邱琳 時啟龍 彭小明

摘? 要：OA辦公自動化系統(tǒng)已成為各企事業(yè)單位提高整體運轉(zhuǎn)能力的有效工具。本文以我院已正式上線的院綜合管理應(yīng)用平臺為研究對象，采用理論結(jié)合實踐的方法，詳細研究和論述了我院OA系統(tǒng)的優(yōu)化升級項目。首先，本文剖析了我院OA系統(tǒng)運行的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在的主要問題，包括政務(wù)管理、門戶、固定資產(chǎn)庫、大版本升級、細節(jié)優(yōu)化五個方面;然后，確定優(yōu)化升級改造的流程，論述研究方法和原則;最后，針對總結(jié)的問題，制定優(yōu)化升級方案，在測試環(huán)境中實施并測試，經(jīng)確認后在正式環(huán)境中部署上線。經(jīng)我院員工使用反饋，系統(tǒng)升級改造后，實用性、易用性、美觀度、精簡度都得到了一定程度的提升。

關(guān)鍵詞：辦公自動化? 企事業(yè)單位? 信息化? 工作流

中圖分類號：F284? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）12（c）-0158-05

Abstract： OA office automation system has become an effective tool for enterprises and institutions to improve their overall operational capabilities. This article takes the integrated management application platform of our institute that has been officially launched as the research object， and adopts the method of combining theory with practice to study and discuss the optimization and upgrading project of our institute's OA system in detail. First of all， this article analyzes the current situation of our hospital's OA system operation， and finds the main problems that exist， including government affairs management， portals， fixed asset libraries， major version upgrades， and detailed optimization. Then， the process of optimization and upgrading is determined， and the research is discussed. Methods and principles; Finally， in view of the summarized problems， an optimized upgrade plan is formulated， implemented and tested in a test environment， and deployed in a formal environment after confirmation. After using feedback from our staff， the practicability， ease of use， aesthetics， and simplicity have all been improved to a certain extent after the system was upgraded.

Key Words： Office automation; Enterprise; Informatization; Workflow

OA是企事業(yè)單位提升現(xiàn)代化管理能力的重要工具[1]，系統(tǒng)的使用及管理是衡量其管理水平的重要標志之一[2]。OA（Office Automation），辦公自動化的簡稱，是管理技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與軟件技術(shù)等多學(xué)科交叉滲透的結(jié)果[3]。辦公自動化起源于20世紀 60年代初的美國，其后擴展到其他歐美發(fā)達國家[4]。我國辦公自動化起步較晚，可分為3個發(fā)展階段[5]，我院OA系統(tǒng)屬于第三代，“知識型OA”[6]。我院綜合管理應(yīng)用平臺采用平臺化的設(shè)計理念，以O(shè)A辦公自動化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，無縫集成省局辦公自動化系統(tǒng)、知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)3個應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)了“一個架構(gòu)、統(tǒng)一標準、用戶統(tǒng)一、業(yè)務(wù)聯(lián)動”。

1? 現(xiàn)狀與存在問題

1.1 現(xiàn)狀

我院隸屬于江西省林業(yè)局，是省局最重要的技術(shù)支撐單位之一。主要從事森林資源調(diào)查監(jiān)測、林業(yè)行業(yè)規(guī)劃、林業(yè)工程核查評價等工作。我院的公文流轉(zhuǎn)工作量大，包括上級來文與院內(nèi)部收發(fā)文;每年負責(zé)多項全省型林業(yè)調(diào)查工作，所以我院員工出差多、周期長且野外作業(yè)多。

我院OA于2018年9月下旬完成了實施方案的設(shè)計與實現(xiàn)：辦公和管理相結(jié)合，將大量頻繁的政務(wù)管理和日常事務(wù)設(shè)置成流程，還可在智能終端上移動辦公，同時引入移動電子簽章等先進技術(shù)[7]，打破了時間、空間及部門的制約，實現(xiàn)了實時審批，規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì)、透明的管理與協(xié)同的目的[8]。

1.2 存在問題

系統(tǒng)試運行一個月后，運行穩(wěn)定，后正式上線。系統(tǒng)正式運行后，我院對OA系統(tǒng)的推廣使用做了要求與規(guī)范，與此同時，對員工使用和運行過程進行了全面的調(diào)研，收集問題與建議，整理得出結(jié)論?？偨Y(jié)系統(tǒng)存在的主要問題有：政務(wù)管理所有流程頁面不夠美觀規(guī)范、流轉(zhuǎn)不靈活且步驟繁瑣;門戶美觀度不夠、展示內(nèi)容不夠精簡;固定資產(chǎn)庫未理順，未實現(xiàn)人、物、庫一一對應(yīng);大版本待升級等。針對存在的問題，結(jié)合我院的現(xiàn)實需求，于是啟動了OA系統(tǒng)的優(yōu)化升級項目。