張麗平

【摘要】信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理和圖書管理需要面對和注重的問題，本文將從檔案圖書管理的信息化建設(shè)中存在的種種問題進(jìn)行比較，并加以研究，以此明確檔案信息化建設(shè)的方向及主要建設(shè)內(nèi)容，同時(shí)展現(xiàn)檔案館和圖書館信息化建設(shè)中若干概念的差異。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;圖書管理;對比研究

當(dāng)前，數(shù)字化已演變成了各個(gè)領(lǐng)域的主要發(fā)展趨勢，檔案管理也是如此。為了能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，需全面展現(xiàn)出信息技術(shù)所具備的作用，把信息載體由物質(zhì)轉(zhuǎn)換成數(shù)字形態(tài)，同時(shí)創(chuàng)建檔案目錄，以便于提供更好的服務(wù)。實(shí)際上，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案是能長期一同存在的，其可以將取長補(bǔ)短的效果順利實(shí)現(xiàn)。確保檔案信息化的有序性和規(guī)范性，屬于檔案信息化的主要工作內(nèi)容，同時(shí)也屬于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。管理人員在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需立足于國家相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，將管理制度與實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合在一起，并嚴(yán)格落到實(shí)處，在這一過程中積極總結(jié)。除此之外，要對檔案項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容的格式與結(jié)果提出統(tǒng)一要求，如此才能對檔案展開有效管理。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用重要性

通過將現(xiàn)代信息技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案管理的日常歸檔與管理過程中，首先需要對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理，以便能夠在經(jīng)過數(shù)字化處理之后能夠?qū)n案的原件存儲到庫房中。這樣檔案資料的歸檔和管理都是在電腦上直接操作完成，而并不需要以手動(dòng)的形式來對照文獻(xiàn)內(nèi)容。同時(shí)，檔案管理可直接管理在電腦中，這樣通過利用信息網(wǎng)絡(luò)便能夠便捷地查閱相關(guān)的檔案信息，最大限度提升了檔案管理的構(gòu)建水平。在檔案管理的構(gòu)建過程中應(yīng)用信息技術(shù)，這樣檔案信息便可以數(shù)字化的形式存在，而檔案管理的證據(jù)功能與使用功能便可以直接被區(qū)分開，讓檔案管理的再加工能夠真正實(shí)現(xiàn)，從而讓廣大人民群眾能夠更加便利地應(yīng)用檔案管理。相關(guān)的檔案管理能夠被第一時(shí)間上傳到信息平臺中，讓不同的單位將內(nèi)部的資源平臺緊密結(jié)合起來，真正達(dá)到檔案管理共享的目的。同時(shí)，廣大用戶還可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)將檔案管理連接到信息平臺中，讓廣大用戶可根據(jù)自己的需要進(jìn)行檔案資料查詢，為檔案管理的構(gòu)建創(chuàng)造良好的條件。

二、檔案圖書管理的信息化建設(shè)問題比較

圖書信息化建設(shè)和檔案信息建設(shè)存在很大的差異性，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，Web2.0概念的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力應(yīng)用與發(fā)展加快了信息傳播速度，生活節(jié)奏加快以及生活水平提升的今天，用戶內(nèi)容需求也呈現(xiàn)出多元化特征，內(nèi)容需求以海量內(nèi)容為主。圖書館在近幾年的管理方法和服務(wù)模式中還是逐漸融入信息技術(shù)，例如不少圖書館使用云計(jì)算對管理系統(tǒng)和數(shù)字資源的遷徙平臺進(jìn)行管理，從而有效避免本地服務(wù)器的性能限制瓶頸，提高圖書館的運(yùn)算速度，切實(shí)保證圖書館系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，以此來降低信息時(shí)代圖書館的運(yùn)行維護(hù)成本。借助信息技術(shù)的幫助，圖書館會通過利用共享云平臺上的數(shù)字資源，以此來豐富圖書館的資源數(shù)量，加快建設(shè)數(shù)字資源，讓各類信息資源的價(jià)值能夠得到充分利用。這樣圖書館的館員和讀者可借助各類設(shè)備隨時(shí)鏈接到云平臺，全面檢索所需要的資源，以便更好地滿足廣大讀者的需求，為廣大讀者提供更加便捷、快速的人性化服務(wù)。

目前信息化建設(shè)在圖書館的應(yīng)用主要集中在資源共享、數(shù)據(jù)存儲、知識發(fā)現(xiàn)等領(lǐng)域，且服務(wù)范圍大部分限定在館內(nèi)區(qū)域，聯(lián)網(wǎng)形式以有線接入互聯(lián)網(wǎng)的形式為主。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其自身高速率、低延時(shí)的特點(diǎn)將有效彌補(bǔ)現(xiàn)有通信技術(shù)的缺點(diǎn)，為信息技術(shù)在圖書館行業(yè)的大規(guī)模應(yīng)用提供通信基礎(chǔ)，真正發(fā)揮信息技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢，推動(dòng)圖書館的發(fā)展和改革，使讀者能夠更加方便、更加快速的享受圖書館服務(wù)。相較之下，檔案管理部門是很多單位發(fā)展中的附屬部門，其地位不高，所以很多單位的員工都片面地認(rèn)為檔案管理工作只是檔案保管部門的責(zé)任，尚未充分認(rèn)識到檔案資源利用的重要性。同時(shí)，片面地認(rèn)為檔案管理用傳統(tǒng)的手段保管也行，并不需要采用現(xiàn)代化的手段。正是因?yàn)闄n案管理人員對信息技術(shù)在檔案管理中的認(rèn)識不正確，嚴(yán)重影響了檔案資源開發(fā)利用的效率。同時(shí)，在現(xiàn)代檔案資源的信息化管理建設(shè)過程中，必須以現(xiàn)代化的信息基礎(chǔ)設(shè)施作為重要的依據(jù)。然而，在當(dāng)前檔案管理過程中，信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)始終處于薄弱的狀態(tài)中，大部分單位并未將大量的經(jīng)費(fèi)投入到檔案資源的信息化建設(shè)過程中。同時(shí)，在當(dāng)前檔案管理的過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理方式的現(xiàn)象依然非常普遍。

在信息時(shí)代，數(shù)據(jù)資料管理是圖書館建設(shè)中非常重要的組成部分，所以需要升級圖書館的數(shù)據(jù)資料容量和服務(wù)內(nèi)容。通過全面分析IDC的調(diào)查數(shù)據(jù)，在信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，圖書館中的海量資源便可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和處理。同時(shí)，在這個(gè)模型中，圖書館發(fā)展的各個(gè)端點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)均位于網(wǎng)絡(luò)的邊緣，紛紛來自于物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和傳感器的數(shù)據(jù)傳輸，然后再對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，便能夠保證將各項(xiàng)信息直接推送到圖書館的數(shù)據(jù)中心。這樣在充分利用數(shù)據(jù)管理模式的過程中，通過充分發(fā)揮整合軟件定義的廣域網(wǎng)、防火墻和私有分支交換等功能，充分利用人工智能的算法，便能夠創(chuàng)新圖書館的數(shù)據(jù)管理策略，有效推動(dòng)圖書館更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。而作為對比，檔案資源的信息管理仍舊處于較為薄弱的狀態(tài)。如當(dāng)下的檔案管理工作開展過程，諸多單位所采取的多媒體技術(shù)以及部分社交工具仍屬于Web1.0時(shí)代的產(chǎn)物，至于對發(fā)達(dá)信息技術(shù)的應(yīng)用則十分欠缺。與此同時(shí)每部分單位也雖依仗先進(jìn)的信息化平臺來開發(fā)并利用檔案信息資源，但因當(dāng)前的管理平臺本身尚未形成較大規(guī)模，故及應(yīng)用效力亦極有其限制性。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建議

檔案管理部門應(yīng)高度重視檔案管理部門檔案管理工作，加大資金投入力度，以正常開展檔案管理工作。如應(yīng)當(dāng)健全電子檔案管理的硬件設(shè)施配備，配置性能較高的計(jì)算機(jī)、掃描儀、專用網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大電子檔案管理信息化的邏輯結(jié)構(gòu)，不能獨(dú)立受限，而要與其他各方面的工作銜接起來，尤其是各個(gè)主要的檔案信息收集來源工作站點(diǎn)，保證檔案信息能夠被及時(shí)、全面地收集起來，開發(fā)多樣的電子檔案管理信息化平臺系統(tǒng)功能，滿足檔案收集、整理、堅(jiān)定、保管、編撰、統(tǒng)計(jì)、研究、利用等一系列的工作需求，為檔案管理工作的實(shí)踐，創(chuàng)造作為便利的條件。要改善電子檔案管理的環(huán)境，注意防潮、防水、防火，防范物理性的安全隱患，確保所有檔案管理設(shè)施、設(shè)備的長期、穩(wěn)定、高效、安全運(yùn)行。

并且，檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)是把檔案工作做好的關(guān)鍵。要積極將更多的教育培訓(xùn)的機(jī)會提供給專、兼職檔案人員，促進(jìn)其檔案管理專業(yè)水平提升，例如，在檔案的收集、編制工作當(dāng)中，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要能夠明確收集區(qū)間，根據(jù)單位自身的實(shí)際活動(dòng)情況、工作情況以及相關(guān)要求來進(jìn)行電子檔案的編制，確保檔案信息內(nèi)容全面、完整;在后期的保管工作當(dāng)中，必須要能夠全面保證電子檔案的信息安全，不能發(fā)生損壞、丟失的情況，更不能發(fā)生泄密的情況，作為工作人員一是要具備良好的安全意識、責(zé)任意識。二是要具備信息安全方面的專業(yè)技術(shù)能力，能夠正確地進(jìn)行檔案管理相關(guān)操作，防止各種可能發(fā)生的信息安全事故。三是要具有相當(dāng)專業(yè)的數(shù)據(jù)信息分析能力，可以對電子檔案進(jìn)行深度的價(jià)值挖掘，考慮到如何發(fā)揮出檔案的價(jià)值，因此作為電子檔案的管理人員，必須要能夠熟練的運(yùn)用相關(guān)技術(shù)、軟件、方法，對大量的電子檔案進(jìn)行科學(xué)、全面的分析，如運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來分析、挖掘檔案價(jià)值，從而為其他工作的開展，提供更加具有價(jià)值的參考、依據(jù)。

四、結(jié)語

在如今信息化的時(shí)代，檔案管理工作必須要順應(yīng)宏觀潮流、趨勢，加強(qiáng)信息化方面的建設(shè)，管理工作需要從圖書界等相近的行業(yè)中吸取信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，建立嚴(yán)格的信息化檔案管理責(zé)任體系、強(qiáng)化檔案信息的共享與挖掘和分析等一系列措施，推進(jìn)信息化檔案管理，以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更全面和深入地發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王彤.淺談城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2019（3）：51.

[2]楊扶寧.新時(shí)期對圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化的策略探究[J].人力資源管理，2018（5）：33.

[3]馬雙雙，吳建華.圖書館、博物館和檔案館評估比較研究[J].檔案與建設(shè)，2019（2）：4.