摘 要：信息化時代，教學(xué)檔案參考、憑證和傳承價值得以拓展和延伸。本課題以教學(xué)檔案的價值為出發(fā)點，探討信息化時代教學(xué)檔案利用的現(xiàn)狀和問題，并從加強數(shù)字化資源建設(shè)、豐富教學(xué)檔案利用方式、完善檔案資源整合的角度提出教學(xué)檔案利用的對策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息化;教學(xué)檔案;價值;利用

教學(xué)檔案是高校長期以來在教學(xué)實踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等教學(xué)活動中積累和形成的真實記錄，體現(xiàn)了高校教學(xué)活動的經(jīng)驗和智慧，對學(xué)校教學(xué)活動的開展具有多元化的價值。信息化時代，教學(xué)檔案的收集、管理和利用方式都發(fā)生了巨大的變化，隨著高校教學(xué)理念、檔案管理理念的不斷更新，教學(xué)檔案的價值也得以在其傳統(tǒng)的參考價值、憑證價值上不斷延伸。

一、信息化時代教學(xué)檔案的價值

1.參考價值。從管理層面來說，教學(xué)檔案的參考價值主要體現(xiàn)在對教學(xué)活動及相關(guān)決策的借鑒方面。學(xué)校在針對教學(xué)制定或出臺規(guī)章制度時，首先要做前期的調(diào)查和研究，以對過去和現(xiàn)在的教學(xué)情況進行全面的了解。教學(xué)檔案作為各項教學(xué)活動的真實記錄，有著詳實的材料作為領(lǐng)導(dǎo)決策的直接來源。一方面能夠提高調(diào)查研究的效率，直接提供參考。另一方面還能夠針對不同時期的教學(xué)檔案進行對比，發(fā)現(xiàn)各個階段的經(jīng)驗教訓(xùn)，從而為領(lǐng)導(dǎo)的決策、教學(xué)計劃的制定提供有力的參考。

從教學(xué)層面來說，教學(xué)檔案又給專任教師提供了參考。教學(xué)檔案體現(xiàn)了學(xué)校各個階段的教學(xué)風格、教學(xué)特點、教學(xué)模式，能夠為教師提供全面的參考。對新進教師來說，想要快速的提高教學(xué)水平、掌握學(xué)校教學(xué)特色，首先就要學(xué)習和參考教學(xué)檔案。

此外，教學(xué)檔案還是開展教學(xué)評估的重要參考依據(jù)。而且，數(shù)字化和信息化更易于管理者和教師對教學(xué)檔案進行可視化分析，更能發(fā)揮其參考價值。

2.傳承價值。教學(xué)檔案是檔案的一種，具備普遍性的檔案功能，即文化傳承功能。教學(xué)是學(xué)校的本職任務(wù)，可以說，自學(xué)校創(chuàng)立起，教學(xué)檔案產(chǎn)生并保存下來。因此教學(xué)檔案無論是在內(nèi)容的豐富度上還是時間的跨度上都保持著較高的水準。在過去，教學(xué)檔案通常是以文字的形式記錄和保存學(xué)校的教學(xué)活動，這些檔案資源具有傳承的功能，體現(xiàn)了學(xué)校在各個歷史階段的教學(xué)經(jīng)驗和教學(xué)成就，是校園精神和校園文化的重要載體。校園文化一脈相承，教學(xué)檔案的連續(xù)性是對校園文化的傳承和延續(xù)。在信息化時代，教學(xué)檔案的收集、保存和管理更加便利，數(shù)字檔案的載體可分離性、網(wǎng)絡(luò)傳輸性特點進一步延長了信息保存的時效和信息傳播的效率。在信息化背景下，學(xué)?？梢酝ㄟ^收集更多的教學(xué)檔案來延續(xù)和傳承豐富的校園文化，同時借助現(xiàn)代化的多媒體技術(shù)，加強校園文化氛圍的營造，強化教學(xué)檔案的傳承價值。

3.憑證價值。教學(xué)檔案的內(nèi)容較為豐富，它既包括教師層面的教師業(yè)務(wù)檔案，同時也包括了學(xué)生層面的學(xué)生檔案。這些檔案共同反映了不同主體的客觀教學(xué)活動，具有憑證價值。從教師業(yè)務(wù)檔案來看，教學(xué)檔案記錄了教師的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)過程、教學(xué)成就、科研情況等等，這些都是教師教學(xué)能力的真實憑證。因此學(xué)校在進行教師職稱評定、干部任免時會對教師教學(xué)檔案進行調(diào)閱，將其作為憑證之一。而從學(xué)生的角度來說，教學(xué)檔案反映了學(xué)生在校期間內(nèi)的各項課程學(xué)習和考核的情況，而在教務(wù)管理中，學(xué)生學(xué)籍檔案更是學(xué)生身份的真實憑證。與其他后期記錄和收集的檔案不同的是，學(xué)籍等原始性的檔案資料在學(xué)生畢業(yè)、求職、深造活動中發(fā)揮著極其重要的憑證價值。在信息化時代，傳輸網(wǎng)絡(luò)化和資源數(shù)字化讓教學(xué)檔案的服務(wù)與利用更加便利和豐富，一些學(xué)校已開發(fā)了在線學(xué)籍認證、成績認證等教學(xué)檔案服務(wù)新模式，這些都是教學(xué)檔案憑證價值的體現(xiàn)。

二、教學(xué)檔案利用現(xiàn)狀及問題

1.對教學(xué)檔案利用主體限制多，數(shù)字化資源建設(shè)不完善。檔案本身就具備真實性和保密性的特點，特別是教學(xué)檔案中還包含了學(xué)生的各種個人信息，因此在教學(xué)檔案的利用上無法做到全面的開發(fā)，同時還要對使用的身份和目的進行限制。

當前，我國學(xué)校大部分檔案館會對查閱者的相關(guān)信息進行登記，一般包括登記使用人或單位的信息、利用目的、時間、內(nèi)容等。這就一定程度上限制了檔案使用人的積極性，而從利用主體的身份上來看，主要包括學(xué)校、學(xué)生、教職工、校外企事業(yè)單位和政府機關(guān)等等?？梢钥闯?，教學(xué)檔案的利用主體較多，同時利用主體的年齡跨度、知識層次、行業(yè)都有所不同，對于檔案利用服務(wù)方式、內(nèi)容的需求都不同，這就給教學(xué)檔案的利用提出了很高的要求。另一方面，由于利用的主體多，也需要有足夠的檔案資源予以支撐，但當前我國大多數(shù)學(xué)校檔案信息資源整合力度較弱，很多教學(xué)檔案尚未完成數(shù)字化，且數(shù)字化的標準、規(guī)范也不統(tǒng)一，一定程度上影響了教學(xué)檔案的利用。

2.教學(xué)檔案利用方式單一。信息化背景下教學(xué)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢給其利用帶來了多種便利，但從現(xiàn)有的教學(xué)檔案利用形式來看，還大多聚焦于信息資源服務(wù)，沒有充分發(fā)揮出教學(xué)檔案的多重價值。這主要是兩方面原因造成的：一是資源支撐不足。當前，受人力、資金、技術(shù)等多方面的原因，很多教學(xué)檔案的利用無法開展。以學(xué)生個性化檔案為例，在硬件上需要服務(wù)器配置、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施;軟件上需要深度的內(nèi)容分析、高效的管理軟件、用戶反饋系統(tǒng)、前端系統(tǒng)、后端系統(tǒng)等各個方面，這對于很多檔案管理部門來說無法實現(xiàn)。大多數(shù)的檔案管理部門僅能從現(xiàn)有的館藏資源出發(fā)，開展較為基礎(chǔ)的在線查詢和數(shù)字展覽服務(wù)，導(dǎo)致了檔案服務(wù)與利用覆蓋面窄，無法滿足用戶更廣、更多的需求。

3.檔案資源整合不足。一般情況下，教學(xué)檔案是對教學(xué)相關(guān)檔案的統(tǒng)稱，從具體的內(nèi)容上包括教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)評估等多個方面，從對象上又包括學(xué)生、教師、教務(wù)管理部門等等。在內(nèi)容上十分復(fù)雜，也給檔案管理部門提出了較高的要求。因此，教學(xué)檔案范圍、種類、體量都十分龐大，而想要將這些有價值的信息利用起來，就需要對其進行有機整合。但目前我國大多數(shù)學(xué)校檔案管理還較為分散，沒有形成集中統(tǒng)一的管理，無專職人員。教學(xué)檔案的上下流通部門還存在較為明顯的信息壁壘，在教務(wù)相關(guān)活動產(chǎn)生的檔案無法高效地與其他部門共享，學(xué)生、教師、教務(wù)管理幾大主體缺乏有機的整合。同時，由于管理對象和檔案收集對象的不同，對于教學(xué)檔案的認識以及檔案管理工作水平有著明顯差異。檔案收集與管理有待規(guī)范化、標準化。

三、信息化時代加強教學(xué)檔案利用的途徑

1.加強教學(xué)檔案知識與政策宣傳，完善數(shù)字化資源庫建設(shè)。針對教學(xué)檔案利用主體多元、數(shù)字化資源建設(shè)不完善的問題，首先學(xué)校檔案和教務(wù)管理部門應(yīng)借助信息化手段，通過多種方式、多元渠道開展教學(xué)檔案宣傳工作，以引起各利用主體的重視。做好教學(xué)檔案價值宣傳，針對教學(xué)檔案參考、憑證、傳承價值進行專門的宣傳，一方面通過舉辦講座、交流會、研討會開展線下的知識普及工作;另一方面借助微博、微信等新媒體，在檔案的門戶網(wǎng)站和自有新媒體頻道開設(shè)檔案知識的宣傳，尤其是在新媒體平臺建設(shè)上，可以通過設(shè)置相關(guān)的關(guān)鍵字自動回復(fù)讓用戶主動地去了解檔案的政策法規(guī)，同時還可以通過分類說明和知識問答等方式增強知識和政策宣傳的趣味性。其次，針對過去的老舊檔案開展數(shù)字化工作，通過掃描的方式將老舊資料進行電子化轉(zhuǎn)換，延長其壽命，提高其利用率，實現(xiàn)數(shù)字化和紙質(zhì)文檔雙軌制并行，以不斷豐富數(shù)字化教學(xué)檔案資源庫，為檔案利用提供支撐。

2.借助信息化手段，豐富教學(xué)檔案利用方式。在教學(xué)檔案數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案管理部門應(yīng)敢于突破自我，不斷探索檔案利用的新模式和新方法，為師生、社會提供豐富多元的檔案利用服務(wù)。為了更好的發(fā)揮教學(xué)檔案的參考價值和憑證價值：第一，要編制較為科學(xué)的信息化檢索工具，包括檔案全引目錄、案卷目錄等，以基本滿足利用者的需求。第二，借助新媒體傳播范圍廣、速度快、中心化的特點，開通在線咨詢服務(wù)，進一步突破時空的限制，拓寬了檔案利用的渠道，實現(xiàn)線上線下兩軌并行的工作格局。第三，結(jié)合工作實際和教學(xué)檔案資源的特點，從優(yōu)化用戶體驗的角度豐富教學(xué)檔案服務(wù)，除基礎(chǔ)性的檔案查詢、檔案調(diào)閱外，順應(yīng)教學(xué)檔案需求多元化，開發(fā)個性服務(wù)、可視化服務(wù)等用戶層面的教學(xué)檔案信息服務(wù)，方便用戶查看和調(diào)閱教學(xué)檔案，更好地發(fā)揮教學(xué)檔案的價值。

3.加強上下游溝通，整合教學(xué)檔案資源。信息化背景下，教學(xué)檔案的利用對學(xué)校各部門之間的協(xié)調(diào)合作提出了更高的要求。一方面，作為檔案管理部門，應(yīng)準確把握檔案利用的趨勢，了解檔案利用者的需求，著力搭建系統(tǒng)化的服務(wù)平臺，推動教學(xué)檔案利用的協(xié)調(diào)發(fā)展。另一方面，教務(wù)管理部門也應(yīng)提高認識，明確教學(xué)檔案的多元價值，在資源上予以支持。針對檔案信息資源整合不足的情況，首先應(yīng)從學(xué)校的層面規(guī)范教學(xué)檔案的收集與整理，分別從教師、學(xué)生和教務(wù)管理部門三個主體強化檔案的收集工作，打通各個主體間的信息壁壘。其次，二級學(xué)院要加強各部門之間的配合。教務(wù)與學(xué)工處應(yīng)共同開展教學(xué)檔案的收集與管理工作，按照學(xué)校的要求整理匯編，以推動各學(xué)院教學(xué)檔案的整齊劃一，以完整的資源體系支撐教學(xué)檔案利用的開發(fā)。

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（作者單位：西北民族大學(xué)藏語言文化學(xué)院）

作者簡介：昂秀措（1987-），女，西北民族大學(xué)藏語言文化學(xué)院教學(xué)管理辦公室主任、館員。