劉海峰 劉春 廖冠琳等

摘 ? 要：通過調查同濟大學基本科研業(yè)務費項目管理用戶需求和分析項目管理業(yè)務流程，文章設計并實現(xiàn)了同濟大學基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)，目標是解決中央高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理過程中存在的手工錄入信息出錯、信息孤島和工作效率低的問題，從而推動學?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO進程，提升科研管理服務質量，為國內科研院所和兄弟高校推進基本科研業(yè)務費項目管理信息化建設提供參考。

關鍵詞：基本科研業(yè)務費;項目管理;信息系統(tǒng)

中圖分類號：G644;G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2020）05-0057-04

一、引言

自2009年開始，為貫徹落實《國家中長期科學和技術發(fā)展規(guī)劃綱要（2006-2020年）》，完善高校科研經費投入制度，提高高校的自主創(chuàng)新能力和高層次人才培養(yǎng)能力，中央財政設立中央高?；究蒲袠I(yè)務費（簡稱“基本科研業(yè)務費”）專項資金。[1]基本科研業(yè)務費的使用和管理實行項目制。目前，同濟大學基本科研業(yè)務費項目分六大類，包括青年人才培育類、重點項目培育類、學科交叉預研類、國際合作與交流類、智庫和學術影響類、科技創(chuàng)新與科普類。每一大類項目由學校不同職能部門完成管理?；究蒲袠I(yè)務費項目管理實行全過程控制，包括項目申報、項目評審、項目立項、經費撥款、過程管理、年度執(zhí)行情況檢查、項目結題、績效評價等?？蒲泄芾聿渴菍W校基本科研業(yè)務費專項資金的牽頭主管部門，負責會同相關職能部門進行項目管理，并每年按教育部要求報送經費使用及績效自評報告。[2]

隨著學校持續(xù)推進一流大學建設，基本科研業(yè)務費項目數量和經費持續(xù)增長，項目管理難度加大，一些問題日益突出，其中跨校區(qū)業(yè)務辦理問題、手工處理與數據標準化問題和科研系統(tǒng)、財務系統(tǒng)相互獨立不互通問題較為嚴峻，給學?？蒲腥藛T和管理人員帶來了很大困擾。傳統(tǒng)的管理模式已無法滿足復雜的科研管理工作需求，而隨著科技的進步及計算機技術、網絡技術和數據庫技術的快速發(fā)展，使信息的收集、統(tǒng)計和交換更加簡單方便。為此，我們采用Web應用前端開發(fā)技術和以MVVM為基礎框架，使用Python 3.7.0和Ruby on Rails等作為開發(fā)語言及管理工具，MySQL 5.7.21和Redis 4.0.1等作為后臺數據庫，設計并實現(xiàn)了同濟大學基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)。[3]

二、基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)目標

本系統(tǒng)開發(fā)的目標是通過與學校信息中心、財務系統(tǒng)信息對接，為學校科研管理部門、項目業(yè)務主管部門、項目所屬院系和科研人員開發(fā)方便使用的基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)，一方面使用計算機、互聯(lián)網替代傳統(tǒng)的手工或者借助Excel等辦公軟件對項目進行管理，解決錄入和計算錯誤、工作效率低等問題;另一方面為廣大科研人員和管理人員提供一個快捷的管理、瀏覽和查詢信息的平臺。[4]

系統(tǒng)用戶角色和功能分為如下六個層次：①項目分管領導，負責基本科研業(yè)務費項目總體管理，對項目專職主管的業(yè)務進行審核。②項目專職主管，負責基本科研業(yè)務費項目具體工作組織協(xié)調，對項目業(yè)務主管草擬的通知、公示等項目管理文檔進行審核，并在教育部項目信息報送要求方面按年度編制項目信息表。③項目業(yè)務主管，按項目一級分類分管項目的申報、評審、立項、撥款和執(zhí)行監(jiān)管等工作，負責草擬通知、公示等項目管理文檔，并審核項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔。同一大類的項目允許有多個業(yè)務主管，同一用戶可以負責多個大類項目，且具有相同的處理權限。④院系科研分管領導，負責審核項目所屬院系項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔，可以設置院系科研秘書角色，授權其負責項目管理。⑤院系科研秘書，協(xié)助院系科研分管領導負責項目管理，院系科研秘書和院系科研分管領導具有相同審核操作權限。⑥普通用戶/項目負責人，學校教職工的默認角色，可以登錄系統(tǒng)查看通知公告、申請項目和管理個人所負責項目。

本系統(tǒng)主要實現(xiàn)如下目標：①對基本科研業(yè)務費項目進行全過程控制;②基本科研業(yè)務費項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔的生成、打印、輸出和審核功能;③基本科研業(yè)務費項目申報通知、立項公示等項目管理文檔的草擬、審核和發(fā)布功能;④基本科研業(yè)務費項目數據匯總統(tǒng)計和查詢功能;⑤教職工本人和項目所屬院系承擔基本科研業(yè)務費項目信息和經費使用情況查詢;⑥支持各種主流瀏覽器，具有友好的用戶使用界面;⑦對用戶輸入的數據，系統(tǒng)進行嚴格的數據校驗，排除手工錄入錯誤;⑧要求系統(tǒng)的數據保密性強，通過為每個用戶設置使用權限來實現(xiàn);⑨系統(tǒng)運行穩(wěn)定、安全可靠。

三、基本科研業(yè)務費項目管理業(yè)務流程分析

根據同濟大學中央高?；究蒲袠I(yè)務費項目有關管理辦法和從工作實際出發(fā)，在充分考慮學校內部管理體系、資源共享、信息交換等方面的復雜需求基礎上，可以分析描述基本科研業(yè)務費項目申報、立項、撥款、年度執(zhí)行情況檢查和結題驗收等的全過程管理業(yè)務流程，由于篇幅限制，本文僅對項目申報和理想管理業(yè)務流程做分析描述。

1.項目申報管理業(yè)務流程分析

項目申報管理業(yè)務流程圖如圖1所示，業(yè)務流程分析描述如下：項目業(yè)務主管發(fā)起草擬項目申報通知操作，項目專職主管和項目分管領導依次審核通過后，普通用戶可以查看項目申報通知。普通用戶填寫項目申請表后報送項目所屬院系審核，院系科研分管領導或院系科研秘書和項目業(yè)務主管依次審核項目申請表內容，項目業(yè)務主管在審核項目申請表后編制項目申請匯總表，并組織下一步項目評審，項目申報管理業(yè)務流程結束。

2.項目立項管理業(yè)務流程分析

項目立項管理業(yè)務流程如圖2所示，該業(yè)務流程分析描述如下：項目業(yè)務主管發(fā)起草擬項目立項公示操作，項目立項公示內容分別通過項目專職主管和項目分管領導審核后公開發(fā)布，普通用戶可以查看項目立項公示。待公示期滿，項目業(yè)務主管發(fā)布項目批準通知給項目負責人，項目負責人根據項目批準通知意見填寫項目計劃任務書，并報送項目所屬院系審核，院系科研分管領導或院系科研秘書和項目業(yè)務主管依次審核項目計劃任務書內容，項目業(yè)務主管在審核項目計劃任務書后編制項目信息表，并組織下一步申請撥款，項目立項管理業(yè)務流程結束。

四、基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)功能設計

通過用戶需求調查和業(yè)務流程分析，可以建立基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)功能結構圖，如圖3所示。該系統(tǒng)功能模塊包括通知公告模塊、我的項目模塊、我的任務模塊、我的審核模塊、系統(tǒng)設置模塊、統(tǒng)計報表模塊。各模塊功能如下：①通知公告模塊，普通用戶可以在網上查看項目申報通知和立項公示等項目管理文檔。②我的項目模塊，普通用戶和項目負責人可以在網上完成添加、修改、刪除、生成和下載項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔操作。③我的任務模塊，項目業(yè)務主管可以在網上完成添加、修改、刪除項目申報通知、立項公示和申請撥款等操作。④我的審核模塊，院系科研分管領導、院系科研秘書、項目業(yè)務主管可以在網上完成項目申請表、計劃任務書等項目技術文檔審核操作。項目專職主管、項目分管領導可以在網上完成項目申報通知、立項公示等項目管理文檔審核操作。⑤系統(tǒng)設置模塊，項目專職主管等用戶可以在網上完成用戶角色管理、組織機構管理、項目分類管理、業(yè)務審查規(guī)則管理等操作。⑥統(tǒng)計報表，項目專職主管和院系科研分管領導、院系科研秘書可以在網上查詢、下載項目申請匯總表和項目信息表等操作。

五、基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)主要功能介紹

1.我的項目

（1）項目申請書

該模塊對項目申請表信息進行顯示、添加、修改、刪除、生成和下載pdf文檔。用戶在添加項目申請信息“基本情況”、“可行性方案”、“經費預算表”、“附件列表”后，系統(tǒng)會自動生成唯一的項目申請表編號。填寫完成后系統(tǒng)自動生成pdf文檔供下載。項目申請表必須在規(guī)定的填報起止時間內提交審核才是有效的。申請書填報頁面如圖4所示。

（2）項目計劃任務書

該模塊對項目計劃任務書信息進行顯示、添加、修改、刪除、生成和下載pdf文檔。項目計劃任務書由項目第一申請人負責填寫，系統(tǒng)自動填寫項目申請表中的資料，減少重復提交，項目負責人只需填寫“主要任務和目標”、“年度研究計劃”、“考核指標”和“主要研究人員”等信息。填寫完成后系統(tǒng)自動生成pdf文檔供下載。項目計劃任務書必須在規(guī)定的填報起止時間內提交審核才是有效的。

2.我的任務

（1）草擬申報通知

該模塊提供草擬、編輯、刪除申報通知功能，由項目業(yè)務主管按年度草擬項目申報通知，設置項目申報起止時間，并可以根據業(yè)務規(guī)則庫的條件設置形式審查規(guī)則內容和規(guī)則參數，如限項要求、年齡要求、職稱要求等。在填報項目申請書時，系統(tǒng)會對科研人員進行形式審查，不符合條件的不允許申請。

（2）草擬立項公示

該模塊提供草擬、編輯、刪除立項公示功能，項目評審結束后，由項目業(yè)務主管草擬立項公示，內容包括標題、公示內容、設置公示起止時間，并篩選已經通過項目評審擬立項資助的若干項目，檢查無誤后提交審核。

3.我的審核

（1）項目申報審核

該模塊提供項目申請表查詢和審核功能。項目申報審核由院系科研分管領導或院系科研秘書和項目業(yè)務主管依次進行，可以選擇批量審核或者逐項審核，任何一級審核不通過則返回申請人修改或終止申請，系統(tǒng)自動記錄各審核環(huán)節(jié)的時間、意見、審核結論和審核人等信息。

（2）項目審核

該模塊提供項目計劃任務書、年度執(zhí)行情況報告、結題報告等項目技術文檔查詢和審核功能。項目年度執(zhí)行情況報告審核由院系科研分管領導或院系科研秘書和項目業(yè)務主管依次進行，可以選擇批量審核或者逐項審核，任何一級審核不通過則返回第一項目負責人修改或終止執(zhí)行，系統(tǒng)自動記錄各審核環(huán)節(jié)的時間、意見、審核結論和審核人等信息。

（3）申報通知審核

該模塊提供項目申報通知、立項公示、年度執(zhí)行情況檢查通知等項目管理文檔查詢和審核功能。項目申報通知審核由項目業(yè)務主管和項目分管領導依次進行，任何一級審核不通過則返回項目業(yè)務主管修改或終止執(zhí)行，系統(tǒng)自動記錄各審核環(huán)節(jié)的時間、意見、審核結論和審核人等信息。

4.系統(tǒng)設置

本系統(tǒng)設置包括用戶職能角色設置、組織機構設置、項目分類設置、規(guī)則庫和失信人員名單設置和郵件通知模板設置。

六、結束語

同濟大學中央高?；究蒲袠I(yè)務費項目信息管理系統(tǒng)自2018年10月上線以來，生成各類項目文檔3000余項，累計用戶訪問量15000余次，為科研人員提供了便捷，受到了廣泛好評，用戶滿意度總體良好。由于基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)上線不久，用戶還需時間對基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)的具體操作流程進行熟悉。另外，基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)兼容性還需進一步調試和完善，系統(tǒng)開發(fā)團隊將根據用戶的反饋意見不斷改善升級，以期為廣大用戶提供更為高效便捷的服務。一流大學離不開一流信息化保障，基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)是學校信息化建設的重要組成部分?；赪eb的基本科研業(yè)務費項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)必將極大地提高項目管理的效率，兌現(xiàn)“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”的承諾，進而提升科研管理服務質量，推動高?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO的進程，實現(xiàn)高校科研信息管理的科學化、規(guī)范化、高效化。

參考文獻：

[1]財教[2016]277號.關于印發(fā)《中央高校基本科研業(yè)務費管理辦法》的通知[Z].

[2]同濟大學“中央高?；究蒲袠I(yè)務費”專項資金管理辦法（同濟財[2018]3號）[EB/OL].[2018-02-08]. http：//tjcwc.#edu.cn/index.php？classid=9717&newsid=17487&t=show.

[3]王盾，李季.面向需求的農業(yè)科研管理信息系統(tǒng)的研發(fā)設計探討——以寧夏農林科學院為例[J].農業(yè)圖書情報學刊，2014（3）：31.

[4]蔣君.基于SOA的高校實驗室管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)[D].成都：電子科技大學，2012：11.

（編輯：王天鵬）