到審理，到最終結(jié)案的全部過程均離不開秘書對案件的程序管理和服務(wù)，其地位和作用都極其重要。因此，從秘書對仲裁工作的積極作用、消極作用和重視秘書群體三個方面加以研究和分析。

關(guān)健詞：仲裁秘書;作用地位;思考

中圖分類號：C931.46? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）09-0160-03

仲裁秘書從仲裁程序開始到結(jié)束，其地位和作用極其重要。如在一些仲裁委組建的仲裁員微信群里，一到我國傳統(tǒng)的大節(jié)日，比如元旦、春節(jié)，很多仲裁員都自發(fā)地向仲裁秘書發(fā)一些感謝的小小紅包和感謝的話語。為什么這些名聲赫赫的仲裁員會有如此舉動，會有這種發(fā)自內(nèi)心的感激？原因只有一個，因為他們太知道仲裁秘書在案件審理中的辛苦和付出了，太知道有很多瑣碎、繁雜的工作沒有秘書的幫助就不知道會是什么樣子。無獨有偶，一些仲裁機構(gòu)負(fù)責(zé)人在一些公開場合也是對其秘書的工作辛苦和任勞任怨大加贊賞、高度表揚。為了更準(zhǔn)確地分析仲裁秘書在仲裁工作中的作用和地位，本文從秘書對仲裁工作的積極作用、消極作用和重視秘書群體三個方面做一研究和分析。

一、仲裁秘書的積極能動作用不可小覷

仲裁秘書的地位和作用在我國1995年實施的《仲裁法》中并沒有對仲裁秘書做出規(guī)定，倒是一些仲裁機構(gòu)對秘書一職有所論及，其基本定義為仲裁秘書是仲裁案件程序的管理者和服務(wù)者。如我國最早成立的中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會在其2015年1月1日施行的《仲裁規(guī)則》第13條“案件的受理”第（四）項就規(guī)定，“仲裁委員會受理案件后，仲裁委員會仲裁院應(yīng)指定一名案件秘書協(xié)助仲裁案件的程序管理?！倍?015版《北京仲裁委員會仲裁規(guī)則》第1條“北京仲裁委員會”第（四）項就規(guī)定，“本會辦公室負(fù)責(zé)本會的日常事務(wù)。辦公室指派工作人員擔(dān)任秘書，負(fù)責(zé)案件的程序管理和服務(wù)工作。”《廣州仲裁委員會仲裁規(guī)則》第16條則規(guī)定，“辦案秘書協(xié)助仲裁庭管理仲裁程序?！睆那笆鋈抑俨脵C構(gòu)對仲裁秘書的界定來看，可以說，從仲裁案件的立案到審理、到最終結(jié)案的全部過程均離不開秘書對案件的程序管理和服務(wù)。對仲裁員來說，仲裁秘書在某種程度上就代表著仲裁機構(gòu)，是仲裁機構(gòu)的化身：仲裁員從接受案件開始到案件審理結(jié)束，就是和秘書打交道，秘書在這個階段發(fā)出的各種指令就等同于仲裁機構(gòu)的指令，盡管這種指令是以商量、請求和溝通的方式進(jìn)行的。同理，對爭議雙方的當(dāng)事人而言，從立案開始直到案件審理結(jié)束、收到裁決書也是一直在與仲裁秘書打交道的，秘書與當(dāng)事人的交流和溝通則是仲裁庭的代表者?？梢哉f，仲裁秘書最了解當(dāng)事人的想法，也最了解每個仲裁員的審理思路和仲裁庭的合議結(jié)果。一個稱職的仲裁秘書，其責(zé)任心、使命感、公平公正性在案件的整個審理過程中會發(fā)揮得淋漓盡致。

仲裁秘書的作用和重要性近年來在一些機構(gòu)的刊物和一些作者的相關(guān)仲裁文述中，大多有些涉足，但系統(tǒng)性、專題性對仲裁秘書的論述則是非常罕見的。實際上，仲裁秘書的職責(zé)和工作從立案開始后，參與組庭、向當(dāng)事人雙方發(fā)送相關(guān)庭審資料、詢問函件、確定開庭日期、是否存在當(dāng)事人的保全申請等全程參與仲裁審理和庭審結(jié)束后的裁決書程序部分起草工作、修改、核稿、向雙方送達(dá)裁決書以及裁決書發(fā)出后的補正、仲裁員費用的申請、支付等一系列工作。個別機構(gòu)還將秘書的重要性發(fā)揮到了極致，如個別仲裁委曾嘗試將裁決書草稿的撰寫工作交由其資深的秘書去完成，從時間和效率上確保并促進(jìn)了仲裁的高效和快捷并形成了核稿制度保障措施。這些仲裁機構(gòu)秘書可以在庭審結(jié)束和仲裁庭合議后幾天內(nèi)迅速起草完畢裁決書，同時將該裁決書在最短的時間內(nèi)提交首席仲裁員（獨任仲裁員）和二位邊裁，在確保裁決書寫作時間的同時，也通過三位仲裁員在對審理案件最富有記憶力和分析力的時間段里完成了裁決書的修改和充實，真正做到了仲裁裁決的高效率和公正性、公平性和專業(yè)性的融合?？上攵?，這樣的秘書工作想要經(jīng)得起考驗，如果不是身經(jīng)百戰(zhàn)、且自身專業(yè)素養(yǎng)過硬、學(xué)習(xí)能力超強是根本無法勝任的。

仲裁秘書對案件裁決效率的提高同樣也是不可小覷的：秘書可以在最短的時間里安排開庭，推進(jìn)鑒定程序，提出程序令的建議，快速與當(dāng)事人和仲裁員聯(lián)系溝通，推動雙方當(dāng)事人的和解等。這些工作如果是秘書的不積極作為，對仲裁庭而言則是無法也是無能力完成的。

除了上述個別機構(gòu)將秘書發(fā)揮到極致的事例以外，我國大多數(shù)仲裁機構(gòu)對仲裁秘書大多定位于起草裁決書的首部部分或者說是程序部分。這些機構(gòu)認(rèn)為，秘書對案件的程序管理自始至終，對什么時間立案、什么時間組庭和送達(dá)、什么時間進(jìn)行了保全等問題掌握的比較完整、準(zhǔn)確，這些方面也是仲裁員和仲裁庭所無法掌握的，有的方面則是仲裁員沒有秘書掌握的準(zhǔn)確和精確。因此，庭審結(jié)束后，此類秘書一般會將程序部分的內(nèi)容，連同當(dāng)事人提交的申請書、答辯狀、庭審筆錄等電子版文書發(fā)至首席仲裁員手中，有的也一起發(fā)至兩個仲裁員手中，以供參考。首席仲裁員起草好裁決書以后（主要體現(xiàn)在仲裁庭意見部分和裁決部分）發(fā)回秘書，由秘書對裁決書的文字、標(biāo)點符號、數(shù)字金額、證據(jù)羅列、具體時間、仲裁費用部分進(jìn)行校核和初審，并轉(zhuǎn)至其他二位仲裁員進(jìn)行審核，最后通過機構(gòu)的核稿。

第三種仲裁秘書的定位和作用是參考采用了ICC、新加坡國際仲裁中心等國際仲裁機構(gòu)對仲裁秘書的使用方式和定位。在這些機構(gòu)中工作的秘書大多只是單純的案件管理和仲裁程序的快速落實與及時推進(jìn)。仲裁庭一經(jīng)組成，秘書就完全聽命于仲裁庭，特別是首席仲裁員的工作指令進(jìn)行程序性、事務(wù)性的管理，秘書不需要也不允許發(fā)揮過多的主觀能動性，其主要定位就是為仲裁庭做好服務(wù)工作和按照仲裁庭的指示推進(jìn)仲裁程序，做到案件臺賬清晰、情況反映及時、辦事效率和質(zhì)量都較高即可。仲裁庭組成后，何時開庭，需要在開庭前做些什么輔助性工作，以及開庭結(jié)束后的庭后安排、裁決書的起草定稿（包括裁決書的首部、程序部分）都是由仲裁庭獨立完成。仲裁員特別是首席仲裁員的作用和能力、性格特征發(fā)揮得比較明顯（當(dāng)然，在個別案件中秘書幫忙起草程序性部分也偶爾有之）。隨著人工智能的引入和推進(jìn)，有的仲裁機構(gòu)則引入了速錄公司介入庭審記錄，讓秘書最為苦惱和完全是機械性費力的庭審筆錄得到了極大的改善，秘書得以集中精力做好對仲裁庭的服務(wù)和程序推進(jìn)工作。

二、仲裁秘書的消極作用及其對策

鑒于秘書自立案分配到具體案件以后，其對案件的管理、推進(jìn)和協(xié)調(diào)工作相對來講，處于比較封閉的狀態(tài)，其對當(dāng)事人、對仲裁員、對案件的表述及對仲裁機構(gòu)的報告均由其一人獨立完成。同時又由于我國仲裁員并非坐班常任制，對秘書的約束和管理無法及時動態(tài)和準(zhǔn)確完成，仲裁機構(gòu)對秘書的管理也大多由其單獨匯報、分析而成，客觀上存在著秘書權(quán)力邊界較大的問題。有的仲裁委為此就采取了一種雙贏的方式：秘書工作若干年后鼓勵并支持秘書二次擇業(yè)，一方面，仲裁機構(gòu)可以永葆年輕的活力;另一方面，秘書通過幾年在仲裁機構(gòu)的鍛煉，工作經(jīng)驗和人脈的積累已是相當(dāng)?shù)呢S厚，二次擇業(yè)對他們來說更多的是一種人生的選擇，出來工作的秘書絕大部分人員出路是非常的好，如到大牌律師事務(wù)所當(dāng)合伙律師，到公檢法機構(gòu)做公務(wù)員或者到中外大公司做高級法務(wù)管理。有的秘書則認(rèn)為，做秘書的幾年見到的各種各樣的案件太豐富了，仲裁員、律師以及當(dāng)事人、鑒定機構(gòu)等各個角色看得明明白白，特別是一些普通法律人根本無法接觸到的大牌法學(xué)家、大律師，做秘書的時候因為工作關(guān)系反而能經(jīng)常聯(lián)系，進(jìn)而建立了很好很近的朋友關(guān)系，對其今后的工作相當(dāng)?shù)挠袔椭?。?dāng)然有的秘書還在工作期間，因其出色的工作、高效率的服務(wù)和溝通能力直接被仲裁員或者當(dāng)事人看上并挖走的事情也屢見不鮮。

另外一種消極現(xiàn)象是，秘書由于工作壓力實在太大，也有可能是工作的積極性還不夠，如在一個500人的仲裁微信群里，有的仲裁員就抱怨聯(lián)系不上秘書，打電話不接、發(fā)短信不回，加微信不予通過等。這種情況對仲裁程序的審理和推進(jìn)非常不利。針對這種情況，有的仲裁機構(gòu)在仲裁庭組成以后就迅速建立了案件管理的微信群，或者在機構(gòu)的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)建立了案件管理模式，從而做到了及時且有效的溝通和處理。當(dāng)然秘書也有七情六欲，也有親戚朋友，也有一個成長的過程，極個別秘書利用工作條件的得天獨厚誤傳信息或者提前透露裁決內(nèi)容的問題也要引起高度的重視，這方面需要機構(gòu)通過制度安排和技術(shù)上進(jìn)行堵漏。

三、仲裁秘書的健康發(fā)展關(guān)乎仲裁事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

鑒于秘書對仲裁事業(yè)的重要性，更鑒于國外的一些仲裁機構(gòu)將仲裁成功與否在一半歸結(jié)于秘書，我們就更加提倡機構(gòu)對仲裁秘書要更加關(guān)愛、理解，在待遇方面也要給予重視。因為他們正值年輕，各種社會壓力、家庭、自身的生存、發(fā)展以及進(jìn)步，其工作量和對家人的責(zé)任超乎想象，加班加點、有時候工作至深夜、裁決書的最初修改、事務(wù)性且枯燥無比的文字記錄、電話通知、郵件來往，需要我們對秘書采取感情留人、事業(yè)留人、待遇留人。

第一，提倡仲裁機構(gòu)、仲裁員、當(dāng)事人要敬重仲裁秘書。因為秘書每年的辦案數(shù)量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于任何一個仲裁員，其對案件的數(shù)量管理、程序管理和質(zhì)量管理、審理難點起著舉足輕重的作用。幾年秘書做下來，他們的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水準(zhǔn)也是絕對一流的。如有個仲裁機構(gòu)曾有三名秘書參加該省高院法官的公開招聘考試，三名參考秘書不僅全部上榜，而且名列第一、第二、第三?？梢?，秘書的專業(yè)功力、綜合知識運用能力以及情商、智商之高。其次，由于仲裁機構(gòu)對秘書的工作安排上，大多有相對固定的專業(yè)領(lǐng)域，其對案件的管理與熟悉程度、案件的大致走向有其獨特的想法和思路，仲裁員特別是首席仲裁員在辦案過程中，以一定的方式聽聽其對案件的看法和思路，對案件的審理、目前仲裁機構(gòu)對相同案件的裁決、雙方調(diào)解的認(rèn)可度是有極大的幫助的。我們提倡好的仲裁秘書都是仲裁員的老師，原因就在于他們管理和參與的案件數(shù)量、種類、復(fù)雜度，對仲裁員在審理案件中的表現(xiàn)和案件審理中可能出現(xiàn)的復(fù)雜情況，對當(dāng)事人的種種表現(xiàn)都比我們要見得多，應(yīng)對的方法也比我們多得多。如有的秘書在開庭合議前，根據(jù)其與雙方當(dāng)事人的前期接觸，善意提醒首席仲裁員，有一方當(dāng)事人的和解意愿非常強烈，另一方當(dāng)事人可能糾結(jié)在什么地方，可能導(dǎo)致雙方當(dāng)事人產(chǎn)生糾紛的最大癥結(jié)是由于什么原因等。由于仲裁庭庭前聽取了秘書的意見，在接下來的審理工作中更加注重有針對性的審理和證據(jù)核查，進(jìn)而對案件審理產(chǎn)生了極大的幫助，也在一定程度上對雙方的和解、對仲裁公平、公正和仲裁公信力的培育起到了積極的推動作用，其積極作用可見一斑。有的仲裁機構(gòu)秘書由于機構(gòu)受案數(shù)量大，其擔(dān)任秘書一年有可能是數(shù)百個案件的秘書，可見其知識程度、經(jīng)驗要豐富的多。

第二，提高秘書的業(yè)務(wù)能力和工作能力。對秘書的關(guān)愛要體現(xiàn)在對其業(yè)務(wù)和工作能力的培養(yǎng)與提高，仲裁機構(gòu)在這方面一定要舍得下本錢。在仲裁界發(fā)展迅猛的今天，對仲裁秘書的任職究竟要經(jīng)過何種業(yè)務(wù)和知識的培訓(xùn)才能成為一個合格的秘書目前還沒有一個成熟的制度和做法。根據(jù)2015版《北京仲裁委員會仲裁規(guī)則》第1條“釋義”中就秘書的基本要求大致界定為：“北仲的秘書人員均系高等院校法學(xué)專業(yè)畢業(yè)生，具有良好的法律職業(yè)素養(yǎng)，能夠為當(dāng)事人提供良好的程序管理服務(wù)?！庇纱丝磥恚俨妹貢娜温毷紫纫邆浞芍R。而事實上也是如此，從中國政法大學(xué)連續(xù)舉辦的數(shù)期“仲裁秘書培訓(xùn)班”，其受秘書的歡迎程度和各仲裁機構(gòu)的重視程度出乎想象就是明顯的例子。仲裁機構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)造各種條件，讓我們年輕的秘書有更多的機會走出去參加各種國際、國內(nèi)會議和業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，讓他們多去演講、多去實踐。當(dāng)然，如果有條件，讓秘書能夠擔(dān)任更多的角色互換對秘書的成長和價值取向也將發(fā)生更積極的示范作用。

第三，仲裁機構(gòu)對秘書的待遇也需要大幅度提高。前面我們提到，仲裁秘書作為一個年輕人，其生活成本以及其對家庭責(zé)任和自身需要是非常高的，加上他們的工作強度又非常的高，仲裁機構(gòu)還是要正視和面對這一客觀情況和事實。要承認(rèn)現(xiàn)有的薪酬標(biāo)準(zhǔn)在某些仲裁機構(gòu)還是很低的，加上事業(yè)編制、臨時合同工現(xiàn)象還比較多，這樣產(chǎn)生的一個直接后果就是工作積極性不高，收入大大低于付出、受人尊敬明顯不夠，專心致力于仲裁事業(yè)的決心不大。我們要創(chuàng)造條件積極提高他們的待遇，為他們多爭取一些合法和合理的收入，如根據(jù)辦案的數(shù)量給予一定的獎勵，多辦理一個三人庭案件與多辦理一個獨任簡易案件均有不同的獎勵，以此鼓勵他們多辦案、辦精案、辦快案。此舉不僅對提高秘書的待遇有幫助，對仲裁案件的快速審理和早日結(jié)案也是一個促進(jìn)。

對仲裁秘書的關(guān)愛明顯不夠，還體現(xiàn)在我們仲裁界對仲裁程序、引用法律、仲裁裁決等方面的論述比比皆是，對仲裁秘書的論及卻少之又少，專著沒有是個空白，論文也是少的可憐，可以以個位數(shù)計。這也是作者以最直白的平鋪直述方式撰寫本文，沒有引經(jīng)據(jù)典去拗口學(xué)究式地論述的出發(fā)點。也是希望通過這種直白語言的寫作方式起到一個拋磚引玉的作用，讓我們更多的仲裁員、仲裁機構(gòu)和社會各界關(guān)心我們尊敬又可愛的秘書生涯，關(guān)注仲裁界這個不可缺少、更不可忽視的龐大群體。這個群體到底有多大，有一個數(shù)字或許可以參考，截至2018年，我國255家仲裁機構(gòu)的受案量是30萬件，2019年年底的受案量數(shù)據(jù)盡管還沒有出來，但應(yīng)該在50萬件左右。按照每個秘書每年平均辦案量為100件計算（有的機構(gòu)秘書辦案量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過這個數(shù)量，有的機構(gòu)秘書則要小于這個數(shù)量，大致取一個平均值），我們的秘書群體則達(dá)到了3 000—5 000人。而以我國現(xiàn)有255家仲裁機構(gòu)平均有秘書10—20人不等的方式計算，秘書人數(shù)也大致為3 000—5 000人。這么大的一個極為珍貴和重要、對我國仲裁事業(yè)發(fā)展起著舉足輕重的作用，且充滿朝氣和活力的法律精英群體，我們的社會、機構(gòu)和仲裁員沒有理由不重視、不關(guān)愛這個群體。

[責(zé)任編輯 吳 迪]