秦紫英

摘?要：在改革開放的新環(huán)境里，經(jīng)濟(jì)水平得到提升，各項(xiàng)資源持續(xù)發(fā)展壯大，共同推動(dòng)科技不斷走向新臺(tái)階。盡管目前加快了社會(huì)人員流動(dòng)速度，然而卻增加了事業(yè)單位檔案管理壓力，針對(duì)信息化方面的要求越來越多。當(dāng)前事業(yè)單位在檔案資料管理工作量上持續(xù)增加，所以在管理日常事務(wù)和員工檔案資料方面越發(fā)繁瑣。為了增強(qiáng)單位檔案管理信息化水平，首要任務(wù)是優(yōu)化檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新管理方法，為檔案管理效率提供保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

1 檔案管理信息化影響

追溯到很久以前，檔案管理形式通常選為紙質(zhì)材料，長時(shí)間下去，紙質(zhì)材料在存儲(chǔ)期間極易被損壞，究其根本是受自然條件的限制，亦或是員工在保存或傳送環(huán)節(jié)不小心損壞。檔案對(duì)任何單位而言都是非常重要的，不但涉及所有員工的個(gè)人資料，還包括單位加入的一些社會(huì)活動(dòng)，與單位后期發(fā)展有著直接聯(lián)系。所以，檔案若是被毀壞，數(shù)據(jù)和資料信息就會(huì)缺失，單位所面臨的經(jīng)濟(jì)損失與社會(huì)負(fù)面影響會(huì)較為嚴(yán)重。基于信息化視域下的檔案管理，一方面能夠再次復(fù)制檔案資料，以免遭遇自然環(huán)境和人為條件的損壞。

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理而言，首先區(qū)分檔案類型進(jìn)而加強(qiáng)整理，緊接著在檢索過程中，需按照類別才能調(diào)取檔案數(shù)據(jù)，因此所消耗的時(shí)間非常多，人力資源成本嚴(yán)重浪費(fèi)。在對(duì)資料進(jìn)行檢索時(shí)，所面臨的問題非常多，最明顯的就是檔案不完善，另外在調(diào)取資料時(shí)，對(duì)整理好的檔案資料造成影響，打亂最初的順序，增加了后期歸類難度?；诖耍热魧⑿畔⒒绞綕B透至檔案管理中，利用電腦檢索形式，找出所需資源，提升檢索精準(zhǔn)性，同時(shí)還能節(jié)省時(shí)間[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化問題

2.1 改革機(jī)制問題

目前部分事業(yè)單位依舊遵循傳統(tǒng)檔案信息化管理要求及問題，統(tǒng)一調(diào)整和安排檔案管理系統(tǒng)，隨后從其他路徑入手改良和完善事業(yè)單位管理內(nèi)容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對(duì)于檔案管理機(jī)制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機(jī)制已開始創(chuàng)新，然而效果卻不明顯[2]。基于信息化背景下，事業(yè)單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對(duì)象，盡管管理活動(dòng)靈敏性強(qiáng)，但其改革機(jī)制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理工作效率不高。

2.2 技術(shù)欠缺

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，科學(xué)應(yīng)用信息化技術(shù)是提高檔案管理工作質(zhì)量的前提基礎(chǔ)。然而面對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀來講，在使用信息化技術(shù)方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時(shí)沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質(zhì)材料加以保存，這樣不但存儲(chǔ)時(shí)間短，還不利于后期查找。對(duì)此，為了突出檔案完好性，事業(yè)單位應(yīng)將信息化技術(shù)手段融入其中。

2.3 建設(shè)細(xì)節(jié)不合理

信息化建設(shè)落后是事業(yè)單位檔案管理的突出問題之一，不夠統(tǒng)一。基于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境下，相關(guān)軟件沒有做到妥善安排，編制、持續(xù)性非常弱，一些信息資源無法進(jìn)行共享。總的來講，管理軟件是不能協(xié)助檔案管理來查閱資料和文件的，加之檔案管理內(nèi)容雜亂，增加了信息化建設(shè)難度。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點(diǎn)方法

3.1 明確建設(shè)目標(biāo)

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化方法之一是明確建設(shè)目標(biāo)，為其提供精準(zhǔn)的推行計(jì)劃，表明管理目標(biāo)和內(nèi)容，充分展現(xiàn)檔案管理效率，為其長足建設(shè)和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。所以，在經(jīng)過詳細(xì)且全面的對(duì)事業(yè)單位發(fā)展趨勢(shì)和情形展開討論后，認(rèn)為其應(yīng)熟悉和掌握信息化發(fā)展要求并進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)籌備，在明確檔案管理技術(shù)的同時(shí)進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)容，加快檔案管理信息化建設(shè)速度。另一方面，針對(duì)檔案設(shè)計(jì)來說，部門之間要積極配合，彰顯工作的實(shí)用性和活躍性，擴(kuò)大管理規(guī)模，加大信息化建設(shè)力度。對(duì)此在開展此項(xiàng)工作之前，需提前布置好，將更多信息資源滲透其中。

3.2 調(diào)整網(wǎng)站系統(tǒng)

自從在事業(yè)單位檔案管理中融入信息化內(nèi)容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認(rèn)可。隨著新時(shí)代的到來，相關(guān)責(zé)任人需全面分析信息站點(diǎn)的資源，結(jié)合檔案管理信息化服務(wù)要求，做好網(wǎng)站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)同時(shí)，優(yōu)化相關(guān)管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實(shí)施。在建設(shè)信息化的過程中，需聯(lián)結(jié)檔案管理體系和事業(yè)單位系統(tǒng)，以一體化管理為基礎(chǔ)，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)，提高企業(yè)收益。

3.3 定期組織人員培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)定期組織員工培訓(xùn)，提高員工專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)水平，更好的結(jié)合檔案管理信息化技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容。針對(duì)單位使用紙質(zhì)資料進(jìn)行管理的情況，需加以勸解和完善，引入創(chuàng)新型技術(shù)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展。為了確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)，事業(yè)單位需舉辦技術(shù)講座，使員工熟練駕馭信息技術(shù)，更好的為企業(yè)服務(wù)。

3.4 突出檔案工作信息化管理水平

在新的發(fā)展環(huán)境下，事業(yè)單位對(duì)加強(qiáng)檔案管理信息化水平有著嚴(yán)格要求，針對(duì)單調(diào)的檔案管理設(shè)施予以替換，更改的是新型信息化管理方法，不僅可以盡快搜尋和存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，減少員工工作量，合理調(diào)整資源并充分使用。針對(duì)電子檔案環(huán)節(jié)要定期清理存在的問題，降低被盜取的幾率。

3.5 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

構(gòu)建新穎的、與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相契合的檔案管理機(jī)制，從而完成事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的工作任務(wù)?？偟膩碇v，基于信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，首要任務(wù)是改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，增設(shè)檔案管理制度，從實(shí)際入手，結(jié)合管理現(xiàn)狀加強(qiáng)責(zé)任體系，突出信息化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。另一方面，在改變理念的基礎(chǔ)上，依照法律條例，加大監(jiān)管審批力度，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

綜上，在各個(gè)領(lǐng)域都能看到信息化的影子，其建設(shè)逐漸成為時(shí)代的潮流。將信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中去，從而推動(dòng)其發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化目標(biāo)。為此，工作人員需了解信息化知識(shí)，優(yōu)化相關(guān)制度和檔案管理手段，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]云庭.事業(yè)單位人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的實(shí)踐思考[J].智庫時(shí)代，2019（2）：61-63.

[2]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].勞動(dòng)保障世界，2018（2）：56.