馮潔嫣

【摘要】隨著教育體制改革的持續(xù)深化，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校院系檔案管理工作也迎來了極大的挑戰(zhàn)。在這種大環(huán)境下，我國(guó)高校院系檔案管理工作應(yīng)該如何認(rèn)清形勢(shì)發(fā)展，從容地應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)并把握機(jī)遇，是眾多院系檔案管理者所面臨的重要任務(wù)。本文結(jié)合自身多年的院系檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)際出發(fā)，分析新形勢(shì)下高校院系檔案管理工作所面臨的主要問題，并針對(duì)問題提出相應(yīng)的解決建議，旨在為促進(jìn)高校院系檔案管理工作水平的提升而提供更多的借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】院系檔案;管理水平;機(jī)遇和挑戰(zhàn);新形勢(shì)

高校院系檔案屬于高校一項(xiàng)十分重要的信息資源，它不僅是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)，在高校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著信息時(shí)代的到來，高校院系檔案工作的保障性、促進(jìn)性作用愈發(fā)明顯。盡管近些年來，我國(guó)高校越來越重視院系檔案管理，使得高校院系檔案管理工作水平得到顯著的提升，但是依舊存在諸多的問題。若是這些問題不能夠及時(shí)得到解決，勢(shì)必會(huì)給高校院系檔案管理工作造成一定的負(fù)面影響。因此，高校必須要加強(qiáng)對(duì)院系檔案管理工作的重視程度，在原有工作的基礎(chǔ)上，總結(jié)不足，并積極探索可行的解決建議，為促進(jìn)高校院系檔案工作順利進(jìn)行掃清障礙。

一、高校院系檔案管理工作相關(guān)介紹

（一）高校院系檔案管理工作的概念。高校院系檔案指的是高校院系在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校以及社會(huì)具有重要保存價(jià)值的檔案。而高校院系檔案管理就是指對(duì)各種資料以及檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一、有序的管理，便于高校能夠切實(shí)掌握院系有關(guān)檔案材料，提高辦事效率。通過總結(jié)，本文將院系檔案管理工作總結(jié)為四個(gè)部分，分別是檔案整理與統(tǒng)計(jì)、檔案的收集、檔案的鑒定以及檔案的提取利用等。不管是對(duì)于個(gè)人還是對(duì)于單位而言，檔案管理都有著十分重要的作用，因此，在新形勢(shì)下，高校院系的檔案管理工作才會(huì)被提上日程。

（二）新形勢(shì)下高校院系檔案管理的特點(diǎn)。高校院系檔案是院系工作的原始記錄，可為院系處理各種問題提供憑證，屬于院系一項(xiàng)十分重要的信息資源。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，高校院系檔案也呈現(xiàn)出其獨(dú)有的特點(diǎn)，具體包括以下幾點(diǎn)：1.高校院系檔案的來源變得更為廣泛。目前高校院系檔案資料不僅僅只是教育教學(xué)工作，還涵蓋有學(xué)生管理、科研、行政管理、人事人才等各個(gè)方面的資料，涉及的范圍十分廣泛。在這樣的情況之下，就容易增加檔案管理的工作難度。再加上檔案每年都會(huì)出現(xiàn)累積情況，也會(huì)使得檔案數(shù)量以及內(nèi)容逐漸增加。2.高校院系檔案更具有互動(dòng)性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得高校院系對(duì)外開展的各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系更為密切，不同平臺(tái)之間的交流越加頻繁。這種多渠道交流方式不僅僅加強(qiáng)了師生之間的交流，也很好地促進(jìn)了高校院系檔案管理的互動(dòng)性，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)資源共享。

二、新形勢(shì)下高校院系檔案管理的作用

（一）高校院系管理工作可以便于院系工作順利開展。高校院系檔案記錄著院系自建立以來的所有資料，是整個(gè)院系的歷史記錄。在高校院系不斷發(fā)展的背景之下，高校院系檔案能夠?qū)υ合倒芾砉ぷ髦忻總€(gè)方面內(nèi)容進(jìn)行較好記錄，這可以為學(xué)校及院系各項(xiàng)工作的開展提供更多的參考資料，便于為執(zhí)行與落實(shí)院系活動(dòng)提供較好借鑒依據(jù)。而且，高校院系檔案當(dāng)中還有很多案編研究?jī)?nèi)容以及學(xué)院制度，便于學(xué)生了解，為學(xué)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保障。

（二）高校院系檔案管理有利于提升學(xué)校品牌。通過上文的分析我們發(fā)現(xiàn)，高校院系檔案資料內(nèi)容十分豐富，涵蓋的有學(xué)院人才檔案、科研檔案以及院系建設(shè)和多年來發(fā)展的檔案。學(xué)校的檔案管理部門可以合理地利用這些資料，將其進(jìn)行編研、出版，甚至是舉辦展覽。通過這種方式可以讓社會(huì)人士以及學(xué)校的師生更清楚地了解和認(rèn)識(shí)院系，這對(duì)提高學(xué)校的知名度，增強(qiáng)學(xué)生的愛校情結(jié)都有極大的促進(jìn)作用。而且，高校院系檔案資料對(duì)學(xué)校的評(píng)估、教學(xué)改革以及學(xué)校品牌建設(shè)方面也有很大的幫助，其是院系發(fā)展的真實(shí)寫照，具有很強(qiáng)的說服力，嚴(yán)重影響著高校院系的未來發(fā)展。

三、新形勢(shì)下高校院系檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度仍顯不足。通過研究發(fā)現(xiàn)，雖然現(xiàn)在高校已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到院系檔案工作的重要性，并逐漸提高檔案管理質(zhì)量，但是重視程度仍舊沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。主要體現(xiàn)在，很多高校的檔案管理工作人員認(rèn)為院系檔案管理僅僅只是一項(xiàng)很常規(guī)性的工作，不僅不能為高校提供經(jīng)濟(jì)收益，也不能提高高校的社會(huì)地位，而且對(duì)學(xué)校的科研教育工作幫助也不大。在這樣不良思想的影響之下，高校在進(jìn)行人力、物力、財(cái)力資源分配時(shí)，往往會(huì)忽略院系檔案管理部分，或?qū)⑵渲糜谀┒?，?dǎo)致檔案管理部門呈現(xiàn)出經(jīng)費(fèi)欠缺、人力不足、福利微薄的現(xiàn)象。嚴(yán)重缺乏提高管理水平所必需的物質(zhì)經(jīng)濟(jì)條件。

（二）缺少完善的檔案管理制度。檔案管理制度不健全也是高校院系檔案管理工作所面臨的一個(gè)重要問題。對(duì)于檔案管理工作而言，若是沒有完善的制度進(jìn)行規(guī)范，那么想要提高檔案管理工作水平，那只能是紙上談兵。人們對(duì)高校院系檔案管理工作不重視，使目前很多高校都沒有制定和執(zhí)行系統(tǒng)完備的檔案管理制度，使得高校院系檔案管理工作缺乏規(guī)范化和系統(tǒng)化。例如，學(xué)校檔案館、學(xué)院資料室和學(xué)院各系之間的業(yè)務(wù)對(duì)接沒有做一個(gè)明確的規(guī)定;高校院系教職工作人員對(duì)歸檔范圍不夠明了，對(duì)于檔案資料歸檔整理的期限也不清晰。

（三）檔案管理信息化水平低。現(xiàn)在很多高校院系檔案依舊采取的是紙質(zhì)手工保管方式，這種保管方式不僅保管環(huán)境不佳，而且編目科學(xué)性不足，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候十分不方便，大大降低了檔案的利用效率，不能快捷地為使用者提供方便。而且，很多高校還沒有建立配套的電子檔案保管系統(tǒng)，缺乏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接功能，不能實(shí)現(xiàn)檔案資料實(shí)時(shí)共享。想要實(shí)現(xiàn)院系檔案管理信息化，必要的基礎(chǔ)設(shè)施必不可少，跟不上時(shí)代的檔案管理方法嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)程，也影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此，這一問題急需解決。

（四）檔案保護(hù)意識(shí)不足。高校院系檔案記錄著學(xué)生、教師以及學(xué)校的重要資料，所以，相關(guān)的院系工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)。但由于對(duì)檔案工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員的檔案保護(hù)意識(shí)不足。再加上學(xué)校的很多檔案都是紙質(zhì)的，導(dǎo)致高校的檔案存在著較為嚴(yán)重的損害和丟失。這些問題，對(duì)檔案的后續(xù)利用都有極大的不利影響，急需得到解決。

四、新形勢(shì)下對(duì)院系檔案管理工作的思考

（一）普及檔案知識(shí)，提升檔案管理意識(shí)。想要更好地提高高校院系檔案管理工作水平，首先要做的就是要普及檔案知識(shí)，提升相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)。對(duì)此，高校領(lǐng)導(dǎo)要積極組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，安排檔案管理人員定期參加學(xué)校檔案工作培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)資料的學(xué)習(xí)，為檔案工作人員普及檔案知識(shí)，提升檔案管理意識(shí)，為推進(jìn)高校院系檔案管理工作信息化、規(guī)范化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，高校院系的領(lǐng)導(dǎo)人員也要加強(qiáng)對(duì)院系檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，為促進(jìn)檔案管理工作提供充足的資金投入，加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為高校院系檔案管理工作的順利進(jìn)行提供基礎(chǔ)保障。

（二）規(guī)范管理制度。沒有規(guī)矩，不成方圓。高校院系檔案管理出現(xiàn)的一系列問題，歸根結(jié)底都是由于缺乏完善的管理制度。因此，高校管理部門要完善規(guī)范院系管理制度，以起到約束檔案管理工作人員的目的，從而確保部門工作能夠的有序進(jìn)行，并形成一個(gè)完整有序的管理體系。這是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的重要因此。對(duì)此，本文認(rèn)為可以從以下幾方面著手：首先就是分類別劃分檔案資料，將不同的檔案根據(jù)類型和等級(jí)的不同進(jìn)行歸納。然后再借助計(jì)算機(jī)，將院系綜合檔案做成詳細(xì)的列表，建立一套完整的檔案系統(tǒng)。需要注意的是，檔案管理人員要定期更新資料庫(kù)，保證資料庫(kù)資料的實(shí)時(shí)性，還要避免重要文件資料的遺失。最后就是給每個(gè)檔案相關(guān)工作人員規(guī)定自己的責(zé)任范圍，將責(zé)任制度劃分到個(gè)人頭上，只要檔案管理過程中出現(xiàn)問題就要問責(zé)相關(guān)責(zé)任人。

（三）加強(qiáng)院系檔案管理工作信息數(shù)字化建設(shè)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐漸深入到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，在這樣的形式之下，高校院系檔案管理工作也應(yīng)該順利時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化信息建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必要的實(shí)施設(shè)備建設(shè)必不可少，相關(guān)的硬件建設(shè)一定要跟上網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐。院系在進(jìn)行設(shè)施設(shè)備選擇的時(shí)候，一定要充分地將檔案管理工作與目前的網(wǎng)絡(luò)發(fā)現(xiàn)相結(jié)合，同時(shí)要保證檔案工作人員的辦公條件。只有將這三個(gè)方面的因素考慮到位，并將其有力地結(jié)合起來，才能為檔案管理工作提供物質(zhì)保障，奠定基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案的審查。在檔案管理工作中確保檔案的質(zhì)量十分重要，因此，要加強(qiáng)檔案的審查工作。對(duì)此，本文認(rèn)為可以建立檔案收集檢測(cè)制度，嚴(yán)格檢查檔案的建立、填寫、存檔和上報(bào)程序等。避免存在虛假信息填寫和不規(guī)范的檔案上報(bào)情況。在審查的環(huán)節(jié)當(dāng)中若是發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)立馬暫扣和重新審查，充分的保證檔案資料的真實(shí)性。與此同時(shí)，將責(zé)任明確到個(gè)人，對(duì)于出現(xiàn)檔案存檔錯(cuò)誤的工作人員給予一定的懲罰，以提高相關(guān)檔案工作人員的警戒心。

五、結(jié)論

總而言之，在新形勢(shì)背景之下，高校院系檔案管理工作屬于十分重要的內(nèi)容。加強(qiáng)學(xué)校院系檔案管理工作，提高院系檔案管理水平和查詢檔案的效率，完善和創(chuàng)新現(xiàn)有院系檔案管理方式和方法，才能改變以往檔案管理的局面，使高校院系檔案管理工作和高校發(fā)展目標(biāo)相一致。

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