劉絹

摘 要 隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，中國(guó)特色社會(huì)主義法制體系逐步完善。隨著全面依法治國(guó)的精準(zhǔn)實(shí)施，我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要地位也越發(fā)凸顯。但是，有的會(huì)計(jì)從業(yè)人員或者單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案管理中還存在不少問(wèn)題，如對(duì)會(huì)計(jì)檔案含義的理解不夠全面，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的重視不夠、管理不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案利用率不高等突出問(wèn)題。為此，本文針對(duì)這類(lèi)問(wèn)題提出在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中需要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，正確區(qū)分會(huì)計(jì)檔案，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理各環(huán)節(jié)，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案實(shí)用性等幾方面的解決策略。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 會(huì)計(jì)檔案 現(xiàn)狀分析 對(duì)策

一、會(huì)計(jì)檔案的含義

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案?！睆?個(gè)方面來(lái)理解該定義：一是與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)相關(guān)的，通過(guò)審核、核算、記錄、歸類(lèi)以后所形成的電子或紙質(zhì)的文字和圖表。二是核算行為完成后能夠做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)、信息完整，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三是整理、裝訂或儲(chǔ)存、利用和鑒定銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)資料一定是有價(jià)值的，并且嚴(yán)格參照檔案管理的要求，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和安全。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性把握不足

如今是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)使企業(yè)的數(shù)據(jù)價(jià)值產(chǎn)生了革命性變化，使沉睡的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)揮著不可估量的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。但是，事業(yè)單位卻依舊抱著守舊思想，連常規(guī)的紙質(zhì)檔案管理工作都存在極大的漏洞，出現(xiàn)隨意堆放、無(wú)人保管、憑證丟失、損害等情況。一方面，財(cái)務(wù)人員自身會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)薄弱，關(guān)注常規(guī)工作和涉稅事項(xiàng)，忽視了會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)心資金保障、預(yù)決算執(zhí)行情況和績(jī)效考核等上級(jí)部門(mén)重點(diǎn)檢查的工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案漠不關(guān)心。因此，財(cái)務(wù)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)都不重視檔案管理，是會(huì)計(jì)檔案歸檔不齊、保管不善、交接不嚴(yán)的主要因素。

（二）會(huì)計(jì)檔案的范圍認(rèn)定不清

在實(shí)際工作中，事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)涉及的資料多且復(fù)雜，不僅有會(huì)計(jì)核算過(guò)程中直接生成的憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，還有支撐會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù);不僅有固定資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢、新增的文件，還有審計(jì)意見(jiàn)、審計(jì)報(bào)告、調(diào)查結(jié)論、稅務(wù)報(bào)表等資料。面對(duì)各種各樣的財(cái)務(wù)資料，如果會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員不熟悉《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，只是按照自己的意志來(lái)整理資料，勢(shì)必不能保證會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，也加大了會(huì)計(jì)檔案保管的工作量。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和無(wú)紙化辦公條件的提升，有些財(cái)務(wù)人員忽略了紙質(zhì)原件的重要性，誤將掃描件認(rèn)定為電子會(huì)計(jì)檔案。但是，由于掃描件有容易被篡改的特性，只能作為會(huì)計(jì)核算的參考依據(jù)，因此，在會(huì)計(jì)檔案認(rèn)定過(guò)程中，紙質(zhì)原件的重要性是掃描件和復(fù)印件替代不了的。

（三）會(huì)計(jì)檔案的管理不規(guī)范

通常，事業(yè)單位都只配備了一名出納和一名會(huì)計(jì)，因此工作量大、業(yè)務(wù)復(fù)雜。這使得會(huì)計(jì)憑證在管理上容易出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。一是實(shí)際工作中，工作量大或部分原始票據(jù)無(wú)法及時(shí)獲取，沒(méi)有及時(shí)裝訂記賬憑證，記賬憑證封面打印或填寫(xiě)不合規(guī)、簽章缺失。二是年末完成決算后，沒(méi)有及時(shí)打印和裝訂會(huì)計(jì)賬簿，未按照《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的要求對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行歸檔，會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)告未裝入會(huì)計(jì)檔案盒。這造成會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)告零散存放，沒(méi)有編制保管清冊(cè)，如在再次查看后，容易丟失部分資料，或順序混亂，不利于保管和后期利用。三是會(huì)計(jì)檔案管理人員配備不到位，很多沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理人員或者由出納保管，不符合內(nèi)部控制要求。四是設(shè)施設(shè)備不到位。有些單位沒(méi)有關(guān)注會(huì)計(jì)檔案保管的安全性，沒(méi)有做到防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、防霉變。同時(shí)，由于單位存放地點(diǎn)有限，對(duì)于年代更加久遠(yuǎn)的憑證就順便堆砌，有損壞的風(fēng)險(xiǎn);雜亂堆放，無(wú)法控制溫度和濕度，容易引起火災(zāi)，存放檔案柜子沒(méi)有鎖或沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管鑰匙。五是沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案交接制度，會(huì)計(jì)人員變動(dòng)隨意性大，部門(mén)之間沒(méi)有編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案借閱和復(fù)制沒(méi)有審批和登記。六是會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作不到位。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作手續(xù)不完善。財(cái)務(wù)部門(mén)自行鑒定，自行處置，沒(méi)有做到各部門(mén)聯(lián)合鑒定。有的只關(guān)注會(huì)計(jì)檔案是否達(dá)到年限，不關(guān)心里面是否有未了事項(xiàng)，比如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、法律糾紛資料、固定資產(chǎn)是否報(bào)廢，直接作為可銷(xiāo)毀資料進(jìn)行銷(xiāo)毀。有的由于怕承擔(dān)責(zé)任，久久不對(duì)按規(guī)定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（四）會(huì)計(jì)檔案利用率不高

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，通常只作為會(huì)計(jì)工作的一個(gè)成果而存放在柜子中，沒(méi)有發(fā)揮出作為檔案的價(jià)值。同時(shí)，由于很多單位沒(méi)有建立自己的會(huì)計(jì)檔案管理制度，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，因此不方便將會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)用于共享。例如，業(yè)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)需要借用會(huì)計(jì)檔案，由于保管的手續(xù)未完成好，財(cái)務(wù)部門(mén)擔(dān)心在借出過(guò)程中造成會(huì)計(jì)憑證的污損、篡改，一般不愿意外借會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值不能充分發(fā)揮其實(shí)效性，一方面不能適應(yīng)新時(shí)代單位精細(xì)化、現(xiàn)代化的管理發(fā)展要求，另一方面影響單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開(kāi)展，可能帶來(lái)人力、物力、財(cái)力上的損失。

三、完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，重視會(huì)計(jì)檔案工作

會(huì)計(jì)檔案管理工作是一門(mén)技術(shù)，也是一面鏡子。會(huì)計(jì)檔案工作不僅僅是把憑證裝訂好，放到柜子里。從審計(jì)和檢查工作來(lái)看，整齊、有條不紊的會(huì)計(jì)檔案會(huì)給檢查人員留下很好的印象，從側(cè)面體現(xiàn)出該單位嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、流暢的工作流程、穩(wěn)固的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)、規(guī)范的會(huì)計(jì)處理。近年來(lái)，各單位的離任審計(jì)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)也愈發(fā)嚴(yán)格，且都有往前追溯的要求。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)任職期限至少3年，甚至長(zhǎng)達(dá)15年以上，所以會(huì)計(jì)檔案的完整性、連續(xù)性顯得非常重要。會(huì)計(jì)人員、檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。

（二）熟悉會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，正確區(qū)分會(huì)計(jì)檔案