摘 要：隨著檔案資料的憑證價值、參考價值進(jìn)一步凸顯，各事業(yè)單位對檔案資料的重視程度進(jìn)一步提升。在這一背景下，如何應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理理念對檔案資料進(jìn)行管理，把握檔案資料管理的基本規(guī)律，更好地適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，值得當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行研究和探索。鑒于此，文章就做好檔案資料管理的現(xiàn)實意義進(jìn)行闡述，指出當(dāng)前檔案資料管理中存在的常態(tài)問題，旨在進(jìn)一步幫助事業(yè)單位建立更為完善、科學(xué)的檔案管理體系，充分彰顯檔案資料管理工作在事業(yè)單位決策領(lǐng)域的價值，提升事業(yè)單位整體工作實效。

關(guān)鍵詞：思考;檔案管理;事業(yè)單位;常態(tài)問題

1 做好事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實意義

1）提升事業(yè)單位整體工作效能。當(dāng)前，檔案數(shù)量與種類增多，檔案管理與事業(yè)單位其他工作的關(guān)聯(lián)度進(jìn)一步加強[1]。如果不能做好檔案管理工作，則會影響事業(yè)單位整體的工作效能。創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理機制，能夠從宏觀上為檔案管理人員提供指引，發(fā)揮檔案的憑證價值以及信息參考價值，滿足本單位各個部門以及外部單位、個人對于檔案資源的需求。例如，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以更好地發(fā)揮檔案在人事組織管理領(lǐng)域的效能。

2）幫助事業(yè)單位更好地維護(hù)自身權(quán)益。檔案資料詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的各項工作，能夠為單位評價工作、改革工作以及回顧工作提供信息支持[2]。一方面，檔案具有重要的憑證價值，記錄了事業(yè)單位為社會服務(wù)的成績。在上級單位或者有關(guān)部門對事業(yè)單位進(jìn)行考核時，這些檔案資料能夠有效說明單位的工作業(yè)績。另一方面，不同檔案資源也具有一些特殊的價值。例如，人事檔案可以作為事業(yè)單位對員工評先評優(yōu)、培訓(xùn)、考核的參考資料。在員工退休時，人事檔案甚至關(guān)系到員工的退休待遇以及工齡計算。這對于單位營造穩(wěn)定環(huán)境具有重要意義。又如，財會檔案能夠為事業(yè)單位審計工作提供信息參考。合同類檔案則能夠在產(chǎn)生法律糾紛后幫助事業(yè)單位在訴訟中舉證，維護(hù)自身合法權(quán)益。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的常態(tài)問題

1）檔案信息化建設(shè)滯后。過去一段時間，仍有少部分事業(yè)單位尚未將信息化技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，難以滿足新形勢下信息資源開發(fā)利用的基本要求。一是檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，沒有充分應(yīng)用微縮相機、高速掃描儀等硬件設(shè)施對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，導(dǎo)致檔案信息化基礎(chǔ)薄弱。二是檔案管理系統(tǒng)難以滿足單位檔案管理需求。一方面，部分事業(yè)單位所采購的系統(tǒng)與單位管理實際不匹配，無法將信息技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。另一方面，部分事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)之間相互獨立，檔案管理人員無法直接從相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中收集信息資料，影響了檔案的完整性。三是對云儲存技術(shù)的應(yīng)用滯后，尚未依托于云終端對檔案資料進(jìn)行保管和共享，難以占據(jù)檔案利用的主動權(quán)，不利于對電子檔案進(jìn)行長期保管。四是對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用滯后，未將該項技術(shù)在信息資源挖掘、信息資源檢索領(lǐng)域的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

2）檔案服務(wù)功能不強。部分事業(yè)單位對于檔案的利用能力不高，難以最大限度發(fā)揮檔案資源的價值，影響檔案的利用效益。一是部分檔案管理人員處于被動服務(wù)狀態(tài)，檔案資料編研進(jìn)程緩慢的同時，沒有開展相關(guān)的檔案專題建設(shè)工作，無法為單位文書、決策、人事工作以及其他業(yè)務(wù)工作提供高效服務(wù)。二是缺乏檔案服務(wù)評價機制，檔案管理人員與需求主體缺乏有效溝通，難以有針對性地改善單位檔案管理工作，影響檔案資料的利用率。

3）檔案管理工作制度不完善。當(dāng)前，部分事業(yè)單位檔案管理工作制度不完善，沒有用一個具體的、科學(xué)的制度來規(guī)范檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料在管理過程中顯得雜亂無序[3]。一是尚未將績效考核與檔案管理有機關(guān)聯(lián)起來，難以提升檔案管理的質(zhì)量。二是缺乏對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，難以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足。三是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，檔案管理人員建檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及立卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，難以形成高效化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化管理的格局。四是流程不精簡，沒有將流程設(shè)置與崗位設(shè)置融合起來加以考量。

3 做好事業(yè)單位檔案管理的幾點思考

1）深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。各種數(shù)字化信息技術(shù)具有不同的特點，能夠為事業(yè)單位提供技術(shù)支持。為此，事業(yè)單位要進(jìn)一步加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理模式。一是推動檔案數(shù)字化進(jìn)程，配備相應(yīng)的高速掃描儀以及微縮相機，及時對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并將其錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。二是優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能。一方面，事業(yè)單位要結(jié)合單位需求開展采購工作，要求檔案管理系統(tǒng)服務(wù)商對功能進(jìn)行改進(jìn)。另一方面，要通過技術(shù)手段將財務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保檔案管理人員能夠高效收集、整合信息資源。三是強化對云儲存技術(shù)的應(yīng)用，將電子檔案放置于云終端進(jìn)行保管，實現(xiàn)安全管理的同時，為檔案共享打下基礎(chǔ)。四是強化對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行深度挖掘和檢索，進(jìn)一步擴充檔案內(nèi)容。

2）強化檔案服務(wù)工作，彰顯檔案價值。事業(yè)單位檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案利用意識以及檔案服務(wù)意識，切實將檔案的價值發(fā)揮出來。一是實現(xiàn)從被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，主動開展檔案資料編研工作以及檔案專題建設(shè)工作。檔案管理人員可以圍繞單位本年度的重點工作對檔案進(jìn)行編研或者建設(shè)相應(yīng)的專題，為相關(guān)部門提供信息支持。二是建立檔案服務(wù)評價機制。檔案管理人員要強化對檔案需求主體進(jìn)行溝通，聽取意見，了解當(dāng)前檔案管理中存在的不足，采取有針對性的措施，提升檔案資料的利用率。

3）完善檔案管理工作制度。事業(yè)單位要確保檔案管理各個環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化、有序化以及科學(xué)化，必須要完善檔案管理工作制度。一是要將績效考核與檔案管理質(zhì)量關(guān)聯(lián)起來，進(jìn)一步強化檔案管理人員責(zé)任意識，確保每一項工作高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成。二是要對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期總結(jié)經(jīng)驗，立足于單位現(xiàn)階段的短板開展檔案管理，形成“閉環(huán)式”的檔案管理機制。只有不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，才能真正確保事業(yè)單位檔案管理工作邁上嶄新的臺階。三是要明確檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及立卷標(biāo)準(zhǔn)，為績效考核以及責(zé)任落實提供依據(jù)，確保檔案管理工作更為合理與科學(xué)，形成高效化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化管理的格局。四是精簡流程，剔除不必要的中間環(huán)節(jié)，將流程設(shè)置與崗位設(shè)置融合起來加以考量。總而言之，新時期必須要重視檔案管理工作制度建設(shè)，優(yōu)化工作內(nèi)容，以減少檔案管理中存在的不規(guī)范問題。

4 結(jié)束語

檔案資料是事業(yè)單位重要的資源，它不僅記錄了事業(yè)單位發(fā)展的變革，也記錄了事業(yè)單位日常工作的進(jìn)程。因此，必須要將檔案資料管理作為一項全局性的重點工作來抓，逐步創(chuàng)新檔案資料管理的模式以及內(nèi)容。事業(yè)單位要進(jìn)一步從檔案資料管理體系入手，健全管理流程，細(xì)化管理內(nèi)容，確保檔案資料管理工作有條不紊地開展。除此之外，事業(yè)單位需要大力加強信息化建設(shè)，依托現(xiàn)代信息技術(shù)來為檔案資料管理工作提供支持。相信隨著檔案管理人員專業(yè)能力、責(zé)任意識以及服務(wù)意識的不斷增強，事業(yè)單位檔案資料管理會展現(xiàn)出全新的格局。

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作者簡介

楊君平（1968-），女，內(nèi)蒙古赤峰市寧城縣人，本科，中央黨校函授學(xué)院，副高副研究館員，研究方向：檔案管理。