劉莎 徐寒 鞠天慧

摘要：從標(biāo)準(zhǔn)制定的背景，標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語和定義、一般要求、歸檔范圍、檔案編號和整理、檔案移交和裝盒、檔案保管和利用、檔案電子化等幾方面對團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 005—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 總則》進(jìn)行了詳細(xì)解讀，有助于特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)理解當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向及管理檔案的需求，有利于該標(biāo)準(zhǔn)的推廣應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu) 檔案管理規(guī)范 總則 檔案 標(biāo)準(zhǔn)

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 005—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—General principles” about setting background， terms and definitions of standard， general requirements， archives scope， archives number and organization， archives transfer and boxing， archives storage and utilization， archives electronization. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the current development direction of archives management and the needs of archive management， which is conducive to the popularization and application of this standard.

Key words： special equipment inspection and testing institutes， specification for archives management， general principles， archives， standard

0 引言

特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案作為檢驗檢測、科研等活動的真實記錄，體現(xiàn)了特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)管理水平和技術(shù)創(chuàng)新水平。當(dāng)前檢驗檢測機(jī)構(gòu)面臨重大變革與發(fā)展機(jī)遇，亦對檔案工作提出了新要求，檔案管理越來越趨向?qū)I(yè)化、科學(xué)化，因此需綜合考慮特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案管理的實際和當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向及管理檔案的需求，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理在推動特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用。

1 標(biāo)準(zhǔn)制定的背景

目前，國家已對檔案管理和收集、整理工作制定了《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等宏觀層面上的規(guī)定，也有《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》等針對某一方面具體工作、微觀層面的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但沒有針對特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)具體操作實施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如特檢機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等都缺乏明確規(guī)定，導(dǎo)致特檢機(jī)構(gòu)在進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)或指導(dǎo)時標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，影響了相關(guān)工作的開展。此外，部分特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)不夠重視檔案工作，檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新，檔案管理者隊伍素質(zhì)需要進(jìn)一步提高，以及隨著信息化的快速發(fā)展和檔案管理實踐的不斷進(jìn)步，這對特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提出了更高的要求。

2019年1月，廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院等單位向廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進(jìn)會提出了制定《特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 總則》團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)的申請。2019年4月，廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進(jìn)會立項，并下達(dá)了該項目的制定計劃任務(wù)，由廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院等單位負(fù)責(zé)起草。2020年4月23日團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 005—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 總則》發(fā)布，2020年5月10日正式實施。

2 標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容解析

2.1 標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍

“本標(biāo)準(zhǔn)適用于特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)對各類檔案的管理?！?/p>

本標(biāo)準(zhǔn)是基于特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)對檔案規(guī)范管理來撰寫，適用對象為特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)，其他相關(guān)機(jī)構(gòu)、行業(yè)也可參照使用。

2.2 相關(guān)概念解析

（1）檔案管理，對國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在與特種設(shè)備檢驗檢測相關(guān)的社會活動中形成的有保存價值的材料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。

（2）檔號是在歸檔文件整理過程中所用的字符代碼，標(biāo)識文件的類別和排列順序。

2.3 一般要求

強(qiáng)調(diào)特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視和加強(qiáng)檔案工作，明確檔案人員的職責(zé)，確定了檔案工作的基本任務(wù)以及檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的要求。因此，標(biāo)準(zhǔn)對檔案的組織機(jī)構(gòu)及檔案庫房進(jìn)行了規(guī)定：“為提高檔案管理的檔案管理單位應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，將檔案工作列入本單位工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，設(shè)立綜合檔案室負(fù)責(zé)本單位檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并配備專職或兼職檔案管理員?！薄皺n案用房宜集中布置、自成一區(qū)，根據(jù)需要分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)檔案載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。檔案辦公用房選址應(yīng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)防潮、防火、避免陽光直射，不應(yīng)毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的地方?！?/p>

2.4 歸檔范圍和要求

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍材料的要求以及特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)工作實際情況，明確了“檔案歸檔范圍包括：技術(shù)檔案、文書檔案、儀器設(shè)備檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、科研檔案、實物檔案、電子檔案等，有條件的機(jī)構(gòu)還需包括基建檔案、人事檔案等。歸檔材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組件齊全、內(nèi)容完整?！贝送猓鶕?jù)檔案信息化要求提出了“電子文件應(yīng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。”

2.5 檔案編號和整理

由于歸檔文件形式多樣，以實現(xiàn)門類扁平化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為目標(biāo)，將特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)劃分為文書A、儀器設(shè)備C、財務(wù)D、聲像F、科研G、實物H、電子I等。

為方便檔案工作人員查閱檔案內(nèi)容，為實現(xiàn)資源共享提供便利，標(biāo)準(zhǔn)明確了：“檔案要逐卷或逐件編制檔號，應(yīng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)符合DA/T 13的要求。不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)協(xié)調(diào)?！?/p>

2.6 檔案移交和裝盒

為保證檔案規(guī)范整理，裝盒封存，可從根源上保證檔案質(zhì)量。

根據(jù)《廣東省檔案條例》《國家檔案局令第10號》等要求，標(biāo)準(zhǔn)明確了檔案每年移交時間、移交質(zhì)量要求、歸檔移交手續(xù)等符合檔案屬性要求。

2.7 檔案保管和利用

特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案的保護(hù)工作主要包括庫房溫濕度控制、檔案的日常防護(hù)、檔案修復(fù)與復(fù)制、檔案應(yīng)急情況處置等。在檔案保管過程中，環(huán)境溫度、濕度是導(dǎo)致檔案制成材料發(fā)生破壞性化學(xué)反應(yīng)的重要因素。為有效保護(hù)檔案，依據(jù)《廣東省檔案條例》要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合JGJ 25—2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》規(guī)定，即溫度14℃～24℃、相對濕度45%～60%。此外，檔案管理單位應(yīng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時對受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時進(jìn)行復(fù)制備份，作出修復(fù)說明。紙質(zhì)檔案修復(fù)工作參照DA/T 25—2000《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》執(zhí)行。

檔案鑒定是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，經(jīng)過鑒定，對那些確實已經(jīng)失去保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按照要求予以銷毀。依據(jù)《廣東省檔案條例》要求，檔案管理單位應(yīng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。檔案管理單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)鑒定所要銷毀的檔案。鑒定結(jié)束后，檔案管理單位應(yīng)形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注;對確無保存價值的檔案，標(biāo)準(zhǔn)要求應(yīng)按《廣東省檔案條例》規(guī)定做好銷毀清冊的編制、檔案銷毀的實施、鑒定銷毀善后處理等檔案銷毀工作。

檔案的利用和開發(fā)既是檔案管理的重要內(nèi)容，也是檔案管理的重要目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)從檔案利用制度、利用審批權(quán)限和檔案利用程序等方面對檔案利用工作進(jìn)行了要求，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等多種形式，發(fā)揮檔案價值。

2.8 檔案電子化

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理模式可通過計算機(jī)技術(shù)等電子化、智能化手段使檔案管理更加便利、效率更高。標(biāo)準(zhǔn)明確了特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作、電子文件歸檔格式及儲存系統(tǒng)進(jìn)行了規(guī)定。

3 標(biāo)準(zhǔn)制定的意義

該標(biāo)準(zhǔn)通過加強(qiáng)對特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案的科學(xué)規(guī)范管理，對相關(guān)系列標(biāo)準(zhǔn)起到了指導(dǎo)性的作用。此外，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，為各項檔案工作提供有效服務(wù)，合理可行，便于實施與監(jiān)督，既有利于特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案的完善，也有利于特種設(shè)備檢驗檢測的權(quán)威性、檢驗檢測工作的謹(jǐn)密性，更有利于保障特種設(shè)備安全，保障人民的生命安全。同時，國內(nèi)檔案管理方面還沒有關(guān)于特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，本標(biāo)準(zhǔn)彌補(bǔ)了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在此方面的缺失。