楊靖梅

[摘 要]改革開放以來，交通運(yùn)輸業(yè)迅猛發(fā)展，交通運(yùn)輸檔案管理任務(wù)也更加繁重。在信息時(shí)代，改革檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理工作，提高交通運(yùn)輸檔案管理的質(zhì)量和效率十分必要。基于此，本文探討了交通運(yùn)輸檔案管理存在問題和工作創(chuàng)新方式，為促進(jìn)信息時(shí)代的交通運(yùn)輸檔案管理提供一些思考。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代;交通運(yùn)輸;檔案管理;創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.092

[中圖分類號]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-0-02

0? ? ?引 言

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國的交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展十分迅速，相應(yīng)的交通運(yùn)輸檔案管理任務(wù)增多，面對紛繁復(fù)雜的交通運(yùn)輸檔案管理任務(wù)時(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，促進(jìn)交通運(yùn)輸檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然方向，是提高交通運(yùn)輸管理質(zhì)量和效率的必要途徑，但是，當(dāng)前我國的交通運(yùn)輸檔案管理信息化建設(shè)還相對滯后，雖然取得了一些進(jìn)步，但還存在很多問題，需積極探索提升策略，促進(jìn)交通運(yùn)輸檔案管理信息化建設(shè)不斷進(jìn)步。

1? ? ?交通運(yùn)輸檔案管理信息化創(chuàng)新的必要性

交通運(yùn)輸檔案管理，指交通運(yùn)輸部門開展相關(guān)工作形成的文字、圖像、圖表、音頻、視頻等材料，是交通運(yùn)輸部門的歷史性資料，對促進(jìn)交通運(yùn)輸部門決策、管理、交通執(zhí)法記錄的保存等具有重要價(jià)值，加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案管理十分重要。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)日益繁重的檔案管理需求，因此，創(chuàng)新工作方式，促進(jìn)檔案管理的信息化十分必要。①當(dāng)今時(shí)代，交通運(yùn)輸發(fā)展迅速，檔案管理數(shù)量增加，管理的專業(yè)性要求更高，對檔案價(jià)值的利用也更深入。促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)管理軟件，能極大提高檔案信息采集、分析、傳輸、存儲、管理和利用，大大提高檔案管理的效率。②傳統(tǒng)的檔案管理，多為人工為主的紙質(zhì)管理，耗時(shí)耗力，采用信息化管理，能很大程度上提高管理效率，解放人力，減少重復(fù)性勞動，節(jié)約成本。③隨著交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展，交通運(yùn)輸檔案的形式發(fā)生了很大改變，不僅限于紙質(zhì)檔案，更多的是電子檔案，視頻、音頻等資料形式比以往更加得到重視，成為運(yùn)輸調(diào)度、交通執(zhí)法、道路安全監(jiān)管等方面的重要憑據(jù)，促進(jìn)檔案信息化管理，是新時(shí)代交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展的需要，是未來交通運(yùn)輸檔案管理、交通運(yùn)輸建設(shè)的必然趨勢。④交通運(yùn)輸檔案是交通運(yùn)輸行業(yè)、部門的歷史性資料，是事實(shí)、知識、經(jīng)驗(yàn)的記錄，具有廣泛的參考價(jià)值，傳統(tǒng)的交通運(yùn)輸檔案管理，基本上偏重于檔案信息獲取、歸檔、整理和保存，但信息時(shí)代，通過交通檔案的信息化建設(shè)，信息整理、分析、歸檔、傳輸、共享和調(diào)用更加便捷，交通檔案能比以往任何時(shí)候更能發(fā)揮自身的作用，為行業(yè)相關(guān)決策、交通執(zhí)法、道路建設(shè)等提供依據(jù)和參考，大大推動交通運(yùn)輸管理科學(xué)化、專業(yè)化和高效化。

2? ? ?信息時(shí)代交通運(yùn)輸檔案管理存在的問題

新形勢新任務(wù)下，交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展迅速，管理任務(wù)加劇，提高交通運(yùn)輸檔案管理信息化建設(shè)十分迫切，但是，我國的交通檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，相比于西方發(fā)達(dá)國家，還處于大力發(fā)展階段，整體上還不成熟，雖然國家高度重視，不斷推進(jìn)其發(fā)展，但依然存在不少問題，制約了我國交通運(yùn)輸檔案管理質(zhì)量提高，應(yīng)引起重視。

2.1? ?缺乏完善的工作制度

交通運(yùn)輸檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜、細(xì)致的工作，對交通部門的工作管理具有重要意義，但是，當(dāng)前的很多交通部門，并沒有意識到交通運(yùn)輸檔案管理的重要性，在制度建設(shè)、資金投入、人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入不足，導(dǎo)致交通運(yùn)輸檔案管理水平跟不上交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展的需要，影響了檔案價(jià)值發(fā)揮。

2.2? ?缺乏專業(yè)人才

交通運(yùn)輸檔案管理人才的缺口很大，尤其是專業(yè)的檔案管理人才。交通運(yùn)輸檔案管理人才應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識以及一定的交通運(yùn)輸行業(yè)的知識與技能，能熟練收集整理歸納相關(guān)信息，并對相關(guān)信息進(jìn)行分析和處理，以供相關(guān)部門使用，但是，當(dāng)前很多地方的交通運(yùn)輸部門，尤其是基層的運(yùn)輸部門，并沒有建立專門的檔案管理部門或檔案室，使用的管理人員由行政人員、辦公室秘書兼任，部門之間缺乏溝通，完全不能滿足繁重的檔案管理工作需求。

2.3? ?軟硬件設(shè)施落后

交通運(yùn)輸檔案管理信息化建設(shè)，必須依賴一定的電子信息設(shè)備、技術(shù)、系統(tǒng)、工具進(jìn)行，但是，很多地方交通運(yùn)輸部門的檔案管理停留在落后的紙質(zhì)封存或人工錄入階段，工作效率低，工作效率差，制約了檔案管理質(zhì)量提高。

2.4? ?檔案信息安全問題有待改善

信息時(shí)代，數(shù)據(jù)獲取、傳播十分便捷，給人民的工作和生活帶來了很大優(yōu)勢，但是，相應(yīng)的信息安全問題較為嚴(yán)峻。交通運(yùn)輸檔案管理中，不可避免地涉及很多重要信息，加強(qiáng)這些信息的維護(hù)和管理，保障信息安全，防止信息泄露、信息被不法分子盜用進(jìn)行違法犯罪活動是信息時(shí)代交通運(yùn)輸檔案管理的重要任務(wù)，但是，當(dāng)前的很多交通運(yùn)輸檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理組織在這方面的工作還存在一些弱勢，需要加強(qiáng)。

3? ? ?信息時(shí)代交通運(yùn)輸檔案管理工作創(chuàng)新

信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)代檔案管理需求，必須積極創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案信息化，提高管理水平。

3.1? ?加強(qiáng)意識建設(shè)

信息時(shí)代，交通運(yùn)輸檔案信息管理不應(yīng)只是檔案管理人員一個(gè)人的事，應(yīng)是交通運(yùn)輸相關(guān)部門共同重視的事情，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)教育培訓(xùn)，通過知識講座、單位報(bào)刊、雜質(zhì)、門戶網(wǎng)站、電子信息平臺等進(jìn)行宣傳教育，普及檔案的重要性和基本知識，讓交通運(yùn)輸?shù)母鞑块T以及工作人員認(rèn)識到交通運(yùn)輸檔案的價(jià)值、重要性、檔案整理歸檔的相關(guān)知識與程序，積極主動地保留相關(guān)憑證、文件、數(shù)據(jù)，并積極與檔案室對接，提高檔案管理人員信息收集整理的能力，節(jié)約時(shí)間和精力。交通部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)更加重視檔案管理工作，為單位檔案管理制定相應(yīng)制度，提供必要的資金、人才和技術(shù)，為單位檔案管理工作提供良好保障。

3.2? ?創(chuàng)新工作制度

信息時(shí)代，電子信息技術(shù)已經(jīng)深刻影響了社會變革，滲透入社會的改革領(lǐng)域，改變著社會的生產(chǎn)生活方式和人們的思維，交通運(yùn)輸行業(yè)也不例外。立足于交通運(yùn)輸行業(yè)的交通運(yùn)輸檔案管理，也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐、把握時(shí)代脈搏，根據(jù)檔案管理工作的變化創(chuàng)新，制定工作制度。比如：創(chuàng)新檔案管理辦公室的日常工作制度，對檔案收集、整理、歸檔、儲存、傳輸、調(diào)用等檔案整理的各個(gè)環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的工作規(guī)范，確保檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性;創(chuàng)新檔案管理方式。摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、軟件進(jìn)行信息化管理，提高工作質(zhì)量、效率;應(yīng)加強(qiáng)檔案利用，完善檔案的調(diào)用借閱制度，在一定范圍內(nèi)合理使用檔案，發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3.3? ?創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式

信息時(shí)代，目前的交通運(yùn)輸檔案管理工作缺乏高度專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人才，人才的信息化技術(shù)操作能力偏低，尤其是偏遠(yuǎn)地區(qū)的農(nóng)村基層，所以，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)十分重要。首先，應(yīng)引進(jìn)專業(yè)的交通運(yùn)輸檔案管理人才，引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理技能、計(jì)算機(jī)操作能力、基礎(chǔ)交通運(yùn)輸知識的專業(yè)人才;其次，應(yīng)對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期、不定期的職業(yè)技能和職業(yè)道德培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件、檔案管理電子化操作技能的培訓(xùn)，開展一些工作經(jīng)驗(yàn)交流會、通過內(nèi)部交流群、行業(yè)公眾號、論壇、網(wǎng)絡(luò)平臺等進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)、技能交流，促進(jìn)檔案管理人員共同進(jìn)步;最后，應(yīng)建立明確的激勵(lì)制度和監(jiān)督制度，對檔案管理人員的工作情況進(jìn)行完善監(jiān)督，實(shí)行責(zé)任制，責(zé)權(quán)明確，對在工作中表現(xiàn)良好、獲得較好工作成績的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對有嚴(yán)重失誤，帶來不良后果的工作人員進(jìn)行相應(yīng)處罰，形成競爭機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作人員綜合能力提高，推動檔案信息化管理。

3.4? ?加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

信息時(shí)代，交通運(yùn)輸檔案必須進(jìn)行信息化管理，加大資金投入，為檔案管理辦公室配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案管理軟件、信息交流工具、信息交流平臺、云存儲平臺等基礎(chǔ)設(shè)施，并提供資金保障。此外，也應(yīng)為檔案管理日常工作開展提供基本資金，確保檔案收集、整理、分析、存儲、傳輸、管理、調(diào)用等日常檔案管理工作順利進(jìn)行。

3.5? ?加強(qiáng)信息安全建設(shè)

信息時(shí)代，交通運(yùn)輸檔案管理必須加強(qiáng)信息安全建設(shè)，除了加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)教育，增強(qiáng)其保密意識外，還應(yīng)為檔案管理相關(guān)系統(tǒng)構(gòu)筑超強(qiáng)的防火墻;應(yīng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的安全監(jiān)測，快速攔截異常侵入;應(yīng)定期對計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行殺毒處理;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)保密設(shè)置，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的登錄、登出進(jìn)行控制，對重要機(jī)密檔案進(jìn)行加密處理、設(shè)置瀏覽權(quán)限等，促進(jìn)交通運(yùn)輸檔案的信息安全管理。

4? ? ?結(jié) 語

近年來，交通運(yùn)輸建設(shè)發(fā)展迅速，對應(yīng)的交通運(yùn)輸檔案管理任務(wù)和難度也大規(guī)模增加，為了適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理新形勢，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行交通運(yùn)輸檔案管理十分必要，行業(yè)相關(guān)人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案管理制度創(chuàng)新、人才管理創(chuàng)新，加大資金投入、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)安全管理，促進(jìn)現(xiàn)代交通運(yùn)輸檔案管理工作質(zhì)量和效率提高。

主要參考文獻(xiàn)

[1]閆文靜.淺談交通運(yùn)輸行業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].檔案天地，2017（10）：53-54.

[2]夏利宏.淺談信息化對交通管理檔案工作影響和對策[J].電子世界，2016（6）：89-90.

[3]李名洋.淺談交通檔案管理的信息化構(gòu)建思路[J].管理觀察，2015（14）：34-35.

[4]劉英.淺談交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)[J].赤子，（23）：238.

[5]邢振婷.探究交通運(yùn)輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）：67.

[6]姜艷秋.交通運(yùn)輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016（13）：60-61.

[7]呂儉男.淺談交通運(yùn)輸部門人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2015（9）：152.