陸莉莉

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對報(bào)業(yè)集團(tuán)人事檔案管理工作提出了更高的要求。提高報(bào)業(yè)集團(tuán)人事管理的科學(xué)水平已經(jīng)成為了一個(gè)必然的發(fā)展趨勢。為此，檔案管理人員必須要做到不斷的提高自身的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，逐步改變傳統(tǒng)觀念，采用先進(jìn)的管理方法及手段對檔案進(jìn)行管理。本篇文章簡單分析了報(bào)業(yè)集團(tuán)的人事檔案管理工作，希望可以給同行帶去一些啟發(fā)。

關(guān)鍵字：報(bào)業(yè)集團(tuán);人事檔案;管理水平

前言

人事檔案管理在報(bào)業(yè)集團(tuán)日常的企業(yè)管理中占據(jù)著非常重要的地位。通過對年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份等的記錄，使之更好的服務(wù)于報(bào)業(yè)集團(tuán)的干部選拔、任用和管理等工作。如今，許多機(jī)構(gòu)正在逐漸的關(guān)注人事檔案管理工作的重要性。但是，由于種種原因，檔案管理水平一直難以得到提高，造成人才流失、人才發(fā)展受限等不良影響。積極的尋找提高人事檔案管理水平相對應(yīng)的方法，杜絕檔案管理中出現(xiàn)嚴(yán)重的問題，成為了急需解決的工作。

一、科學(xué)管理檔案的意義

檔案的管理具有重大的使用價(jià)值以及對重要的歷史資料進(jìn)行查詢的價(jià)值，可以為提拔干部、晉升職務(wù)、辦理退休等工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)。隨著時(shí)代和社會的快速發(fā)展及進(jìn)步，檔案的數(shù)量也變得越來越多，其形式不僅僅只是局限于傳統(tǒng)文字的應(yīng)用。這些情況都給人事檔案管理提出了更高、更全面的要求。因此，人事檔案管理的科學(xué)水平應(yīng)該得到進(jìn)一步的提高，管理人事檔案的重要意義體現(xiàn)在以下幾方面：第一點(diǎn)，逐步地提高檔案管理科學(xué)水平，有利于檔案管理工作更具規(guī)范性、科學(xué)性和制度性，更有利于發(fā)展，從而大大提高檔案管理質(zhì)量;第二點(diǎn)，從科學(xué)管理性質(zhì)上來講，利用先進(jìn)的信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)對人事檔案材料進(jìn)行處理，能保障管理過程更便捷、更有效，能較好的體現(xiàn)檔案材料本身的價(jià)值。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

盡管和過去相比，人事檔案管理的一些突出問題已經(jīng)得到了逐步有效的解決，人事檔案管理水平也有了明顯的提升，但仍存在一些不容忽視的問題及不足。體現(xiàn)為：第一點(diǎn)，需要改進(jìn)人事檔案的管理方法。在人事檔案管理方法中，依然以紙質(zhì)檔案為主，人事檔案電子化管理尚未得到廣泛的普及。由于紙質(zhì)檔案的載體是紙，因此在保存的過程中很容易發(fā)生被浸泡、燃燒以及折斷的損毀情況，如果反復(fù)利用會導(dǎo)致人事檔案材料的丟失以及損壞。第二點(diǎn)，管理體系需進(jìn)一步完善，在人事檔案的管理過程當(dāng)中，個(gè)別工作人員沒有意識到工作的重要性，沒有完善管理系統(tǒng)，導(dǎo)致有價(jià)值的檔案材料或重要的輔助材料丟失。第三點(diǎn)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平需進(jìn)一步提高，管理水平、業(yè)務(wù)水平的高低直接關(guān)系到檔案管理工作的有效性。目前，人事檔案管理多以“經(jīng)驗(yàn)口述”來完成“傳幫帶”和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。想要對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的管理就需要具備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，而設(shè)備的使用對于管理人員的綜合素質(zhì)以及相應(yīng)的能力水平提出了更高的要求。

三、存在的問題

1.對于人事檔案的重視認(rèn)識不足

目前，社會上普遍對人事檔案的重視程度不足。由于歷史原因，中國早期的檔案管理工作相對較為簡單。人事檔案著重保留了個(gè)人家庭背景、社會關(guān)系、身份等材料。這些材料當(dāng)前在報(bào)業(yè)集團(tuán)的管理中利用率不高，也不適用于當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)背景下的人才管理?；谶@種情況，許多企業(yè)在發(fā)展過程中就逐漸忽略了人事檔案的重要作用。和政府機(jī)構(gòu)不同的是，許多企業(yè)甚至未對員工人事檔案進(jìn)行專門的建立和維護(hù)，公眾逐漸忽略了對人事檔案的認(rèn)識。另外，諸多管理人員對人事檔案的管理工作有著較大的誤解，認(rèn)為人事檔案工作就是事務(wù)性的保管工作，只要它沒有丟失或泄漏，可查可用就可以了。因此對人事檔案的開發(fā)利用不重視，影響了報(bào)業(yè)集團(tuán)人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.人事檔案集中管理的僵硬化

傳統(tǒng)人事檔案的管理系統(tǒng)是在人事部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行分級管理的，都是采用統(tǒng)一的體系、統(tǒng)一的方法等原則進(jìn)行管理。它采用的管理模式是：“內(nèi)外有別”“檔案跟隨人員走”“不公開”等封閉的管理機(jī)制，定義了諸如備案資格、管理資格以及組織使用之類的管理方法。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度以及相關(guān)規(guī)定說明了其機(jī)制的“僵硬性”，這種管理模式是不能滿足現(xiàn)代報(bào)業(yè)集團(tuán)的客觀需求以及發(fā)展模式的。在現(xiàn)實(shí)的管理中，很多企業(yè)自己是沒有人事檔案的管理權(quán)限的，管理過程中產(chǎn)生的人事檔案材料特別少，內(nèi)容填寫也不夠完整，僅有一些簡單的入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書等，不能滿足人力資源管理的需求，導(dǎo)致報(bào)業(yè)集團(tuán)在選人、用人的過程中需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力去核實(shí)、認(rèn)定諸如工作經(jīng)歷等相關(guān)信息。

3.流動(dòng)人員的人事檔案管理存在諸多不便

流動(dòng)人員的人事管理機(jī)構(gòu)為縣級以上人才服務(wù)中心（局），一般多為生源地人才交流中心或省級的人力資源開發(fā)局。規(guī)定禁止不具備人事檔案管理權(quán)限的單位隨意接收、保存和管理流動(dòng)人員的人事檔案。傳統(tǒng)制度下的人事檔案管理限制性較大，導(dǎo)致“人走檔不走”的情況較為突出，給流動(dòng)人員的工作、生活和待遇帶來了諸多不便，影響流動(dòng)人員的求職、身份認(rèn)定，保險(xiǎn)辦理、職稱評定等。

4.人事檔案管理工作不規(guī)范

人事檔案是記錄人的相關(guān)經(jīng)歷以及才能表現(xiàn)的材料，但在實(shí)際的管理中，我們發(fā)現(xiàn)，人事檔案材料的內(nèi)容、形式要么相似度較高，要么內(nèi)容記載區(qū)別較大，如何分辨，如何認(rèn)定，如何研判，就成為了管理人員最頭疼的事情。由于大多數(shù)人事檔案管理人員都是兼職，甚至為借調(diào)或者實(shí)習(xí)人員，人員流動(dòng)頻繁，幾乎80%以上都為毫無任何經(jīng)驗(yàn)的新手。加之管理部門組織人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會較少，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平一直難以得到提高。

四、解決方案

1.轉(zhuǎn)變對人事檔案概念的認(rèn)識

人事檔案的管理是不可選擇的，它在員工的職業(yè)發(fā)展過程中起著較大的作用。加強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)功能，加強(qiáng)宣傳，提高決策者對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。通過多種渠道向決策者傳播有關(guān)人事檔案管理的知識，使決策者充分認(rèn)識到人事檔案管理對報(bào)業(yè)集團(tuán)發(fā)展的重要性，既可反映員工整體素質(zhì)，又是企業(yè)選擇人才的重要依據(jù)。

2.明確建檔機(jī)制

通過完善制度和規(guī)范流程，捋順管理方式和方法，給予報(bào)業(yè)集團(tuán)“建檔權(quán)利”和“管理權(quán)力”，讓報(bào)業(yè)集團(tuán)有權(quán)建立新型的人事檔案體系，以反映員工在單位聘用期間的工作能力表現(xiàn)，從而從根本上充分調(diào)動(dòng)人才的工作熱情。

3.加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案的管理

要建立健全流動(dòng)人員的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案，根據(jù)相關(guān)材料的具體規(guī)律以及特點(diǎn)，采取定期的收集材料，定向的收集材料以及補(bǔ)充收集材料的方法，與流動(dòng)人員或者是報(bào)業(yè)集團(tuán)簽訂人事檔案管理的合同，并詳細(xì)的闡明具體的合同權(quán)利以及相應(yīng)的利益，要嚴(yán)格的執(zhí)行合同中闡明的雙方權(quán)利以及義務(wù)，要確保所形成的材料可以及時(shí)歸檔，流出或者是接收的人事檔案材料的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性。任何單位或個(gè)人均不得以任何原因扣留檔案或?qū)n案資料進(jìn)行違規(guī)轉(zhuǎn)出。接收到的有關(guān)流動(dòng)人員的人事檔案，應(yīng)該清除無用的案卷資料，保障相關(guān)的記錄更加的全面以及客觀。

五、結(jié)束語

人事檔案管理是一項(xiàng)相對復(fù)雜和系統(tǒng)的工作。為此，我們必須不斷提高人事檔案管理的科學(xué)水平，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平及能力素質(zhì)，轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，完善相應(yīng)的制度，將人事檔案管理向由“人工式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⑹健?，由“零散型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹行汀?，?shí)現(xiàn)“在庫有數(shù)、出庫有序”的管理模式推進(jìn)。切實(shí)提高服務(wù)效率和檔案管理水平，使之更好的服務(wù)于報(bào)業(yè)集團(tuán)的干部選拔、任用和管理等工作的同時(shí)，也不斷促進(jìn)我國人事檔案事業(yè)能得到更好的發(fā)展。

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（作者單位：海南日報(bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)）