張靜
摘 要:本文以企業(yè)采購活動的內(nèi)控工作為研究對象,對其具體執(zhí)行中的流程設(shè)計與控制要點進(jìn)行分析。通過對基本流程與控制關(guān)鍵點簡要概述,總結(jié)企業(yè)采購內(nèi)控工作的發(fā)展現(xiàn)狀條件,并從中整理出影響企業(yè)內(nèi)控優(yōu)化的具體問題。由此,將問題作為引導(dǎo),在采購計劃、產(chǎn)品質(zhì)價比、內(nèi)控合同、票據(jù)審查等工作的執(zhí)行方法上,分析具體工作方案的執(zhí)行力度,以此保證企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控工作的優(yōu)化,為相關(guān)理論研究與實踐操作提供參考材料。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制 ?采購 ?流程設(shè)計
中圖分類號:F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:2096-0298(2020)02(a)--02
企業(yè)采購工作是執(zhí)行內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié),而從其自身工作內(nèi)容上,也需要借助內(nèi)部控制的管理優(yōu)勢,保證自身的工作執(zhí)行的有效性,提高整體工作體系的發(fā)展水平。尤其在市場外部競爭日益激烈的社會環(huán)境中,這種企業(yè)內(nèi)部的管理條件,也逐漸成為影響企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性的關(guān)鍵內(nèi)容,需要得到企業(yè)決策者的高度關(guān)注重點控制。而為了更好地保證采購內(nèi)控工作的執(zhí)行效果,應(yīng)對其執(zhí)行過程中的基本程序進(jìn)行分析,并在內(nèi)控關(guān)鍵點上,保證整體技術(shù)的執(zhí)行效果。
1 采購內(nèi)控流程與關(guān)鍵點
企業(yè)采購內(nèi)容工作,應(yīng)從整體工作流程中,總結(jié)出幾個重要的關(guān)鍵控制點,在首先完成此類控制點管理方式升級的同時,逐漸加深并擴(kuò)大管理覆蓋效果,以此逐漸將內(nèi)控工作擴(kuò)散到整體的業(yè)務(wù)體系中,以此保證其對于企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展的正向影響條件。而落實到具體的工作內(nèi)容上,企業(yè)采購內(nèi)控關(guān)鍵點,可以根據(jù)流程步驟總結(jié)出以下四點關(guān)鍵控制點。
1.1 采購活動的申請與審批
這一工作內(nèi)容,屬于企業(yè)采購活動的開端,是在企業(yè)相關(guān)采購申請制度影響下的關(guān)鍵內(nèi)容。在企業(yè)各部門的運(yùn)行與生產(chǎn)活動中,根據(jù)自身相應(yīng)的采購權(quán),確認(rèn)采購的基本流程。例如,在某便利公司的采購活動中,應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際的采購需要來填寫采購活動的清單明細(xì),在所需采購物品的種類、數(shù)量、出貨時間、到貨時間等內(nèi)容上,保證整體采購申請的完整性,并在相關(guān)部門的審批認(rèn)證后,才能進(jìn)行后續(xù)的采購操作。
1.2 對于供應(yīng)商的選擇
在采購過程中,面臨市場化的社會環(huán)境,需要在采購活動中,對于供貨商的商品條件進(jìn)行分析,并在對比其價格與質(zhì)量數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上,對大批量的采購活動進(jìn)行貿(mào)易商談,以保證雙方的貿(mào)易利潤。執(zhí)行上,需要對供貨商的市場風(fēng)評作出分析,在判斷其產(chǎn)品質(zhì)量與信譽(yù)條件的基礎(chǔ)上,向企業(yè)的上級決策領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報,在其簽字確認(rèn)后,完成采購工作。在此過程中相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行回避,以此來規(guī)避采購過程中的舞弊行為。
1.3 物資驗收
在采購活動中,需要對物資進(jìn)行驗收。在確定到貨物品與采購貨物商品信息的一致性,并在倉儲物流的驗證管理程序內(nèi),對具體配送車輛的單據(jù)與貨物進(jìn)行對照,確認(rèn)無誤并簽字接收后,將這一憑證作為內(nèi)控的重要依據(jù)入檔管理。
1.4 票據(jù)管理與款項支付
在完成前期系列性的管理工作后,需要對每一流程步驟中產(chǎn)生的票據(jù)資料進(jìn)行系統(tǒng)收儲,以此為后期的財務(wù)賬款核對與支付提供基礎(chǔ)憑證。同時,通過對于票據(jù)的管理,也可以保證采購內(nèi)控工作與實際貨物流動保持互不干擾狀態(tài)。在具體工作方法上,需要在采購發(fā)票記錄進(jìn)賬目之前,由財務(wù)部門的工作人員,對具體發(fā)票信息與相關(guān)憑證進(jìn)行審核,以此保證財務(wù)資料與實際發(fā)生采購行為的對應(yīng)狀態(tài),并確定具體操作手續(xù)是否合乎基本流程規(guī)定,并按照相關(guān)法律內(nèi)容與合同約定形式,進(jìn)行后續(xù)款項的兌付,完成整體采購內(nèi)控與財務(wù)管理工作。
2 企業(yè)采購內(nèi)控工作中存在的客觀問題
企業(yè)采購工作中,存在多項問題,需要進(jìn)行系統(tǒng)化的完善,以此保證企業(yè)財務(wù)內(nèi)容運(yùn)行管理的執(zhí)行效果。而其中表現(xiàn)最為典型的,可以大致總結(jié)為以下三個方面。
2.1 采購管理制度不健全
我國當(dāng)前市場條件下,企業(yè)管理制度并不健全,并主要表現(xiàn)在企業(yè)采購資金與規(guī)模的非限制條件上,嚴(yán)重地影響了企業(yè)采購活動的計劃性,經(jīng)常發(fā)生過度采購積壓庫存的問題。同時,在開展采購活動的過程中,即便是在企業(yè)范圍內(nèi),也沒有做出統(tǒng)一性的規(guī)范,無法針對采購行為,形成規(guī)范化的管理控制,為整體運(yùn)行發(fā)展造成了負(fù)面影響。
2.2 報銷制度不真實
財務(wù)報銷內(nèi)容不真實的問題,在我國十分常見,在不同行業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)中,有著差異化的表現(xiàn)形式。而這一現(xiàn)象,也會對采購的內(nèi)控管理工作造成負(fù)面影響,并限制其規(guī)范化的發(fā)展條件。
2.3 企業(yè)內(nèi)部控制制度缺失
企業(yè)內(nèi)部控制工作,是在市場化實現(xiàn)一定規(guī)模后,才逐漸興起的管理策略,在實際企業(yè)的管理應(yīng)用中,尚處在探索與實踐階段,并沒有形成完整的應(yīng)用體系與規(guī)范性內(nèi)容。由此,即便是公司形成了內(nèi)控管理制度,但在實際控制效果上,也不能適應(yīng)現(xiàn)階段的復(fù)雜管理條件,無法發(fā)揮會計部門崗位人員在審計內(nèi)控工作中應(yīng)有的管理優(yōu)勢。
3 優(yōu)化企業(yè)采購內(nèi)控的執(zhí)行方法
3.1 制訂符合需求方向的產(chǎn)品采購計劃
計劃性管理策略,是控制企業(yè)采購總量的有效方案,可以在一定程度上,限制企業(yè)采購活動的無序性問題,并使其適應(yīng)企業(yè)的銷售發(fā)展需要,實現(xiàn)整體企業(yè)運(yùn)營的協(xié)調(diào)性發(fā)展。而對于企業(yè)采購工作的內(nèi)部控制,需形成明確的需求方向采購計劃,并在管理上,形成規(guī)范化模式,以此保證采購行為的執(zhí)行狀態(tài)。
例如,某便利公司商品部在商品配送管理上應(yīng)考慮多與運(yùn)營部溝通,就不同門店的商圈類型和銷售情況來確定商品配送方案。同時,對于統(tǒng)配商品的數(shù)量也應(yīng)謹(jǐn)慎確定。并在市場價格信息與庫存現(xiàn)有儲量兩個方面,制訂具體的采購計劃。將此計劃遞交公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,得到簽字批復(fù)才能執(zhí)行具體的業(yè)務(wù)活動。同時,這種規(guī)范化的執(zhí)行方案,也是保證采購內(nèi)控執(zhí)行效果的有效途徑。
3.2 提高產(chǎn)品質(zhì)價比審查地位
市場的復(fù)雜性是瞬息萬變的,當(dāng)企業(yè)采購部門獲取物資采購計劃之后,需要對市場情況進(jìn)行調(diào)查分析,這不僅是執(zhí)行采購工作的基礎(chǔ)條件,也是對采購內(nèi)容的關(guān)鍵要求。例如,在某便利公司進(jìn)行特定商品采購的過程中,要根據(jù)每件銷售商品的客觀銷量,在綜合評估具體商品市場周期性特征的前提下,制定這一階段的采購總量。而對于同質(zhì)商品,則需要對其品牌與質(zhì)價比內(nèi)容作出分析,在評估供應(yīng)商品牌能力與商品質(zhì)量的同時,將其與同類型或同價格的商品進(jìn)行對照,并將采集到的對照信息遞交到公司內(nèi)部管理層,經(jīng)過其授權(quán)確認(rèn)后,再完成后續(xù)的商品采購活動。
3.3 加強(qiáng)采購內(nèi)控合同規(guī)范性
合同是執(zhí)行采購工作的基礎(chǔ),也是內(nèi)控工作執(zhí)行過程中的重要參照條件。在企業(yè)的采購內(nèi)控工作中,需要對相應(yīng)的合同文件進(jìn)行重點分析,從而在保證對于采購數(shù)額與采購內(nèi)容的控制管理狀態(tài)。注意,對于未經(jīng)過采購監(jiān)督審計部門批復(fù)的合同內(nèi)容,財務(wù)部門無權(quán)限進(jìn)行兌付,并不準(zhǔn)對其進(jìn)行結(jié)算處理。
例如,在某便利公司的實務(wù)工作中,某次,同某供應(yīng)商簽訂的“委托銷售協(xié)議補(bǔ)充條款”中,并沒有其公司法人代表的公章,僅有企業(yè)公章。爭議條件,就屬于典型的合同信息內(nèi)容不完整,需要由相關(guān)工作人員對這一問題進(jìn)行修正,以此保證合同的有效性。
又如,同樣在某便利公司的商品設(shè)計工作中,同某供應(yīng)商的“供應(yīng)商銷售情況及續(xù)簽合同洽談審批表”中,帶有“周年慶費用5000元”這一項目。但在具體的合同內(nèi)容上,并沒有涉及這一條款內(nèi)容的信息。同時,在具體合同信息中,也未對商品的實際價格作出具體承諾,反而在合同內(nèi)容上,注明了“供應(yīng)商給某便利公司的價格以以上承諾為準(zhǔn),如供應(yīng)商違反上述承諾,則支付違約金壹拾萬元”的信息。在沒有承諾商品價格的前提下,即便是供應(yīng)商的價格存在問題,對于公司的違約金,也無法有效地兌現(xiàn),所以,這一合同內(nèi)容也存在不完整的特征,并不具備相應(yīng)的法律約束力。
3.4 落實企業(yè)采購商品質(zhì)量的審查工作
強(qiáng)化采購物資的質(zhì)量檢查,需要在物資入庫前,進(jìn)行細(xì)致的質(zhì)量檢查,并執(zhí)行事中監(jiān)管的執(zhí)行計劃,在完成外觀檢查工作的基礎(chǔ)上,由內(nèi)控監(jiān)管部門與物資使用部門進(jìn)行協(xié)同檢查,保證商品基本的使用與銷售狀態(tài)。同時,還需將具體的檢查分析單據(jù)遞交給內(nèi)控審核部門,以此保證檢查分析的有效性與管理規(guī)范狀態(tài)。
3.5 完善企業(yè)審查會計信息系統(tǒng)
現(xiàn)代化的企業(yè)審查管理,在會計實務(wù)工作中,形成了完整的信息化工作系統(tǒng)。在實務(wù)操作中,需要對具體工作環(huán)節(jié)上的操作票據(jù)進(jìn)行儲存管理,并在存儲數(shù)據(jù)信息與影印數(shù)據(jù)資料的同時,完成對于采購工作行為各執(zhí)行步驟的說明與確定。而將具體購貨發(fā)票、檢驗報告、運(yùn)輸單據(jù)、入庫證明等單據(jù)信息作為有效的管理條件,也可以將每一種采購貨物的具體流動途徑進(jìn)行說明,使企業(yè)的內(nèi)控管理工作得到維護(hù)。
3.6 建立采購崗位輪換工作制度
為了提高企業(yè)采購工作的內(nèi)控工作質(zhì)量,還需要得到人資制度內(nèi)容的配合。方法上,通過人資制度中設(shè)定的采購崗位輪換制度,避免工作人員長期處于一個固定的崗位上,而產(chǎn)生思想與行為上的惰性問題,并降低出現(xiàn)廉潔風(fēng)險問題的概率,保證采購內(nèi)控工作制度的執(zhí)行效果。
注意,在執(zhí)行這一制度的基礎(chǔ)上,務(wù)必要保證具體采購工作形成了完整的崗位工作方法規(guī)范,可以對實務(wù)操作的崗位工作人員,形成有效的方法指導(dǎo)。經(jīng)過這種崗位工作固定而人員流動運(yùn)行模式,可以更好地保證內(nèi)控管理的執(zhí)行效果。另外,從企業(yè)的角度出發(fā),通過業(yè)務(wù)人員的調(diào)換,可以讓合作商明確其與企業(yè)合作的條件,而并非與業(yè)務(wù)人員合作,以此更好地保證供貨質(zhì)量,贏得企業(yè)的信任與選擇,保持長期合作關(guān)系。
3.7 形成系統(tǒng)內(nèi)控工作審查體系
形成完整的內(nèi)控審查體系,可以對內(nèi)控工作的執(zhí)行情況進(jìn)行具體且細(xì)致的監(jiān)督管理,并在多部門聯(lián)合辦公的條件下,減少采購活動中的風(fēng)險性問題。方法上,可通過與采購部門的聯(lián)合,形成供應(yīng)商的準(zhǔn)入機(jī)制,并通過細(xì)化的考核方法,篩選市場環(huán)境中的供應(yīng)商,在對其生產(chǎn)能力、銷售水平、市場信譽(yù)等綜合性信息進(jìn)行系統(tǒng)化評估的基礎(chǔ)上,確保合作的有效性,以此保證自身采購商品的質(zhì)量條件,進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化自身發(fā)展的管理目標(biāo),使采購內(nèi)控工作的應(yīng)用價值得到延伸。
4 結(jié)語
綜上所述,企業(yè)采供的內(nèi)控管理工作,是保證企業(yè)正常運(yùn)行的重要條件,也是保證企業(yè)盈利水平、優(yōu)化市場競爭條件的重要組成部分。針對這一重要內(nèi)容,需要在企業(yè)的內(nèi)控信息中,形成系統(tǒng)化的管理,在清晰規(guī)整企業(yè)采購內(nèi)控流程的基礎(chǔ)上,保證企業(yè)運(yùn)行發(fā)展?fàn)顟B(tài),并在執(zhí)行策略上,針對性地處理實際采購內(nèi)控中存在的局限性問題,使整體的采購內(nèi)控工作,可以發(fā)揮出應(yīng)有的價值作用,為企業(yè)的持續(xù)性健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性的動力條件。
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