袁伍琴

對我們每一個人來說，管理與我們的學(xué)習(xí)、工作、生活息息相關(guān)，也可以說，我們每個人都是管理者，我們需要管理自己的孩子、管理自己的健康、管理自己的財務(wù)、管理自己的時間、管理自己的團(tuán)隊等;但我們也經(jīng)常抱怨自己健康狀況不如前、家庭財務(wù)入不敷出、學(xué)習(xí)時間不夠用、員工工作不盡如人意……為什么會出現(xiàn)這樣的狀況呢？究其原由，我認(rèn)為主要問題是我們不知道管理應(yīng)該管什么，怎么有效管理？其實，只要我們從管理的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制四大職能著手，所有問題應(yīng)該就可以迎刃而解了。

一、管理職能行使的現(xiàn)狀

在公司的管理工作中，特別是年初，各個管理單位和部門，各業(yè)務(wù)口子都會制定并下發(fā)年度的管理目標(biāo)和工作計劃。各種工作計劃可謂洋洋灑灑、周到詳實，既有任務(wù)目標(biāo)，也有月季年工作計劃，都注明了責(zé)任主體，明確了完成時間。但是，管理過程沒有業(yè)務(wù)指導(dǎo)跟蹤，沒有狀態(tài)檢查評價、沒有問題原因分析、沒有工作持續(xù)改進(jìn)，只是到期再發(fā)通知收工作總結(jié)了事。造成如此“工作計劃很豐滿、工作效果很骨感”的管理現(xiàn)狀，其主要原因是沒有發(fā)揮好管理的四項職能，也就是沒有真正把握好管理究竟應(yīng)該管什么、怎么管的問題。

二、管理四項職能的管控

1.計劃——找到要做的事情。計劃是管理的首要職能，無論大事小事，管理者都不能缺少事先的籌劃，“凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢”就是強(qiáng)調(diào)計劃的重要性。計劃是在分析預(yù)測客觀的需要（外部環(huán)境）和主觀的可能性（自身條件）的基礎(chǔ)上，提出未來一定時期內(nèi)要達(dá)到的目標(biāo)及實現(xiàn)目標(biāo)的途徑和方法。計劃工作先要做的是分析內(nèi)外部環(huán)境，在對內(nèi)外部環(huán)境有一個清晰認(rèn)知的基礎(chǔ)上，為組織的發(fā)展制定一個合適的目標(biāo)，所謂合適的目標(biāo)，就是與組織的內(nèi)部狀況相對應(yīng)，與組織的外部環(huán)境相適應(yīng)、組織通過一定努力可以實現(xiàn)的目標(biāo)。當(dāng)然，找到并不等于目標(biāo)已經(jīng)實現(xiàn)，重要的是制定實現(xiàn)行動方案。因此，管理計劃包括三個方面的工作：科學(xué)分析預(yù)測（內(nèi)外部環(huán)境）、確定合適目標(biāo)、制定行動方案。需要特別注意的是，只有經(jīng)過論證的行動方案目標(biāo)才是我們需要的目標(biāo)（任務(wù)）。同時，計劃的職能告訴我們，作為管理者要樹立“途徑——目標(biāo)”意識，不能只給下屬提要求、下任務(wù)，而要在為下屬指明前進(jìn)方向的同時，預(yù)計可能出現(xiàn)的困難，指導(dǎo)他們找到實現(xiàn)途徑和方法，甚至和他們一起制定行動方案。

2.組織——把事情交給合適的人去做。制定出切實可行的行動方案（計劃）之后，就是組織必要的人力和資源去執(zhí)行，管理的組織職能就是要安排分散的人或事物，把計劃的事情落實到不同的部門、不同的崗位，最終落實到不同的員工身上，組織工作的要點是：其一，“事事有人做、事事得其人;人人有事做、人人得其事”是組建工作團(tuán)隊的基本原則，要遵循“先有目標(biāo)、再有崗位、而后配人”的程序，也就是先分解、確定工作任務(wù)，再根據(jù)完成任務(wù)的需要安排合適從事這一工作的人。其二，讓團(tuán)隊人員在分工中團(tuán)結(jié)協(xié)作是組織工作的核心。目標(biāo)是由許多具體業(yè)務(wù)組成的，一方面，不同的業(yè)務(wù)，對從業(yè)者的具體要求是不同的。因此，要根據(jù)業(yè)務(wù)的需要把業(yè)務(wù)分配給不同的人來完成。另一方面，不同的業(yè)務(wù)又是為實現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)服務(wù)的，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間并不是完全獨立的，而是有機(jī)聯(lián)系的，需要相互協(xié)作完成。在實際工作中，許多工作并不是一個部門、一個崗位或一個人能完成的，它離不開不同部門、崗位、人員之間的相互配合。因此，在進(jìn)行任務(wù)劃分的同時，還需要明確每個部門、崗位的職權(quán)與責(zé)任，以確保各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

3.領(lǐng)導(dǎo)——讓做事的人自己會做、愿做。在制定好行動方案（計劃）、組織團(tuán)隊安排好分工之后，工作任務(wù)的完成者成為決定因素。目標(biāo)實施過程中，員工往往會出現(xiàn)動力不足（不愿做、積極性不高）、關(guān)系不和（相互扯皮或爭功）、理解出現(xiàn)偏差（不會做、不知道該如何去做）等情況，這些問題如果不能及時有效地解決，目標(biāo)的實現(xiàn)就會成一句空話。此時，需要管理者對員工進(jìn)行激勵、添加動力、協(xié)調(diào)關(guān)系，保證團(tuán)結(jié)協(xié)同，指引方向，指導(dǎo)具體工作。

具體來說，領(lǐng)導(dǎo)工作就是通過思想溝通、精神和物資激勵來調(diào)動、激發(fā)下屬的積極性和創(chuàng)造性;通過指導(dǎo)他們的活動，推進(jìn)他們的工作，規(guī)范、協(xié)調(diào)他們的行為，解決他們的沖突。行使領(lǐng)導(dǎo)職能不是管理者什么都自己去做，而是在下屬或與下屬一起實現(xiàn)組織目標(biāo)的過程，施展領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)影響力，使下屬心甘情愿地為組織的目標(biāo)努力。一些領(lǐng)導(dǎo)者總希望下屬業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作積極性高，但現(xiàn)實總不盡如人意，于是就不停地報怨“世間千里馬常有，而伯樂不常有”，換句話說，千里馬的本領(lǐng)需要伯樂來發(fā)掘。因此，領(lǐng)導(dǎo)者成天報怨員工不稱職是沒有用的，領(lǐng)導(dǎo)者需要做的是以伯樂的姿態(tài)對員工進(jìn)行指導(dǎo)、激勵和協(xié)調(diào)，把每個員工都變成各自崗位上的“千里馬”。

4.控制——確保事情按要求進(jìn)行。一件事情，無論準(zhǔn)備的多么完善，目標(biāo)制定得多么切合實際，在沒有實現(xiàn)之前，它只是文字式的、主觀上的東西。完成工作任務(wù)的過程，總會出現(xiàn)意想不到的情況，這是因為制定行動方案時不可能考慮得十全十美，執(zhí)行中難免會有這樣或那樣的問題出現(xiàn)，更關(guān)鍵的是環(huán)境的變化無法準(zhǔn)確預(yù)測和把握，要保證工作按既定計劃進(jìn)行，就必須對實際工作過程進(jìn)行監(jiān)控、檢查，將實際工作情況與既定計劃要求進(jìn)行比較，一旦存在偏差，就要分析原因、糾正偏差，使實際行動與目標(biāo)保持一致，這就是控制。

管理控制就是要根據(jù)工作計劃和任務(wù)目標(biāo)，設(shè)定檢查點和制定控制標(biāo)準(zhǔn)。定點對照衡量實際工作成效，如果實際工作與標(biāo)準(zhǔn)之間沒有偏差，工作繼續(xù);如果有偏差，則先分析偏差產(chǎn)生的原因，對于工作失誤造成的偏差，需要通過加強(qiáng)管理和監(jiān)督來糾正，使工作按照計劃和目標(biāo)的要求繼續(xù)進(jìn)行下去;如果偏差是原有計劃或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計不當(dāng)導(dǎo)致的，或是由于內(nèi)外部環(huán)境的變化而產(chǎn)生，并且其他措施都被證明無效時，則要考慮對原有的計劃或標(biāo)準(zhǔn)加以調(diào)整或修改，按照新的計劃或標(biāo)準(zhǔn)開始新一輪控制，要通過每一個管理控制點使工作偏差不斷縮小，確保組織目標(biāo)的最終實現(xiàn)。

三、結(jié)論

管理的四個職能之間不是孤立的，而是相互聯(lián)系的。為了有效地實現(xiàn)組織的目標(biāo)，需要管理計劃找到要做的事情，然后通過管理組織把這些事情交給不同的人去做，并通過管理領(lǐng)導(dǎo)讓這些人的能力適應(yīng)工作要求（會做），而且愿意從事分配給他的工作（愿意做）。在這一過程中，還需要通過管理控制、確保不同的人所做的事情是按照計劃的要求進(jìn)行的，管理控制發(fā)現(xiàn)的問題，總結(jié)出來的經(jīng)驗必然會為下一個組織的目標(biāo)實現(xiàn)積累管理經(jīng)驗。行使管理的“計劃-組織-領(lǐng)導(dǎo)-控制”職能是一個PDCA循環(huán)往復(fù)的過程，發(fā)揮好管理的四個職能，我們的管理水平和能力就會不斷得到提高和增強(qiáng)。

（作者單位：成都成飛會議服務(wù)有限公司）