高紅艷

（上海核工程研究設(shè)計(jì)院，上海 200030）

1 引言

工程技術(shù)文件管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分[3]，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)在檔案管理學(xué)中的應(yīng)用，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化[4]、規(guī)范化和科學(xué)化也由單一的功能向著實(shí)用型、創(chuàng)新型方向發(fā)展。XX核電AP1000工程在項(xiàng)目建設(shè)管理過程中，為了更好地實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，減短文件處理流程，減少人工操作項(xiàng)，采用自有資金聘請(qǐng)外圍技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)技術(shù)文件管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，經(jīng)過測試已正式投入運(yùn)行，標(biāo)志著技術(shù)文件的接收、錄入、分發(fā)、歸檔、回收等檔案管理問題向著信息化、無紙化辦公管理又邁進(jìn)了新的一步。

2 技術(shù)文件管理過程中存在的問題

在圖紙資料管理初期，發(fā)現(xiàn)部分工作任務(wù)操作起來生硬、單一、落后，不能滿足實(shí)際工作的需要。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 圖紙資料存在的問題

1）接收的圖紙資料只能手動(dòng)錄入系統(tǒng)，耗費(fèi)了大量的人力、物力，而且特別容易出錯(cuò)。

2）對(duì)存在圖紙資料升版的情況，在生成的分發(fā)單中舊版圖紙資料編碼緊挨新版圖紙資料編碼，打印好的清單中由于新、舊版同時(shí)顯示，在回收的過程中不容易辨別。同時(shí)，部分舊版圖紙資料信息不能實(shí)現(xiàn)和新版信息關(guān)聯(lián)，給舊版回收帶來一定困難。

3）由于核電管理有別于火電項(xiàng)目，圖紙資料未能按照卷冊(cè)成套出版發(fā)布，提交現(xiàn)場比較零散。

對(duì)此XX核電項(xiàng)目在建設(shè)管理過程中，借鑒其他核電項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整圖紙資料的歸檔保存的方法，按接收先后順序歸檔，不論在后續(xù)的查找、借閱還是回收時(shí)，都給工作人員增加了便利。

4）在XX核電現(xiàn)場，業(yè)主負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)管理并從各設(shè)計(jì)院或采購單位統(tǒng)一接收?qǐng)D紙資料。同一批圖紙分發(fā)到現(xiàn)場需經(jīng)過業(yè)主和工程公司兩次擬分、分發(fā)。

5）為避免圖紙資料接收人員人因失誤，避免接收錯(cuò)漏，確保上游下發(fā)的圖紙能夠準(zhǔn)確及時(shí)的分發(fā)到施工單位，需要定期與業(yè)主對(duì)圖紙資料的接收情況進(jìn)行跟蹤核對(duì)，人工核對(duì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，EXCEL接收臺(tái)賬和業(yè)主提供的清單在比對(duì)時(shí)存在諸多障礙。

6）由于已有系統(tǒng)部分文件格式不兼容，系統(tǒng)不能識(shí)別非.pdf格式的文件，例如.TIF格式的文件。

2.2 變更存在的問題

1）項(xiàng)目初期尚不能實(shí)現(xiàn)按機(jī)組查詢變更澄清的收發(fā)情況。

2）常規(guī)島及BOP工程標(biāo)段較多，產(chǎn)生的各類變更文件近千份，對(duì)變更文件執(zhí)行狀態(tài)的更新輸入工作量大。

2.3 圖書資料管理存在的問題

1）對(duì)發(fā)起采購需求的圖書，若同一編碼存在多冊(cè)，針對(duì)這種情況，初期入庫時(shí)尚不能實(shí)現(xiàn)數(shù)量的拆分。

2）對(duì)于已入庫的圖書資料，初期模塊尚不能實(shí)現(xiàn)電子版附件的掛接和修改。

3）對(duì)于全部借出已無庫存的圖書資料，初期模塊尚不能實(shí)現(xiàn)預(yù)約。

3 技術(shù)文件功能改進(jìn)與創(chuàng)新

3.1 圖紙資料管理模塊的改進(jìn)

1）改進(jìn)分發(fā)單顯示方式，由于舊版分發(fā)單顯示方式為新舊版緊鄰顯示，在逐一核對(duì)新版圖紙編碼信息時(shí)，視覺范圍跳躍性極大，在歸檔剔除舊版圖紙時(shí)極容易看錯(cuò)行。改進(jìn)后的顯示方式直觀明了，不容易出錯(cuò)。對(duì)無舊版信息的部分，則系統(tǒng)自動(dòng)顯示為“—”。

2）為減少人工數(shù)據(jù)錄入量，提高系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性，對(duì)業(yè)主CIMS平臺(tái)和項(xiàng)目管理單位的NPAP平臺(tái)進(jìn)行接口開發(fā)。使圖紙資料能夠在兩個(gè)單位間自由傳送。項(xiàng)目管理單位在批量接收傳送過來的數(shù)據(jù)后，可自行批量修改、提交擬分，大大提高了工作效率，減少了人工錄入時(shí)間，降低了出錯(cuò)率。對(duì)誤發(fā)、錯(cuò)發(fā)的數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)回退，并通知業(yè)主后續(xù)處理結(jié)果。

3）為能夠清楚地知道每份圖紙資料的歷史處理信息，增加圖紙?zhí)幚砹鞒田@示的節(jié)點(diǎn)時(shí)間和操作人姓名，包括圖紙資料錄入時(shí)間、提交擬分時(shí)間、擬分完成時(shí)間、修改時(shí)間、分發(fā)時(shí)間及對(duì)應(yīng)的操作人員的姓名，做到每次操作都有據(jù)可查。

4）對(duì)多標(biāo)段共用圖紙資料，需要人工統(tǒng)計(jì)缺圖信息，形成臺(tái)賬，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且容易疏漏，因此在后續(xù)開發(fā)過程中，增加“缺圖信息統(tǒng)計(jì)”臺(tái)賬模塊：根據(jù)分發(fā)范圍配置表中配置的標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)份數(shù)與實(shí)際分發(fā)份數(shù)進(jìn)行對(duì)比，自動(dòng)生成缺圖信息統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。當(dāng)相關(guān)圖紙足量補(bǔ)發(fā)后，缺圖信息統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬自動(dòng)更新，符合分發(fā)范圍配置表中配置的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，記錄自動(dòng)關(guān)閉，亦可手工關(guān)閉缺圖信息，并導(dǎo)出Excel格式缺圖信息統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，做到歷史補(bǔ)發(fā)數(shù)據(jù)有據(jù)可查，開發(fā)完成的缺圖臺(tái)賬。

5）為確保從業(yè)主接收的圖紙資料信息能夠準(zhǔn)確無誤錄入臺(tái)賬、并分發(fā)，工程公司需要定期將數(shù)據(jù)導(dǎo)出，與業(yè)主清單進(jìn)行比對(duì)。由于圖紙資料數(shù)量巨大，人工一一核對(duì)耗時(shí)又耗力。針對(duì)此問題，開發(fā)出CIMS數(shù)據(jù)清單和工程公司NPAP圖紙資料管理模塊數(shù)據(jù)清單比對(duì)功能，將清單整合、修改，符合比對(duì)格式后，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入模塊，瞬間完成數(shù)據(jù)比對(duì)。比對(duì)結(jié)果出來后，即形成差異清單，可僅針對(duì)此部分差異清單 進(jìn)行數(shù)據(jù)核實(shí)，不僅節(jié)省了時(shí)間，還提高了準(zhǔn)確率。開發(fā)出的CIMS數(shù)據(jù)比對(duì)界面如圖1所示。

圖1 業(yè)主數(shù)據(jù)和工程公司數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)模塊的開發(fā)界面

3.2 變更澄清管理模塊的改進(jìn)

1）在綜合查詢中增加“工程”選項(xiàng)查詢條件，其下設(shè)“XX核電3、4號(hào)機(jī)組常規(guī)島及BOP工程”和“XX核電一期工程”副選項(xiàng)，擇其一進(jìn)行查詢，可查詢、導(dǎo)出相關(guān)變更類文件（通過“合同標(biāo)段”與“工程”關(guān)聯(lián)實(shí)現(xiàn)），如圖2。

圖2 按工程期數(shù)對(duì)變更澄清進(jìn)行查詢

2）為減少人工錄入量，在繼續(xù)錄入界面，進(jìn)行連續(xù)添加變更澄清時(shí)，載體介質(zhì)默認(rèn)為紙質(zhì)應(yīng)改為“紙質(zhì)+電子”。實(shí)現(xiàn)的顯示格式如圖3。

圖3 系統(tǒng)增加自動(dòng)顯示“紙質(zhì)+電子”顯示

3）針對(duì)核電工程標(biāo)段較多，各類變更文件數(shù)量大的問題，進(jìn)一步開發(fā)規(guī)范各類變更文件管理，簡化變更文件管理流程，提高效率，開發(fā)實(shí)現(xiàn)由各監(jiān)理工程師對(duì)變更文件標(biāo)識(shí)狀態(tài)、執(zhí)行狀態(tài)等要素在線更新功能。在變更文件的分發(fā)過程中，為了保證擬分人與其所擬分的變更文件一一對(duì)應(yīng)，分發(fā)操作時(shí)限制只有同時(shí)滿足“分發(fā)范圍”、“擬分人/擬分時(shí)間”均相同的變更文件才可同時(shí)分發(fā)、打印在同一張分發(fā)單中。對(duì)不滿足上述任一個(gè)條件的變更文件則禁止打印在同一分發(fā)單中并在誤操作時(shí)給操作人員相應(yīng)提示。

3.3 圖書資料管理模塊的改進(jìn)

1）由于在采購回圖書之前，購買人員不清楚自己購買的書籍具體有幾部分，如分冊(cè)，季刊、月刊等。針對(duì)這種問題，對(duì)于存在多冊(cè)的圖書，在待入庫界面增加“拆分圖書”功能，圖書管理人員能夠根據(jù)實(shí)際冊(cè)數(shù)自行編輯拆分，實(shí)現(xiàn)的操作界面功能如圖3。

圖4 實(shí)現(xiàn)圖書數(shù)據(jù)拆分的顯示方式

2）分公司圖書資料采購計(jì)劃表中對(duì)于已完成采購入庫的圖書資料信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)后，相應(yīng)信息自動(dòng)填充到圖書資料入庫記錄表中，操作員可對(duì)其進(jìn)行編輯填充并保存；可實(shí)現(xiàn)圖書電子文件的掛接。

4 結(jié)論

針對(duì)在XX核電項(xiàng)目管理過程中存在的一些文檔管理問題，本文對(duì)比XX核電AP1000既有文件管理平臺(tái)，在此基礎(chǔ)上研究不斷改進(jìn)和提高XX核電項(xiàng)目技術(shù)文件信息化管理水平的方法和思路，通過實(shí)現(xiàn)圖紙資料管理模塊、變更澄清模塊和業(yè)主CIMS平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)互傳，從而大大降低人為操作流程，提高工作效率；通過不斷優(yōu)化圖紙資料分發(fā)單顯示方式，使新舊數(shù)據(jù)在分發(fā)單上面的顯示變得一目了然；通過增加顯示數(shù)據(jù)操作修改記錄，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的修改均有據(jù)可查；通過實(shí)現(xiàn)對(duì)入庫圖書資料冊(cè)數(shù)的拆分，避免了多本圖書共用一個(gè)編碼的弊端。經(jīng)改進(jìn)、創(chuàng)新和測試問題模塊后，新的功能模塊在NPAP平臺(tái)上數(shù)據(jù)運(yùn)行良好，基本能滿足日益增加的核電建設(shè)檔案管理需求，為其他核電和火電項(xiàng)目建設(shè)管理提供經(jīng)驗(yàn)。